Opérations administratives du Centre FamilySearch

Rôles

Généralement, sous la direction de la présidence du pieu et d'un haut conseiller qui supervise l'histoire du temple et de la famille, un consultant en histoire familiale du pieu et du temple est appelé coordinateur du centre FamilySearch pour superviser les opérations quotidiennes du centre FamilySearch. D'autres consultants en histoire familiale et paroissiens sont appelés pour aider le personnel du centre et soutenir les dirigeants. Avec l'approbation de la prêtrise, les bénévoles de la communauté peuvent également servir dans le centre.

Les dirigeants des centres FamilySearch devraient demander des directives à la présidence du pieu et aux autres dirigeants du haut conseil des parties prenantes quant à ce qu'ils souhaitent accomplir par le biais de leurs centres (voir le Manuel général, 25.3.6).

Pour plus d'informations sur les appels et les différents rôles de direction au sein d'un centre FamilySearch, veuillez consulter la section 4 du Guide des opérations : Rôles dans le centre FamilySearch.

Responsabilités

Les plans et les besoins spécifiques de chaque centre FamilySearch peuvent varier. Les coordinateurs des centres FamilySearch devraient en fin de compte planifier les opérations sous la direction de leurs responsables. En fonction de l'état opérationnel de votre centre, vous pouvez superviser les tâches administratives suivantes : Re

spect des normes FamilySearch : Assurez-vous que le centre fonctionne conformément aux politiques et directives de FamilySearch, ainsi qu'aux directives des acteurs locaux. Fon

ctionnement du centre : créez un calendrier avec les heures d'ouverture et les fermetures. Idéalement, le centre devrait être ouvert à des heures convenables. Conservez des informations précises en ligne afin que les clients puissent planifier leurs visit

es en conséquence. Gestion du personnel : planifiez, formez et communiquez avec le personnel et les bénévoles du centre. Les dirigeants doivent soutenir les membres du personnel en écoutant respectueusement leurs besoins et

leurs idées. Gestion des installations : Assurez-vous que l'espace physique du centre est bien entretenu, propre et équipé du matériel nécessaire. Travaillez avec les parties prenantes et la direction des installations pour effectuer les mises à jour, les réparations et les achats nécessaire

s. Gestion de la sécurité : Conseillez les membres du personnel sur les protocoles de sécurité pour protéger les travailleurs, les invités et l'établissement. Remettez les clés et les responsabilités au personnel. Dressez une liste des détenteurs des clés et communiquez cette information aux responsables de la prêtrise concernés. Groupes

de planification : organisez les groupes de jeunes, de familles et de communautés sur demande.É

quipement de planification : Si les équipements, tels que les scanners, sont très demandés, demandez aux clients de s'inscrire à l'avance pour utiliser ces services.Formation et

événements : Formez les membres du personnel à la façon de travailler avec les clients et favorisez des expériences positives. Aidez-les à améliorer leurs compétences et leurs connaissances en matière de recherche sur l'histoire familiale. Planifiez et coordonnez des cours d'histoire familiale, des réunions de formation et des événements pour le personnel et la communauté. Faites la promotion de ces activités pour attirer des participants.

Sensibilisation communautaire : Établissez et entretenez des relations avec les organisations communautaires locales, les sociétés généalogiques et les bibliothèques afin de promouvoir les ressources et les services

du centre. Gestion de la technologie : Assurez-vous que les ordinateurs, les logiciels et les autres ressources technologiques sont à jour et fonctionnent correctement, et demandez l'assistance technique du spécialiste des technologies des pieux si nécessa

ire.Tenue de registres : tenez des registres précis des activités du centre et des visiteurs, comme convenu avec les dirigeants de la prêtrise du pieu.

Formation continue : Restez au courant des outils, des ressources et des mises à jour de FamilySearch.

Délégué : demandez l'aide des membres du personnel pour gérer les opérations, aider à organiser les cours et les groupes et maintenir un centre ordonn

é. Communications : Renseignez-vous auprès de vos responsables sur vos responsabilités pour vous assurer que votre centre répond aux objectifs des quartiers et des piquets, et pour recevoir du soutien pour

votre vocation. En tant que coordinateur du centre FamilySearch, n'oubliez pas que vous n'avez pas à assumer ces responsabilités seul. Demandez le soutien de vos responsables et des membres de votre personnel. Tournez-vous vers le Seigneur pour obtenir de la force, de l'inspiration et des conseils. Priez spécifiquement pour obtenir l'aide dont vous avez besoin. Faites de votre mieux, mais n'oubliez pas que vos efforts n'ont pas besoin d'être parfaits pour être efficaces. En servant avec amour votre centre FamilySearch, vos efforts seront une bénédiction pour de nombreuses personnes et familles des deux côtés du voile.

Documentation supplémentaire

Guide des opérations du centre FamilySearch C
entres de recherche familiale — Procédures opérationnelles standard (SOP)

Le Répertoire des organisations et des dirigeants de l'Église (CDOL)

Le siège de l'Église tient à jour une base de données d'annuaires des dirigeants appelée CDOL. Lorsqu'un nouveau coordinateur du centre FamilySearch est appelé, il doit envoyer un e-mail à oiservices@churchofjesuschrist.org et fournir au CDOL les informations suivantes :

• Nom et emplacement du centre FamilySearch
• Numéro d'unité du centre FamilySearch (obtenez le numéro d'unité auprès des anciens responsables du centre FamilySearch)
• Nom du poste (Le responsable du centre FamilySearch appelé à superviser le centre doit être enregistré sous la dénomination suivante : « coordinateur du centre FamilySearch »)
• Nom de la personne nouvellement nommée « temple du pieu » et consultant en histoire familiale appelé pour superviser le centre
• Numéro de dossier de membre ou nom d'utilisateur du compte LDS du temple et consultant en histoire familiale
• Adresse physique du consultant en histoire familiale et temple

Pour des conseils et des informations supplémentaires, veuillez consulter la section 10 du Guide des opérations : Répertoire des organisations et des dirigeants de l'Église (CDOL).

Family History mail

Cliquez ici pour accéder à Family History Mail.

Chaque centre FamilySearch possède un compte e-mail émis par le département d'histoire familiale (FamilyHistoryMail.org). Utilisez ce compte pour consulter les communications du département, envoyer des e-mails et recevoir des mises à jour et des nouvelles de FamilySearch. Pour mettre à jour le mot de passe, contactez le département de service mondial au 1-855-537-4357. Demandez spécifiquement à l'équipe de gestion des comptes.

Remarque : seule l'équipe de gestion des comptes peut réinitialiser le mot de passe de FamilyHistoryMai

l.org. Pour plus d'informations sur la mise à jour des e-mails pour votre centre FamilySearch et la réception de newsletters et d'annonces importantes, veuillez consulter la section 7 du Guide des opérations : Communications.

Rapport d'activité sur l'histoire familiale (RAHF)

Le Rapport d'activité sur l'histoire familiale (FHAR) peut fournir des informations précieuses sur les activités liées à l'histoire familiale sur le bûcher et se trouve dans les Ressources pour les dirigeants et les greffiers de l'Église. Pour plus d'informations sur le FHAR, veuillez consulter l'article suivant : Guide du rapport d'activité sur l'histoire familiale (FHAR).

Création de calendriers

Dans la mesure du possible, les centres FamilySearch devraient être ouverts à des heures convenables. Les dirigeants devraient coordonner un plan pour leur centre FamilySearch avec la présidence de leur piquet et le haut conseiller chargé de l'histoire du temple et de la famille. Il est important de planifier le calendrier avec soin, en accordant une attention particulière aux jours fériés et aux événements spéciaux afin que les membres du personnel puissent consacrer suffisamment de temps à leur famille et à d'autres obligations importantes.

Personnel chargé de la planification

Les consultants du temple et de l'histoire familiale peuvent être appelés à travailler dans le centre FamilySearch. Avec l'approbation de l'enjeu, d'autres volontaires peuvent également servir. Les responsables des centres FamilySearch sont encouragés à se coordonner avec les responsables des parties prenantes et les consultants pour organiser des quarts de travail adaptés aux horaires et à la disponibilité des membres du personnel.

Sûreté et sécurité

Assurez-vous que tous les membres du personnel comprennent les politiques et procédures de sécurité de l'Église énoncées dans la section 5 du Guide des opérations : Administration du centre. Discutez de ces sujets en équipe et demandez des conseils supplémentaires à vos dirigeants locaux de la prêtrise. Assurez-vous que les membres du personnel se sentent en sécurité en répondant à leurs besoins et à leurs préoccupations et en suivant le protocole de sécurité.

Veuillez travailler avec la direction des parties prenantes et la direction des installations pour résoudre les problèmes de sécurité spécifiques tels que le déneigement, les clés perdues, les serrures ou les meubles cassés, les problèmes de stationnement, l'hébergement des personnes handicapées ou tout autre danger ou problème pouvant survenir. N'hésitez jamais à contacter vos dirigeants pour des raisons de sécurité.

Mise à jour des informations et des horaires du FamilySearch Center

Les dirigeants doivent s'efforcer de fournir aux clients les informations les plus récentes et les plus précises en ligne sur les opérations de leur centre FamilySearch. Cela aide les clients potentiels à trouver un centre FamilySearch avec les ressources qui répondent à leurs besoins. Lorsque des informations précises sont présentées en ligne, elles favorisent des expériences positives en permettant aux clients de planifier efficacement leurs visites et de prendre les dispositions nécessaires pour leur voyage.

Localisateur de centres

Pour aider les visiteurs potentiels à trouver des informations à jour sur leur (s) centre (s) FamilySearch local (s), y compris leur localisation, leur état opérationnel et les ressources disponibles, FamilySearch a introduit des pages de localisation des centres. Cette base de données comprend des listes de tous les centres FamilySearch et des bibliothèques affiliées. Lorsque les dirigeants mettent à jour l'état de fonctionnement de leur centre, celui-ci fournit aux visiteurs potentiels les informations suivantes :

• Heures d'ouverture
• Services disponibles
• Équipements et ressources disponibles
• Prochains cours
• Annonces
• Liens vers des pages de réseaux sociaux

Vous pouvez diriger les visiteurs vers des ressources supplémentaires dans d'autres centres ou bibliothèques affiliées via les outils de localisation des centres.

Outils du centre

Les informations figurant sur les pages Center Location sont créées par les acteurs locaux via une plateforme appelée Center Tools. Center Tools offre aux dirigeants un moyen simple et efficace de mettre à jour avec précision les informations de leur centre en ligne. Pour plus d'informations, des instructions et un didacticiel vidéo sur l'utilisation de Center Tools, veuillez consulter les ressources suivantes : FamilySearch Center Tools.

Conception et rénovation du centre FamilySearch

Les coordinateurs du centre FamilySearch doivent s'efforcer de créer une ambiance accueillante pour tous les clients. Cela peut être accompli en communiquant avec les dirigeants de la prêtrise et la direction des installations pour choisir de manière appropriée les graphismes, les couleurs des murs, le mobilier, l'éclairage et d'autres besoins. Si votre centre est rénové à la demande de la présidence du pieu, la conception suivra les directives du Guide standard.

Avant d'apporter des modifications à votre centre FamilySearch, demandez conseil et approbation aux responsables concernés. Veuillez consulter la section 6 du Guide des opérations pour plus d'informations sur la conception du centre : apparence et atmosphère du centre.

Maintenance

Les responsables des installations sont chargés de maintenir des conditions de sécurité et de confort dans votre centre FamilySearch. Ils peuvent vous aider en ce qui concerne le mobilier, l'équipement, les serrures, le chauffage et la climatisation, les réparations et toute autre demande d'entretien nécessaire pour créer un centre FamilySearch sûr et accueillant. Communiquez avec votre haut conseiller au sujet de l'histoire du temple et de la famille ou avec le membre de la présidence de votre pieu au sujet de la procédure préférée pour signaler les cas de gestion des installations.

Équipement

Les ressources disponibles dans les centres sont gratuites pour tous, sans engagement ni abonnement. Les ressources et l'équipement de chaque centre FamilySearch varient selon le lieu. Les ordinateurs et certaines imprimantes sont généralement fournis par FamilySearch et mis à jour selon un calendrier de remplacement prédéterminé. Tous les ordinateurs d'un centre FamilySearch doivent être connectés à Internet via le pare-feu approuvé par l'Église dans le cadre de la connexion au bâtiment. Pour plus d'informations sur les protocoles relatifs aux ordinateurs, imprimantes et logiciels FamilySearch, veuillez consulter la Section 11 du Guide des opérations : Ordinateurs, imprimantes et logiciels.

La plupart des équipements et fournitures supplémentaires des centres sont financés par des contributions individuelles. Les coordinateurs des centres FamilySearch devraient travailler avec les présidences locales concernées pour déterminer les ressources nécessaires pour répondre aux besoins des clients. Si un budget est disponible, les responsables des parties prenantes peuvent alors acheter du matériel en conséquence.

Veuillez respecter les directives suivantes lorsque vous achetez du matériel supplémentaire au-delà de ce qui a été fourni par FamilySearch :
Achat d'équipement supplémentaire pour les centres FamilySearch.

Assistance technique

Le premier point de contact pour demander une assistance technique pour votre centre FamilySearch est votre spécialiste des technologies locales. Pour une assistance supplémentaire, veuillez contacter le support de FamilySearch.

Pour résoudre des problèmes spécifiques liés au système, l'assistance de FamilySearch peut vous demander de suivre les étapes décrites dans l'article suivant : Démarrez une session de contrôle à distance avec l'assistance de FamilySearch.

Matériel physique et fournitures

Selon la configuration de votre centre FamilySearch, vous pourriez avoir besoin des fournitures et du matériel suivants :

• Papier d'impression
• Fournitures de bureau
• Produits de nettoyage

Des fournitures supplémentaires peuvent être achetées, en fonction des besoins. Les achats sont effectués par des fonds de participation ; par conséquent, les dirigeants des centres FamilySearch devraient travailler avec leurs présidences de participation pour acquérir les fournitures nécessaires. Du matériel promotionnel et des porte-noms pour le personnel sont disponibles à l'achat auprès de BYU Print Services. Pour plus d'informations sur les commandes auprès de BYU Print, veuillez consulter l'article suivant : Commande de matériel personnalisé pour un centre FamilySearch.

Microfilms et microfiches

Afin de se concentrer sur la numérisation de films pour une distribution mondiale en ligne, la distribution de microfilms FamilySearch a interrompu ses services le 8 septembre 2017. Certains centres disposent encore d'équipements et de films pour microfilms et microfiches. Les clients qui ont déjà acheté des films peuvent les apporter dans des centres équipés de machines à microfilms et à microfiches en état de marche. Il appartient aux acteurs individuels de déterminer s'il convient de conserver les matériaux existants. FamilySearch n'assure pas l'entretien des microfilms ou des machines à microfilms. Veuillez ne pas jeter ni donner d'anciens microfilms ou microfiches. Ils devraient être correctement gérés par FamilySearch. Veuillez consulter la section 9 du Guide des opérations pour obtenir des instructions concernant le retour des microfilms et des microfiches : microfilm et microfiche.

De nombreuses collections de microfilms, mais pas toutes, sont désormais disponibles en ligne sur FamilySearch. Bien que FamilySearch s'efforce de fournir à ses clients autant de documents historiques que possible, ils doivent respecter leurs accords contractuels avec le référentiel ou les archives d'origine.

Vous pouvez aider les invités à rechercher des disques et des collections de films dans le catalogue FamilySearch en suivant les étapes suivantes

:1. Dans le menu principal de FamilySearch, cliquez sur Rechercher.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Catalogue.
3. Utilisez la barre de recherche pour rechercher des collections de disques, des films et des livres par lieu, par nom de famille, par titre, par auteur ou par mot-clé.
4. Les résultats de la recherche produiront une liste de collections que vous pouvez explorer.

Accès à la collection

Si une collection du catalogue comporte une icône de microfilm, cela indique que le dépôt d'origine n'a pas autorisé FamilySearch à la partager en ligne ; par conséquent, le film doit être accessible à la bibliothèque FamilySearch ou dans un autre centre FamilySearch qui possède physiquement une copie du film et une machine à microfilms. Il est important de noter que FamilySearch travaille régulièrement avec les archives pour mettre à jour les accords contractuels afin que la collection puisse être disponible en ligne à l'avenir. Si vous ne pouvez pas accéder à la bibliothèque FamilySearch, renseignez-vous auprès de votre ou de vos centres FamilySearch locaux pour savoir s'ils ont une copie du film. Les collections représentées par l'icône d'une caméra sont disponibles en ligne. Les collections représentées par une touche au-dessus de l'icône d'une caméra peuvent être consultées depuis n'importe quel centre FamilySearch.

Documentation supplémentaire

Recherche d'images numériques de documents sur FamilySearch.org Quelles
sont les restrictions relatives aux images dans les documents historiques ?