Operações Administrativas do Centro do FamilySearch
Funções
Normalmente, sob a direção da presidência da estaca e de um sumo conselheiro que supervisiona a história do templo e da família, um consultor de história da família da estaca e do templo é chamado como coordenador do centro do FamilySearch para supervisionar as operações diárias do centro do FamilySearch. Outros consultores de templo e história da família da ala e estaca são chamados para ajudar a equipe do centro e apoiar os líderes. Com a aprovação do sacerdócio da estaca, os voluntários da comunidade também podem servir no centro.
Os líderes do centro do FamilySearch devem buscar orientação da presidência da estaca e de outros líderes do sumo conselho da estaca sobre o que desejam realizar por meio de seus centros (ver Manual Geral, item 25.3.6).
Para obter mais informações sobre chamados e vários papéis de liderança em um centro do FamilySearch, consulte a Seção 4 do Guia de Operações: Papéis no centro do FamilySearch.
Responsabilidades
Os planos e necessidades específicos de cada centro do FamilySearch variam. Os coordenadores do centro do FamilySearch devem, por fim, planejar as operações sob a direção de sua liderança de estaca. Dependendo do status operacional de seu centro, você pode supervisionar as seguintes tarefas administrativas:
Manter os Padrões do FamilySearch: Certifique-se de que o centro opere de acordo com as normas e diretrizes do FamilySearch, bem como com a orientação da estaca local.
Operações do Centro: Crie um cronograma e um calendário com horários de funcionamento e fechamentos. Idealmente, o centro deve estar aberto em horários convenientes. Mantenha informações precisas on-line para que os hóspedes possam planejar suas visitas de acordo.
Gestão de Pessoal: Programe, treine e comunique-se com a equipe e os voluntários que servem no centro. Os líderes devem apoiar os membros da equipe ouvindo respeitosamente suas necessidades e ideias.
Gerenciamento de instalações: Certifique-se de que o espaço físico do centro esteja bem conservado, limpo e equipado com os materiais necessários. Trabalhe com os líderes da estaca e o gerenciamento de propriedades para fazer as atualizações, reparos e compras necessárias.
Gestão de Segurança: Aconselhe os membros da equipe sobre os protocolos de segurança para proteger os trabalhadores, convidados e as instalações. Emita chaves e responsabilidades para a equipe. Mantenha uma lista de detentores das chaves e compartilhe essas informações com os líderes do sacerdócio da estaca apropriados.
Grupos de agendamento: Agende grupos de jovens, familiares e comunitários conforme solicitado.
Equipamento de agendamento: Se equipamentos, como scanners, estiverem em alta demanda, crie uma maneira de os hóspedes se inscreverem com antecedência para usar esses serviços.
Treinamentos e Eventos: Treine os membros da equipe sobre como trabalhar com os hóspedes e promover experiências positivas. Ajude-os a aprimorar suas habilidades e conhecimentos de pesquisa de história da família. Planejar e coordenar aulas de história da família, reuniões de treinamento e eventos para a equipe e a comunidade. Promova essas atividades para atrair participantes.
Alcance da comunidade: Construir e manter relacionamentos com organizações comunitárias locais, sociedades genealógicas e bibliotecas para promover os recursos e serviços do centro.
Gestão de Tecnologia: Certifique-se de que os computadores, o software e outros recursos tecnológicos estejam atualizados e funcionando corretamente e solicite suporte técnico do especialista em tecnologia da estaca, conforme necessário.
Manutenção de registros: Manter registros precisos das atividades e visitantes do centro, conforme acordado com os líderes do sacerdócio da estaca.
Educação permanente: Mantenha-se informado sobre as ferramentas, recursos e atualizações do FamilySearch.
Delegar: Solicite ajuda de membros da equipe para gerenciar operações, auxiliar em aulas e grupos e manter um centro organizado.
Comunicações: Aconselhe-se com os líderes da estaca sobre suas responsabilidades para garantir que sua central esteja ajudando as metas da ala e da estaca e para receber apoio para seu chamado.
Como coordenador do centro do FamilySearch, lembre-se de que você não precisa assumir essas responsabilidades sozinho. Busque o apoio de seus líderes de estaca e membros da equipe. Volte-se para o Senhor em busca de força, inspiração e orientação. Ore especificamente pela ajuda de que precisa. Faça o seu melhor, mas lembre-se de que seus esforços não precisam ser perfeitos para serem eficazes. Ao servir amorosamente em seu centro do FamilySearch, seus esforços serão uma bênção para muitas pessoas e famílias em ambos os lados do véu.
Recursos Adicionais
Guia de Operações do Centro
do FamilySearch Centros do FamilySearch – Procedimentos Operacionais Padrão (POP)
O Diretório de Organizações e Líderes da Igreja (CDOL)
A sede da Igreja mantém um banco de dados de diretório de liderança chamado CDOL. Quando um novo coordenador do centro do FamilySearch é chamado, ele deve enviar um e-mail para oiservices@churchofjesuschrist.org e fornecer ao CDOL as seguintes informações:
- Nome e localização do centro do FamilySearch
- Número da unidade do centro do FamilySearch (adquira o número da unidade dos líderes anteriores do centro do FamilySearch)
- Nome do cargo (O líder do centro do FamilySearch que é chamado para supervisionar o centro deve ser registrado sob o seguinte chamado: "Coordenador do centro do FamilySearch")
- Nome do recém-chamado consultor de templo da estaca e história da família chamado para supervisionar o centro
- Número do registro de membro ou nome de usuário da conta SUD do consultor de templo e história da família
- Endereço físico do consultor de templo e história da família
Para obter orientações e informações adicionais, consulte a Seção 10 do Guia de Operações: Diretório de Organizações e Líderes da Igreja (CDOL).
Correio de História da Família
Clique aqui para acessar o Correio de História da Família.
Cada centro do FamilySearch tem uma conta de e-mail emitida pelo Departamento de História da Família (FamilyHistoryMail.org). Use essa conta para visualizar as comunicações do departamento, enviar e-mails e receber atualizações e notícias do FamilySearch. Para atualizar a senha, entre em contato com o Departamento de Serviços Globais pelo telefone 1-855-537-4357. Pergunte especificamente para a equipe de gerenciamento de contas.
Nota: Somente a equipe de gerenciamento de contas pode redefinir a senha FamilyHistoryMail.org.
Para obter mais informações sobre como atualizar o e-mail do seu centro do FamilySearch e receber boletins informativos e anúncios importantes, consulte a Seção 7 do Guia de Operações: Comunicações.
Relatório de Atividade de História da Família
O Relatório de Atividades de História da Família (FHAR) pode oferecer informações valiosas sobre a atividade de história da família na estaca e pode ser encontrado nos Recursos para Líderes e Secretários da Igreja. Para obter mais informações sobre o FHAR, consulte o seguinte artigo: Guia do Relatório de Atividades de História da Família (FHAR).
Criando Agendamentos
Quando possível, os centros do FamilySearch devem estar abertos em horários convenientes. Os líderes devem coordenar um plano para o centro do FamilySearch com a presidência da estaca e o sumo conselheiro designado para cuidar da história do templo e da família. É importante planejar o calendário com cuidado, levando em consideração os feriados e eventos especiais para que os funcionários tenham tempo adequado para suas famílias e outros compromissos importantes.
Agendamento de equipe
Os consultores de templo e história da família podem ser chamados para servir no centro do FamilySearch. Com a aprovação da estaca, outros voluntários também podem servir. Os líderes do centro do FamilySearch são incentivados a coordenar com os líderes e consultores da estaca para organizar turnos que acomodem os horários e a disponibilidade dos membros da equipe.
Proteção e Segurança
Certifique-se de que todos os membros da equipe entendam as normas e os procedimentos de segurança da Igreja na Seção 5 do Guia de Operações: Administração do Centro. Discuta esses assuntos em equipe e peça orientação adicional aos líderes locais do sacerdócio da estaca. Certifique-se de que os membros da equipe se sintam seguros, atendendo às suas necessidades e preocupações e seguindo o protocolo de segurança.
Trabalhe com a liderança da estaca e a administração das propriedades para resolver questões específicas de segurança, como remoção de neve, perda de chaves, fechaduras ou móveis quebrados, problemas de estacionamento, acomodações para pessoas com deficiência ou quaisquer outros perigos ou problemas que possam surgir. Nunca hesite em entrar em contato com seus líderes sobre questões de segurança.
Atualizando as informações e horários do Centro do FamilySearch
Os líderes devem se esforçar para oferecer aos convidados as informações mais atuais e precisas on-line sobre as operações do centro do FamilySearch. Isso ajuda os usuários em potencial a localizar um centro do FamilySearch com os recursos que atendem às suas necessidades. Quando informações precisas são representadas online, elas promovem experiências positivas, permitindo que os hóspedes planejem efetivamente suas visitas e façam os preparativos de viagem necessários.
Localizador central
Para ajudar os visitantes em potencial a encontrar informações atuais sobre seu(s) centro(s) local(is) do FamilySearch, incluindo localização, status operacional e recursos disponíveis, o FamilySearch introduziu as páginas de Localização do Centro. Esse banco de dados inclui listas de todos os centros do FamilySearch e bibliotecas afiliadas. Quando os líderes atualizam o status operacional de seu centro, ele fornece aos visitantes em potencial as seguintes informações:
- Horário de Funcionamento
- Serviços Disponíveis
- Equipamentos e recursos disponíveis
- Próximas aulas
- Anúncios
- Links para páginas de mídia social
Você pode direcionar os convidados para recursos adicionais em outros centros ou bibliotecas afiliadas por meio das ferramentas de localização do centro .
Ferramentas do Centro
As informações nas páginas de Localização Central são criadas pelos líderes locais da estaca por meio de uma plataforma chamada Ferramentas da Central. As Ferramentas do Centro oferecem aos líderes uma maneira simples e eficaz de atualizar as informações de seu centro com precisão on-line. Para obter mais informações, instruções e um tutorial em vídeo sobre como usar as Ferramentas do Centro, visite os seguintes recursos: Ferramentas do Centro do FamilySearch.
Centro do FamilySearch Projetar e remodelar
Os coordenadores do centro do FamilySearch devem se esforçar para cultivar um ambiente acolhedor para todos os convidados. Isso pode ser feito comunicando-se com os líderes do sacerdócio da estaca e a administração das propriedades para escolher adequadamente gráficos, cores de parede, móveis, iluminação e outras necessidades. Se seu centro for reformado a pedido da presidência da estaca, o projeto seguirá as diretrizes do Guia Padrão.
Antes de implementar qualquer alteração em sua central do FamilySearch, busque orientação e aprovação dos líderes da estaca. Consulte a Seção 6 do Guia de Operações para obter informações adicionais sobre o projeto do centro: Aparência e Atmosfera do Centro.
Manutenção
Os gerentes de instalações são responsáveis por manter condições seguras e confortáveis para o seu centro do FamilySearch. Eles podem ajudar com móveis, equipamentos, fechaduras, aquecimento e resfriamento, reparos e quaisquer outras solicitações de manutenção necessárias para criar um centro seguro e convidativo do FamilySearch. Comunique-se com seu sumo conselheiro sobre a história do templo e da família ou com o membro da presidência da estaca sobre o processo preferido para relatar casos de administração de propriedades.
Equipamento
Os recursos disponíveis nos centros são gratuitos para uso de qualquer pessoa, sem necessidade de compromissos ou assinaturas. Os recursos e equipamentos em cada centro do FamilySearch variam de acordo com o local. Os computadores e algumas impressoras são normalmente fornecidos pelo FamilySearch e atualizados com base em um cronograma de substituição predeterminado. Todos os computadores em um centro do FamilySearch devem estar conectados à Internet por meio do firewall aprovado pela Igreja como parte da conexão do edifício. Para obter mais informações sobre protocolos relacionados a computadores, impressoras e software do FamilySearch, consulte a Seção 11 do Guia de Operações: Computadores, Impressoras e Software.
A maioria dos equipamentos e suprimentos suplementares nos centros é financiada por estacas individuais. Os coordenadores do centro do FamilySearch devem trabalhar com as presidências locais da estaca para determinar quais recursos são necessários para atender às necessidades dos convidados. Se houver um orçamento disponível, os líderes da estaca podem comprar equipamentos de acordo.
Siga as seguintes diretrizes ao comprar equipamentos adicionais além dos fornecidos pelo FamilySearch:
Compra de equipamentos adicionais para os centros do FamilySearch.
Suporte Técnico
O primeiro ponto de contato para solicitar suporte técnico para sua central do FamilySearch é o especialista local em tecnologia da estaca. Para obter suporte adicional, entre em contato com o Suporte do FamilySearch.
Para resolver problemas específicos do sistema, o Suporte do FamilySearch pode solicitar que você siga as etapas descritas no seguinte artigo: Iniciar uma sessão de controle remoto com o suporte do FamilySearch.
Materiais e suprimentos físicos
Dependendo da configuração de sua central do FamilySearch, você pode precisar dos seguintes suprimentos e materiais:
- Papel de impressão
- Suprimentos de escritório
- Material de limpeza
Suprimentos adicionais podem ser adquiridos, dependendo das necessidades. As compras são feitas com fundos de participação; portanto, os líderes do centro do FamilySearch devem trabalhar com suas presidências de estaca para adquirir os suprimentos necessários. Materiais promocionais e crachás para funcionários estão disponíveis para compra por meio dos Serviços de Impressão da BYU. Para obter mais informações sobre como fazer pedidos no BYU Print, consulte o seguinte artigo: Pedidos de materiais personalizados para um centro do FamilySearch.
Microfilme e Microficha
Em um esforço para se concentrar na digitalização de filmes para distribuição global online, a distribuição de microfilmes do FamilySearch interrompeu os serviços em 8 de setembro de 2017. Alguns centros ainda possuem equipamentos e filmes de microfilme e microficha. Os clientes que compraram filmes anteriormente podem levá-los a centros com máquinas de microfilme e microficha em operação. Cabe às estacas individuais determinar se devem manter os materiais existentes. O FamilySearch não atende máquinas de microfilme ou microfilme. Por favor, não descarte ou doe microfilmes ou materiais de microfichas antigos. Eles devem ser tratados adequadamente pelo FamilySearch. Consulte a Seção 9 do Guia de Operações para obter instruções sobre a devolução de microfilmes e materiais de microfichas: Microfilme e Microficha.
Muitas, mas não todas, as coleções de microfilmes estão agora disponíveis on-line no FamilySearch. Embora o FamilySearch se esforce para fornecer aos hóspedes o maior número possível de registros históricos, eles devem cumprir seus acordos contratuais com o repositório ou arquivo original.
Você pode ajudar os convidados a pesquisar registros e coleções de filmes no Catálogo do FamilySearch por meio das seguintes etapas:
1. No menu principal do FamilySearch, clique em Pesquisar.
2. No menu suspenso, selecione Catálogo.
3. Use a barra de pesquisa para procurar coleções de discos, filmes e livros por local, sobrenomes, títulos, autores ou palavras-chave.
4. Os resultados da pesquisa produzirão uma lista de coleções que você pode explorar.
Acesso à coleção
Se uma coleção dentro do Catálogo apresentar um ícone de microfilme, isso indica que o repositório original não concedeu permissão para o FamilySearch compartilhá-la online; portanto, o filme deve ser acessado na Biblioteca do FamilySearch ou em outro centro do FamilySearch que tenha fisicamente uma cópia do filme e uma máquina de microfilmes. É importante observar que o FamilySearch trabalha regularmente com arquivos para atualizar acordos contratuais para que a coleção possa estar disponível on-line no futuro. Se você não puder visitar a Biblioteca do FamilySearch, verifique com o(s) centro(s) local(is) do FamilySearch para ver se eles têm uma cópia do filme. As coleções representadas por um ícone de câmera estão disponíveis online. As coleções representadas por uma chave sobre um ícone de câmera estão disponíveis para visualização em qualquer centro do FamilySearch.
Recursos Adicionais
Encontrando imagens digitais de registros no FamilySearch.org
Quais são as restrições de imagem em registros históricos?