Operazioni amministrative del centro FamilySearch

Ruoli

In genere, sotto la direzione della presidenza di palo e di un sommo consigliere che sovrintende al lavoro di tempio e di storia familiare, un consulente di palo per il lavoro di tempio e di storia familiare viene chiamato come coordinatore del centro FamilySearch per supervisionare le operazioni quotidiane del centro FamilySearch. Altri consulenti di rione e di palo, per il lavoro di tempio e di storia familiare sono chiamati ad aiutare il personale del centro e a sostenere i dirigenti. Con l'approvazione dei dirigenti del sacerdozio di palo, anche i volontari della comunità possono servire nel centro.

I dirigenti dei centri FamilySearch dovrebbero chiedere indicazioni alla presidenza di palo e agli altri dirigenti del sommo consiglio di palo su ciò che desiderano ottenere attraverso i loro centri (vedere Manuale generale, 25.3.6).

Per ulteriori informazioni sulle chiamate e sui vari ruoli di leadership all'interno di un centro FamilySearch, consulta la Sezione 4 nella Guida operativa: Ruoli nel centro FamilySearch.

Responsabilità

I piani e le esigenze specifiche per ogni centro FamilySearch possono variare. I coordinatori del centro FamilySearch dovrebbero in ultima analisi pianificare le operazioni sotto la direzione dei responsabili dei rispettivi pali interessati. A seconda dello stato operativo del tuo centro, puoi supervisionare le seguenti attività amministrative:

Sostenere gli standard di FamilySearch:Assicurarsi che il centro operi in conformità con le normative e le linee guida di FamilySearch, nonché con le linee guida del palo locale.

Operazioni del centro: Creare un programma e un calendario con orari di apertura e chiusura. Idealmente, il centro dovrebbe essere aperto in orari convenienti. Mantieni informazioni accurate online in modo che gli utenti possano pianificare le loro visite di conseguenza.

Gestione del personale: Programma, addestra e comunica con il personale e i volontari che prestano servizio al centro. I dirigenti dovrebbero supportare i membri del personale ascoltando rispettosamente le loro esigenze e idee.

Gestione delle strutture: Assicurati che lo spazio fisico del centro sia ben tenuto, pulito e dotato dei materiali necessari. Collabora con i dirigenti di palo e il responsabile delle proprietà immobiliari per effettuare gli aggiornamenti, le riparazioni e gli acquisti necessari.

Gestione della sicurezza: Fornisci consulenza ai membri del personale sui protocolli di sicurezza per proteggere i lavoranti, gli utenti e la struttura. Assegna chiavi e responsabilità al personale. Tieni un elenco dei detentori delle chiavi e condividi tali informazioni con i dirigenti del sacerdozio appropriati.

Pianificazione dei gruppi: Programma i gruppi dei giovani, famiglie e comunità come richiesto.

Attrezzatura per la pianificazione: Se le apparecchiature, come gli scanner, sono molto richieste, crea un modo per consentire agli utenti di registrarsi in anticipo per utilizzare questi servizi.

Addestramento ed eventi: Addestrare i membri del personale su come lavorare con gli utenti e promuovere esperienze positive. Aiutali a migliorare le loro capacità e conoscenze di ricerca di storia familiare. Pianifica e coordina corsi di storia familiare, riunioni di formazione ed eventi per il personale e la comunità. Promuovi queste attività per attirare partecipanti.

Sensibilizzazione della comunità: Costruisci e mantieni relazioni con le organizzazioni della comunità locale, le società genealogiche e le biblioteche per promuovere le risorse e i servizi del centro.

Gestione della tecnologia: assicurati che computer, software e altre risorse tecnologiche siano aggiornati e funzionino correttamente e richiedi supporto tecnico allo specialista per la tecnologia di palo, se necessario.

Tenuta dei registri: Tieni registri accurati delle attività del centro e dei visitatori, come concordato con i dirigenti del sacerdozio di palo.

Istruzione continua: Tieniti informato sugli strumenti, le risorse e gli aggiornamenti di FamilySearch.

Delega: Richiedi aiuto ai membri dello staff per gestire le operazioni, assisterti nelle lezioni, con i gruppi e per mantenere un centro ordinato.

Comunicazioni: Consultati con i dirigenti del tuo palo sulle tue responsabilità per assicurarti che il centro stia supportando gli obiettivi del rione e del palo e per ricevere sostegno per la tua chiamata.

In qualità di coordinatore del centro FamilySearch, ricordati che non devi assumerti queste responsabilità da solo. Chiedi il supporto dei tuoi dirigenti di palo e dei membri dello staff. Rivolgiti al Signore per avere forza, ispirazione e guida. Prega specificamente per ricevere l'aiuto di cui hai bisogno. Fai del tuo meglio, ma ricorda che i tuoi sforzi non devono essere perfetti per essere efficaci. Se servi con amore nel tuo centro FamilySearch, i tuoi sforzi saranno una benedizione per molte persone e famiglie su entrambi i lati del velo.

Risorse aggiuntive

Guida operativa del centro FamilySearch
Centri FamilySearch — Procedure operative standard (SOP)

Elenco della Chiesa delle organizzazioni e dei dirigenti (CDOL)

La sede centrale della Chiesa gestisce un database con l'elenco dei dirigenti chiamato CDOL. Quando viene chiamato un nuovo coordinatore di un centro FamilySearch, deve inviare un'email a oiservices@churchofjesuschrist.org e fornire al CDOL le seguenti informazioni:

• Nome e ubicazione del centro FamilySearch
• Numero dell'unità del centro FamilySearch (acquisisci il numero dell'unità dai precedenti dirigenti del centro FamilySearch)
• Nome della posizione (il responsabile del centro FamilySearch chiamato a supervisionare il centro deve essere registrato con la seguente chiamata: "coordinatore del centro FamilySearch")
• Nome del nuovo consulente di palo per il lavoro di tempio e di storia familiare chiamato a supervisionare il centro
• Numero di archivio o nome utente dell'account LDS del consulente per il lavoro di tempio e di storia familiare
• Indirizzo fisico del consulente per il lavoro di tempio e di storia familiare

Per ulteriori indicazioni e informazioni, consulta la Sezione 10 della Guida operativa:Elenco delle organizzazioni e dei dirigenti della Chiesa (CDOL).

FamilyHistoryMail

Clicca qui per andare a Family History Mail.

Ogni centro FamilySearch ha un account di posta elettronica creato dal Dipartimento di Storia familiare (FamilyHistoryMail.org). Usa questo account per visualizzare le comunicazioni del dipartimento, inviare e-mail e ricevere aggiornamenti e notizie da FamilySearch. Per aggiornare la password, contatta il Global Service Department al numero 1-855-537-4357. Rivolgiti specificamente al team di gestione dell'account.

Nota: Solo il team di gestione dell'account può reimpostare la password di FamilyHistoryMail.org.

Per ulteriori informazioni sull'aggiornamento delle e-mail per il tuo centro FamilySearch e sulla ricezione di newsletter e annunci importanti, consulta la Sezione 7 nella Guida operativa: Comunicazioni.

Rapporto sull'attività di storia familiare (FHAR)

Il Rapporto sull'attività di storia familiare (FHAR) può offrire informazioni preziose sull'attività di storia familiare nel palo e si trova nelle Risorse per i dirigenti e gli archivisti della Chiesa. Per ulteriori informazioni sul FHAR, consulta il seguente articolo: Guida al rapporto sull' attività di storia familiare (FHAR).

Pianificare il calendario

Quando possibile, i centri FamilySearch dovrebbero essere aperti in orari convenienti. I dirigenti dovrebbero coordinare un piano per il loro centro FamilySearch con la loro presidenza di palo e il sommo consigliere incaricato del tempio e della storia familiare. È importante pianificare attentamente il calendario, prestando particolare attenzione alle festività e agli eventi speciali in modo che i membri del personale abbiano tempo sufficiente per le loro famiglie e altri impegni importanti.

Pianificare il personale

I consulenti per il lavoro di tempio e di storia familiare possono essere chiamati a prestare servizio nel centro FamilySearch. Con l'approvazione del palo, possono prestare servizio anche altri volontari. I dirigenti del centro FamilySearch sono incoraggiati a coordinarsi con i responsabili del palo e i consulenti per organizzare turni che soddisfino gli orari e la disponibilità dei membri del personale.

Sicurezza e Protezione

Assicurati che tutto il personale comprenda le normative e le procedure di sicurezza della Chiesa nella Sezione 5 della Guida operativa: Amministrazione del Centro. Discuti di questi argomenti come squadra e chiedi ulteriore guida ai dirigenti del sacerdozio del tuo palo locale. Assicurati che i membri del personale si sentano al sicuro rispondendo alle loro esigenze e preoccupazioni e seguendo il protocollo di sicurezza.

Collabora con i dirigenti di palo e il responsabile delle proprietà immobiliari per affrontare problemi di sicurezza specifici come rimozione della neve, smarrimento delle chiavi, serrature o mobili rotti, problemi di parcheggio, sistemazioni per persone con disabilità o qualsiasi altro pericolo o problema che possa sorgere. Non esitare a contattare i tuoi dirigenti per problemi di sicurezza.

Aggiornamento delle informazioni e degli orari del centro FamilySearch

I dirigenti dovrebbero sforzarsi di offrire agli utenti le informazioni online più aggiornate e accurate sulle operazioni del loro centro FamilySearch. Questo aiuta i potenziali utenti a localizzare un centro FamilySearch con le risorse che soddisfano le loro esigenze. Quando le informazioni online sono accurate favoriscono esperienze positive consentendo agli utenti di pianificare efficacemente le proprie visite e organizzare il viaggio.

Localizzatore di centri

Per aiutare i potenziali visitatori a trovare informazioni aggiornate sui loro centri FamilySearch locali, tra cui posizione, stato operativo e risorse disponibili, FamilySearch ha introdotto le pagine Localizzazione centri (Center Location). Questo database include gli elenchi di tutti i centri FamilySearch e le biblioteche affiliate. Quando i dirigenti aggiornano lo stato operativo del centro, forniscono ai potenziali visitatori le seguenti informazioni:

• Orari di apertura
• Servizi disponibili
• Attrezzature e risorse disponibili
• Prossimi corsi
• Annunci
• Collegamenti a pagine di social media

Puoi indirizzare gli utenti verso risorse aggiuntive presso altri centri o biblioteche affiliate tramite gli strumenti di Localizzazione dei centri (Center Location)

Strumenti per i centri

Le informazioni sulle pagine di Localizzazione centro vengono create dai responsabili locali delle parti interessate tramite una piattaforma denominata Strumenti del centro Strumenti del centro offre ai dirigenti un modo semplice ed efficace per aggiornare accuratamente le informazioni online del proprio centro. Per ulteriori informazioni, istruzioni e un video tutorial su come utilizzare Strumenti del centro, visita le seguenti risorse: Strumenti del centro FamilySearch.

Progettazione e rimodellamento del centro FamilySearch

I coordinatori del centro FamilySearch dovrebbero sforzarsi di creare un ambiente accogliente per tutti gli utenti. Questo può essere ottenuto comunicando con i dirigenti del sacerdozio di palo e con il responsabile delle strutture per scegliere in modo appropriato la grafica, i colori delle pareti, gli arredi, l'illuminazione e altre esigenze. Se il tuo centro viene ristrutturato su richiesta della presidenza del palo, il design seguirà le linee guida della Guida standard.

Prima di implementare qualsiasi modifica al tuo centro FamilySearch, chiedi consiglio e approvazione ai dirigenti di palo. Vedi Sezione 6 nella Guida operativa per ulteriori informazioni sulla progettazione del centro: Aspetto e atmosfera del centro.

Manutenzione

I responsabili delle strutture sono responsabili del mantenimento di condizioni sicure e confortevoli per il centro FamilySearch. Possono fornire assistenza con mobili, attrezzature, serrature, riscaldamento e raffreddamento, riparazioni e qualsiasi altra richiesta di manutenzione necessaria per creare un centro FamilySearch sicuro e accogliente. Comunica con il tuo sommo consigliere per il tempio e la storia familiare o con il tuo membro della presidenza di palo riguardo al processo preferito per riferire i casi di gestione delle strutture.

Attrezzatura

Le risorse disponibili nei centri sono gratuite per chiunque, senza impegni o abbonamenti richiesti. Le risorse e le attrezzature di ogni centro FamilySearch variano in base alla località. I computer e alcune stampanti vengono in genere forniti da FamilySearch e aggiornati in base a un programma di sostituzione predeterminato. Tutti i computer di un centro FamilySearch devono essere connessi a Internet tramite il firewall approvato dalla Chiesa come parte della connessione dell'edificio. Per ulteriori informazioni sui protocolli relativi a computer, stampanti e software FamilySearch, consulta la Sezione 11 della Guida operativa: Computer, stampanti e software.

La maggior parte delle attrezzature e delle forniture supplementari nei centri sono finanziate da quote individuali. I coordinatori del centro FamilySearch dovrebbero collaborare con le presidenze di palo locali per determinare quali risorse sono necessarie per soddisfare le esigenze degli utenti. Se è disponibile un budget, i dirigenti di palo possono quindi acquistare l'attrezzatura necessaria.

Attieniti alle seguenti linee guida quando acquisti apparecchiature aggiuntive oltre a quelle fornite da FamilySearch:
Acquisto di apparecchiature aggiuntive per i centri FamilySearch.

Assistenza Tecnica

Il primo punto di contatto per richiedere il supporto tecnico per il tuo centro FamilySearch è lo specialista per la tecnologia del tuo palo. Per ulteriore assistenza, contatta il Supporto di FamilySearch.

Per risolvere specifici problemi di sistema, il Supporto di FamilySearch può richiedere di seguire i passaggi descritti nel seguente articolo: Avvio di una sessione di controllo remoto con il Supporto di FamilySearch.

Materiali fisici e forniture

A seconda della configurazione del tuo centro FamilySearch, potresti aver bisogno delle seguenti forniture e materiali:

• Carta per stampante
• Forniture per ufficio
• Prodotti per la pulizia

È possibile acquistare forniture aggiuntive, a seconda delle esigenze. Gli acquisti vengono effettuati tramite fondi di partecipazione; pertanto, i dirigenti dei centri FamilySearch dovrebbero collaborare con le rispettive presidenze di palo per acquistare le forniture necessarie. Il materiale promozionale e le targhette con il nome per il personale si possono acquistare tramite BYU Print Services. Per ulteriori informazioni su come ordinare da BYU Print, consulta il seguente articolo: Ordinare materiali personalizzati per un centro FamilySearch

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Microfilm e microfiche

Nel tentativo di concentrarsi sulla digitalizzazione dei microfilm per la distribuzione globale online, la distribuzione di microfilm FamilySearch ha interrotto i servizi l'8 settembre 2017. Alcuni centri dispongono ancora di apparecchiature per microfilm e microfiche e di microfilm Gli utenti che hanno acquistato microfilm in precedenza possono portarli nei centri con macchine funzionanti per microfilm e microfiche. Spetta ai singoli soggetti decidere se conservare i materiali esistenti. FamilySearch non fornisce assistenza per microfilm o macchine per microfilm. Non gettare o donare vecchi microfilm o microfiche. Dovrebbero essere gestiti correttamente da FamilySearch. Consulta la Sezione 9 della Guida operativa per le istruzioni sulla restituzione di microfilm e microfiche: Microfilm e Microfiche.

Molte, ma non tutte, le raccolte di microfilm sono ora disponibili online su FamilySearch. Sebbene FamilySearch si sforzi di fornire agli utenti il maggior numero possibile di documenti storici, devono rispettare gli accordi contrattuali con il depositario originale o l'archivio.

Puoi aiutare gli utenti a cercare documenti e raccolte di microfilm in Catalogo di FamilySearch attraverso i seguenti passaggi:

1. Nel menu principale di FamilySearch, clicca Cerca.
2. Dal menu a discesa, seleziona Catalogo.
3. Usa la barra di ricerca per cercare raccolte di documenti, microfilm e libri per luogo, cognomi, titoli, autori o parole chiave.
4. I risultati della ricerca produrranno un elenco di raccolte che puoi esplorare.

Accesso alla raccolta

Se una raccolta all'interno di Catalogo presenta l'icona di un microfilm, significa che l'archivio originale non ha concesso a FamilySearch il permesso di condividerla online; pertanto, è necessario accedere al film dalla Biblioteca di FamilySearch o da un altro centro FamilySearch che abbia fisicamente una copia del film e una macchina per microfilm. È importante notare che FamilySearch lavora regolarmente con gli archivi per aggiornare gli accordi contrattuali in modo che la raccolta possa essere disponibile online in futuro. Se non riesci a visitare la Biblioteca di FamilySearch, consulta i centri FamilySearch locali per vedere se hanno una copia del microfilm. Le raccolte rappresentate dall'icona di una fotocamera sono disponibili online. Le raccolte rappresentate da una chiave sull'icona di una fotocamera sono disponibili per la visualizzazione da qualsiasi centro FamilySearch.

Risorse aggiuntive

Ricerca di immagini digitali di documenti su FamilySearch.org
Quali sono le restrizioni relative alle immagini dei documenti storici?