Operaciones Administrativas del Centro de FamilySearch
Funciones
Por lo general, bajo la dirección de la presidencia de estaca y de un miembro del sumo consejo que supervisa el templo y la historia familiar, se llama a un consultor de historia familiar del templo de estaca como coordinador del centro de FamilySearch para supervisar las operaciones diarias del centro de FamilySearch. Se llama a otros consultores de templo e historia familiar de barrio y estaca para ayudar al personal del centro y apoyar a los líderes. Con la aprobación del sacerdocio de estaca, los voluntarios de la comunidad también pueden servir en el centro.
Los líderes de los centros de FamilySearch deben buscar instrucciones de la presidencia de estaca y de otros líderes del sumo consejo de estaca en cuanto a lo que desean lograr a través de sus centros (véase Manual General, 25.3.6).
Para obtener más información sobre los llamamientos y los diversos roles de liderazgo dentro de un centro de FamilySearch, consulte la Sección 4 en la Guía de operaciones: Roles en el centro de FamilySearch.
Responsabilidades
Habrá variación en los planes y necesidades específicos de cada centro de FamilySearch. En última instancia, los coordinadores de los centros de FamilySearch deben planificar las actividades bajo la dirección de sus líderes de estaca. Dependiendo del estado operativo de su centro, puede supervisar las siguientes tareas administrativas:
Mantener las normas de FamilySearch: Asegurar que el centro funcione de acuerdo con las normas y pautas de FamilySearch, así como con la orientación de la estaca local.
Operaciones del Centro: Crear un horario y un calendario con horarios de apertura y cierres. Lo ideal es que el centro esté abierto a horas convenientes. Mantener información precisa en línea para que los usuarios puedan planificar sus visitas en consecuencia.
Gestión de personal: Programar, capacitar y comunicarse con el personal y los voluntarios que sirven en el centro. Los líderes deben apoyar a los miembros del personal escuchando respetuosamente sus necesidades e ideas.
Gestión de instalaciones: Asegurarse de que el espacio físico del centro esté bien mantenido, limpio y equipado con los materiales necesarios. Trabajar con los líderes de estaca y la administración de las instalaciones para realizar las actualizaciones, reparaciones y compras necesarias.
Gestión de la seguridad: Aconseje a los miembros del personal sobre los protocolos de seguridad para proteger a los voluntarios, los usuarios y las instalaciones. Entregar llaves y responsabilidades al personal. Mantener una lista de los poseedores de llaves y compartir esa información con los líderes del sacerdocio de estaca correspondientes.
Programación de grupos: Programar grupos de jóvenes, familiares y comunitarios según lo soliciten.
Programación de equipos: Si hay una gran demanda de equipos, como escáneres, crear una forma para que los usuarios se registren con anticipación para usar estos servicios.
Formación y Eventos: Formar a los miembros del personal sobre cómo trabajar con los usuarios y fomentar experiencias positivas. Ayudarles a mejorar sus habilidades y conocimientos de investigación de historia familiar. Planificar y coordinar clases de historia familiar, reuniones de capacitación y eventos para el personal y la comunidad. Promover estas actividades para atraer a los participantes.
Alcance comunitario: Construir y mantener relaciones con organizaciones comunitarias locales, sociedades genealógicas y bibliotecas para promover los recursos y servicios del centro.
Gestión de la Tecnología: Asegurarse de que las computadoras, el software y otros recursos tecnológicos estén actualizados y funcionen correctamente y solicitar apoyo técnico al especialista en tecnología de estaca según sea necesario.
Mantenimiento de registros: Mantener registros precisos de las actividades del centro y de los visitantes, según lo acordado con los líderes del sacerdocio de estaca.
Educación continua: Mantenerse informado sobre las herramientas, los recursos y las actualizaciones de FamilySearch.
Delegación: Solicitar ayuda a los miembros del personal para administrar las actividades, ayudar con las clases y los grupos y mantener un centro ordenado.
Comunicaciones: Delibere en consejo con sus líderes de estaca en cuanto a sus responsabilidades para asegurarse de que su centro ayude a las metas del barrio y de la estaca y para recibir apoyo para su llamamiento.
Como coordinador del centro de FamilySearch, recuerde que no tiene que llevar estas responsabilidades solo. Busque el apoyo de los líderes de estaca y de los miembros del personal. Acuda al Señor en busca de fortaleza, inspiración y guía. Ore específicamente por la ayuda que necesita. Haga lo mejor que pueda, pero recuerde que sus esfuerzos no tienen que ser perfectos para ser efectivos. A medida que sirva con amor en su centro de FamilySearch, sus esfuerzos serán una bendición para muchas personas y familias a ambos lados del velo.
Recursos adicionales
Guía de Operaciones del Centro de FamilySearch
Procedimientos Operativos Estándar (POE) - Centros de FamilySearch)
El Directorio de Organizaciones y Líderes de la Iglesia (CDOL, por sus siglas en inglés)
Las Oficinas Generales de la Iglesia mantienen una base de datos de directorio de líderes llamada CDOL. Cuando se llama a un nuevo coordinador del centro de FamilySearch, debe enviar un correo electrónico a oiservices@churchofjesuschrist.org y proporcionar a CDOL la siguiente información:
- Nombre y ubicación del centro de FamilySearch
- Número de unidad del centro de FamilySearch (adquiera el número de unidad de los líderes anteriores del centro de FamilySearch)
- Nombre del puesto (El líder del centro de FamilySearch que es llamado a supervisar el centro debe estar registrado bajo el siguiente llamamiento: "Coordinador del centro de FamilySearch")
- Nombre del recién llamado consultor de templo e historia familiar de estaca llamado para supervisar el centro
- Número de cédula de miembro o nombre de usuario de la cuenta SUD del consultor de templo e historia familiar
- Dirección física del consultor de templo e historia familiar
Para obtener orientación e información adicional, consulte la Sección 10 de la Guía de Operaciones: Directorio de Organizaciones y Líderes de la Iglesia (CDOL).
Correo de Historia Familiar
Haga clic aquí para ir al Correo de Historia Familiar.
Cada centro de FamilySearch tiene una cuenta de correo electrónico emitida por el Departamento de Historia Familiar (FamilyHistoryMail.org). Use esta cuenta para ver las comunicaciones del departamento, enviar correos electrónicos y recibir actualizaciones y noticias de FamilySearch. Para actualizar la contraseña, comuníquese con el Departamento de Servicio Global al 1-855-537-4357. Pregunte específicamente por el equipo de administración de cuentas.
Nota: Solo el equipo de administración de cuentas puede restablecer la contraseña de FamilyHistoryMail.org.
Para obtener más información sobre cómo actualizar el correo electrónico de su centro de FamilySearch y recibir boletines informativos y anuncios importantes, consulte la Sección 7 de la Guía de operaciones: Comunicaciones.
Informe de actividad de historia familiar (FHAR)
El Informe de actividad de historia familiar (FHAR, por sus siglas en inglés) puede ofrecer información valiosa sobre las actividades de historia familiar en la estaca y se encuentra en los Recursos para líderes y secretarios de la Iglesia. Para obtener más información sobre el FHAR, consulte el siguiente artículo: Guía del Informe de Actividades de Historia Familiar (FHAR).
Creación de horarios
Cuando sea posible, los centros de FamilySearch deben estar abiertos durante los horarios convenientes. Los líderes deben coordinar un plan para su centro de FamilySearch con su presidencia de estaca y el miembro del sumo consejo asignado al templo y la historia familiar. Es importante planificar el calendario cuidadosamente, teniendo especialmente en cuenta los días festivos y los eventos especiales para que los miembros del personal tengan tiempo suficiente para sus familias y otros compromisos importantes.
Programación del personal
Se puede llamar a consultores de templo y de historia familiar para que presten servicio en el centro de FamilySearch. Con la aprobación de la estaca, otros voluntarios también pueden servir. Se anima a los líderes de los centros de FamilySearch a coordinar con los líderes de estaca y los consultores para organizar turnos que se adapten a los horarios y la disponibilidad de los miembros del personal.
Seguridad y protección
Asegúrese de que todos los miembros del personal comprendan las normas y procedimientos de seguridad de la Iglesia que se encuentran en la Sección 5 de la Guía de Operaciones: Administración del Centro. Analicen estos asuntos en equipo y pidan orientación adicional a los líderes del sacerdocio de estaca locales. Asegúrese de que los miembros del personal se sientan seguros abordando sus necesidades e inquietudes y siguiendo el protocolo de seguridad.
Trabaje con los líderes de la estaca y la administración de las instalaciones para abordar problemas de seguridad específicos, como quitar la nieve, la pérdida de llaves, cerraduras o muebles rotos, problemas de estacionamiento, adaptaciones para personas con discapacidades o cualquier otro peligro o problema que pueda surgir. No vacile en ponerse en contacto con sus líderes por motivos de seguridad.
Actualización de la información y el horario del Centro de FamilySearch
Los líderes deben esforzarse por ofrecer a los usuarios la información más actualizada y precisa en línea sobre las actividades de su centro de FamilySearch. Esto ayuda a los posibles usuarios a localizar un centro de FamilySearch con los recursos que satisfacen sus necesidades. Cuando la información precisa se presenta en línea, fomenta experiencias positivas al permitir que los usuarios planifiquen sus visitas de manera efectiva y hagan los arreglos de viaje necesarios.
Localizador de centros
Para ayudar a los posibles visitantes a encontrar información actualizada sobre su(s) centro(s) local(es) de FamilySearch, incluyendo la ubicación, el estado operativo y los recursos disponibles, FamilySearch ha introducido las páginas de Ubicación de los Centros. Esta base de datos incluye listas de todos los centros de FamilySearch y bibliotecas afiliadas. Cuando los líderes actualizan el estado operativo de su centro, proporcionan la siguiente información a los visitantes potenciales:
- Horario de apertura
- Servicios disponibles
- Equipo y recursos disponibles
- Próximas clases
- Anuncios
- Enlaces a páginas de redes sociales
Puede dirigir a los usuarios a recursos adicionales en otros centros o bibliotecas afiliadas a través de las herramientas de ubicación del centro.
Herramientas del centro
La información de las páginas de Ubicación del Centro es creada por los líderes de estaca locales a través de una plataforma llamada Herramientas del Centro. Herramientas del Centro ofrece a los líderes una forma sencilla y eficaz de actualizar la información de su centro con precisión en línea. Para obtener más información, instrucciones y un videotutorial de cómo usar las Herramientas del Centro, visite los siguientes recursos: Herramientas del Centro de FamilySearch.
Diseño y remodelaciones del Centro de FamilySearch
Los coordinadores de los centros de FamilySearch deben esforzarse por cultivar un ambiente acogedor para todos los usuarios. Esto se puede lograr comunicándose con los líderes del sacerdocio de estaca y con la administración de las instalaciones para elegir adecuadamente los gráficos, los colores de las paredes, el mobiliario, la iluminación y otras necesidades. Si su centro se remodela a petición de la presidencia de estaca, el diseño seguirá las pautas de la Guía estándar.
Antes de implementar cualquier cambio en su centro de FamilySearch, busque la orientación y la aprobación de los líderes de estaca. Consulte la Sección 6 de la Guía de Operaciones para obtener información adicional sobre el diseño del centro: Apariencia y ambiente del centro.
Mantenimiento
Los administradores de las instalaciones son responsables de mantener condiciones seguras y cómodas para su centro de FamilySearch. Pueden ayudar con muebles, equipos, cerraduras, calefacción y refrigeración, reparaciones y cualquier otra solicitud de mantenimiento necesaria para crear un centro de FamilySearch seguro y acogedor. Comuníquese con su miembro del sumo consejo sobre el templo y la historia familiar o con su miembro de la presidencia de estaca sobre el proceso preferido para informar de los casos de administración de instalaciones.
Equipo
Los recursos disponibles en los centros son de uso gratuito para cualquier persona, sin compromisos ni suscripciones. Los recursos y el equipo de cada centro de FamilySearch varían según la ubicación. Por lo general, las computadoras y algunas impresoras son suministradas por FamilySearch y se actualizan en función de un cronograma de reemplazo predeterminado. Todas las computadoras de un centro de FamilySearch deben estar conectadas a Internet a través del cortafuegos aprobado por la Iglesia como parte de la conexión del edificio. Para obtener más información sobre los protocolos relacionados con las computadoras, las impresoras y el software de FamilySearch, consulte la Sección 11 de la Guía de operaciones: Computadoras, impresoras y software.
La mayoría de los equipos y suministros suplementarios de los centros son financiados por estacas individuales. Los coordinadores de los centros de FamilySearch deben trabajar con las presidencias de estaca locales para determinar qué recursos se necesitan para satisfacer las necesidades de los usuarios. Si se dispone de un presupuesto, los líderes de estaca pueden comprar el equipo correspondiente.
Por favor, siga las siguientes pautas cuando compre equipo adicional más allá de lo que ha sido suministrado por FamilySearch:
Compra de equipo adicional para los centros de FamilySearch.
Soporte técnico
El primer punto de contacto para solicitar soporte técnico para su centro de FamilySearch es su especialista de tecnología de estaca local. Para obtener ayuda adicional, comuníquese con Soporte de FamilySearch.
Para abordar problemas específicos del sistema, Soporte de FamilySearch puede solicitarle que siga los pasos que se describen en el siguiente artículo: Iniciar una sesión de control remoto con Soporte de FamilySearch.
Materiales y suministros físicos
Dependiendo de la configuración de su centro de FamilySearch, es posible que necesite los siguientes suministros y materiales:
- Papel de impresión
- Suministros de oficina
- Artículos de limpieza
Dependiendo de las necesidades, se pueden comprar suministros adicionales Las compras se realizan con fondos de la estaca; por lo tanto, los líderes del centro de FamilySearch deben trabajar con sus presidencias de estaca para adquirir los suministros necesarios. Los materiales promocionales y las etiquetas de identificación para el personal están disponibles para su compra a través de BYU Print Services. Para obtener más información sobre cómo hacer pedidos en BYU Print, consulte el siguiente artículo: Cómo pedir materiales personalizados para un centro de FamilySearch.
Microfilme y Microficha
En un esfuerzo por concentrarse en la digitalización de películas para su distribución global en línea, la distribución de microfilmes de FamilySearch suspendió sus servicios el 8 de septiembre de 2017. Algunos centros todavía cuentan con equipos y películas de microfilmes y microfichas. Los usuarios que hayan comprado previamente microfilms pueden llevarlas a los centros con máquinas lectoras de microfilmes y microfichas en funcionamiento. La decisión de mantener los materiales existentes depende de las estacas. FamilySearch no da servicio a microfilmes ni a máquinas de microfilme. Por favor, no deseche ni done materiales viejos de microfilmes o microfichas. Deben ser manejados adecuadamente por FamilySearch. Consulte la Sección 9 de la Guía de operaciones para obtener instrucciones sobre la devolución de materiales de microfilme y microficha: Microfilme y Microficha.
Muchas, pero no todas, las colecciones de microfilmes ahora están disponibles en línea en FamilySearch. Aunque FamilySearch se esfuerza por proporcionar a los usuarios la mayor cantidad posible de registros históricos, deben cumplir con sus acuerdos contractuales con el repositorio o archivo original.
Puede ayudar a los invitados a buscar registros y colecciones de películas en el Catálogo de FamilySearch mediante los siguientes pasos:
1. En el menú principal de FamilySearch, haga clic en Buscar.
2. En el menú desplegable, seleccione Catálogo.
3. Utilice la barra de búsqueda para buscar colecciones de registros, películas y libros por lugar, apellidos, títulos, autores o palabras clave.
4. Los resultados de la búsqueda producirán una lista de colecciones que puede explorar.
Acceso a la colección
Si una colección dentro del Catálogo presenta un ícono de microfilme, indica que el repositorio original no ha otorgado permiso para que FamilySearch lo comparta en línea; por lo tanto, se debe acceder a la película en la Biblioteca de FamilySearch o en otro centro de FamilySearch que tenga físicamente una copia de la película y una máquina de microfilme. Es importante tener en cuenta que FamilySearch trabaja regularmente con los archivos para actualizar los acuerdos contractuales para que la colección pueda estar disponible en línea en el futuro. Si no puede visitar la Biblioteca de FamilySearch, consulte con su(s) centro(s) de FamilySearch local para ver si tienen una copia del microfilme. Las colecciones representadas por un icono de cámara están disponibles en línea. Las colecciones representadas por una llave sobre el icono de una cámara están disponibles para ver desde cualquier centro de FamilySearch.
Recursos adicionales
Búsqueda de imágenes digitales de registros en FamilySearch.org
¿Cuáles son las restricciones de imagen en los registros históricos?