DCam 使用者指南——附錄 A——自然群組中繼資料標準和指導方針

部分：

目的
範圍
目標
自然群組
紀錄標題
冊指定
日期
檔案庫參考編號
地點
語言
類型
建立者
欄位程式之間的等價物

null

目的

本檔旨在告知相機操作員、元數據專員，以及FamilySearch FamilySearch自然團體元數據標準和指導方針的區域人員。

範圍

在 DCam 軟體中輸入中繼資料，或在 RMS 中為任何一個自然群組審核中繼資料時，應遵循這些中繼資料標準和指導方針。 出於法律目的，在拍攝後唯一經過檢閱的資料是地點欄位、日期欄位和紀錄類型欄位中的數值。 可在拍攝前或拍攝後對指南進行例外處理。 例外必須在實施例外之前得到批准。 如果祖國要求例外情形，祖國必須提供資源來實施和執行該例外。

目標

我們的願景是使用中繼資料，使內容易於搜尋、管理庫存，並滿足共同關係的需求。 這些都是通用標準，助於靈活地描述祖國紀錄，並保持庫存管理和回報事項的一致性。

自然群組

共用基礎中繼資料的一組紀錄，例如時間段、地點或紀錄類型。 通常，檔案庫或政府機構將紀錄以裝訂的書冊或遺囑認證資料袋的方式來分類。 將自然群組視為一個你可以用一隻手撿起來的東西，像是書本、死亡證明資料夾、遺囑認證資料袋或一個檔案。 若要進一步瞭解自然群組，請點 選這裡。

紀錄標題

紀錄標題是建立人或保管人分配給自然群組的慣用描述標題。 這個標題可以是手寫、蓋章、浮凸、打字或貼在自然組或保管員的庫存清單上。

輸入紀錄標題

拍攝開始前，相機操作員應諮詢檔案管理員／保管員代表，以了解應輸入到紀錄標題欄位（DCam）／標題欄位（RMS）的值。

如果檔案管理員/保管員代表沒有喜好設定，相機操作員會以檢查自然組的封面，書脊，書名頁的順序檢查。 即使紀錄標題包含紀錄類型、地點和／或日期範圍，相機操作員也會完全按照原樣在紀錄標題欄位中輸入紀錄標題。

• 如果在自然群組的封面、書脊或標題頁上有多個標題，請選擇一個標題，並像紀錄標題字段一樣輸入。
• 在紀錄標題包含紀錄類型、地點和/或日期範圍的情況下，這些數據也應該輸入到各自的欄位中（見日期、地點和紀錄類型的部分）。
  
  • 在某些情況下，紀錄標題中的紀錄類型、地點和／或日期範圍可能不準確。 無論資料是否準確，都應該像紀錄標題欄位一樣輸入這些資料。 在各自的欄位中，應按照檔中每一個字段的指導方針，將正確的地點、正確的紀錄類型和準確的日期範圍輸入到各自的欄位中（見日期、地點和紀錄類型部分）。
  • 字幕應包含在紀錄標題欄位中，遵循用於上述自然群的準則。

如果封面、書脊或標題頁上沒有紀錄標題，請使用保管員庫存清單中的說明。
如果 符合 下列所有條件，請保留DCam目錄標題：

• 檔案保管員或保管員代表沒有喜好設定。
• 自然群組中沒有紀錄標題（封面、書脊或標題頁）。
• 沒有庫存清單。

參考資料代碼的注釋

冊次名稱代碼和檔案庫參考編號不應被納入紀錄標題中。 這些代碼應被輸入到各自的欄位中，也就是在冊次名稱欄位（DCam）／冊次欄位（RMS）和檔案庫參考資料編號欄位。

冊次指定

冊次的名稱是由字母、數位和特殊字元組合而成，用來標識自然組。 也有助於儲藏庫（冊、箱、書、抽屜等等）的儲藏和檢索程序。

輸入冊次指定代碼

在冊次指定欄位中輸入冊次指定代碼。 檢查自然組封面，然後檢查書脊，然後檢查內頁，包括書名頁，以獲取冊次指定代碼。

• 請勿將自然組的日期範圍或紀錄類型納入冊次指定欄位中。
• 對於裝訂或未裝訂的自然組，請勿在冊次指定欄位中包含 v 或 vol、bk 或 book。
  
  • 範例：12.2.5
• 根據紀錄類型，冊次指定代碼可能包括一個方塊號碼、檔案號碼、個案號碼或類似資料。 輸入如下：
  
  • 範例
    
    • 個案號碼＝145879
    • 檔號＝12
    • 方塊＝8
  • 如果檔案管理員提出申請，或是在數量號碼之後出現這類號碼，則只包含個案編號、檔案編號或箱編號。
    
    • 範例
      
      • 18，檔案編號 12
      • 1-Aux，個案編號 13853
  • 如果標籤代碼包含一個姓氏範圍或代表姓氏範圍的字母，請依下列方式輸入。
    
    • 範例：1A-TR

如果找不到冊次指定代碼

如果在自然群組或檔案庫中找不到，則應該在冊次指定欄位中輸入一個連字號（-）。

多重冊次指定代碼

如果自然群組是一本有多冊索引的書，請輸入指派給索引冊的代碼。 不要納入索引書所涵蓋的書冊數量。

• 範例：第 1—5 冊的出生紀錄索引，第一冊，在冊次指定欄位輸入 1。

如果自然群組不是索引冊，請使用檔案庫目前使用的代碼。 必要時，請諮詢檔案管理員要在此欄位輸入哪一個代碼。

日期

日期是該紀錄被建立或記錄的日期。 這不是事項發生的日期（例如，活動日期）。 在某些情況下，紀錄日期和事項日期可能和相同。 FamilySearch 日期服務根據這些標準來管理所有日期欄位格式。 下列標準依順序排列。

使用封面上的日期

如果自然群組在封面、書脊或封面頁上有日期，請輸入該頁面上顯示的日期。

在封面上合併多個連續的日期

如果自然群組在封面、書脊或標題頁上有多個日期範圍，且日期範圍是連續的，請將它們合併成一個日期範圍。

例子
本書涵蓋1879年1月~1880年3月，1880年3月-1883年1月，輸入1879年1月-1883年1月

避免在封面上合併多個非連續日期。 如果自然群組在封面、書脊或標題頁上有多個日期範圍，而日期範圍不是連續的，請將每個日期範圍加起來。

例子
標題頁敘述1879年1月-1880年3月，1882年9月-1883年1月，輸入1879年1月-1880年3月，1882年9月-1883年1月

使用封面上的日期和紀錄建立日期（封面上的未完成日期）

如果自然族群在封面、書脊或標題頁上只有一個日期範圍，而另一個日期應該只有空格，那麼請檢查第一筆或最後一筆紀錄，並分別以相同的格式輸入日期，與封面、書脊或標題頁上的日期相同。

例子
本書封面寫著：1854年1月12日/_____。 查看自然群組中的最後一筆紀錄，找出建立紀錄的日期。 如果紀錄建立日期是 1865 年 10 月 16 日，請輸入下列日期： 1854 年 1 月 12 日-1865 年 10 月 16 日。

封面上沒有日期時，請使用紀錄建立日期（完成年份或年份）

如果封面、書脊或標題頁上沒有日期，請檢查前三筆紀錄，以及自然群組中的最後三筆紀錄。 如果自然團體包含從第一個到最後一個月的紀錄，則只輸入年份。

例子

• 第一筆紀錄記錄於1879年1月6日，最後一筆紀錄是在1879年12月20日，輸入1879年。
• 第一筆紀錄記載於 1879 年 1 月 10 日，最後一筆紀錄是在 1880 年 12 月 15 日，輸入 1879-1880。

封面上沒有日期時，請使用紀錄建立日期（部分或完成年份或年份）

如果封面、書脊或標題頁上沒有日期，請檢查前三筆紀錄和自然群組中的最後三筆紀錄。 如果自然團體包含部分年份的紀錄，或是完整年份和部分年份的紀錄，則包括月份。

例子

• 1879 年 1 月～1879 年 3 月（一年的一部分）
• 1879 年 3 月～1880 年 1 月（多年的一部分）
• 1879 年 1 月～1880 年 3 月（完整和部分年份的結合）
• 1879 年 3 月～1880 年 12 月（部分和完整年份的結合）

封面上沒有日期時，請使用紀錄建立日期（部分單一月份）

如果封面、書脊或標題頁上沒有日期，請檢查前三筆紀錄，以及自然群組中的最後三筆紀錄。 如果自然團體在一年當中包含一個月當中一部分的紀錄，則包括日期。

範例
2：1879-1879年1月15日

在封面上沒有日期，紀錄是按字母順序或非時間順序排列時，請使用目錄日期

如果封面、書脊或標題頁上沒有日期，請檢查自然組中的前三筆紀錄和最後三筆紀錄。

如果封面、書脊或標題頁上沒有日期，且自然群組以字母或非時間順序排列，請輸入DCam目錄日期。 元數據稽核員若能存取該資訊，就可以確認日期與目錄日期相符，否則他們以為該日期是正確的。

檔案庫參考號碼

檔案庫參考編號是保管員用來找出並追蹤其紀錄庫存的唯一參考代碼。

輸入檔案庫參考編號

輸入檔案庫所使用的完全相符代碼，包括標點符號。

例子： PT-AGB-GCFUN-1619-001

如果你找不到檔案庫參考號碼

如果在自然群組或檔案庫中找不到，請點選文字欄位下方的沒有檔案庫參考號碼核取方塊。

地點

地區就是建立紀錄的地點。 FamilySearch 地點是一個資料庫，其中包含管理選取名單的標準地區（通常以 FamilySearch.org 的下拉式格式顯示）。 相機操作員、稽核員和檢閱者使用資料庫來選取適當的地點。

有關管轄權格式的備註：地點的格式從最小層級，例如行政區或教區，到最大的，通常是國家。

範例：潘洪，尼根，彭特維德拉，加利西亞，西班牙

封面與紀錄相符時，選取最明確的地點

所選取的地點應與最特定的最低層級紀錄建立地點相對應，而非生平事項發生地點。

封面與紀錄不符時，選取最正確的地點

在封面上尋找地點，然後在書脊上，然後查看書名頁，然後檢查前三筆和最後三筆紀錄。 如果封面、書脊或封面頁上的地點與紀錄中的地點不同，請輸入地點和紀錄。

在多個地方建立紀錄時，選取最特定的地點

如果自然群組包含在多個地方建立的紀錄，請選取最普遍的地點來描述自然群組，換句話說，輸入所有地區所共用的父母管轄權。

例子
自然團體包含比薩和聖路斯的紀錄，這兩者是托斯卡尼地區比薩省內的公道。 在本範例中，使用比薩省來描述自然組。 在選擇清單中，它看起來是：「比薩，托斯卡納，義大利。」

在選取清單中找不到地點時，建立地點

如果選取名單中沒有顯示地點，請在別名下方搜尋。 如果仍找不到該地點，請建立一個臨時地點，並提供適當的地點類型和父母管轄權。

例子
自然團體包含比薩市的紀錄，但選取名單中只有比薩省，也就是皮薩、托斯卡尼義大利。 在這個範例中，應該建立「比薩，比薩，托斯卡納，義大利」的城市臨時地點。

語言

這個部分談到記錄的編寫語言，而非應用程式使用者介面的語言，也不是國家的語言。

選取語言

只列出構成自然群組紀錄寫作的語言。

例子： 這些紀錄是納粹政權時期用德文建立的，但後來這些紀錄被移到波蘭的一個檔案庫，其中保管員在波蘭文中加上自然族群封套的附注。 在這個範例中，使用紀錄的語言，也就是德文來描述自然群組。

多種語言

當自然團體包含多種語言所寫的紀錄時，請選取所有符合的語言。

範例：西班牙文，加馬尼語

紀錄類型

紀錄類型是由字彙資料庫管理的正式詞彙，用來描述生平事項的註冊。 每個紀錄類型都是根據其用途／或功能來定義的。

使用與紀錄相符的紀錄類型（單一紀錄類型）

紀錄類型應與自然群組的內容相符。 選取最特定的紀錄類型，來描述自然群組中的紀錄。 避免使用過寬或模糊的傘式紀錄類型，例如重要紀錄或宗教紀錄。

例子

• 書本封面寫著埋葬，輸入埋葬紀錄
• 書本封面寫著出生，但紀錄卻延遲了出生登記，因此輸入延遲出生紀錄。

使用與紀錄相符的紀錄類型（多種紀錄類型）

必要時，加入其他特定的紀錄類型，以精確地代表自然群組中的紀錄。 避免使用過寬或模糊的傘式紀錄類型，例如重要紀錄或宗教紀錄。

例子

• 書籍封面寫著出生、結婚和死亡，輸入：出生紀錄、婚姻紀錄和死亡紀錄。
• 書籍封面寫著教區登記簿、輸入：洗禮紀錄、宗教婚姻紀錄、埋葬紀錄，以及教區登記簿。

避免使用不必要且誤導人的紀錄類型

避免加入補充、不必要的或不必要的紀錄類型，來描述為特定紀錄類型而設的自然群組。

例子

• 死亡紀錄的起頭或結尾處包含索引的紀錄，應稱為死亡紀錄。在這個範例中，你不會將死亡紀錄索引列為紀錄類型來描述自然群組。 只使用死亡紀錄索引來描述只包含「死亡紀錄索引」的自然群組。 同樣的概念也適用於所有包含索引的紀錄索引。
• 出生紀錄冊上包含旁邊其他生平事項的微小備註和／或參考資料，應稱為「出生紀錄」。 請勿加入「邊緣備註簿」。

建立者

建立者是編寫或製作原始紀錄／檔的實體。

格式：建立者

建立者的名字必須與紀錄的語言輸入相同的語言，包括發音符號。 輸入建立者的名字時，請使用該語言的適當名詞格式。 除非在實體的名稱中使用這些字元，否則請勿使用其他字元（例如：「&」和「and」）。

輸入創造主

當建立者不詳時，請將欄位留白。

知道建立者後，將之納入指定欄位：

• 在 GRMS 中，此欄位稱為「紀錄建立者／作者」。
• 在 DCam 中，這個欄位稱為「紀錄建立者或作者」。
• 在探索影像中，這個欄位稱為「建立者」。

對於自然群組的歷史紀錄，建立者是製作自然群組的實體，而不是實體所雇用的神職人員或文書。
在無限系統中，建立者欄位是根據搜尋地點的上下文來考慮的（因為輸入的地點是建立紀錄的地點），因此，建立紀錄的地方最常是建立建立者／作者的總部。

 例子

• 宗教紀錄
  
  • 芝加哥拱門區教區
  • 麥德林大主教區教堂
• 法律／法庭紀錄
  
  • 傑克森郡遺囑法庭
  • 奧塔里亞．普利卡書第 210 章
• 政府紀錄 （包括民政／人口動態紀錄、投票紀錄和人口普查）
  
  • 史塔托文明
  • 人口普查局
  • 健康統計資料和重要資料紀錄
• 服役紀錄
  
  • 阿瑪達．艾斯帕那
  • 英國空軍
• 商業紀錄 （包括喪禮和報紙）
  
  • 鳳凰城論壇報
  • 克雷馬托裡約
• 墓園紀錄 （私人、宗教或民政）
  
  • 雷科萊塔水泥廠
  • 米辛卡納．卡普塞塔
  • 北墓園
• 族譜紀錄
  
  • 由一個協會彙整
    
    • 美國革命女兒會
  • 單一編纂者
    
    • 弗朗西斯．澤維爾博士
  • 多位編纂者：先列出所有出版的名字名字，以逗點將每一位編纂者分開
    
    • 史帝文．烏克爾，法蘭西．賽維爾博士，比爾巴．拉賓吉
• 期刊（期刊標題應輸入標題欄位。）
  
  • New England Historic Genealogical Society
  • 東洋堂書店
• 醫療紀錄
  
  • 蘭地斯克蘭肯豪斯大學
  • 威爾斯親王醫院
• 教育／學校紀錄
  
  • 大學巴黎薩克拉
  • 馬達加斯加，迦賈大學
  • 愛丁堡大學
• 遷徙紀錄
  
  • 根據這些紀錄是由政府機關（海關名單）或公司（乘客名單）所建立的，請見上述政府紀錄或商業紀錄的格式。
• 參考資料
  
  • 視檔案庫／儲藏庫是否為政府或公司所有，請見上述政府紀錄或商業紀錄的格式。
• 照片
  
  • 請見上方族譜紀錄的格式。
• 手稿及版權及／或已出版的圖書
  
  • 單一作者
    
    • 比爾博．巴金斯
  • 多位作者：先列出所有出版者的名字名字，以逗點將每位作者分開
    
    • 貝納多．阿魯加拉，寶琳．貝拉甘巴，梅斯威爾

流程程序之間的欄位等價物

當你在這些 GRMS 目錄欄位中輸入資料時，該數據會自動在相對應的DCam欄位中填入。