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Image Capture: Using the Smallest Natural Group
資料夾管理所有你處理之收藏紀錄的基本層級。 你要建立資料夾來擷取中繼資料，此中繼資料是每筆紀錄的描述資料。 該資料包括紀錄標題、封面標籤、標籤、日期、地點和紀錄類型。 在 DCam 中建立數字資料夾的第一個重要步驟，就是將你手邊的紀錄整理成適合數位資料夾的群組大小。
下表顯示紀錄保管員整理紀錄的一些方法。
| 紀錄類型 | 可能的類別 | 範例 |
| 人口普查紀錄 | 地點年代表順序人口普查類型 | 加州，橘郡 1910-1920 年 俄亥俄州人口普查 |
| 遺囑和遺囑認證紀錄 | 按字母順序依時間順序排列 | 卡德、詹姆斯-庫姆斯、約翰威爾斯（1880 年至 1940 年） |
| 土地紀錄 | 地點年代表順序 | 威斯康辛州，索克公司，1888 年 5 月~1977 年 7 月 |
| 報紙 | 地點年代表順序標題 | 羅克縣或派普斯通縣 1894 年 1 月–1935 年 12 月 盧文先驅報 |
當你從檔案庫取得紀錄時，你會收到「檔案庫」。這些是檔案庫存放、裝箱、歸檔，或以其他方式包含這些紀錄的基本群組。 然而，這些群組可能太大了。 你需要處理的群組規模，是你可以在檔案庫單位內找到的最小「自然群組」。
自然群組是一套有基本元資料的紀錄。 這些紀錄通常由政府機構以這種方式分類，就像這些紀錄被裝訂成冊冊或遺囑認證資料袋一樣。 雖然檔案庫單位可以是最小的自然群組，但若不是圖書，就如同圖書（無論書有多大）一樣，你也需要選取收藏單位中最小的自然群組。
將最小的自然團體視為你可以一手撿起的東西，像是書本、死亡證明資料夾或單一個個案檔案。 例如，如果你所處理的檔案庫是一個包含遺囑認證資料袋的檔箱，你就不會為整個遺囑認證資料袋的整個檔案箱建立數字資料夾；你會為檔案箱內的每個遺囑認證資料袋建立一個數字資料夾。 在這種情況下，遺囑認證資料袋代表最小的自然群組。
下表會顯示一般紀錄容器的特定範例，並註明這些容器是否應標示為自然群組。
| 容器 | 自然組群或檔案庫單位 |
| 個人文件 | 如果他們不屬於一個較大的群組，如中繼資料所定義的，則可能構成收藏單位。 檢查其他可以以後設資料（例如時段、地點、紀錄類型或其他條件）來歸類的檔案。 例如，寫給州長的信箱可能是一組自然的個別文件。 |
| 遺囑認證資料袋 | 由於文檔自然地分組為單個個案，因此它們具有許多後設資料的特徵。 由於它們是結合在一起的，並且盡可能地組成一個群組，所以它們構成最小的自然群組，是根據資料夾定義的一個好選擇。 |
| 個案檔案 | 由於文檔自然地分組為單個個案，因此它們可能具有許多後設資料的特徵。 就像遺囑認證資料袋一樣，個案檔案可能構成最小的自然群組，是依據資料夾定義的一個好選擇。 |
馬尼拉資料夾 資料夾 | 在後設資料方面，內容是否在時段、地點或紀錄類型等，構成良好、自然的群組？ 它們是否應該與其他資料夾合併以合併更多紀錄？ 他們可以分成較小的自然群組嗎？ |
| 檔案箱 | 檔案盒是否根據時間段、位置和紀錄類型等後設資料，將自然屬於一起的紀錄分組？ 或是用來收集個人團體，如遺囑認證資料袋或個案檔案？ 方塊是否構成最小的自然群組？ |
檔案抽屜 檔案櫃 | 檔案抽屜會根據後設資料（如時間段、地點和紀錄類型）來將自然歸屬的紀錄分組嗎？ 或是抽屜是用來收集檔案夾，比較能被視為最小的自然群組？ |
專輯 圖書 目錄 冊 | 每個單位都已根據時間段、地點或紀錄類型等後設資料的相似之處，由檔案庫收集和裝訂。 由於它們是結合在一起的，並且盡可能地組成一個群組，所以它們構成最小的自然群組，是根據資料夾定義的一個好選擇。 |