DCam Användarhandledning– Appendix A-Natural Group Metadata Standard och riktlinjer

17 augusti 2023

Sektioner:

SYFTE
OMFATTNING
MÅL
NATURLIG GRUPP
UPPTECKNINGSTITEL
VOLYMBETECKNING
DATUM
ARKIVREFERENSNUMMER
LOKALITET
SPRÅK
ARKIVTYP
SKAPARE

null

SYFTE

Syftet med det här dokumentet är att informera fotografer, metadataspecialister och områdespersonal på FamilySearch om de uppdaterade normerna och riktlinjerna för FamilySearchs naturliga gruppmetadata.

OMFATTNING

Dessa metadatastandarder och -riktlinjer ska följas när man för in metadata i DCams programvara eller när man granskar metadata i RMS för en viss naturlig grupp. Av juridiska skäl är de enda uppgifter som granskas efter att uppteckningen samlats värden i fältet Plats, Datum och Uppteckningstyp. Undantag från en riktlinje kan göras före eller efter samling. Ett undantag måste godkännas innan undantaget införs. Om hemlandet begär undantaget måste hemlandet tillhandahålla resurserna för att införa och genomdriva det undantaget.

MÅL

Vår vision är att använda metadata för att göra innehåll enkelt sökbart, hantera lager och tillgodose behov av samarbetsrelationer. Dessa är allmänna normer för att ge flexibilitet i hur hemlandet beskriver uppteckningar och för att bevara överensstämmelsen i syftena med lagerhantering och rapportering.

NATURLIG GRUPP

En grupp uppteckningar som delar grundläggande metadata, till exempel en tidsperiod, plats eller uppteckningstyp. Ofta grupperas uppteckningarna på det här sättet av arkivet eller av en myndighet som bundna samlingar av böcker eller testamentspaket. Tänk på naturliga grupper som något som du kan plocka upp med en hand som en bok, en mapp med dödscertifikat, ett enda testamentepaket eller en enda ärendefil.

Klicka här för att lära dig mer om naturliga grupper.

UPPTECKNINGENS TITEL

Uppteckningens titel är den föredragna beskrivande titel som skaparen eller förvaltaren tilldelat den naturliga gruppen. Den här titeln kan skrivas, stämplas, skrivas in, graveras eller vara märkt på den naturliga gruppen eller på förvaltarens inventarielista.

Ange uppteckningens titel

Innan fotot tas bör fotografen rådgöra med arkivariens/förvaltarens representant om vilket värde som ska föras in i fältet Uppteckningstitel (DCam)/Titelfält (RMS).

Om arkivariens/förvaltarens representant inte har någon preferens, kontrollerar fotografen den naturliga gruppens omslag, sedan dess rygg och sedan på titelbladet i den ordningsföljden. Fotografen anger uppteckningstiteln exakt som i fältet Uppteckningstitel även om uppteckningens titel innehåller en uppteckningstyp, plats och/eller datumintervall.

  • Om det finns flera titlar på den naturliga gruppens omslag, rygg eller titelsida väljer du en och skriver in den som i fältet Uppteckningstitel.
  • I de fall då uppteckningstiteln innehåller en uppteckningstyp, plats och/eller datumintervall ska dessa uppgifter också föras in i respektive fält (se avsnitt för DATUM, PLATS och UPPTECKNINGSTYP).
    • I vissa fall kan uppteckningstypen, platsen och/eller datumintervallet i uppteckningstiteln vara felaktig. Oavsett om uppgifterna är korrekta eller inte ska de föras in som de är i fältet Uppteckningstitel. Korrekt plats, korrekt uppteckningstyp och korrekt datumintervall ska anges i respektive fält enligt riktlinjerna i det här dokumentet för vart och ett av dessa fält (se avsnitt för DATUM, PLATS och UPPTECKNINGSTYP).
    • Underrubriken ska finnas med i fältet Titel på uppteckningen och följa tillämplig riktlinje ovan för den naturliga gruppen.

Om ingen titel på uppteckningen finns på omslaget, ryggen eller titelsidan använder du beskrivningen från förvaltarens lagerlista.

Om följande villkor är uppfyllda behåller du titeln på DCam-listan:

  1. arkivariens/förvaltarens representant har ingen preferens, och
  2. ingen titel på uppteckningen finns på den naturliga gruppen (omslag, rygg eller titelblad), och
  3. det finns ingen lagerlista

Anteckning om referenskoder

Volymbeteckningskoder och arkivreferensnummer ska inte tas med som en del av uppteckningens titel. De här koderna ska anges i sina respektive fält, det vill säga i fältet Volymbeteckning (DCam)/Volymfält (RMS) och fältet Arkivreferensnummer.

VOLYMBETECKNING

Volymbeteckningen är en kombination av bokstäver, siffror och specialtecken som används för att identifiera en naturlig grupp. Det underlättar också tillvägagångssätt för förvaring och hämtning från en förvaringsplats (volym, kartong, bok, låda och så vidare).

Ange volymbeteckningskoden

Ange volymbeteckningskoden i fältet Volymbeteckning. Kontrollera det naturliga gruppomslaget, sedan ryggen, sedan de inre sidorna, inklusive titelbladet, för att se vilken volymbeteckningskoden är.

  • Ta inte med den naturliga gruppens datumintervall eller uppteckningstyp i fältet Volymbeteckning.
  • För bundna och obundna naturliga grupper ska du inte ta med "v" eller "vol", "bk" eller "bok" i fältet Volymbeteckning.
    • Exempel: 12.2.5
  • Beroende på typ av uppteckning kan koden för volymbeteckningen innehålla ett lådnummer, filnummer, ärendenummer eller liknande. Skriv in dem på följande sätt:
    • Exempel
      • Ärendenummer = 145879
      • Filnummer = 12
      • Låda = 8
    • Ta bara med "ärendenr", "filnr" eller "lådnr" om arkivarien begär det eller när den här typen av nummer kommer efter volymnumret.
      • Exempel
        • 18, fil nr 12
        • 1-Aux, ärende nr 13853
    • Om volymbeteckningskoden innehåller ett efternamnsintervall eller bokstäver som representerar ett efternamnsomfång skriver du in det enligt följande.
      • Exempel: 1 A–TR

Om volymbeteckningskoden inte hittas

Om det inte finns i den naturliga gruppen eller i arkivet ska ett bindestreck (-) föras in i fältet Volymbeteckning.

Flera volymbeteckningskoder

Om den naturliga gruppen är en bok med index för flera volymer skriver du in koden som tilldelats boken med index. Ta inte med volymnumren på de böcker som indexblocket täcker.

  • Exempel: Födelseuppteckningsindex för volym 1–5, volym 1, ange 1 i fältet Volymbeteckning.

Om den naturliga gruppen inte är en bok med index, använd koden som för närvarande används av arkivet. Om det behövs rådgör du med arkivarien om vilken kod som ska anges i det här fältet.

DATUM

Datumet är när uppteckningen skapades eller upptecknades. Det är inte datumet då den registrerade händelsen inträffade (t.ex. händelsedatum). I vissa fall kan uppteckningsdatum och händelsedatum vara desamma. FamilySearch Datumtjänst styr alla datumfältsformat enligt dessa normer. Följande standard anges i ordningsföljd.

Använd datumet på omslaget

Om den naturliga gruppen har ett datum på omslagets, rygg- eller titelsidan skriver du in datumet som det ser ut på den sidan.

Slå ihop flera på varandra följande datum på omslaget

Om den naturliga gruppen har flera datumintervall på omslagets, rygg- eller titelsidan och datumintervallen är i följd, kombinerar du dem till ett datumintervall.

Exempel

· Omslagets titel lyder jJan 1879–Mars 1880, Mars 1880–Jan 1883, skriver in Jan 1879–Jan 1883

Undvik att slå ihop flera datum som inte är på varandra följande på omslaget

Om den naturliga gruppen har flera datumintervall på omslagets, rygg- eller titelsidan och datumintervallen inte är i följd lägger du till var och en av dem.

Exempel

· Titeln Page states Jan 1879–Mar 1880, Sep 1882–Jan 1883, enter Jan 1879–Mar 1880, Sep 1882–Jan 1883

Använd datumet på omslaget och datumet då uppteckningen skapades (ofullständigt datum på omslaget)

Om den naturliga gruppen bara har ett datum för datumintervallet på omslaget, ryggryggen eller titelbladet och det finns ett tomt utrymme där det andra datumet ska vara, kontrollerar du den första eller sista uppteckningen och anger datumen i samma format som datumet på omslaget, ryggsidan eller titelbladet.

Exempel

· På omslaget står det "12 jan. 1854/____". Titta på den sista uppteckningen i den naturliga gruppen och hitta datumet då uppteckningen skapades. Om uppteckningens skapelsedatum är 16 Okt. 1865 skriver du in datumet enligt följande: 12 Jan. 1854–16 Okt 1865.

När inget datum för omslaget saknas använder du uppteckningens skapelsedatum (Fullständigt år/år)

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan, kontrollera de tre första posterna och de tre sista posterna i den naturliga gruppen.

Om den naturliga gruppen innehåller poster från den första till den sista månaden, ange endast året/åren.

Exempel

-Den första posten registrerades den 6 januari 1879 och den sista posten registrerades den 20 december 1879, ange 1879

. Den första uppteckningen upptecknades den 10 Januari 1879 och den sista uppteckningen upptecknades den 15 December 1880, ange 1879–1880.

När inget datum för omslaget saknas använder du uppteckningens skapelsedatum (Ofullständigt fullständigt år/år)

Om det inte finns något datum på omslagets, rygg- eller titelsidan kontrollerar du de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen.

Om den naturliga gruppen innehåller uppteckningar från delar av år(er) eller en kombination av hela år(er) och ofullständiga år(er), inkludera då månaderna.

Exempel

  • Jan. 1879–mars 1879 (del av ett enda år)
  • Mars 1879–jan. 1880 (delar av flera år)
  • Jan. 1879–mars 1880 (kombination av fullständiga och ofullständiga år)
  • Mars 1879–dec. 1880 (kombination av partiella och fullständiga år)

När det inte finns något datum på omslaget använder du uppteckningens skapelsedatum (delvis en månad)

Om det inte finns något datum på omslagets, rygg- eller titelsidan kontrollerar du de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen.

Om den naturliga gruppen innehåller uppteckningar från en del av en enda månad under ett enda år, ta sedan med dagarna.

Exempel

· 2 Jan 1879–15 Jan 1879

Använd listningsdatumet när inget datum finns på omslaget och uppteckningarna är alfabetiska eller icke kronologiska

Om det inte finns något datum på omslagets, rygg- eller titelsidan kontrollerar du de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen.

Om det inte finns något datum på omslagets, rygg- eller titelsidan och den naturliga gruppen är organiserad i alfabetisk ordning eller inte kronologiskt, anger kameraoperatorerna datum för lista över DCam. Metadatarevisorer kan bekräfta att datumet matchar listningsdatumen om de har tillgång till den informationen, annars bör de anta att det stämmer.

ARKIVREFERENSNUMMER

Arkivreferensnummer är den unika referenskod som förvaltare använder för att identifiera och spåra inventerade uppteckningar.

Ange arkivreferensnummer

Ange den exakta koden som används av arkivet, inklusive interpunktion.

  • Exempel: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Om arkivreferensnumret inte hittas

Om det inte finns i den naturliga gruppen eller i arkivet klickar du i kryssrutan Inget arkivreferensnummer under textfältet.

PLATS

Platsen där uppteckningen skapades. FamilySearch Orter/Platser är en databas med standardiserade platser som styr urvalslistor (vanligtvis i listrutan på FamilySearch.org). Kameraoperatorer, revisorer och granskare använder databasen för att välja lämplig ort.

Obs om jurisdiktionsformat: Orter är formaterade från den minsta nivån, till exempel ett administrativt distrikt eller en församling, till den största, som ofta är ett land.

Exempel: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galicien, Spanien

Välj den mest specifika platsen när omslaget matchar uppteckningarna

Den valda platsen bör motsvara den mest specifika plats på lägsta nivå där uppteckningarna skapades och inte där livshändelsen ägde rum.

Välj den mest korrekta platsen när omslaget inte stämmer överens med uppteckningarna

Leta efter en plats på omslaget, sedan på ryggen, sedan på titelbladet och kontrollera sedan de tre första och sista uppteckningarna. Om platsen på omslagets, rygg- eller titelsidan skiljer sig från platsen i uppteckningarna skriver du in platsen från uppteckningarna.

Välj den mest specifika platsen när uppteckningar skapades på flera platser

Om en naturlig grupp innehåller poster som skapats på flera orter, välj den lägsta gemensamma orten för att beskriva den naturliga gruppen, med andra ord, ange den överordnade jurisdiktion som delas av alla orter.

Exempel

  • Den naturliga gruppen innehåller register för Pisa och Santa Luce, som är kommuner i provinsen Pisa i regionen Toscana. I det här exemplet kan du använda Pisa-provinsen för att beskriva den naturliga gruppen. I urvalslistan ser det då ut så här: "Pisa, Toscana, Italien."

 

Skapa orten när orten inte finns tillgänglig i urvalslistan

Om orten inte visas i urvalslistan söker du under ett alternativt namn. Om orten fortfarande inte hittas, skapa en provisorisk plats med dess rätta platstyp och överordnade jurisdiktioner.

Exempel

· Den naturliga gruppen innehåller register för staden Pisa men endast provinsen Pisa är tillgänglig i urvalslistan, det vill säga "Pisa, Toscana, Italien". I det här exemplet ska den provisoriska platsen för staden "Pisa, Pisa, Toscana, Italien" skapas.

SPRÅK

Den här delen handlar om språket på vilket uppteckningarna är skrivna och inte språket i användargränssnittet för programmet, inte heller landets språk.

Välja språk

Ange endast språk som utgör uppteckningarna i den naturliga gruppen.

  • Exempel: Uppteckningarna skapades på tyska under nazistregimen, men uppteckningarna flyttades senare till ett polskt arkiv där arkivarien gjorde en notering på polska på omslaget till den naturliga gruppen. I det här exemplet beskriver du den naturliga gruppen med hjälp av språket i uppteckningarna, det vill säga tyska.

Flera språk

När en naturlig grupp innehåller uppteckningar skrivna på flera språk väljer du alla tillämpliga språk.

  • Exempel: Spanska, katalanska

UPPTECKNINGSTYP

Uppteckningstypen är en officiell term som styrs av databasen Controlled Vocabulary och används för att beskriva uppteckningen av en livshändelse. Varje uppteckningstyp definieras utifrån dess användning och/eller funktion.

Använd den uppteckningstyp som matchar uppteckningarna (en uppteckningstyp)

Uppteckningstypen ska stämma överens med innehållet i den naturliga gruppen. Välj den mest specifika uppteckningstyp som beskriver uppteckningarna i den naturliga gruppen. Undvik att använda paraplyuppteckningar som är för breda eller vaga, till exempel vitala uppteckningar eller religiösa uppteckningar.

Exempel

· På bokomslaget står det "Burials", ange "Burial Records"

· På bokomslaget står det "Födslar", men uppgifterna är försenade registreringar av födslar, så skriv in "Försenade födelseregister".

Använd de uppteckningstyper som matchar uppteckningarna (flera uppteckningstyper)

Lägg vid behov till ytterligare typer av uppteckningar som representerar uppteckningarna i den naturliga gruppen. Undvik att använda paraplyuppteckningar som är för breda eller vaga, till exempel vitala uppteckningar eller religiösa uppteckningar.

Exempel

· Ett bokomslag anger "Födslar, äktenskap och dödsfall", ange:

o "Födelseregister",

o "Äktenskapsregister" och

o "Dödsregister".

· På ett bokomslag står det "Församlingsregister", ange:

o "Dopregister",

o "Religiösa vigselregister",

o "Begravningsregister" och

o "Församlingsregister".

Undvik att använda onödiga och vilseledande uppteckningstyper

Undvik att lägga till kompletterande, onödiga eller främmande registreringstyper för att beskriva en naturlig grupp som är avsedd för en specifik registreringstyp.

Exempel

-En bok med dödsregister som innehåller ett index i början eller slutet bör beskrivas som "Dödsregister." I detta exempel skulle du inte inkludera "Dödsregisterindex" som en registreringstyp för att beskriva den naturliga gruppen. Använd bara "Dödböcker index" för att beskriva en naturlig grupp som bara innehåller index till dödböcker. Samma koncept gäller för alla registerböcker som innehåller ett index.

- En födelsebok med marginalanteckningar och/eller hänvisningar till andra livshändelser vid sidan av uppteckningen ska beskrivas som "Födelseböcker". Lägg inte till "Marginalnoteringar".

Skapare

Skaparen är den enhet som författade eller producerade originaluppteckningarna/dokumenten.

Formatera skaparen

Skaparens namn måste skrivas in på samma språk som språket i uppteckningarna, inklusive diakritiska tecken. När du skriver upphovsmannens namn ska du använda språkets format för egennamn. Använd inte alternativa tecken såvida inte sådana tecken används i ett enhets namn (t.ex. "&" kontra "och").

Lägga till skaparen

När skaparen inte är känd lämnar du fältet tomt.

När skaparen är känd ska du ta med den i det angivna fältet:

  1. I GRMS kallas det här fältet "Record Creator/Author".
  2. I DCam kallas det här fältet "arkivskapare eller Författare".
  3. I Utforska bilder kallas det här fältet "Skapare".

För naturliga grupper av historiska dokument är skaparen den enhet som producerade den naturliga gruppen och inte den präst eller kontorist som är anställd av den enhet som fysiskt skrev dokumenten.
I Infinity-systemet betraktas Skapare-fältet i sammanhanget med den sökta orten (är att den angivna orten är den ort där posterna skapades), därför är där posterna skapades oftast där skaparen/författaren har sitt huvudkontor .

Exempel:

  • Religiösa uppteckningar
    • Församlingar för ärkestiftet i Chicago
    • Församlingar i Arquidiócesis i Medellín
  • Juridiska/rättsliga uppteckningar
    • Förvaltningsdomstolen i Jackson County
    • Notaria Pública 210
  • Statliga uppteckningar (inklusive uppteckningar om borgerliga/personuppgifter, röstningsuppteckningar och folkräkningar)
    • Statlig Civilrätt
    • Folkräkningsbyrå
    • Hälsostatistik och befolkningsuppteckningar
  • Militära uppteckningar
    • Armada de España
    • Brittiska flygvapnet
  • Matrikelkort (inklusive begravningshem och tidningar)
    • Phoenix Tribune
    • Krematoriosäätiö s.r
  • Kyrkogårdsuppteckningar (privata, religiösa eller borgerliga)
    • Cementerio de la Recoleta
    • Misiņkalna kapsāta
    • Norra kyrkogården
  • Släktforskningsuppteckningar
    • Sammanställd av ett samhälle
      • Amerikanska revolutionens döttrar
    • En enda sammanställare
      • Dr Francis C. Xavier
    • Flera sammanställare: lista alla publiceringsnamn med förnamn först, och skilj varje sammanställare åt med ett kommatecken
      • Steven Q. Urkel, dr Francis C. Xavier, Bilba Labingi
  • Tidskrifter (Periodisk titel ska anges i fältet "Titel".)
    • New Englands historiska släktforskningssällskap
    • 東洋堂書店
  • Medicinska uppteckningar
    • Landeskrankenomvänt Universitätskliniken
    • Prince of Wales sjukhus
  • Utbildning/skoluppteckningar
    • Université Paris Saclay
    • Gadjah Mada-universitetet
    • Edinburghs universitet
  • Migrationsregister
    • Beroende på om uppteckningarna skapades av en statlig enhet (tulllistor) eller företag (passagerarlistor), se formatet för uppteckningar eller företagsuppteckningar ovan.
  • Referensmaterial
    • Se formatet för statliga uppteckningar eller företagsuppteckningar ovan beroende på om arkivet/förvaringsarkivet är regerings- eller företagsägt.
  • Fotografier
    • Se formatet för Släktforskningsuppteckningar ovan.
  • Manuskript och copyrightskyddade och/eller publicerade böcker
    • Ensam författare
      • Bilbo Baggins
    • Flera författare: ange alla publiceringsnamn med förnamn först och separera varje författare med ett kommatecken
      • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell