Standarder och riktlinjer för metadata för naturgrupper

(Visa på flera språk)

Sektioner:

Avsikt
Omfattning
Mål
Naturlig grupp
Titel
på postenVolym Beteckning
Dadlar
Referensnummer
för arkivLokalitet
Språk
Typ
av postSkapare
Fältmotsvarigheter mellan processprogram

null

Syfte

Syftet med det här dokumentet är att informera kameraoperatörer, metadataspecialister och FamilySearchs områdespersonal om FamilySearch Natural Group Metadata Standard och Riktlinjer.

Omfattning

Dessa metadatastandarder och -riktlinjer ska följas när man för in metadata i DCams programvara eller när man granskar metadata i RMS för en viss naturlig grupp. Av juridiska skäl är de enda uppgifter som granskas efter att uppteckningen samlats värden i fältet Plats, Datum och Uppteckningstyp. Undantag från en riktlinje kan göras före eller efter samling. Ett undantag måste godkännas innan undantaget införs. Om hemlandet begär undantaget måste hemlandet tillhandahålla de resurser som krävs för att genomföra och upprätthålla undantaget.

Mål

Vår vision är att använda metadata för att göra innehåll enkelt sökbart, hantera lager och tillgodose behov av samarbetsrelationer. Dessa är allmänna standarder för att möjliggöra flexibilitet i hur hemländer beskriver uppteckningar och för att upprätthålla konsekvens för lagerhantering och rapportering.

Naturlig grupp

En grupp uppteckningar som delar grundläggande metadata, till exempel en tidsperiod, plats eller uppteckningstyp. Ofta grupperas uppteckningarna på det här sättet av arkivet eller av en myndighet som bundna samlingar av böcker eller testamentspaket. Tänk på naturliga grupper som något som du kan plocka upp med en hand som en bok, en mapp med dödscertifikat, ett enda testamentspaket eller en enda aktbilaga. För att lära dig mer om naturliga grupper, klicka här.

Titel på posten

Uppteckningens titel är den föredragna beskrivande titel som skaparen eller förvaltaren tilldelat den naturliga gruppen. Denna titel kan vara skriven, stämplad, präglad, maskinskriven eller klistrad på den naturliga gruppen eller på förvaringsinstitutets inventarielista.

Ange postens titel

Innan inspelningen påbörjas bör kameraoperatören rådfråga arkivarien/vårdnadshavaren om vilket värde som ska anges i fältet Record Title (DCam)/Title field (RMS).

Om arkivarien/väktarens representant inte har någon preferens kommer kameramannen att kontrollera den naturliga gruppens omslag, sedan ryggen och sedan titelsidan i den ordningen. Kameraoperatören kommer att ange inspelningstiteln exakt som den är i fältet Record Title även om inspelningstiteln innehåller en inspelningstyp, plats och/eller datumintervall.

• Om det finns flera titlar på den naturliga gruppens omslag, rygg eller titelsida väljer du en och anger den som den är i fältet Uppteckningstitel.
• I de fall där uppteckningens titel innehåller en uppteckningstyp, plats och/eller datumintervall bör dessa uppgifter också anges i deras respektive fält (se avsnitten för Datum, Ort och Uppteckningstyp).
  
  • I vissa fall kan uppteckningstypen, platsen och/eller datumintervallet i uppteckningstiteln vara felaktig. Oavsett om uppgifterna är korrekta eller inte ska de föras in som de är i fältet Uppteckningstitel. Den korrekta platsen, den korrekta uppteckningstypen och det korrekta datumintervallet ska anges i sina respektive fält enligt riktlinjerna i det här dokumentet för vart och ett av dessa fält (se avsnitten för datum, plats och uppteckningstyp).
  • Underrubriken ska finnas med i fältet Titel på uppteckningen och följa tillämplig riktlinje ovan för den naturliga gruppen.

Om det inte finns någon uppteckningstitel på omslaget, ryggen eller titelsidan använder du beskrivningen från förvaringsinstitutets inventarielista.
Om alla följande villkor är uppfyllda behåller du DCam-listtiteln:

• Arkivarien eller förvaltarens representant har ingen förtur.
• Ingen uppteckningstitel finns på den naturliga gruppen (omslag, rygg eller titelsida).
• Ingen inventarielista finns.

Anteckning om referenskoder

Volymbeteckningskoder och arkivreferensnummer ska inte tas med som en del av uppteckningens titel. Dessa koder ska anges i sina respektive fält, det vill säga i fältet Volume Designation field (DCam)/Volume field (RMS) och Archive Reference Number (Arkivreferensnummer).

Volymbeteckning

Volymbeteckningen är en kombination av bokstäver, siffror och specialtecken som används för att identifiera en naturlig grupp. Det underlättar också lagrings- och hämtningsprocedurer i ett arkiv (volym, låda, bok, låda och så vidare).

Ange volymbeteckningskoden

Ange volymbeteckningskoden i fältet Volymbeteckning. Kontrollera det naturliga gruppomslaget, sedan ryggen och sedan de inre sidorna, inklusive titelsidan, för att se om det finns en volymbeteckningskod.

• Ta inte med den naturliga gruppens datumintervall eller uppteckningstyp i fältet Volymbeteckning.
• För bundna och obundna naturliga grupper ska du inte ta med "v" eller "vol", "bk" eller "book" i fältet Volume Designation.
  
  • Exempel: 12.2.5
• Beroende på typ av uppteckning kan koden för volymbeteckningen innehålla ett lådnummer, filnummer, ärendenummer eller liknande. Ange dem på följande sätt:
  
  • Exempel
    
    • Ärendenummer = 145879
    • Filnummer = 12
    • Låda = 8
  • Inkludera endast "ärendenummer", "filnummer" eller "boxnummer" om arkivarien begär det eller när denna typ av nummer kommer efter volymnumret.
    
    • Exempel
      
      • 18, fil nr 12
      • 1-Aux, ärende nr 13853
  • Om volymbeteckningskoden innehåller en efternamnsserie eller bokstäver som representerar en efternamnsserie anger du den på följande sätt.
    
    • Exempel: 1 A–TR

Om volymbeteckningskoden inte hittas

Om den inte finns i den naturliga gruppen eller i arkivet ska ett bindestreck (-) anges i fältet Volymbeteckning.

Flera volymbeteckningskoder

Om den naturliga gruppen är en bok med index för flera volymer skriver du in koden som tilldelats boken med index. Ta inte med volymnumren för de böcker som indexboken omfattar.

• Exempel: Födelseuppteckningsindex för volym 1–5, volym 1, ange 1 i fältet Volymbeteckning.

Om den naturliga gruppen inte är en bok med index, använd koden som för närvarande används av arkivet. Rådgör vid behov med arkivarien om vilken kod som ska anges i det här fältet.

Datum

Datumet är när uppteckningen skapades eller upptecknades. Det är inte datumet då den registrerade händelsen inträffade (t.ex. händelsedatum). I vissa fall kan uppteckningsdatum och händelsedatum vara desamma. FamilySearch Datumtjänst styr alla datumfältsformat enligt dessa normer. Följande standarder listas i sekventiell ordning.

Använd datumet på omslaget

Om den naturliga gruppen har ett datum på omslaget, ryggen eller titelsidan anger du datumet så som det visas på den sidan.

Slå ihop flera på varandra följande datum på omslaget

Om den naturliga gruppen har flera datumintervall på omslaget, ryggen eller titelsidan och datumintervallen är i följd, kombinerar du dem till ett datumintervall.

Exempel
På bokomslaget står det jan 1879–mar 1880, mar 1880–jan 1883, inträde jan 1879–jan 1883

Undvik att kombinera flera datum som inte är i följd på omslaget. Om den naturliga gruppen har flera datumintervall på omslaget, ryggen eller titelsidan och datumintervallen inte är i följd, lägger du till vart och ett av dem.

Exempel
På titelsidan står det jan 1879–mar 1880, sep 1882–jan 1883, ange jan 1879–mar 1880, sep 1882–jan 1883

Använd datumet på omslaget och datumet då uppteckningen skapades (ofullständigt datum på omslaget)

Om den naturliga gruppen bara har ett datum i datumintervallet på omslaget, ryggen eller titelsidan, och det finns ett tomt utrymme där det andra datumet ska vara, kontrollera då den första eller sista posten och ange datumen i samma format som datumet på omslaget, ryggen eller titelsidan.

Exempel
På bokens omslag står det "12 jan 1854/_____". Titta på den sista uppteckningen i den naturliga gruppen och hitta datumet då uppteckningen skapades. Om datumet för skapande av uppteckningen är 16 okt 1865, ange datumet enligt följande: 12 jan 1854-16 okt 1865.

Om det inte finns något datum på omslaget använder du det datum då posten skapades (hela året eller åren)

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan kontrollerar du de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen. Om den naturliga gruppen innehåller poster från den första till den sista månaden anger du endast året/åren.

Exempel

• Den första noteringen gjordes den 6 januari 1879 och den sista noteringen gjordes den 20 december 1879.
• Den första uppteckningen upptecknades den 10 Januari 1879 och den sista uppteckningen upptecknades den 15 December 1880, ange 1879–1880.

Om det inte finns något datum på omslaget använder du det datum då uppteckningen skapades (delvis eller fullständigt år eller år)

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan, kontrollera de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen. Om den naturliga gruppen innehåller poster från delar av år eller en kombination av hela år och delar av år, ska du ta med månaderna.

Exempel

• Jan. 1879–mars 1879 (del av ett enda år)
• Mars 1879–jan. 1880 (delar av flera år)
• Jan. 1879–mars 1880 (kombination av fullständiga och ofullständiga år)
• Mars 1879–dec. 1880 (kombination av partiella och fullständiga år)

Om det inte finns något datum på omslaget använder du det datum då posten skapades (delvis enskild månad)

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan kontrollerar du de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen. Om den naturliga gruppen innehåller poster från en del av en enskild månad under ett enda år, inkludera då dagarna.

Exempel
2 januari 1879–15 januari 1879

Använd listningsdatumet när inget datum finns på omslaget och uppteckningarna är alfabetiska eller icke kronologiska

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan ska du kontrollera de tre första uppteckningarna och de tre sista uppteckningarna i den naturliga gruppen.

Om det inte finns något datum på omslaget, ryggen eller titelsidan och den naturliga gruppen är ordnad i alfabetisk eller icke-kronologisk ordning, anger du DCam-listningsdatumet. Metadatagranskare kan bekräfta att datumet matchar listningsdatumen om de har tillgång till den informationen, annars antar de att den är korrekt.

Arkivets referensnummer

Arkivreferensnumret är den unika referenskod som vårdnadshavare använder för att identifiera och spåra sina register.

Ange arkivets referensnummer

Ange den exakta koden som används av arkivet, inklusive skiljetecken.

Exempel: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Om du inte hittar referensnumret till arkivet

Om den inte hittas i den naturliga gruppen eller i arkivet, klicka på kryssrutan Inget referensnummer för arkivet som finns under textfältet.

Plats

Platsen där uppteckningen skapades. FamilySearch Orter/Platser är en databas med standardiserade platser som styr urvalslistor (vanligtvis i listrutan på FamilySearch.org). Kameraoperatörer, granskare och granskare använder databasen för att välja lämplig plats.

Anmärkning om jurisdiktionsformat: Orter formateras från den minsta nivån, till exempel ett administrativt distrikt eller en församling, till den största, som ofta är ett land.

Exempel: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galicien, Spanien

Välj den mest specifika platsen när omslaget matchar uppteckningarna

Den valda platsen ska motsvara den mest specifika platsen på lägsta nivå där uppteckningarna skapades och inte där livshändelsen inträffade.

Välj den mest korrekta platsen när omslaget inte stämmer överens med uppteckningarna

Leta efter en plats på omslaget, sedan på ryggen, sedan på titelbladet och kontrollera sedan de tre första och sista uppteckningarna. Om orten på omslaget, ryggen eller titelbladet skiljer sig från orten i uppteckningarna, anger du orten från uppteckningarna.

Välj den mest specifika platsen när uppteckningar skapades på flera platser

Om en naturlig grupp innehåller poster som skapats på flera platser, välj den lägsta gemensamma orten för att beskriva den naturliga gruppen, med andra ord, ange den överordnade jurisdiktionen som delas av alla orter.

Exempel
Den naturliga gruppen innehåller uppgifter om Pisa och Santa Luce, som är kommuner i Pisaprovinsen i regionen Toscana. I det här exemplet kan du använda Pisa-provinsen för att beskriva den naturliga gruppen. I urvalslistan skulle det se ut så här: "Pisa, Toscana, Italien."

Skapa orten när orten inte finns tillgänglig i urvalslistan

Om orten inte visas i urvalslistan söker du under ett alternativt namn. Om orten fortfarande inte hittas, skapa en provisorisk plats med dess rätta platstyp och överordnade jurisdiktioner.

Exempel
Den naturliga gruppen innehåller poster för staden Pisa men endast provinsen Pisa finns tillgänglig i urvalslistan, det vill säga "Pisa, Toscana, Italien". I det här exemplet ska den provisoriska platsen för staden "Pisa, Pisa, Toscana, Italien" skapas.

Språk

I det här avsnittet behandlas det språk som posterna är skrivna på och inte språket i programmets användargränssnitt eller språket i landet.

Välj språk

Lista endast språk som utgör skrivningen av uppteckningarna i den naturliga gruppen.

Exempel: Dokumenten skapades på tyska under nazistregimen, men arkiven flyttades senare till ett polskt arkiv, där arkivarien antecknade på polska det naturliga gruppomslaget. I det här exemplet beskriver du den naturliga gruppen med hjälp av posternas språk, det vill säga tyska.

Flera språk

När en naturlig grupp innehåller poster som är skrivna på flera språk väljer du alla språk som är tillämpliga.

Exempel: spanska, katalanska

Typ av post

Uppteckningstypen är en officiell term som styrs av databasen Controlled Vocabulary och används för att beskriva uppteckningen av en livshändelse. Varje posttyp definieras baserat på dess användning och/eller funktion.

Använd den uppteckningstyp som matchar uppteckningarna (en uppteckningstyp)

Uppteckningstypen ska stämma överens med innehållet i den naturliga gruppen. Välj den mest specifika uppteckningstyp som beskriver uppteckningarna i den naturliga gruppen. Undvik att använda paraplyuppteckningar som är för breda eller vaga, till exempel Vitala uppteckningar eller Religiösa uppteckningar.

Exempel

• På bokens omslag står det "Begravningar", skriv in "Begravningsböcker"
• På bokens omslag står det "Births", men det är delayed registration of births, så skriv in "Delayed Birth Records".

Använd de uppteckningstyper som matchar uppteckningarna (flera uppteckningstyper)

Lägg vid behov till ytterligare typer av uppteckningar som representerar uppteckningarna i den naturliga gruppen. Undvik att använda paraplyuppteckningar som är för breda eller vaga, till exempel Vitala uppteckningar eller Religiösa uppteckningar.

Exempel

• På ett bokomslag står det "Födda, vigslar och dödsfall", skriv in: "Födelseattester", "Vigselregister" och "Dödböcker".
• På ett bokomslag står det "Församlingsregister", skriv in: "Dopböcker", "Kyrkböcker", "Begravningsböcker" och "Församlingsregister".

Undvik att använda onödiga och vilseledande uppteckningstyper

Undvik att lägga till kompletterande, onödiga eller ovidkommande posttyper för att beskriva en naturlig grupp som är avsedd för en viss posttyp.

Exempel

• En bok med dödböcker som innehåller ett register i början eller slutet bör beskrivas som "Dödböcker". I det här exemplet skulle du inte ta med "Register över avelsregister" som en posttyp för att beskriva den naturliga gruppen. Använd bara "Dödböcker index" för att beskriva en naturlig grupp som bara innehåller index till dödböcker. Detsamma gäller alla uppteckningsböcker som innehåller ett index.
• En födelsebok med marginalanteckningar och/eller hänvisningar till andra livshändelser vid sidan av uppteckningen ska beskrivas som "Födelseböcker". Lägg inte till "Marginalnoteringar".

Skapare

Skaparen är den enhet som skapade eller producerade de ursprungliga uppteckningarna/dokumenten.

Formatera skaparen

Namnet på skaparen måste skrivas på samma språk som språket i posterna, inklusive diakritiska tecken. När du skriver upphovsmannens namn ska du använda språkets format för egennamn. Använd inte alternativa tecken om inte sådana tecken används i en entitets namn (t.ex. "&" jämfört med "och").

Här kommer skaparen in i bilden

Om skaparen inte är känd lämnar du fältet tomt.

När skaparen är känd, inkludera den i det angivna fältet:

• I GRMS kallas det här fältet "Record Creator/Author".
• I DCam kallas det här fältet "arkivskapare eller Författare".
• I Utforska bilder kallas det här fältet "Skapare".

För naturliga grupper av historiska dokument är skaparen den enhet som skapade den naturliga gruppen och inte prästen eller tjänstemannen som var anställd av den enhet som fysiskt skrev dokumenten.
I Infinity-systemet betraktas fältet Creator i kontexten för den sökta orten (vilket innebär att den angivna orten är den ort där posterna skapades), därför är det oftast där skaparen/författaren har sitt huvudkontor där där posterna skapades.

 Exempel

• Religiösa uppteckningar
  
  • Församlingar för ärkestiftet i Chicago
  • Församlingar i Arquidiócesis i Medellín
• Juridiska/Domstolsregister
  
  • Förvaltningsdomstolen i Jackson County
  • Notaria Pública 210
• Myndighetsregister (inklusive civila/vitala register, röstningsregister och folkräkningar)
  
  • Statlig Civilrätt
  • Folkräkningsbyrå
  • Hälsostatistik och befolkningsuppteckningar
• Militära register
  
  • Armada de España
  • Brittiska flygvapnet
• Affärsregister (inklusive begravningsbyråer och tidningar)
  
  • Phoenix Tribune
  • Krematoriosäätiö s.r
• Kyrkogårdsregister (privata, religiösa eller civila)
  
  • Cementerio de la Recoleta
  • Misiņkalna kapsāta
  • Norra kyrkogården
• Släktforskningsregister
  
  • Sammanställd av en förening
    
    • Amerikanska revolutionens döttrar
  • En kompilator
    
    • Dr Francis C. Xavier
  • Flera kompilatorer: lista alla publiceringsnamn med förnamn först, separera varje kompilator med ett kommatecken
    
    • Steven Q. Urkel, dr Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Tidskrifter (Tidskriftens titel ska anges i fältet "Titel".)
  
  • New Englands historiska släktforskningssällskap
  • 東洋堂書店
• Medicinska journaler
  
  • Landeskrankenomvänt Universitätskliniken
  • Prince of Wales sjukhus
• Utbildning/Skolregister
  
  • Université Paris Saclay
  • Gadjah Mada-universitetet
  • Edinburghs universitet
• Uppgifter om migrering
  
  • Beroende på om uppteckningarna skapades av en statlig enhet (tulllistor) eller företag (passagerarlistor), se formatet för uppteckningar eller företagsuppteckningar ovan.
• Referens material
  
  • Se formatet för statliga uppteckningar eller företagsuppteckningar ovan beroende på om arkivet/förvaringsarkivet är regerings- eller företagsägt.
• Fotografier
  
  • Se formatet för Släktforskningsuppteckningar ovan.
• Manuskript och upphovsrättsskyddade och/eller publicerade böcker
  
  • Enskild författare
    
    • Bilbo Baggins
  • Flera författare: lista alla publiceringsnamn med förnamn först, separera varje författare med ett kommatecken
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell

Fältekvivalenter mellan processprogram

När du anger data i dessa GRMS-listningsfält fylls dessa data automatiskt i motsvarande DCam-fält.