Mappar hanterar den grundläggande nivån för alla arkivposter som du arbetar med. Du skapar mappar för att samla in metadata, dvs. beskrivande information som är kopplad till varje post. Denna information omfattar titel, omslagsbeteckning, volym, datum, plats och typ av upptagning. Det första viktiga steget i att skapa en digital mapp i DCam är att organisera de poster du har i handen i en gruppstorlek som är lämplig för en digital mapp.
Tabellen nedan visar några av de sätt som arkivförvaltare kan organisera sina arkivhandlingar.
| Typer av poster | Möjliga kategorier | Exempel |
| Folkräkningar | Ort Kronologisk ordning Folkräkningstyp | Kalifornien, Orange County, 1910–1920 års folkräkning i delstaten Ohio |
| Testamenten och bouppteckningar | Alfabetisk ordning Kronologisk ordning | Cadd, James-Combs, John Wills från 1880–1940 |
| Fastighetsregister | Ort Kronologisk ordning | Wisconsin, Sauk Co. maj 1888–juli 1977 |
| Tidningar | Ort Kronologisk ordning Titel | Rock County eller Pipestone County , januari 1894–december 1935 Luverne Daily Herald |
När du får handlingar från arkivet får du "arkivenheter", dvs. de grundläggande grupper i vilka arkivet har hyllat, lagt i lådor, arkiverat eller på annat sätt placerat handlingarna. Dessa grupper kan dock vara för stora. Den gruppstorlek som du behöver arbeta med är den minsta "naturliga gruppen" du kan hitta inom arkivenheten.
En naturlig grupp är en uppsättning poster som delar grundläggande metadata. Ofta grupperas registren på detta sätt av ett statligt organ, till exempel när de är inbundna i bokvolymer eller i paket med testamentshandlingar. Även om arkivenheterna kan vara den minsta naturliga gruppen, som med böcker (oavsett hur stor boken är) när de inte är det, måste du välja den minsta naturliga gruppen inom arkivenheterna.
Tänk på den minsta naturliga gruppen som något som du kan plocka upp med en hand, till exempel en bok, en enda mapp med dödsattester eller en enda ärendeakt. Om den arkivenhet du arbetar med till exempel är en arkivlåda med testamentspaket, skapar du inte en digital mapp för hela arkivlådan med testamentspaket, utan du skapar en digital mapp för varje enskilt testamentspaket i arkivlådan. I det här fallet representerar bouppteckningspaket den minsta naturliga gruppen.
Tabellen nedan visar specifika exempel på vanliga postbehållare tillsammans med anteckningar om huruvida de ska identifieras som naturliga grupper.
| Behållare | Naturlig grupp eller arkivenhet |
| Individuella uppsatser | Om de inte tillhör en större grupp, enligt definitionen i metadata, kan de utgöra arkivenheter. Kontrollera om det finns andra dokument som enskilda dokument kan grupperas med avseende på metadata, t.ex. tidsperiod, lokalitet, dokumenttyp eller andra kriterier. En låda med brev till en guvernör kan till exempel vara en naturlig grupp av enskilda papper. |
| Bouppteckning paket | Eftersom dokumenten är grupperade på ett naturligt sätt som ett enda ärende har de många gemensamma metadataegenskaper. Eftersom de är sammanbundna och skapar en så liten grupp som möjligt, bildar de den minsta naturliga gruppen och är ett bra val att basera definitionen av en mapp på. |
| Ärendeakter | Eftersom dokumenten är grupperade på ett naturligt sätt som ett enda ärende har de sannolikt många gemensamma metadataegenskaper. Precis som skiftespaket utgör ärendefiler sannolikt den minsta naturliga gruppen och är ett bra val för att basera definitionen av en mapp. |
Manila mappar Arkiv mappar | Utgör innehållet en bra, naturlig grupp när det gäller metadata som tidsperiod, lokalitet eller registreringstyp? Bör de kombineras med andra mappar för att konsolidera fler poster? Kan de delas in i mindre naturliga grupper? |
| Arkiverade lådor | Grupperar arkivboxarna poster som naturligt hör ihop, baserat på metadata som tidsperiod, ort och posttyp? Eller används de som behållare för att samla enskilda grupper, som t.ex. arvskiftespaket eller ärendedossierer? Utgör lådorna den minsta naturliga gruppen? |
Arkivlådor Arkivskåp | Grupperar filerna i lådorna poster som naturligt hör ihop baserat på metadata som tidsperiod, plats och posttyp? Eller används lådorna som behållare för att samla in mappar som bättre skulle betraktas som den minsta naturliga gruppen? |
Album Böcker Kataloger Volymer | Varje enhet har samlats in och bundits av arkivet baserat på likheter i metadata som tidsperiod, plats eller posttyp. Eftersom de är sammanbundna och skapar en så liten grupp som möjligt, bildar de den minsta naturliga gruppen och är ett bra val att basera definitionen av en mapp på. |