Normas e Diretrizes de Metadados de Grupos Naturais

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Seções:

Propósito
Âmbito
Objetivo
Grupo Natural
Título do Registro
Designação de Volume
Datas
Número de Referência do Arquivo
Localidade
Idioma
Tipo de Registro
Criador
Equivalentes de campo entre Programas de Processo

null

Objetivo

O objetivo deste documento é informar os operadores de câmera, especialistas em metadados e funcionários da área do FamilySearch sobre os Padrões e Diretrizes de Metadados do Grupo Natural do FamilySearch.

Âmbito

Estas normas e diretrizes de metadados devem ser seguidas ao introduzir metadados no software DCam ou ao auditar metadados no RMS para qualquer grupo natural. Para efeitos legais, os únicos dados que são analisados após a captura são valores no campo Localidade, campo Data, e campo Tipo de Registro. As exceções a uma diretriz podem ser feitas antes ou depois da captura. Uma exceção deve ser aprovada antes da implementação da exceção. Se a pátria solicitar a exceção, a pátria deverá fornecer os recursos para implementar e impor essa exceção.

Objetivo

Nossa visão é usar metadados para tornar o conteúdo facilmente pesquisável, administrar o inventário e satisfazer as necessidades de relacionamento em conjunto. Esses são padrões gerais para permitir flexibilidade na forma como os países de origem descrevem os registros e para manter a consistência para fins de gerenciamento de estoque e relatórios.

Grupo Natural

Um grupo de registros que compartilham metadados básicos, como um período de tempo, localidade ou tipo de registro. Muitas vezes os registros são agrupados desta forma pelo arquivo ou por uma agência governamental como volumes vinculados de livros ou pacotes de inventário. Pense em grupos naturais como algo que você pode pegar com uma mão como um livro, uma única pasta de certidões de óbito, um único pacote de probatório, ou um único arquivo de caso. Para saber mais sobre Grupos Naturais, clique aqui.

Título de Registro

O título do registro é o título descritivo preferido atribuído ao grupo natural pelo criador ou custodiante. Este título pode ser escrito, carimbado, gravado, datilografado ou afixado no grupo natural ou na lista de inventário do depositário.

Insira o título do registro

Antes do início da captura, o operador de câmera deve consultar o arquivista/representante do custodiante sobre qual valor deve ser inserido no campo Título do Registro (DCam)/Campo Título (RMS).

Se o arquivista / representante do guardião não tiver preferência, o operador de câmera verificará a capa do grupo natural, depois a lombada e a página de título nessa ordem. O operador de câmera inserirá o título do registro exatamente como está no campo Título do Registro, mesmo que o título do registro inclua um tipo de registro, localidade e/ou intervalo de datas.

• Se vários títulos estiverem na capa, coluna ou página de título do grupo natural, escolha um e insira-o como está no campo Título do Registro.
• Nos casos em que o título do registro inclui um tipo de registro, localidade e/ou intervalo de datas, esses dados também devem ser inseridos em seus respectivos campos (consulte as seções para Datas, Localidade e Tipo de Registro).
  
  • Em alguns casos, o tipo de registro, localidade, e/ou intervalo de datas no título do registro pode ser impreciso. Independentemente da precisão, estes dados devem ser introduzidos tal como estão no campo Título do Registro. A localidade exata, o tipo de registro exato e o intervalo de datas exato devem ser inseridos em seus respectivos campos seguindo as diretrizes deste documento para cada um desses campos (consulte as seções Datas, Localidade e Tipo de Registro).
  • O subtítulo deve ser incluído no campo Título do Registro, seguindo a instrução aplicável acima para o grupo natural.

Se nenhum título de registro estiver na capa, lombada ou página de título, use a descrição da lista de inventário do custodiante.
Se todas as condições a seguir forem atendidas, mantenha o título da listagem da DCam:

• O arquivista ou representante do custodiante não tem preferência.
• Nenhum título de registro está no grupo natural (capa, coluna ou página de rosto).
• Não existe uma lista de inventário.

Nota sobre os Códigos de Referência

Os códigos de designação de volume e os Números de Referência do Arquivo não devem ser incluídos como parte do título do registro. Esses códigos devem ser inseridos em seus respectivos campos, ou seja, no campo Designação de Volume (DCam)/Campo Volume (RMS) e no campo Número de Referência do Arquivo.

Designação de volume

A designação do volume é uma combinação de letras, números, e caracteres especiais utilizados para identificar um grupo natural. Também facilita os procedimentos de armazenamento e recuperação em um repositório (volume, caixa, livro, gaveta e assim por diante).

Insira o código de designação do volume

Introduza o código de designação do volume no campo Designação do Volume. Verifique a capa natural do grupo, depois a lombada e as páginas internas, incluindo a página de título, para obter o código de designação do volume.

• Não incluir o intervalo de datas ou tipo de registro do grupo natural no campo Designação do Volume.
• Para grupos naturais vinculados e não vinculados, não inclua "v" ou "vol", "bk" ou "livro" no campo Designação de Volume.
  
  • Exemplo: 12.2.5
• Dependendo do tipo de registro, o código de designação do volume pode incluir um número de caixa, número de arquivo, número de caso, ou algo semelhante. Insira-os da seguinte maneira:
  
  • Exemplos
    
    • Número do caso = 145879
    • Número do arquivo = 12
    • Caixa = 8
  • Incluir apenas "nº do caso", "nº do arquivo" ou "número da caixa" se o arquivista solicitar ou quando esse tipo de número vier após o número do volume.
    
    • Exemplos
      
      • 18, arquivo nº 12
      • 1-Aux, caso nº 13853
  • Se o código de designação do volume incluir um intervalo de sobrenome ou letras que representem um intervalo de sobrenome, insira-o da seguinte maneira.
    
    • Exemplo: 1 A-TR

Se o Código de Designação do Volume não for encontrado

Se não for encontrado no grupo natural ou no arquivo, um único hífen (-) deve ser inserido no campo Designação do Volume.

Códigos de Designação de Múltiplos Volumes

Se o grupo natural for um livro de índices para vários volumes, introduza o código atribuído ao livro de índices. Não inclua os números de volume dos livros que o livro de índice cobre.

• Exemplo: índices de Registros de Nascimento dos volumes 1-5, volume 1, insira 1 no campo Designação do Volume.

Se o grupo natural não for um livro de índices, use o código atualmente utilizado pelo arquivo. Se necessário, consulte o arquivista sobre qual código inserir neste campo.

Datas

A data é quando o registro foi criado ou gravado. Não é a data em que o evento registrado ocorreu (ou seja, a data do evento). Em alguns casos, a data de registro e a data do evento podem ser as mesmas. Serviço de Datas do FamilySearch rege todos os formatos de campos de data de acordo com estes padrões. Os padrões a seguir estão listados em ordem sequencial.

Use a data da capa

Se o grupo natural tiver uma data na capa, lombada ou página de título, insira a data como ela aparece nessa página.

Combinar várias datas consecutivas na capa

Se o grupo natural tiver vários intervalos de datas na capa, na lombada ou na página de título e os intervalos de datas forem consecutivos, combine-os em um intervalo de datas.

Exemplo
A capa do livro afirma janeiro de 1879 a março de 1880, março de 1880 a janeiro de 1883, insira janeiro de 1879 a janeiro de 1883

Evite combinar várias datas não consecutivas na capa. Se o grupo natural tiver vários intervalos de datas na capa, coluna ou página de título e os intervalos de datas não forem consecutivos, adicione cada um deles.

Exemplo
A página de título indica janeiro de 1879 a março de 1880, setembro de 1882 a janeiro de 1883, insira janeiro de 1879 a março de 1880, setembro de 1882 a janeiro de 1883

Use a data da capa e a data de criação do registro (Data incompleta na capa)

Se o grupo natural tiver apenas uma data do intervalo de datas na capa, lombada ou página de título, e houver um espaço vazio onde a outra data deveria estar, verifique o primeiro ou o último registro e insira as datas, respectivamente, no mesmo formato que a data na capa, lombada ou página de título.

Exemplo
A capa do livro afirma: "12 de janeiro de 1854/_____". Veja o último registro no grupo natural e encontre a data da criação do registro. Se a data de criação do registro for 16 de outubro de 1865, insira a data da seguinte maneira: 12 de janeiro de 1854 a 16 de outubro de 1865.

Quando não houver data na capa, use a data de criação do registro (Ano Completo ou Anos)

Se nenhuma data estiver na capa, coluna ou página de rosto, verifique os três primeiros registros e os três últimos registros no grupo natural. Se o grupo natural inclui registros do primeiro ao último mês, insira apenas o(s) ano(s).

Exemplos

• O primeiro registro foi registrado em 6 de janeiro de 1879 e o último registro foi registrado em 20 de dezembro de 1879, entre 1879.
• O primeiro registro foi registrado em 10 de janeiro de 1879 e o último registro foi registrado em 15 de dezembro de 1880, digite 1879–1880.

Quando não houver data na capa, use a data de criação do registro (Ano ou Anos Parcial ou Completo)

Se nenhuma data estiver na capa, coluna ou página de rosto, verifique os três primeiros registros e os três últimos registros no grupo natural. Se o grupo natural incluir registros de partes de anos ou uma combinação de anos completos e anos parciais, inclua os meses.

Exemplos

• Jan 1879-Mar 1879 (parte de um único ano)
• Mar 1879-Jan 1880 (partes de vários anos)
• Jan 1879-Mar 1880 (combinação de anos completos e parciais)
• Mar 1879--Dez 1880 (combinação de anos parciais e completos)

Quando não houver data na capa, use a data de criação do registro (Mês Único Parcial)

Se nenhuma data estiver na capa, coluna ou página de rosto, verifique os três primeiros registros e os três últimos registros no grupo natural. Se o grupo natural inclui registros de parte de um único mês em um único ano, inclua os dias.

Exemplo
2 de janeiro de 1879–15 de janeiro de 1879

Use a data de listagem em que não há data na capa e os registros estão em ordem alfabética ou não cronológica

Se nenhuma data estiver na capa, coluna ou página de rosto, verifique os três primeiros registros e os três últimos registros no grupo natural.

Se nenhuma data estiver na capa, lombada ou página de título e o grupo natural estiver organizado em ordem alfabética ou não cronológica, insira a data de listagem da DCam. Os auditores de metadados podem confirmar se a data corresponde às datas de listagem se tiverem acesso a essas informações, caso contrário, presumirão que estão corretas.

Número de referência do arquivo

O Número de Referência do Arquivo é o código de referência exclusivo que os custodiantes usam para identificar e rastrear seu inventário de registros.

Insira o número de referência do arquivo morto

Digite o código exato usado pelo arquivo, incluindo pontuação.

Exemplo: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Se você não encontrar o Número de Referência do Arquivo

Se não for encontrado no grupo natural ou no arquivo, clique na caixa de seleção Sem número de referência de arquivo localizada abaixo do campo de texto.

Localidade

A localidade é o lugar onde o registro foi criado. Locais do FamilySearch é um banco de dados com localidades padrão que governam listas de seleção (normalmente visto em um formato suspenso (drop-down) no FamilySearch.org). Operadores de câmera, auditores e revisores usam o banco de dados para selecionar a localidade apropriada.

Nota sobre o formato da jurisdição: As localidades são formatadas do nível mais pequeno, como um distrito administrativo ou paróquia, até ao maior, que é frequentemente um país.

Exemplo: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galiza, Espanha

Selecione a localidade mais específica quando a capa corresponder aos registros

A localidade selecionada deve corresponder à localidade de nível mais baixo mais específica onde os registros foram criados e não onde ocorreu o evento de vida.

Selecione a localidade mais precisa quando a capa não corresponder aos registros

Procure a localidade na capa, depois na lombada, e então na página título. Depois verifique os três primeiros e últimos registros. Se a localidade na capa, lombada ou página de título for diferente da localidade nos registros, insira a localidade nos registros.

Selecione a localidade mais específica se os registros foram criados em várias localidades

Se um grupo natural inclui registros criados em várias localidades, selecione a localidade comum mais baixa para descrever o grupo natural, em outras palavras, insira a jurisdição pai compartilhada por todas as localidades.

Exemplo
O grupo natural contém registros para Pisa e Santa Luce, que são comunas na província de Pisa, na região da Toscana. Neste exemplo, utilizar a província de Pisa para descrever o grupo natural. Na lista de seleção, ficaria assim: "Pisa, Toscana, Itália".

Criar a localidade quando a localidade não estiver disponível na lista de seleção

Se a localidade não aparecer na lista de seleção, pesquise com um nome alternativo. Se a localidade ainda não for encontrada, crie um local provisório com seu tipo de local adequado e jurisdições pai.

Exemplo
O grupo natural contém registros para a cidade de Pisa, mas apenas a província de Pisa está disponível na lista de seleção, ou seja, "Pisa, Toscana, Itália". Neste exemplo, o local provisório para a cidade "Pisa, Pisa, Toscana, Itália" deve ser criado.

Idioma

Esta seção aborda o idioma em que os registros são gravados e não o idioma da interface do usuário do aplicativo, nem o idioma do país.

Selecione o idioma

Liste apenas os idiomas que constituem a escrita dos registros no grupo natural.

Exemplo: Os registros foram criados em alemão durante o regime nazista, mas os registros foram posteriormente transferidos para um arquivo polonês, onde o arquivista anotou em polonês a capa natural do grupo. Neste exemplo, descreva o grupo natural usando o idioma dos registros, ou seja, alemão.

Múltiplos Idiomas

Quando um grupo natural contém registros escritos em vários idiomas, selecione todos os idiomas aplicáveis.

Exemplo: espanhol, catalão

Tipo de Registro

O tipo de registro é um termo oficial regido pela base de dados de Vocabulário Controlado e é utilizado para descrever o registro de um evento de vida. Cada tipo de registro é definido com base em seu uso e/ou função.

Use o tipo de registro que corresponda aos registros (tipo de registro único)

O tipo de registro deve corresponder ao conteúdo do grupo natural. Selecione o tipo de registro mais específico que descreva os registros do grupo natural. Evite usar tipos de registro abrangentes que sejam muito amplos ou vagos, como Registros Vitais ou Registros Religiosos.

Exemplos

• A capa do livro diz "Sepultamentos", digite "Registros de sepultamento"
• A capa do livro diz "Nascimentos", mas os registros são registros atrasados de nascimentos, então digite "Registros de nascimento atrasados".

Use os tipos de registro que correspondem aos registros (vários tipos de registros)

Se necessário, acrescente outros tipos específicos de registros que representem com precisão os registros no grupo natural. Evite usar tipos de registro abrangentes que sejam muito amplos ou vagos, como Registros Vitais ou Registros Religiosos.

Exemplos

• A capa de um livro diz "Nascimentos, Casamentos e Óbitos", digite: "Registros de Nascimento", "Registros de Casamento" e "Registros de Óbito".
• Uma capa de livro indica "Registro Paroquial", digite: "Registros de Batismo", "Registros de Casamento Religioso", "Registros de Sepultamento" e "Registros Paroquiais".

Evite usar tipos de registros desnecessários e enganosos

Evite adicionar tipos de registro suplementares, desnecessários ou estranhos para descrever um grupo natural destinado a um tipo de registro específico.

Exemplos

• Um livro de registros de óbitos contendo um índice no início ou no final deve ser descrito como "Registros de óbito". Neste exemplo, você não incluiria "Índices de Registro de Óbito" como um tipo de registro para descrever o grupo natural. Use apenas "Índices de Registros de Óbito" para descrever um grupo natural que contém apenas índices de registros de óbito. Este mesmo conceito aplica-se a todos os livros de registro que incluem um índice.
• Um livro de registros de nascimento contendo anotações marginais e/ou referências a outros eventos da vida ao lado do registro deve ser descrito como "Registros de Nascimento". Não acrescente "Livro de Anotações Marginais".

Criador

O criador é a entidade que criou ou produziu os registros/documentos originais.

Formatar o Criador

O nome do criador deve ser digitado no mesmo idioma que o idioma dos registros, incluindo diacríticos. Ao digitar o nome do criador, use o formato de substantivo adequado do idioma. Não use caracteres alternativos, a menos que esses caracteres sejam usados no nome de uma entidade (por exemplo, "&" vs. "e").

Entre no Criador

Quando o criador não for conhecido, deixe o campo em branco.

Quando o criador for conhecido, inclua-o no campo designado:

• No GRMS, esse campo é chamado de "Record Creator/Author".
• No DCam, esse campo é chamado de "Record Creator or Author".
• Em Explorar Imagens, esse campo é chamado de "Criador".

Para grupos naturais de registros históricos, o criador é a entidade que produziu o grupo natural e não o clérigo ou escrivão empregado pela entidade que escreveu fisicamente os documentos.
No sistema Infinity, o campo Criador é considerado no contexto da localidade pesquisada (sendo que a localidade inserida é a localidade onde os registros foram criados), portanto, onde os registros foram criados é na maioria das vezes onde o criador/autor está sediado.

 Exemplos

• Registros Religiosos
  
  • Paróquias da Arquidiocese de Chicago
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
• Registros Legais / Judiciais
  
  • Tribunal de Inventários do Condado de Jackson
  • Cartório Notarial 210
• Registros Governamentais (incluindo registros civis/vitais, registros de votação e censos)
  
  • Stato civile
  • Censo
  • Estatísticas de Saúde e Registros Vitais
• Registros Militares
  
  • Armada de España
  • Força Aérea Britânica
• Registros Comerciais (incluindo funerárias e jornais)
  
  • Phoenix Tribune
  • Krematoriosäätiö s.r
• Registros de Cemitérios (privados, religiosos ou civis)
  
  • Cementerio de la Recoleta
  • Misiokuna kapsēta
  • Cemitério Norte
• Registros de Genealogia
  
  • Compilado por uma sociedade
    
    • Filhas da Revolução Americana
  • Compilador único
    
    • Dr. Francis C. Xavier
  • Vários compiladores: liste todos os nomes de publicação com os nomes fornecidos primeiro, separando cada compilador com uma vírgula
    
    • Steven Q. Urkel, Dr. Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Periódicos (O título do periódico deve ser inserido no campo "Título".)
  
  • New England Historic Genealogical Society
  • 東洋堂書店
• Registros Médicos
  
  • Landeskrankenkenken Universitätskliniken
  • Hospital Príncipe do País de Gales
• Registros Educacionais/Escolares
  
  • Universidade Paris Saclay
  • Universidade Gadjah Mada
  • Universidade de Edimburgo
• Registros de Migração
  
  • Dependendo se os registros foram criados por uma entidade do governo (listas alfandegárias) ou corporação (listas de passageiros), veja o formato para Registros do Governo ou Registros comerciais acima.
• Materiais de Referência
  
  • Dependendo se o arquivo/repositório é de propriedade do governo ou da empresa, veja o formato para Registros governamentais ou Registros comerciais acima.
• Fotografias
  
  • Ver o formato de Registros Genealógicos acima.
• Manuscritos e livros protegidos por direitos autorais e/ou publicados
  
  • Autor único
    
    • Bilbo Baggins
  • Vários autores: liste todos os nomes de publicação com nomes próprios primeiro, separando cada autor com uma vírgula
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell

Equivalentes de campo entre programas de processo

Quando você insere dados nesses campos de listagem do GRMS, esses dados são preenchidos automaticamente nos campos DCam correspondentes.