As pastas gerenciam o nível básico de todos os registros de arquivamento com os quais você trabalha. Você cria pastas para capturar os metadados, que são informações descritivas associadas a cada registro. Essas informações incluem Título de Registro, Tag de Capa, Volume, Datas, Localidade e Tipo de Registro. O primeiro passo importante na criação de uma pasta digital no DCam é organizar os registros que você tem em mãos em um tamanho de grupo apropriado para uma pasta digital.
A tabela abaixo mostra algumas das maneiras pelas quais os custodiantes de registros podem organizar seus registros.
| Tipos de Registro | Categorias Possíveis | Exemplos |
| Registros do Censo | Localidade Ordem Cronológica Tipo de Censo | Califórnia, Condado de Orange 1910–1920 Censo do Estado de Ohio |
| Testamentos e Registros de Inventário | Ordem alfabética Ordem cronológica | Cadd, James-Combs, John Wills de 1880 a 1940 |
| Registros de Terras | Localidade Ordem cronológica | Wisconsin, Sauk Co. Maio de 1888 a julho de 1977 |
| Jornais | Localidade Ordem cronológica Título | Condado de Rock ou Condado de Pipestone Janeiro de 1894–dezembro de 1935 Luverne Daily Herald |
Quando você recebe registros do arquivo, você recebe "unidades de arquivamento". Estes são os grupos básicos em que o arquivo foi arquivado, encaixotado, depositado, ou seja, contém os registros. Esses grupos, no entanto, podem ser muito grandes. O tamanho do grupo com o qual você precisa trabalhar é o menor "grupo natural" que você pode encontrar na unidade de arquivamento.
Um grupo natural é um conjunto de registros que compartilham metadados básicos. Muitas vezes os registros são agrupados dessa forma por uma agência governamental, como quando eles estão vinculados em volumes de livros ou pacotes de inventário. Embora as unidades de arquivamento possam ser o menor grupo natural, como acontece com os livros (não importa o tamanho do livro), quando não são, você precisa selecionar o menor grupo natural dentro das unidades de arquivo.
Pense no menor grupo natural como algo que você pode pegar com uma mão, como um livro, uma única pasta de certidões de óbito ou um único arquivo de caso. Por exemplo, se a unidade de arquivo com a qual você está trabalhando for uma caixa de arquivo contendo pacotes de inventário, você não criará uma pasta digital para toda a caixa de arquivos de pacotes de inventário; você criará uma pasta digital para cada pacote de inventário individual dentro da caixa de arquivos. Nesse caso, os pacotes de inventário representam o menor grupo natural.
A tabela abaixo mostra exemplos específicos de contêineres de registros comuns, juntamente com notas sobre se eles devem ser identificados como grupos naturais.
| Recipiente | Grupo Natural ou Unidade Arquivística |
| Artigos individuais | Se eles não pertencem a um grupo maior, como definido por metadados, eles podem constituir unidades de arquivamento. Verifique outros artigos com os quais os documentos individuais podem ser agrupados em termos de metadados, como período de tempo, localidade, tipo de registro ou outros critérios. Por exemplo, uma caixa de cartas para um governador pode ser um grupo natural de papéis individuais. |
| Pacotes de inventário | Como os documentos são agrupados naturalmente como um único caso, eles compartilham muitas características de metadados. Como eles são unidos e criam um grupo tão pequeno quanto possível, eles formam o menor grupo natural e são uma boa escolha para basear a definição de uma pasta. |
| Arquivos do caso | Como os documentos são agrupados naturalmente como um único caso, eles provavelmente compartilham muitas características de metadados. Como os pacotes de inventário, os arquivos de caso provavelmente formam o menor grupo natural e são uma boa opção para basear a definição de uma pasta. |
Pastas de Manila Pastas de arquivo | O conteúdo constitui um bom grupo natural em termos de metadados, como período de tempo, localidade ou tipo de registro? Eles devem ser combinados com outras pastas para consolidar mais registros? Elas podem ser divididas em grupos naturais menores? |
| Caixas de arquivo | As caixas de arquivo agrupam registros que naturalmente funcionam em conjunto, com base em metadados como período de tempo, localidade e tipo de registro? Ou são usadas como caixas para reunir grupos individuais, como pacotes de inventário ou arquivos de casos? As caixas formam o menor grupo natural? |
Gavetas de arquivo Armários de arquivo | As gavetas de arquivos estão agrupando registros que naturalmente permanecem juntos com base em metadados como período de tempo, localidade e tipo de registro? Ou as gavetas são usadas como receptáculos para reunir pastas de arquivos que seriam melhor consideradas o menor grupo natural? |
Álbuns Livros Catálogos Volumes | Cada unidade foi recolhida e vinculada pelo arquivo com base em semelhanças de metadados, como período de tempo, localidade ou tipo de registro. Como eles são unidos e criam um grupo tão pequeno quanto possível, eles formam o menor grupo natural e são uma boa escolha para basear a definição de uma pasta. |