Podręcznik użytkownika DCam — Dodatek A — Standardy i wytyczne dotyczące metadanych grupy naturalnej

07 września 2023

Sekcje:

CEL
ZAKRES
GOL
GRUPA NATURALNA
TYTUŁ ZAPISU
OZNACZENIE TOMU
DATY
NUMER REFERENCYJNY ARCHIWUM
LOKALNOŚĆ
JĘZYK
RODZAJ ZAPISU
TWÓRCA

null

CEL

Celem tego dokumentu jest poinformowanie operatorów aparatów, specjalistów od metadanych i pracowników obszaru FamilySearch o zaktualizowanych standardach i wytycznych metadanych Grupy Naturalnej FamilySearch.

ZAKRES

Tych standardów i wytycznych dotyczących metadanych należy przestrzegać podczas wprowadzania metadanych do oprogramowania DCam lub podczas audytu metadanych w RMS dla wszelkiej grupy naturalnej. Dla celów prawnych jedynymi danymi, które są przeglądane po przechwytywaniu, są wartości w polu Lokalizacja, Data i Rodzaj zapisu. Wyjątki od wytycznych można sporządzić przed lub po schwytaniu. Wyjątek musi być zatwierdzony przed wprowadzeniem. Jeśli ojczyzna wnioskuje o wyjątek, musi zapewnić środki na wdrożenie i wykonanie tego wyjątku.

Gol

Naszą wizją jest użycie metadanych, aby łatwo było przeszukiwać treść, zarządzać inwentarzem i zaspokajać potrzeby związane ze współpracą. Są to ogólne normy, które umożliwiają elastyczność w sposobie, w jaki ojczyzna opisuje zapisy i utrzymuje spójność w celu zarządzania inwentarzem i składania sprawozdań.

GRUPA NATURALNA

Grupa zapisów, które mają wspólne podstawowe metadane, takie jak okres czasu, miejscowość lub typ zapisu. Często zapisy są pogrupowane w ten sposób przez archiwum lub przez rządową agencję jako powiązane tomy ksiąg lub pakiety testamentowe. Pomyślcie o naturalnych grupach jako o czymś, co możecie zabrać za pomocą jednej ręki, np. książkę, akt zgonu, świadectwa autentyczności testamentu lub jednego pliku.

Aby dowiedzieć się więcej o Naturalnych Grupach, kliknij tutaj.

TYTUŁ ZAPISU

Tytuł rekordu to preferowany tytuł opisowy nadany grupie naturalnej przez twórcę lub kustosza. Tytuł ten może być napisany, ostemplowany, wytłoczony, wpisany na maszynie lub naklejony na grupę naturalną lub na liście inwentarzowej opiekuna.

Wpisywanie tytułu zapisu

Przed rozpoczęciem przechwytywania operator aparatu powinien skonsultować się z przedstawicielem archiwum/kustosza w kwestii tego, jaką wartość należy wpisać w pole Tytuł zapisu (DCam)/Pole tytułowe (RMS).

Jeśli przedstawiciel archiwum/kustosz nie posiada preferencji, wtedy operator aparatu powinien sprawdzić naturalną okładkę grupy, a następnie grzbiet, a następnie stronę tytułową dokładnie w takiej kolejności. Operator aparatu wprowadzi tytuł zapisu dokładnie taki, jaki jest w polu Tytuł zapisu, nawet jeśli tytuł zapisu zawiera rodzaj zapisu, lokalizację i/lub zakres dat.

  • Jeśli na naturalnej stronie okładki, grzbiecie lub stronie tytułowej znajduje się wiele tytułów, wybierz jeden i wpisz go w polu Tytuł zapisu.
  • W przypadkach, gdy tytuł zapisu zawiera rodzaj zapisu, lokalizację i/lub zakres dat, dane te należy również wpisywać w odpowiednich polach (Zob. części dotyczące DAT, LOKALIZACJI i RODZAJU ZAPISU).
    • W niektórych przypadkach rodzaj zapisu, lokalizacja i/lub zakres dat w tytule zapisu może być niepoprawny. Niezależnie od poprawności, dane te należy wprowadzić w polu Tytuł zapisu. Dokładną lokalizację, dokładny typ rekordu i dokładny zakres dat należy wprowadzić w odpowiednich polach zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym dokumencie dla każdego z tych pól (zob. sekcje dotyczące DATY, MIEJSCOWOŚCI i TYPU ZAPISU).
    • Podtytuł powinien znajdować się w polu Tytuł zapisu, zgodnie z odpowiednimi wytycznymi dla naturalnej grupy.

Jeśli na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej nie znaleziono tytułu zapisu, użyj opisu z listy inwentarza kustosza.

Zachowaj tytuł listy DCam, jeśli spełnione są następujące warunki:

  1. przedstawiciel archiwum/kustosza nie ma preferencji i
  2. nie znaleziono tytułu zapisu na naturalnej grupie (okładka, grzbiet lub strona tytułowa) i
  3. nie ma listy inwentarza

Uwaga dotycząca kodów referencyjnych

Kody oznaczenia tomu i numery referencyjne archiwum nie powinny być ujęte jako część tytułu zapisu. Te kody należy wpisywać w odpowiednich polach, to jest w polu Oznaczenie tomu (DCam)/Tom (RMS) i w polu Numer referencyjny archiwum.

OZNACZENIE TOMU

Oznaczenie tomu jest kombinacją liter, cyfr i znaków specjalnych używanych do określenia naturalnej grupy. Ułatwia również przechowywanie i procedury wyszukiwania w archiwum (tom, ramka, książka, szuflada itd.).

Wprowadzenie kodu oznaczenia tomu

Wprowadź kod oznaczenia tomu w polu Oznaczenie Tomu. Sprawdź okładkę naturalnej grupy, następnie grzbiet, a następnie strony wewnętrzne, łącznie ze stroną tytułową, pod kątem kodu oznaczenia tomu.

  • Nie podawaj zakresu dat grupy naturalnej ani typu zapisu w polu Oznaczenie Tomu.
  • W przypadku oprawionych i nieoprawionych grup naturalnych w polu Oznaczenie Tomu nie należy umieszczać "v" lub "vol", "bk" lub "book".
    • Przykład: 12.2.5
  • W zależności od rodzaju zapisu, kod oznaczenia tomu może zawierać numer pola, numer pliku, numer sprawy lub tym podobne. Wpisz je w następujący sposób:
    • Przykłady
      • Numer sprawy = 145879
      • Numer pliku = 12
      • Pole = 8
    • Podaj tylko „nr sprawy”, „nr akt” lub „nr skrzynki" na życzenie archiwisty lub gdy ten typ numeru występuje po numerze tomu.
      • Przykłady
        • 18, plik nr 12
        • 1-Aux, sprawa nr 13853
    • Jeśli kod oznaczenia tomu zawiera zakres nazwisk lub litery reprezentujące zakres nazwisk, wpisz go w następujący sposób.
      • Przykład: 1 A–TR

Jeśli nie znaleziono kodu oznaczenia tomu

Jeśli nie zostanie znaleziony w grupie naturalnej lub w archiwum, w polu Oznaczenie Tomu należy wprowadzić pojedynczy łącznik (-)

Wiele kodów oznaczeń tomów

Jeśli naturalna grupa to księga indeksów dla wielu tomów, wpisz kod przypisany do księgi indeksów. Nie podawaj numerów tomów książek objętych indeksem.

  • Przykład: Indeks metryk urodzenia tomów 1-5, tom 1, w polu Oznaczenie tomu wpisz 1.

Jeśli naturalna grupa nie jest księgą indeksów, użyj kodu obecnie używanego przez archiwum. W razie potrzeby skonsultuj z archiwistą, jaki kod wpisać w to pole.

DATY

Data określa, kiedy zapis został utworzony lub zapisany. Nie jest to data, kiedy nastąpiło odnotowane wydarzenie (tj. data wydarzenia). W niektórych przypadkach data zapisu i data wydarzenia mogą być takie same. Usługa FamilySearch Data zarządza wszystkimi formatami pól daty zgodnie z tymi normami. Poniższe normy są wymienione w kolejności sekwencyjnej.

Użyj daty z okładki

Jeśli naturalna grupa ma datę na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej, wprowadź datę, która pojawia się na tej stronie.

Połącz kilka następujących po sobie dat na okładce

Jeśli naturalna grupa ma wiele zakresów dat na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej, a zakres dat jest następujący po sobie, połącz je w jeden zakres dat.

Przykład

! Okładka książki podaje: styczeń 1879– marzec 1880, marzec 1880 – styczeń 1883, wprowadź styczeń 1879– styczeń 1883

Unikaj łączenia kilku następujących po sobie dat na okładce

Jeśli naturalna grupa ma wiele zakresów dat na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej, a zakres dat nie jest następujący po sobie, dodaj każdy z nich.

Przykład

! Strona tytułowa podaje: styczeń 1879– marzec 1880, wrzesień 1882 – styczeń 1883, wprowadź styczeń 1879 – marzec 1880, wrzesień 1882 – styczeń 1883

Użyj daty na okładce i daty utworzenia zapisu (Data uzupełnienia na okładce)

Jeśli naturalna grupa ma tylko jedną datę z zakresu dat na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej, i jest puste miejsce, gdzie powinna znajdować się druga data, sprawdź pierwszy lub ostatni zapis i wpisz daty odpowiednio w takim samym formacie, jak data na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej.

Przykład

Na okładce książki czytamy: "12 Stycznia 1854/____". Spójrz na ostatni zapis w naturalnej grupie i odszukaj datę utworzenia zapisu. Jeśli data utworzenia rejestru to 16 października 1865 r., wpisz datę w następujący sposób: 12 stycznia 1854–16 października 1865 r.

Jeśli na okładce nie ma daty, użyj daty utworzenia zapisu (Wypełnij rok/lata)

Jeśli na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej nie ma daty, sprawdź trzy pierwsze zapisy i trzy ostatnie zapisy w naturalnej grupie.

Jeśli naturalna grupa zawiera zapisy od pierwszego do ostatniego miesiąca, wprowadź jedynie rok/lata.

Przykłady

! Pierwszy zapis został zapisany 6 stycznia 1879 r., a ostatni zapis został zapisany 20 grudnia 1879 r., wprowadź 1879

. Pierwszy zapis został zapisany 10 stycznia 1879 r., a ostatni zapis został zapisany 15 grudnia 1880 r., wprowadź 1879–1880.

Jeśli data na okładce nie została podana, użyj daty utworzenia zapisu (Częściowy rok/lata)

Jeśli na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej nie ma daty, sprawdź trzy pierwsze zapisy i trzy ostatnie zapisy w naturalnej grupie.

Jeśli naturalna grupa zawiera zapisy z części roku/lat lub kombinację całego roku/lat i częściowego roku/lat, wówczas uwzględnij te miesiące.

Przykłady

  • Styczeń 1879 r. – marzec 1879 r. (część jednego roku)
  • Marzec 1879 – styczeń 1880 (część kilku lat)
  • Styczeń 1879 r. – marzec 1880 r. (kombinacja kompletnych i częściowych lat)
  • marzec 1879 r. – grudzień 1880 r. (kombinacja częściowych i kompletnych lat)

Jeśli data na okładce nie została podana, użyj daty utworzenia zapisu (część jednego miesiąca)

Jeśli na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej nie ma daty, sprawdź trzy pierwsze zapisy i trzy ostatnie zapisy w naturalnej grupie.

Jeśli naturalna grupa zawiera zapisy z części jednego miesiąca w ciągu jednego roku, podaj dni.

Przykład

2 stycznia 1879–15 stycznia 1879 r.

Użyj daty listy, gdy data nie znajduje się na okładce, a zapisy są alfabetyczne lub niechronologiczne

Jeśli na okładce, grzbiecie lub stronie tytułowej nie ma daty, sprawdź trzy pierwsze zapisy i trzy ostatnie zapisy w naturalnej grupie.

Jeśli na okładce, spinie lub stronie tytułowej nie ma daty, a naturalna grupa jest zorganizowana alfabetycznie lub nie chronologicznie, wtedy operatorzy aparatów wprowadzą datę na liście DCam. Audytorzy metadanych mogą potwierdzić, że data jest zgodna z datami list, jeśli mają dostęp do tych informacji, w przeciwnym razie powinni założyć, że jest poprawna.

NUMER REFERENCYJNY ARCHIWUM

Numer referencyjny archiwum to unikalny kod referencyjny, którego używają kustosze, aby zidentyfikować i śledzić inwentarz ich zapisów.

Wpisanie numeru referencyjnego archiwum

Wprowadź dokładny kod użyty przez archiwum, łącznie z interpunkcją.

  • Przykład: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Jeśli nie znaleziono numeru referencyjnego archiwum

Jeśli nie znaleziono ich w naturalnej grupie lub w archiwum, kliknij pole wyboru Brak numeru referencyjnego archiwum, które znajduje się pod polem tekstowym.

LOKALIZACJA

Lokalizacja to miejsce, w którym został utworzony zapis. Miejsca FamilySearch to baza danych zawierająca standardowe lokalizacje, które zarządzają listami wyboru (zazwyczaj widoczną w rozwijanym formacie na FamilySearch.org). Operatory aparatów, audytorzy i osoby opiniujące korzystają z bazy danych, aby wybrać właściwą lokalizację.

Uwaga dotycząca formatu jurysdykcji: Lokalizacje są formatowane od najmniejszego poziomu, np. dystryktu administracyjnego lub parafii, do największego, który często jest krajem.

Przykład: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galicia, Hiszpania

Wybierz najbardziej konkretną lokalizację, gdy okładka pasuje do zapisów

Wybrana lokalizacja powinna odpowiadać najbardziej konkretnej lokalizacji najniższego poziomu, w której zostały one utworzone, a nie miejsca, w którym miało miejsce wydarzenie życiowe.

Wybierz najbardziej dokładną lokalizację, gdy okładka nie pasuje do zapisów

Poszukaj lokalizacji na okładce, następnie grzbiecie, następnie stronie tytułowej, a następnie sprawdź trzy pierwsze zapisy. Jeśli lokalizacja na okładce, grzbietie lub stronie tytułowej różni się od lokalizacji w zapisach, wprowadź lokalizację z zapisów.

Wybierz najbardziej konkretną lokalizację, gdy zapisy zostały utworzone w wielu lokalizacjach

Jeśli naturalna grupa zawiera zapisy utworzone w wielu lokalizacjach, wybierz najniższą wspólną lokalizację, aby opisać naturalną grupę, innymi słowy, wprowadź jurysdykcję nadrzędną współdzieloną przez wszystkie lokalizacje.

Przykład

  • Naturalna grupa zawiera zapisy dotyczące Piza i Santa Luce, które są gminami w prowincji Piza w regionie Toskanii. W tym przykładzie użyj prowincji Piza, aby opisać naturalną grupę. Na liście selekcyjnej wyglądałoby to tak: "Piza, Toskania, Włochy".

 

Utwórz lokalizację, gdy lokalizacja nie jest dostępna na liście wyboru

Jeśli lokalizacja nie pojawia się na liście wyboru, wyszukaj pod alternatywną nazwą. Jeśli nadal nie znaleziono lokalizacji, utwórz tymczasową nazwę miejsca z właściwym rodzajem miejsca i jurysdykcjami.

Przykład

! Naturalna grupa zawiera zapisy dla miasta Piza, ale jedynie prowincja Piza jest dostępna na liście wyboru: "Piza, Toskania, Włochy". W tym przykładzie należy utworzyć tymczasową nazwę miasta "Piza, Piza, Toskania, Włochy".

JĘZYK

Ta część dotyczy języka, w którym zapisy są spisane, a nie języka interfejsu użytkownika aplikacji ani języka kraju.

Wybór języka

Wypisz jedynie języki, które stanowią zapisy w naturalnej grupie.

  • Przykład: Zapisy te zostały spisane w języku niemieckim w czasach nazizmu, ale zapisy zostały później przeniesione do polskiego archiwum, w którym archiwista w języku polskim przypisywał naturalną okładkę grupy. W tym przykładzie opisz grupę naturalną, używając języka zapisów, to jest niemieckiego.

Wiele języków

Kiedy naturalna grupa zawiera zapisy zapisane w wielu językach, wybierz wszystkie języki, które mają zastosowanie.

  • Przykład: hiszpański, kataloński

RODZAJ ZAPISU

Rodzaj zapisu jest oficjalnym określeniem zarządzanym przez bazę danych słownictwa kontrolowanego i jest używany do opisania rejestracji wydarzenia z życia. Każdy rodzaj zapisu jest zdefiniowany w oparciu o jego użycie i/lub funkcję.

Użyj rodzaju zapisu, który pasuje do zapisów (rodzaj pojedynczego zapisu)

Rodzaj zapisu powinien pasować do zawartości naturalnej grupy. Wybierz najbardziej konkretny rodzaj zapisu, który opisuje zapisy w naturalnej grupie. Unikaj używania nieprecyzyjnych rodzajów zapisów, które są zbyt ogólne lub mgliste, takie jak zapisy metrykalne lub zapisy religijne.

Przykłady

! Na okładce książki napisano: "Pochówki", wpisz "Zapisy pochówku"

. Okładka książki zawiera informacje "Narodziny", ale zapisy są opóźnione w rejestracji narodzin, więc wpisz "Opóźnione narodziny".

Użyj rodzajów zapisów, które pasują do zapisów (kilka rodzajów zapisów)

Jeśli to konieczne, dodaj dodatkowe rodzaje zapisów, które właściwie reprezentują zapisy w naturalnej grupie. Unikaj używania nieprecyzyjnych rodzajów zapisów, które są zbyt ogólne lub mgliste, takie jak zapisy metrykalne lub zapisy religijne.

Przykłady

! Okładka książki zawiera tytuł "Urodzenia, małżeństwa i zgony", wprowadź:

o "Akta urodzeń",

o "Akta małżeństwa" i

o "Akta zgonu"

. Okładka książki zawiera hasło "Rejestr parafialny", wprowadź:

o "Rejestry chrztu",

o "Rejestry małżeństw religijnych",

o "Zapisy pochówku" i

o "Rejestry parafii".

Unikaj używania niepotrzebnych i wprowadzających w błąd rodzajów zapisów

Unikaj dodawania dodatkowych, niepotrzebnych lub zbędnych rodzajów zapisów, aby opisać naturalną grupę przeznaczoną dla konkretnego rodzaju zapisu.

Przykład

! Księga zgonów zawierająca indeks na początku lub na końcu powinna być opisana jako "Akta zgonu". W tym przykładzie nie powinieneś określać "Indeksów zgonów" jako rodzaju zapisu, aby opisać naturalną grupę. Używaj jedynie "Indeksów zgonów", aby opisać naturalną grupę, która zawiera jedynie indeksy do aktów zgonu. Ta sama zasada odnosi się do wszystkich książek z zapisami, które zawierają indeks.

Księga aktów urodzeń zawierająca notatki i/lub odnośniki do innych wydarzeń z życia wraz z tym zapisem powinna być opisana jako "Akta urodzeń". Nie dodawaj "Księgi notatki marginesowej".

Twórca

Twórca to jednostka, która jest autorem lub przygotowała oryginalne zapisy/dokumenty.

Formatowanie Twórcy

Imię i nazwisko stworzyciela musi być wpisane w tym samym języku co język zapisów, łącznie z literami diakrytycznymi. Wpisując imię i nazwisko twórcy, użyj odpowiedniego formatu rzeczownika w języku. Nie używaj alternatywnych znaków, chyba że są używane w nazwie jednostki (np. "&" czy "i").

Wprowadzenie do Twórcy

Jeśli twórca nie jest znany, pozostaw pole puste.

Gdy twórca jest znany, uwzględnij go w wyznaczonym polu:

  1. W GRMS to pole nazywa się "Twórca zapisu/autor".
  2. W DCam to pole nazywa się "Twórca zapisu lub autor".
  3. W części Przeglądaj zdjęcia to pole nazywa się "Twórca".

Dla naturalnych grup zapisów historycznych twórca to jednostka, która stworzyła naturalną grupę, a nie duchowny lub pisarz zatrudniony przez jednostkę, która fizycznie spisywała dokumenty.
W systemie Infinity pole Twórcy jest brane pod uwagę w kontekście wyszukiwanej lokalizacji (oznacza to, że wprowadzona lokalizacja to lokalizacja, w której utworzono zapisy), dlatego miejsce, w którym zapisy zostały utworzone, najczęściej znajduje się w miejscu, w którym twórca/autor ma swoją siedzibę.

Przykłady:

  • Zapisy religijne
    • Parafie Achridiecezji Chicago
    • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
  • Akta prawne/sądowe
    • Sąd spadkowy w hrabstwie Jackson
    • Notaria Pública 210
  • Rejestry rządowe (łącznie z aktami stanu cywilnego/metrykalne, dokumentami do głosowania i spisami powszechnymi)
    • Stato civile
    • Biuro spisu powszechnego
    • Statystyki zdrowotne i zapisy metrykalne
  • Rejestry wojskowe
    • Armada de España
    • Brytyjskie Siły Powietrzne
  • Zapisy firmowe (w tym domy pogrzebowe i gazety)
    • Phoenix Tribune
    • Krematoriosäätiö s.r
  • Zapisy na cmentarzu (prywatne, religijne lub cywilne)
    • Cementerio de la Recoleta
    • Misiņkalna kaps ta
    • Cmentarz Północny
  • Zapisy genealogiczne
    • Opracowana przez społeczeństwo
      • Córki rewolucji amerykańskiej
    • Pojedynczy kompilator
      • Dr Francis C. Javier
    • Wiele kompilatorów: wypisz wszystkie imiona i nazwiska z imionami i nazwiskami, oddzielając kompilatorów przecinkiem
      • Steven Q. Urkel, dr Francis C. Kelvin, Bilba Labingi
  • Periodyki (Tytuł periodykupowinien być wpisany w polu "Tytuł").
    • Historyczne Towarzystwo Genealogiczne w Nowej Anglii
    • 東洋堂書店
  • Dokumentacja medyczna
    • Landeskrankentten Universitätskliniken
    • Szpital Prince of Wales
  • Dokumenty dotyczące wykształcenia/szkoły
    • Universite Paris Saclay
    • Uniwersytet Gadjah na Mada
    • Uniwersytet w Przenaju
  • Rejestry migracji
    • W zależności od tego, czy rejestry zostały utworzone przez jednostkę państwową (listy celne) lub firmę (listy pasażerów), zobacz format rejestrów rządowych lub rejestrów firmowych powyżej.
  • Materiały do porównania
    • W zależności od tego, czy archiwum/skład jest własnością rządową czy firmową, zobacz powyższy format dokumentów rządowych lub firmowych.
  • Zdjęcia
    • Zobacz format zapisów genealogii powyżej.
  • Rękopisy i prawa autorskie i/lub opublikowane książki
    • Jeden autor
      • Bilbo Baggins
    • Wielu autorów: najpierw wypisz wszystkie imiona i nazwiska wydawnicze, oddzielając każdego autora przecinkiem
      • Saulo Arulitrówa, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell