folderów grupy zarządza podstawowym poziomem wszystkich zapisów archiwalnych, z którymi pracujesz. Tworzysz foldery, aby zapisywać metadane, które są opisowymi informacjami powiązanymi z każdym zapisem. Informacje te obejmują tytuł zapisu, etykietę okładki, tom, daty, lokalizację i rodzaj zapisu. Pierwszym ważnym krokiem w tworzeniu cyfrowego folderu w DCam jest zorganizowanie zapisów, które masz w ręku, w rozmiar grupy, który jest odpowiedni dla folderu cyfrowego.
Poniższa tabela pokazuje niektóre ze sposobów organizowania zapisów przez kustoszów dokumentów.
| Rodzaje zapisów | Potencjalne kategorie | Przykłady |
| Spisy powszechne | Rodzaj spisu spisu miejsc w porządku chronologicznym | Spis powszechny stanu Ohio z roku 1910–1920 w Stanie Kalifornia |
| Testamenty i zapisy testamentowe | Porządek alfabetyczny w porządku chronologicznym | Kadd, James-Combs, John Wills, 1880–1940 |
| Rejestry gruntów | Kolejność lokalizacji w porządku chronologicznym | Madison, Sauk Co. Maj 1888 – lipiec 1977 |
| Gazety | Nazwa porządku miejsc w porządku chronologicznym | Rock County or Pipestone County Styczeń 1894 – grudzień 1935 Luverne Daily Herald |
Kiedy otrzymujesz zapisy z archiwum, otrzymujesz "jednostki archiwalne". Są to podstawowe grupy, w których archiwum odłożyło, schowało, złożyło lub w inny sposób zawierało te zapisy. Te grupy mogą być jednak zbyt duże. Rozmiar grupy, z którym musisz pracować, to najmniejsza "naturalna grupa", którą możesz znaleźć w jednostce archiwaalizalizackiej.
Naturalna grupa to zbiór zapisów, które mają podstawowe metadane. Często zapisy są pogrupowane w ten sposób przez rządową agencję, tak jak wtedy, gdy są związane tomami ksiąg lub pakietami spadkowymi. Choć jednostki archiwalne mogą być najmniejszą naturalną grupą, tak jak w przypadku ksiąg (niezależnie od tego, jak duża jest księga), jeśli nie, musisz wybrać najmniejszą naturalną grupę w jednostkach archiwalnych.
Pomyślcie o najmniejszej naturalnej grupie jako o czymś, co możecie odebrać jedną ręką, na przykład książkę, jeden folder aktu zgonu lub pojedynczy plik. Na przykład: jeśli jednostka archiwalna, z którą pracujesz, jest polem zawierającym pakiety spadkowe, nie będziesz tworzyć folderu cyfrowego dla całego pola plików z pakietami spadkowymi; utworzysz folder cyfrowy dla każdego pakietu testamentowego w oknie pliku. W tym przypadku pakiety spadkowe reprezentują najmniejszą naturalną grupę.
Poniższa tabela zawiera konkretne przykłady typowych pojemników na zapisy wraz z uwagami dotyczącymi tego, czy należy je rozpoznać jako naturalne grupy.
| Kontenera | Naturalna grupa lub jednostka archiwalna |
| Osobiste kartki | Jeśli nie należą do większej grupy, według definicji metadanych, mogą one stanowić jednostki archiwalne. Sprawdź, czy poszczególne dokumenty mogą być pogrupowane w kategoriach metadanych, takich jak okres, lokalizacja, rodzaj zapisu lub inne kryteria. Na przykład, pole z listami do namiestnika może być naturalną grupą pojedynczych kartek. |
| Pakiety testamentowe | Ponieważ dokumenty są w naturalny sposób pogrupowane jako jeden przypadek, mają wiele cech metadanych. Ponieważ są ze sobą związani i tworzą tak małą grupę, jak to możliwe, tworzą najmniejszą naturalną grupę i są dobrym wyborem, na której można oprzeć definicję folderu. |
| Akta sprawy | Ponieważ dokumenty są w naturalny sposób pogrupowane jako pojedynczy przypadek, prawdopodobnie mają wiele cech metadanych. Podobnie jak pakiety testamentowe, pliki sprawy najprawdopodobniej stanowią najmniejszą naturalną grupę i stanowią dobry wybór, na którym można oprzeć definicję folderu. |
| Foldery Manila z plikami | Czy spis treści stanowi dobrą, naturalną grupę pod względem metadanych, takich jak okres, lokalizacja czy rodzaj zapisu? Czy należy połączyć je z innymi folderami, aby scalić więcej zapisów? Czy można je podzielić na mniejsze naturalne grupy? |
| Pola plików | Czy pola plików grupują zapisy, które w naturalny sposób należą do siebie, w oparciu o metadane, takie jak okres, lokalizacja i rodzaj zapisu? Czy są one używane jako pojemniki do zbierania poszczególnych grup, takich jak pakiety testamentowe lub akta sprawy? Czy pudełka stanowią najmniejszą naturalną grupę? |
Szafki na pliki z szufladami | Czy szuflady grupują zapisy, które w naturalny sposób należą do siebie w oparciu o metadane, takie jak okres, lokalizacja i rodzaj zapisu? Czy też szuflady są używane jako pojemniki do zbierania folderów z plikami, które można by uznać za najmniejszą naturalną grupę? |
Albumy Książki Katalogi tomów | Każda jednostka została zgromadzona i związana przez archiwum w oparciu o podobieństwa w metadanych, takie jak okres, lokalizacja czy rodzaj zapisu. Ponieważ są ze sobą związani i tworzą tak małą grupę, jak to możliwe, tworzą najmniejszą naturalną grupę i są dobrym wyborem, na której można oprzeć definicję folderu. |