Standarder og retningslinjer for metadata for arkivering av grupper med likt innhold

(Vis på flere språk)

Deler:

Hensikt
Omfang
Mål
Naturlig gruppe
Tittel på opptegnelse
Angitt kategori
Datoer
Arkivets referansenummer
Lokalitet
Språk
Type opptegnelse
Forfatter
Likeverdige felt mellom prosessprogrammer

null

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å informere kameraoperatører, metadataspesialister og FamilySearch-områdets personell om FamilySearch Natural Groups metadatastandarder og retningslinjer.

Omfang

Disse metadatastandardene og retningslinjene bør følges når du legger inn metadata i DCam-programvaren eller når du reviderer metadata i RMS for en gitt naturlig gruppe. Av juridiske årsaker er de eneste dataene som gjennomgås etter registrering, verdier i Lokalitet-feltet, Dato-feltet og Oppføringstype-feltet. Unntak fra en retningslinje kan gjøres før eller etter fangst. Et unntak må godkjennes før unntaket implementeres. Hvis hjemlandet ber om unntaket, må hjemlandet gi ressursene til å implementere og håndheve dette unntaket.

Mål

Vår visjon er å bruke metadata for å gjøre innhold lett søkbart, administrere innhold og tilfredsstille behov for samarbeidsrelasjoner. Dette er generelle standarder for å tillate fleksibilitet i hvordan hjemland beskriver opptegnelser og for å opprettholde konsistens for lagerstyring og rapporteringsformål.

Naturlig gruppe

En gruppe opptegnelser som deler grunnleggende metadata, for eksempel en tidsperiode, lokalitet eller en viss type opptegnelse. Ofte er opptegnelsene gruppert på denne måten av arkivet eller av et offentlig organ som innbundne bind av bøker eller skifteprotokoller. Tenk på naturlige grupper som noe du kan plukke opp med én hånd som en bok, en enkelt mappe med dødsattester, en enkelt skifteprotokoll eller en enkel saksmappe. For å lære mer om naturlige grupper, klikk her.

Tittel på oppføring

Boktittelen er den foretrukne beskrivende tittelen som er tildelt den naturlige gruppen av forfattere eller forvalteren. Denne tittelen kan skrives, stemples, preges, maskinskrives eller klistres på gruppens eller på forvalterens inventarliste.

Skriv inn tittelen på opptegnelsen

Før opptaket starter, bør kameraoperatøren rådføre seg med arkivaren/forvalterens representant om hvilken verdi som skal legges inn i tittelfeltet for opptegnelsen (DCam)/tittelfelt (RMS).

Hvis arkivaren/forvalteren som jobber med saken ikke har en preferanse, vil kameraoperatøren sjekke den gruppens omslag, deretter ryggraden på boken, deretter tittelsiden i den rekkefølgen. Kameraoperatøren vil legge inn tittelen på opptaket nøyaktig slik den er i feltet for tittel, selv om opptakstittelen inkluderer en boktype, lokalitet og/eller tidsperiode.

• Hvis det er flere titler på omslaget, bokryggen eller på tittelsiden til den naturlige gruppen, velger du én av dem og skriver den inn i tittelfeltet.
• I tilfeller der boktittelen inneholder en sjanger type, lokalitet og/eller tidsperiode, skal disse dataene også legges inn i de respektive feltene (se avsnittene for datoer, lokalitet og boktype).
  
  • I noen tilfeller kan oppføringstypen, lokaliteten og/eller datointervallet i oppføringstittelen være unøyaktig. Uavhengig av nøyaktigheten skal disse dataene angis som de er i feltet for bokopptegnelsen. Nøyaktig lokalitet, nøyaktig opptegnelsestype og nøyaktig tidsperiode skal legges inn i sine respektive felt i henhold til retningslinjene i dette dokumentet for hvert av disse feltene (se avsnittene for datoer, lokalitet og type opptegnelse).
  • Undertittelen skulle inkluderes i feltet for boktittel, i henhold til gjeldende retningslinjer ovenfor for den naturlige kategorien.

Hvis det ikke er noen boktittel på omslaget, bokryggen eller på tittelsiden, bruker du beskrivelsen fra forvalterens beholdningsliste.
Hvis alle følgende betingelser er oppfylt, beholder du tittelen på DCam-oppføringen:

• Arkivaren eller representanten for forvalteren ikke har noen preferanse.
• Ingen boktittel er på den naturlige kategorien (omslag, bokrygg eller tittelside).
• Det finnes ingen innholdsliste.

Merknad om referansekoder

Koder for seriebetegnelseser og arkivreferansenumre bør ikke inkluderes som en del av boktittelen. Disse kodene skal legges inn i sine respektive felt, det vil si i feltet for Seriebetegnelse (DCam)/Seriefelt (RMS) og Arkivreferansenummer.

Seriebetegnelse

Betegnelsen for serier er en kombinasjon av bokstaver, tall og spesialtegn som brukes til å identifisere den aktuelle gruppe. Det letter også lagrings- og gjenfinningsprosedyrer i et arkiv (serie, boks, bok, skuff og så videre).

Angi koden for volumbetegnelse

Angi koden for betegnelsen til feltet for arkivreferanse. Sjekk gruppen for omslaget, deretter ryggen og deretter de indre sidene, inkludert tittelsiden, for koden for serien.

• Ikke ta med gruppens tidsintervall eller boktype i feltet seriebetegnelser.
• For bundne og ubundne grupper må du ikke ta med «v» eller «vol», «bk» eller «book» i feltet for serieetegnelser.
  
  • Eksempel: 12.2.5
• Avhengig av boktypen kan koden for seriebetegnelsen inneholde et boksnummer, filnummer, saksnummer eller lignende. Skriv dem inn på følgende måte:
  
  • Eksempler
    
    • Saksnummer = 145879
    • Filnummer = 12
    • Rute = 8
  • Inkluder bare «saksnr.», «filnr.» eller «rutenr.» hvis arkivaren ber om det, eller når denne typen nummer kommer etter serienummeret.
    
    • Eksempler
      
      • 18, mappe nr. 12
      • 1-Aux, saksnummer 13853
  • Hvis koden for seriebetegnelser inneholder et område for etternavn eller bokstaver som representerer et etternavn, skriver du det inn på følgende måte.
    
    • Eksempel: 1 A–TR

Hvis koden for seriebetegnelser ikke blir funnet

Hvis gruppen ikke finnes eller er i arkivet, skal en enkelt bindestrek (-) legges inn i feltet for seriebetegnelser.

Flere koder for serie betegnelser

Hvis gruppen er en bok med stikkordregistre for flere bind, skriver du inn koden som er tilordnet registerboken. Ikke ta med serienumrene til de bøkene som indeksboken dekker.

• Eksempel: Indekser for fødselsoppføringer for bind 1-5, bind 1, skriv inn 1 i feltet seriebetegnelser.

Hvis gruppen ikke er en bok med indekser, bruk koden som for øyeblikket brukes av arkivet. Kontakt eventuelt arkivaren om hvilken kode som skal legges inn i dette feltet.

Datoer

Datoen er da oppføringen ble opprettet eller registrert. Det er ikke datoen da den registrerte hendelsen skjedde (dvs. hendelsesdato). I noen tilfeller kan registreringsdatoen og hendelsesdatoen være den samme. FamilySearch Date Service styrer alle formater for datofelt i henhold til disse standardene. Følgende standarder er oppført i små enheter i rekkefølge.

Bruk datoen på omslaget

Hvis gruppen har en dato på forsiden, ryggen eller tittelsiden, skriver du inn datoen slik den vises på den siden.

Kombiner flere påfølgende datoer på omslaget

Hvis gruppen har flere tidperioder på forsiden, ryggen eller tittelsiden, og datoperiodene er fortløpende, kan du kombinere dem til ett datointervall.

Eksempel
Bokomslaget sier jan. 1879–mar. 1880, mar. 1880–jan. 1883, skriv inn jan. 1879–jan. 1883

Unngå å kombinere flere datoer som ikke er sammenhengende på omslaget. Hvis gruppen har flere tidsperioder på forsiden, ryggen eller tittelsiden og datoperiodene ikke er fortløpende, legger du til hver av dem.

Eksempel
Tittelsiden sier jan. 1879–mar. 1880, sep. 1882–jan. 1883, skriv inn jan. 1879–mar. 1880, sep. 1882–jan. 1883

Bruk datoen på omslaget og opprettelsesdatoen for oppføringen (ufullstendig dato på omslaget)

Hvis gruppen bare har én dato i datointervallet på omslaget, ryggen eller tittelsiden, og det er et tomt område der den andre datoen skal være, kontrollerer du den første eller siste oppføringen og skriver inn datoene i samme format som datoen på omslaget, ryggen eller tittelsiden.

Eksempel
På bokomslaget står det: "12. jan. 1854/_____". Se på den siste opptegnelsen i gruppen, og finn datoen for opprettelsen av opptegnelsen. Hvis oppføringens opprettelsesdato er 16. okt. 1865, skriv inn datoen som følger: 12. jan. 1854-16. okt. 1865.

Når det ikke er noen dato på omslaget, bruker du opprettelsesdatoen for oppføringen (Fullstendig år eller år)

Hvis det ikke er noen dato på omslaget, ryggen eller tittelsiden, kontrollerer du de tre første postene og de tre siste postene i gruppen. Hvis den naturlige gruppen inneholder oppføringer fra den første til den siste måneden, angir du bare året(e).

Eksempler

• Den første opptegnelsen ble registrert 6. januar 1879 og den siste opptegnelsen ble registrert 20. desember 1879, skriv inn 1879.
• Den første opptegnelsen ble registrert 10. januar 1879 og den siste opptegnelsen ble registrert 15. desember 1880, skriv inn 1879–1880.

Når det ikke er noen dato på omslaget, bruker du opprettelsesdatoen for oppføringen (delvis eller helt år eller år)

Hvis det ikke er noen dato på omslaget, ryggen eller tittelsiden, kontrollerer du de tre første postene og de tre siste postene i gruppen. Hvis den naturlige gruppen inkluderer poster fra deler av år eller en kombinasjon av hele år og delår, ta med månedene.

Eksempler

• Jan. 1879–mar. 1879 (del av et enkelt år)
• Mar 1879–jan. 1880 (deler av flere år)
• Jan. 1879–mar. 1880 (kombinasjon av hele og delår)
• Mar. 1879–des. 1880 (kombinasjon av delvise og hele år)

Når det ikke er noen dato på omslaget, bruker du opprettelsesdatoen for oppføringen (delvis enkeltmåned)

Hvis det ikke er noen dato på omslaget, ryggen eller tittelsiden, kontrollerer du de tre første postene i opptegnelsen og de tre siste postene i gruppen. Hvis den naturlige gruppen inkluderer oppføringer fra en del av en enkelt måned i ett enkelt år, inkluderer du dagene.

Eksempel
2. januar 1879–15. januar 1879

Bruk oppføringsdatoen når ingen dato er på omslaget og postene er alfabetiske eller ikke-kronologiske

Hvis det ikke er noen dato på omslaget, ryggen eller tittelsiden, kontrollerer du de tre første postene og de tre siste postene i gruppen.

Hvis ingen dato er på forsiden, ryggen eller tittelsiden, og gruppen er organisert alfabetisk eller ikke er kronologisk, angir du dato på DCam oppføringen. Revisorne for metadata kan bekrefte at datoen samsvarer med oppføringsdatoene, hvis de har tilgang til denne informasjonen, ellers bruker de den som de antar er korrekt.

Arkivets referansenummer

Arkivets referansenummer er den unike referansekoden som forvaltere bruker til å identifisere og spore opptegnelsens innhold.

Skriv inn arkivets referansenummer

Skriv inn den nøyaktige koden som brukes av arkivet, inkludert tegnsetting.

Eksempel: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Hvis du ikke finner arkivets referansenummer

Hvis du ikke finner den i gruppeopptegnelsen eller ved arkivet, klikker du i avkryssningsboksen Ingen referansenummer fra arkivet under ruten i tekstfeltet.

Lokalitet

Lokaliteten er stedet der opptegnelsen ble opprettet. FamilySearch Steder er en database med standardlokaliteter som styrer utvalgslister (vanligvis sett i et nedtrekksformat på FamilySearch.org). Kameraoperatører, revisorer og korrekturlesere bruker databasen til å velge riktig lokalitet.

Merknad om lovlige formater: Lokaliteter er formatert fra det minste nivået, for eksempel et administrativt distrikt eller sogn, til det største, som ofte er et land.

Eksempel: Reistad, Lier, Buskerud, Norge

Velg den mest spesifikke lokaliteten når omslaget samsvarer med opptegnelsene

Den valgte lokaliteten skal tilsvare den mest spesifikke lokaliteten på laveste nivå der postene ble opprettet, og ikke der livshendelsen skjedde.

Velg den mest nøyaktige lokaliteten når omslaget ikke samsvarer med opptegnelsene

Se etter en lokalitet på omslaget, deretter ryggraden, deretter tittelsiden, og sjekk deretter de tre første og tre siste opptegnelsene. Hvis lokaliteten på omslaget, ryggen eller tittelsiden er forskjellig fra lokaliteten i opptegnelsen, skriver du inn lokaliteten fra opptegnelsen.

Velg den mest spesifikke lokaliteten når opptegnelsen ble opprettet på flere lokaliteter

Hvis gruppen inneholder opptegnelser som er opprettet på flere lokaliteter, velger du den laveste felleslokaliteten for å beskrive gruppen, med andre ord, angi kommunen som deles av alle lokalitetene i området.

Eksempel
Gruppen for opptegnelser i Pisa og Santa Luce, som er kommunene i provinsen Pisa i regionen for Tosckana. I dette eksemplet bruker vi provinsen Pisa til å beskrive den gitte gruppen. I listen for utvalgte steder vil det se slik ut: "Pisa, Toscana, Italia."

Opprett ny lokalitet når lokaliteten ikke er tilgjengelig i listen for utvalgte steder

Hvis lokaliteten ikke vises i valglisten, søk under et alternativt navn. Hvis lokaliteten fortsatt ikke blir funnet, opprett et provisorisk sted med riktig stedstype og overordnede jurisdiksjoner.

Eksempel
Den utvalgte gruppen inneholder poster for byen Pisa, men bare provinsen Pisa er tilgjengelig i utvalgslisten, det vil si "Pisa, Toscana, Italia". I dette eksemplet bør det foreløpige stedet for byen "Pisa, Pisa, Toscana, Italia" opprettes.

Språk

Denne delen tar for seg språket som gruppene er listet i, og ikke språket i applikasjonens brukergrensesnitt, eller språket i landet.

Velg språk

Oppgi bare språk som utgjør skrivingen av opptegnelsene i den naturlige gruppen.

Eksempel: Opptegnelsene ble opprettet på tysk under naziregimet, men opptegnelsene ble senere flyttet til et polsk arkiv, der arkivaren kommenterte det naturlige gruppeomslaget på polsk. I dette eksemplet beskriver du gruppen ved hjelp av språket i postene, det vil si tysk.

Flere språk

Når en naturlig gruppe inneholder opptegnelser som er skrevet på flere språk, velger du alle språk som gjelder.

Eksempel: spansk, katalansk

Type opptegnelse

Typen opptegnelser er et offisielt begrep som styres av databasen Controlled Vocabulary og brukes til å beskrive registreringen av en livshendelse. Hver type opptegnelse defineres basert på bruken og/eller funksjonen.

Bruk typen opptegnelse som samsvarer med oppføringene (én oppføringstype)

Typen opptegnelse må samsvare med innholdet i gruppen. Velg den mest spesifikke type opptegnelse som beskriver oppføringene i gruppen. Unngå å bruke paraplybegrep som er for vide eller vage, for eksempel vitale opptegnelser eller religiøse opptegnelser.

Eksempler

• På bokomslaget står det "Døde og begravede", skriv inn "døde og begravede"
• Bokomslaget sier "Fødsler", men journalene er forsinkede registreringer av fødsler, så skriv inn "Forsinkede fødselsopptegnelser".

Bruk den type opptegnelse som samsvarer med oppføringene (det kan være flere type opptegnelser i samme bok)

Hvis det er nødvendig, kan du legge til flere bestemte typer opptegnelser som nøyaktig representerer oppføringene i den gruppen. Unngå å bruke typer paraplyoppføringer som er for brede eller vage, for eksempel vitale opptegnelser eller religiøse opptegnelser.

Eksempler

• Et bokomslag sier "Fødte og døpte, viede og døde og begravede", skriv inn: "Opptegnelser fødte og døpte", "Opptegnelser for viede" og "Opptegnelser for døde og begravede.
• Et bokomslag sier "Kirkebok for soknet", skriv inn: "Opptegnelser for fødte og døpte", " Inntrådte ekteskap", "opptegnelser for døde og begravede" og "Dagsregister".

Unngå å bruke unødvendige og villedende typer opptegnelser

Unngå å legge til supplerende, unødvendige eller overflødige type opptegnelser for å beskrive en gruppe som er ment for en bestemt oppføringstype.

Eksempler

• En bok med dødsopptegnelser som inneholder en indeks i begynnelsen eller slutten, bør beskrives som «opptegnelse for døde og begravede». I dette eksemplet vil du ikke inkludere "Indekser for døde" som en opptegnelse for å beskrive akkurat denne gruppen. Bruk bare "Opptegnelse for indekserte døde" for å beskrive en gruppe som bare inneholder indekser til dødsregistret. Det samme konseptet gjelder for alle opptegnelser som inneholder et indeks.
• En bok med fødselsopptegnelser som inneholder statistiske notater og/eller referanser til andre livshendelser ved siden av opptegnelsen, bør den beskrives som "Fødselsopptegnelser". Ikke legg til "Notatbok for statistisk".

Skaper (oppretter av boken/dokumentet)

Oppretteren er enheten som forfattet eller produserte de originale opptegnelsene/dokumentene.

Formater skaperen (oppretteren)

Navnet på opphavsmannen må skrives inn på samme språk som språket i oppføringene, inkludert diakritiske tegn (ring, prikk, strek, hake osv.). Når du skriver inn forfatterens navn, bruk språkets format på egennavn. Ikke bruk alternative tegn med mindre slike tegn brukes i en enhets navn (f.eks. "&" vs. "og").

Gå inn til skaperen (forfatteren)

Når oppretteren ikke er kjent, lar du feltet stå tomt.

Når skaperen er kjent, inkluderer du den i det angitte feltet:

• I GRMS kalles dette feltet "Opptegnelsens skaper/Forfatter".
• I DCam kalles dette feltet "Opptegnelsens skaper eller Forfatter".
• I utforsk bilder kalles dette feltet «Skaper».

For naturlige grupper av historiske opptegnelser er skaperen enheten som produserte den naturlige gruppen, og ikke presten eller kontoristen ansatt av enheten som fysisk skrev dokumentene.
I Infinity-systemet vurderes Skaper-feltet i sammenheng med den søkte lokaliteten (det vil si at lokaliteten som er angitt er lokaliteten der postene ble opprettet), derfor er der postene ble opprettet oftest der skaperen/forfatteren har hovedkvarter.

 Eksempler

• Religiøse opptegnelser
  
  • Sogn i erkebispedømmet Chicago
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
• Juridiske/rettsprotokoller
  
  • Jackson County skifterett
  • Notaria Pública 210
• Offentlige registre (inkludert sivile/vitale poster, stemmeopptegnelser og folketellinger)
  
  • Stato civile
  • Folketellingsbyrået
  • Helsestatistikk og vitale opptegnelser
• Militære opptegnelser
  
  • Armada de España
  • British Air Force
• Forretningsdokumenter (inkludert begravelsesbyråer og aviser)
  
  • Phoenix Tribune
  • Krematoriosäätiö s.r
• Kirkegårdsopptegnelser (private, religiøse, eller sivile)
  
  • Cementerio de la Recoleta
  • Misiņkalna kapsēta
  • Nordre kirkegård
• Opptegnelser for slektsforskning
  
  • Utarbeidet av en forening
    
    • Døtre av den amerikanske revolusjonen
  • Enkel oversetter
    
    • Dr. Francis C. Xavier
  • Flere oversettere: liste opp alle publiseringsnavn med fornavn først, og skill hver oversetter med komma
    
    • Steven Q. Urkel, Dr. Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Tidsskrifter (Tidsskriftets tittel skal legges inn i "Tittel"-feltet.)
  
  • New England Historic Genealogical Society
  • 東洋堂書店
• Medisinske journaler
  
  • Landeskrankenhaus Universitätskliniken
  • Prince of Wales Hospital
• Utdanning/skolejournaler
  
  • Université Paris Saclay
  • Gadjah Mada-universitetet
  • University of Edinburgh
• Migrering opptegnelser
  
  • Avhengig av om postene ble opprettet av en offentlig enhet (tolllister) eller selskap (passasjerlister), se formatet for offentlige opptegnelser eller forretningsopptegnelser ovenfor.
• Referansemateriell
  
  • Avhengig av om arkivet/arkivet er statlig eller bedriftseid, se formatet for offentlige dokumenter eller forretningsdokumenter ovenfor.
• Fotografier
  
  • Se formatet for genealogiske opptegnelser ovenfor.
• Manuskripter og opphavsrettsbeskyttede og/eller publiserte bøker
  
  • Én forfatter
    
    • Bilbo Baggins
  • Flere forfattere: liste opp alle publiseringsnavn med fornavn(er) først, og skill hver forfatter med komma
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell

Feltenheter mellom prosessprogrammer

Når du skriver inn data i disse GRMS-oppføringsfeltene, fylles disse dataene automatisk ut i de tilsvarende DCam-feltene.