Mapper administrerer det grunnleggende nivået for alle arkivopptegnelser du arbeider med. Du oppretter mapper for å registrere metadataene, som er beskrivende informasjon knyttet til hver opptegnelse. Denne informasjonen inkluderer tittel på opptegnelsen, omslagsmerke, volum, datoer, lokalitet og opptegnelsestype. Det første viktige trinnet i å lage en digital mappe i DCam er å organisere opptegnelsene du har for hånden i en gruppestørrelse som passer for en digital mappe.
Tabellen nedenfor viser noen av måtene arkivforvaltere kan organisere opptegnelsene sine på.
| Typer opptengelser | Mulige kategorier | Eksempler |
| Folketellinger | Lokalitet Kronologisk rekkefølge Folketellingstype | California, Orange County 1910–1920 Ohio State Census |
| Testamenter og skifteprotokoller | Alfabetisk rekkefølge Kronologisk rekkefølge | Cadd, James-Combs, John Wills fra 1880–1940 |
| Eiendomsopptegnelser | Lokalitet Kronologisk rekkefølge | Wisconsin, Sauk Co. mai 1888–juli 1977 |
| Aviser | Lokalitet Kronologisk rekkefølge Tittel | Rock County eller Pipestone County januar 1894–desember 1935 Luverne Daily Herald |
Når du får opptegnelser fra arkivet, får du «arkivenheter». Dette er de grunnleggende gruppene der arkivet har lagt på hyller, pakket inn, arkivert eller på annen måte lagret opptegnelsene. Disse gruppene kan imidlertid være for store. Gruppestørrelsen du trenger å jobbe med er den minste "naturlige gruppen" du kan finne i arkivenheten.
En naturlig gruppe er et sett med opptegnelser som deler grunnleggende metadata. Ofte er opptegnelsene gruppert på denne måten av et offentlig organ, som når de er innbundet i bind med bøker eller skiftepakker. Selv om arkivenhetene kan være den minste naturlige gruppen, som med bøker (uansett hvor stor boken er), må du når de ikke er det, velge den minste naturlige gruppen i arkivenhetene.
Tenk på den minste naturlige gruppen som noe du kan plukke opp med én hånd, for eksempel en bok, en enkelt mappe med dødsattester eller en enkelt saksmappe. For eksempel, hvis arkivenheten du jobber med er en arkivboks som inneholder skiftepakker, vil du ikke opprette en digital mappe for hele arkivboksen med skiftepakker; Du vil opprette en digital mappe for hver enkelt skiftepakke i arkivboksen. I dette tilfellet representerer skiftepakker den minste naturlige gruppen.
Tabellen nedenfor viser spesifikke eksempler på vanlige arkivbokser sammen med merknader om hvorvidt de skal identifiseres som naturlige grupper.
| Arkivboks | Naturlig gruppe eller arkivenhet |
| Individuelle artikler | Hvis de ikke tilhører en større gruppe, som definert av metadata, kan de utgjøre arkivenheter. Se etter andre artikler som individuelle artikler kan grupperes med når det gjelder metadata, for eksempel tidsperiode, lokalitet, opptegnelsestype eller andre kriterier. For eksempel kan en boks med brev til en guvernør være en naturlig gruppe av individuelle papirer. |
| Skiftepakker | Fordi dokumentene er gruppert naturlig som en enkelt sak, deler de mange metadataegenskaper. Fordi de er bundet sammen og skaper en så liten gruppe som mulig, danner de den minste naturlige gruppen og er et godt valg å basere definisjonen av en mappe på. |
| Saksmapper | Fordi dokumentene er gruppert naturlig som en enkelt sak, deler de sannsynligvis mange metadataegenskaper. I likhet med skiftepakker utgjør saksfiler sannsynligvis den minste naturlige gruppen og er et godt valg å basere definisjonen av en mappe på. |
Manila-mapper Filmapper | Utgjør innholdet en god, naturlig gruppe når det gjelder metadata som tidsperiode, lokalitet eller opptegnelsestype? Bør de kombineres med andre mapper for å konsolidere flere opptegnelser? Kan de deles inn i mindre naturlige grupper? |
| Arkivbokser | Grupperer arkivboksene opptegnelser som naturlig hører sammen, basert på metadata som tidsperiode, lokalitet og opptegnelsestype? Eller brukes de som beholdere for å samle individuelle grupper som skiftepakker eller saksmapper? Utgjør boksene den minste naturlige gruppen? |
Arkivskuffer Arkivskap | Grupperer arkivskuffene oppegnelser som naturlig hører sammen basert på metadata som tidsperiode, lokalitet og opptegnelsestype? Eller brukes skuffene som beholdere for å samle filmapper som bedre kan betraktes som den minste naturlige gruppen? |
Album Bøker Kataloger Bind | Hver enhet er samlet og innbundet av arkivet basert på likheter i metadata som tidsperiode, lokalitet eller opptegnelsestype. Fordi de er bundet sammen og skaper en så liten gruppe som mulig, danner de den minste naturlige gruppen og er et godt valg å basere definisjonen av en mappe på. |