ナチュラル グループのメタデータの標準とガイドライン

(多言語対応)

セクション：

目的
スコープ
ゴール
ナチュラルグループ
記録のタイトル
巻数指定
日付
アーカイブ参照番号
地域
言語
記録の種類
作成者
プロセスプログラム間のフィールド同等物

null

目的

この記事の目的は、カメラ オペレーター、メタデータ スペシャリスト、および ファイリーサーチ エリアの担当者に、ファミリーサーチナチュラルグループの メタデータ標準とガイドラインを通知することです。

範囲

DCam ソフトウェアにメタデータを入力するとき、または特定のナチュラルグループの RMS でメタデータを監査するときは、これらのメタデータ標準と指針に従う必要があります。 法的な目的のため、キャプチャ後に確認されるデータは、場所フィールド、日付フィールド、および 記録の種類フィールドの値のみです。 指針の例外は、キャプチャ前またはキャプチャ後に作成できます。 例外を実行する前に、例外を承認する必要があります。 ホームランドが例外を要求した場合、ホームランドはその例外を実施し、執行するためのリソースを提供しなければならない。

目標

私たちのビジョンは、メタデータを使用して内容を簡単に検索し、品目一覧を管理し、協力関係の要求を満たすことです。 これらは、ホームランドが記録を記述する方法に柔軟性を持たせ、在庫管理と報告の目的で一貫性を維持するための一般的な基準です。

ナチュラルグループ

期間、場所、記録の種類などの基本的なメタデータを共有する記録のグループ。 多くの場合、記録はアーカイブによって、または政府機関によって製本された書籍や検認パケットとしてこの方法でグループ化されます。 ナチュラルグループとは、ハンドブック、死亡診断書が入った 1 つのフォルダー、1 つの検認パケット、または 1 つのナレッジ記事など、片手で手に取ることができるものと考えてください。 ナチュラルグループの詳細については、 ここをクリックしてください。

記録タイトル

記録のタイトルは、作成者または保管担当者によってナチュラルグループに割り当てられた優先的な説明タイトルです。 このタイトルは、ナチュラルグループまたはカストディアンのインベントリリストに書かれ、スタンプされ、エンボス加工され、入力され、またはステッカー化される場合があります。

記録のタイトルを入力します

キャプチャを開始する前に、カメラ オペレーターは、レ記録のタイトル フィールド (DCam)/タイトル フィールド (RMS) に入力する値について、アーキビスト/カストディアンの担当者に相談する必要があります

アーキビスト/カストディアンの代表者がお気に入りを持っていない場合、カメラオペレーターはナチュラルグループの表紙、背表紙、タイトルページの順に確認します。 カメラ オペレーターは、記録の タイトルに記録の種類、地域 、日付範囲 が含まれている場合でも、記録の タイトルをそのまま [記録の タイトル] フィールドに入力します。

• ナチュラルグループの表紙、背表紙、またはタイトルページに複数のタイトルがある場合は、1 つを選択し、そのまま [記録のタイトル] フィールドに入力します。
• 記録のタイトルに記録の種類、地域、日付範囲が含まれている場合は、このデータもそれぞれのフィールドに入力する必要があります(日付、地域、記録の種類のセクションを参照)。
  
  • 場合によっては、記録タイトルの記録の種類、場所、および/または日付範囲が不正確になることがあります。 正確性に関係なく、このデータはそのまま「 記録 タイトル」フィールドに入力する必要があります。 正確な地域、正確なレコードタイプ、および正確な日付範囲は、これらの各フィールドについて、このドキュメントのガイドラインに従って、それぞれのフィールドに入力する必要があります(日付、地域、およびレコードタイプのセクションを参照)。
  • サブタイトルは、上記のナチュラルグループに適用されるガイドラインに従って、記録 タイトルフィールドに含める必要があります。

表紙、背表紙、またはタイトルページに記録のタイトルがない場合は、カストディアンのインベントリリストの説明を使用します
次の 条件がすべて 満たされている場合は、DCam リストのタイトルを保持します。

• アーキビストまたは保管担当者の代表者には優先順位はありません。
• レコードタイトルが自然グループ (表紙、背表紙、またはタイトルページ) にない。
• 在庫リストが存在しません。

参照コードに関する注意

「巻数指定コード」と「アーカイブ参照番号」を記録タイトルの一部として含めないでください。 これらのコードは、それぞれのフィールド、つまり「ボリューム指定」フィールド (DCam)/「ボリューム」フィールド (RMS) および「アーカイブ参照番号」フィールドに入力する必要があります。

巻数指定

巻数の指定は、ナチュラルグループを識別するために使用される文字、数字、および特殊文字の組み合わせです。 また、リポジトリ(巻数、ボックス、ブック、ドロワーなど)での保管および取得手順も容易になります。

巻数指定コードを入力します

巻数指定フィールドに、巻数指定コードを入力します。 ナチュラルグループカバー、次に背表紙、次にタイトルページを含む内側のページでボリューム指定コードを確認してください。

• 巻数指定フィールドには、ナチュラルグループの日付範囲または記録の種類を含めないでください。
• 束縛されたナチュラルグループと束縛されていないナチュラルグループの場合、ボリューム指定フィールドに "v" や "vol"、"bk"、"book" を含めないでください。
  
  • 例：12.2.5
• 記録の種類によっては、巻数指定コードには、ボックス番号、ファイル番号、事例番号などが含まれる場合があります。 次のように入力します。
  
  • 例
    
    • 事例番号 = 145879
    • ファイル番号 = 12
    • ボックス = 8
  • 「事例番号」、「ファイル番号」、または「ボックス番号」は、アーキビストが要求した場合、またはこのタイプの番号がボリューム番号の後に来る場合にのみ含めてください。
    
    • 例
      
      • 18、ファイル番号12
      • 1-Aux、事例番号13853
  • 巻数指定コードに姓の範囲または姓の範囲を表す文字が含まれている場合は、次のように入力します。
    
    • 例：1 A–TR

巻数指定コードが見つからない場合

ナチュラルグループまたはアーカイブで見つからない場合は、巻数指定フィールドにハイフン(-)を 1 つ入力する必要があります。

「複数の巻数指定コード」

ナチュラルグループが複数巻の索引書である場合は、索引書に割り当てられたコードを入力します。 索引ブックがカバーする書籍の巻数番号は含めないでください。

• 例：第 1 巻から第 5 巻の出生記録索引、第 1 巻の場合は、「巻数指定」フィールドに 1 を入力します。

ナチュラルグループが索引書でない場合は、アーカイブで現在使用されているコードを使用します。 必要に応じて、このフィールドに入力するコードについてアーキビストに相談してください。

日付

日付は、記録が作成または記録された日付です。 これは、記録されたイベントが発生した日付 (つまり、イベントの日付) ではありません。 場合によっては、記録日とイベント日が同じである場合があります。 「ファミリーサーチ日付サービス」は、これらの標準に従ってすべての日付フィールドの形式を管理します。 以下の規格を順番にリストアップしています。

表紙の日付を使用する

ナチュラルグループの表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がある場合は、そのページに表示される日付を入力します。

表紙上の連続する複数の日付を結合する。

ナチュラルグループの表紙、背表紙、またはタイトルページに複数の日付範囲があり、日付範囲が連続している場合は、それらを 1 つの日付範囲に結合します

例えば
本の表紙には、1879年1月-1880年3月、1880年3月-1883年1月、1879年1月-1883年1月と記載されています

表紙に連続しない複数の日付を組み合わせることは避けてください。 表紙、背表紙、またはタイトルページにナチュラルグループの日付範囲が複数あり、日付範囲が連続していない場合は、それぞれを追加します。

例えば
タイトルページには、1879年1月–1880年3月、1882年9月–1883年1月、1879年1月–1880年3月、1882年9月–1883年1月と記載されています

表紙の日付と記録の作成日を使用します（表紙の日付が不完全の場合）

ナチュラルグループの表紙、背表紙、またはタイトルページに日付範囲の日付が1つしかなく、もう一方の日付があるべき場所に空白がある場合は、最初または最後の記録を確認し、表紙、背表紙、またはタイトルページの日付と同じ形式でそれぞれ日付を入力します。</例えば本の表紙には「185

4年1月12日/_____」と記載されています。 ナチュラルグループの最後の記録を見て、記録の作成日を見つけます。 記録の作成日が 1865 年 10 月 16 日の場合は、日付を 1854 年 1 月 12 日から 1865 年 10 月 16 日のように入力します。

表紙に日付がない場合は、レコード作成日 (完全な年または年) を使用します。

表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がない場合は、ナチュラル グループの最初の 3 つのレコードと最後の 3 つのレコードを確認します。 ナチュラルグループに1月から最後の月までの記録が含まれている場合は、年のみを入力します
。</
例

• 最初の記録は1879年1月6日に記録され、最後の記録は1879年12月20日に記録された。
• 最初の記録は1879年1月10日に記録され、最後の記録は1880年12月15日に記録されているので、1879－1880と入力します。

表紙に日付がない場合は、レコードの作成日 (部分的または完全な年または年) を使用します。

表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がない場合は、ナチュラル グループの最初の 3 つのレコードと最後の 3 つのレコードを確認します。 ナチュラルグループに年の一部の記録、または完全な年と部分的な年の組み合わせの記録が含まれている場合は、月を含めます

例

• 1879年1月－1879年3月(1年の一部)
• 1879年3月－1880年1月(複数年の一部)
• 1879 年 1 月 – 1880 年 3 月 (完全な年と部分的な年の組み合わせ)
• 1879 年 3 月 – 1880 年 12 月 (年の一部と完全な年の組み合わせ)

表紙に日付がない場合は、レコード作成日 (部分的な 1 か月) を使用します。

表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がない場合は、ナチュラル グループの最初の 3 つのレコードと最後の 3 つのレコードを確認します。 ナチュラルグループに 1 年の 1 つの月の一部の記録が含まれている場合は、日を含めます

例えば
1879年1月2日 - 1879年1月15日

表紙に日付がなく、記録がアルファベット順または非時系列である場合は、リストの日付を使用します

表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がない場合は、ナチュラルグループの最初の3つのレコードと最後の3つのレコードを確認します。

表紙、背表紙、またはタイトルページに日付がなく、ナチュラルグループがアルファベット順または非年代順に整理されている場合は、DCamリストの日付を入力します。 メタデータ監査人は、その情報にアクセスできる場合は日付がリストの日付と一致することを確認できますが、そうでない場合は正しいと想定します。

アーカイブ参照番号

アーカイブ参照番号は、カストディアンが記録インベントリを識別および追跡するために使用する固有の参照コードです。

アーカイブ参照番号を入力します

アーカイブで使用されている正確なコード (句読点を含む) を入力します

例： PT-ABM-GCFUN-1619-001

アーカイブ参照番号が見つからない場合

ナチュラルグループまたはアーカイブで見つからない場合は、テキストフィールドの下にある アーカイブ参照番号なし チェックボックスをクリックします。

場所

場所とは、記録が作成された場所です。 ファミリーサーチの場所 は、選択リスト (通常は FamilySearch.org のドロップダウン形式で表示されます) を管理する標準的な場所を備えたデータベースです。 カメラ オペレーター、監査人、およびレビュー担当者は、データベースを使用して適切な地域を選択します

管轄区域の形式に関する注意: 地域は、行政区域や教区などの最小レベルから最大レベル (多くの場合は国) まで書式設定されます

例: パンホン、ニグラン、ポンテベドラ、ガリシア、スペイン

表紙が記録と一致する場合に最も具体的な場所を選択します。

選択した地域は、人生の出来事が発生した場所ではなく、記録が作成された最も具体的な最下位レベルの地域に対応している必要があります。

表紙が記録と一致しない場合は、最も正確な場所を選択してください

表紙、背表紙、タイトルページで場所を探し、最初の 3 記録と最後の 3 記録を確認します。 表紙、背表紙、またはタイトルページの地域が記録の地域と異なる場合は、記録の地域を入力します。

記録が複数の場所で作成された場合に最も具体的な場所を選択します。

ナチュラルグループに複数の地域で登録された記録が含まれる場合は、ナチュラルグループを説明するために最も低い共通地域を選択する、つまり、すべての地域が共有する親管轄区域を入力します。<
/
例えば
ナチュラルグループには、トスカーナ地方のピサ県のコミューンであるピサとサンタルーチェの記録が含まれています。 この例では、ピサ県を使用してナチュラルグループを記述します。 選択リストでは、「ピサ、トスカーナ、イタリア」のようになります。

場所が選択リストにない場合に場所を作成します。

場所が選択リストに表示されない場合は、別の名前で検索してください。 それでも地域が見つからない場合は、適切な場所の種類と親管轄区域を持つ暫定的な場所を作成します

例えば
ナチュラルグループにはピサ市の記録が含まれていますが、選択リストで使用できるのはピサ県 (つまり "ピサ、トスカーナ州、イタリア") のみです。 この例では、都市 "ピサ、ピサ、トスカーナ、イタリア" の仮の場所を作成する必要があります。

言語

このセクションでは、記録が記述される言語を扱い、アプリケーションのユーザーインターフェースの言語や国の言語を扱いません。

言語を選択

ナチュラルグループ内の記録の書き込みを構成する言語のみをリストします

例： これらの記録はナチス政権時代にドイツ語で作成されましたが、後にポーランドのアーカイブに移され、アーキビストはポーランド語でナチュラルグループの表紙に注釈を付けました。 この例では、記録の言語 (ドイツ語) を使用してナチュラルグループを記述します。

複数の言語

ナチュラルグループに複数の言語で書かれた記録が含まれている場合は、該当するすべての言語を選択します

例:スペイン語、カタルーニャ語

記録の種類

記録の種類は、統制語彙データベースによって管理される公式用語であり、ライフイベントの登録を説明するために使用されます。 各記録の種類は、その使用や機能に基づいて定義されます。

記録に一致する記録の種類を使用する (単一記録の種類)

記録の種類は、ナチュラルグループの内容と一致する必要があります。 ナチュラルグループ内の記録を説明する最も具体的な記録の種類を選択します。 広すぎる、または曖昧すぎる包括的な記録の種類 (生涯の記録 や宗教的な記録 など) は使用しないでください

例

• 本の表紙には「埋葬」と書かれていますので、「埋葬記録」と入力します。
• 本の表紙には「出生」と書かれていますが、記録は出生の遅れ登録ですので、「遅延出生記録」と入力します。

記録に一致する記録の種類を使用する (複数の記録の種類)

必要に応じて、ナチュラルグループ内の記録を正確に表す特定の記録の種類を追加します。 広すぎる、または曖昧すぎる包括的な記録の種類 (生涯記録 や 宗教的な記録 など) は使用しないでください

例

• 本の表紙には「出生、結婚、死亡」と記載されており、「出生記録」、「結婚記録」、「死亡記録」と入力します。
• 本の表紙には「教区登録簿」と記載されており、「洗礼記録」、「宗教的結婚記録」、「埋葬記録」、「教区登録簿」と入力します。

不要で誤解を招く記録のものは使用を避けてください

特定の記録の種類を対象としたナチュラルグループを説明するために、補足的な記録の種類、不要な記録の種類、または無関係な記録の種類を追加することは避けてくださ
い。</
例

• 死亡記録の冒頭または末尾に索引がある死亡記録帳は、「死亡記録」と記載する必要があります。この例では、自然グループを記述するレコードタイプとして「死亡記録インデックス」を含めません。 「死亡記録索引」は、死亡記録への索引のみを含むナチュラルグループを記述する場合にのみ使用してください。 この同じ概念は、索引を含むすべての記録簿に適用されます。
• 欄外メモや記録と一緒に他の人生の出来事への言及を含む出生記録の本は、「出生記録」と記載する必要があります。 「欄外ノートブック」は追加しないでください。

作成者

作成者は、元の記録/ドキュメントを執筆または作成したエンティティです。

作成者の書式設定

作成者の名前は、分音記号を含め、記録の言語と同じ言語で入力する必要があります。 作成者の名前を入力するときは、言語の固有名詞形式を使用します。 エンティティの名前に代替文字が使用されていない限り、代替文字を使用しないでください (例: "&" と "and")。

作成者を入力

作成者が不明な場合は、フィールドを空白のままにします

作成者がわかっている場合は、指定されたフィールドに含めます。

• GRMS では、この欄は「記録作成者/作成者」と呼ばれます。
• DCam では、この欄は「記録作成者または作成者」と呼ばれます。
• 「画像の探索」では、この記録は「作成者」と呼ばれます。

歴史記録のナチュラルグループの場合、作成者はナチュラルグループを生成したエンティティであり、ドキュメントを物理的に作成したエンティティに雇用されている聖職者や事務員ではありません
Infinityシステムでは、作成者フィールドは検索された地域のコンテキストで考慮されます(入力された地域は記録が作成された地域であるため)、記録が作成された場所は、ほとんどの場合、作成者/執筆者の本社があります。

 例

• 宗教記録
  
  • シカゴ大司教区の教区
  • メデジン教区司教区
• 法律/裁判記録
  
  • ジャクソン郡遺言検認裁判所
  • 公証人 210
• 政府の記録 (市民/人口動態の記録、投票記録、国勢調査を含む)
  
  • スタト市民
  • 国勢調査局
  • 健康統計と生命記録
• 軍事記録
  
  • スペイン無敵艦隊
  • イギリス空軍
• 業務記録 (葬儀社、新聞等)
  
  • フェニックス・トリビューン
  • 火葬場 s.r
• 墓地の記録 (私立、宗教、または市民)
  
  • レコレータ墓地
  • ミシカルナ カプセタ
  • 北墓地
• 系図記録
  
  • 学会がまとめたもの
    
    • アメリカ独立戦争の娘たち
  • 1人がまとめたもの
    
    • フランシス・C・ザビエル博士
  • 複数の人がまとめたもの: 指定された名前を持つすべての公開名を最初にリストし、各編集者をコンマで区切ります。
    
    • スティーブン・Q・アーケル、フランシス・C・ザビエル博士、ビルバ・ラビンギ
• 雑誌( 雑誌のタイトルは「タイトル」欄に入力してください。
  
  • ニューイングランド歴史系図学会
  • 東洋堂書店
• 医療記録
  
  • ランデスクランケンハウス大学病院
  • プリンスオブウェールズ病院
• 教育/学校の記録
  
  • パリ・サクレー大学
  • ガジャマダ大学
  • エジンバラ大学
• 移民記録
  
  • 記録が政府機関 (税関リスト) によって作成されたか、企業 (乗客リスト) によって作成されたかに応じて、上記の政府記録または企業記録の形式を参照してください。
• 参考資料
  
  • アーカイブ/記録庫が政府所有か企業所有かに応じて、上記の政府記録または商業記録の形式を参照してください。
• 写真
  
  • 上記の系図記録の形式を参照してください。
• 原稿および著作権で保護された書籍および/または出版された書籍
  
  • 一人で書いた書物
    
    • ビルボ・バギンズ
  • 複数の著者: すべての公開名を最初にリストし、各著者をカンマで区切ります
    
    • ベルナルド・アルガラ、ポーリン・K・ベラガンバ、L・S・ミーンズウェル

手順プログラム間のフィールド対応

これらのGRMSリストフィールドにデータを入力すると、そのデータは対応するDCamフィールドに自動的に入力されます。