フォルダは、作業するすべてのアーカイブレコードの基本レベルを管理します。 フォルダーを作成して、各記録に関連付けられた説明情報であるメタデータをキャプチャします。 その情報には、記録のタイトル、カバータグ、巻数、日付、地域、および記録の種類が含まれます。 DCam でデジタル フォルダを作成する最初の重要な手順は、手元にある記録をデジタル フォルダに適したグループ サイズに整理することです。
次の表は、記録 管理者が記録を整理する方法の一部を示しています。
| 記録の種類 | 可能なカテゴリ | 例 |
| 国勢調査記録 | 地域 年代順 国勢調査の種類 | カリフォルニア州オレンジ郡 1910年-1920年 オハイオ州国勢調査 |
| 遺言書と遺言検認記録 | アルファベット順 年代順 | キャッド、ジェームズ・コームズ、ジョン・ウィルズ(1880年から1940年まで) |
| 土地記録 | 地域 年代順 | ウィスコンシン州ソーク社 1888年5月ー1977年7月 |
| 新聞 | 地域、年代順、タイトル | ロック郡またはパイプストーン郡 1894年1月ー1935年12月 ルバーン・デイリー・ヘラルド |
アーカイブから記録を取得すると、「アーカイブユニット」を受け取ります。これらは、アーカイブが記録を棚上げ、ボックス化、ファイリング、またはその他の方法で格納した基本グループです。 ただし、これらのグループは大きすぎる可能性があります。 作業する必要があるグループサイズは、アーカイブユニット内で見つけることができる最小の「ナチュラルグループ」です
ナチュラルグループは、基本的なメタデータを共有する記録のセットです。 多くの場合、記録は政府機関によってこのようにグループ化されます。これは、大量の書籍や遺言検認パケットに製本されている場合などです。 アーカイブ単位は最小のナチュラルグループにすることができますが、本の場合 (本の大きさに関係なく) そうでない場合、アーカイブ単位内で最小のナチュラルグループを選択する必要があります
最小のナチュラルグループとは、本、死亡診断書の 1 つのフォルダー、1 つの事例 ファイルなど、片手で手に取るものと考えてください。 たとえば、作業しているアーカイブ ユニットが検認パケットを含むファイル ボックスである場合、遺言検認パケットのファイル ボックス全体に対してデジタル フォルダーを作成することはありません。ファイルボックス内の個々の遺言検認パケットごとにデジタルフォルダを作成します。 この場合、検認パケットは最小のナチュラルグループを表します。
次の表は、一般的な記録 コンテナの具体例と、それらをナチュラルグループとして識別するかどうかに関する注意事項を示しています。
| コンテナ | ナチュラルグループまたはアーカイブユニット |
| 個々の論文 | メタデータで定義されているように、より大きなグループに属していない場合、アーカイブ単位を構成する可能性があります。 時代、地域、記録の種類などのメタデータの観点から、個々の論文がグループ化される可能性のある他の論文がないかどうかを確認する。 たとえば、知事への手紙の箱は、個々の書類のナチュラルグループである可能性があります。 |
| 検認パケット | 文書が一つの案件として自然にまとめられているため、多くのメタデータ特性を共有することができます。 これらは結合され、可能な限り小さなグループを作成するため、最小のナチュラルグループを形成し、フォルダの定義のベースとして適しています。 |
| 事例ファイル | 1つの案件として自然にグルーピングされているため、多くのメタデータ特性を共有していると思われます。 遺言検認パケットと同様に、事例ファイルは最も小さなナチュラルグループを形成する可能性が高く、フォルダの定義の基礎となるのに適した選択肢です。 |
マニラのフォルダ ファイルフォルダ | 時代、地域、記録の種類などのメタデータの観点から、コンテンツは良好なナチュラルグループを構成していますか？ 他のフォルダと組み合わせて、より多くの記録を統合する必要がありますか？ それらはより小さなナチュラルグループに分けることができますか? |
| ファイルボックス | ファイルボックスは、期間、地域、記録タイプなどのメタデータに基づいて、自然に一緒に属する記録をグループ化していますか？ それとも、遺言検認パケットや事例ファイルのように、個々のグループを収集するためのレセプタクルとして使用されますか? ボックスは最小のナチュラルグループを形成しますか? |
ファイルの引き出し ファイルキャビネット | ファイルの引き出しは、期間、地域、記録タイプなどのメタデータに基づいて、自然に一緒に属する記録をグループ化していますか？ それとも、引き出しは、最小のグループと見なす方がよいファイルフォルダーを収集するためのレセプタクルとして使用されますか? |
アルバム 書籍 カタログ 巻数 | 各ユニットは、時代、地域、記録の種類などのメタデータの類似性に基づいてアーカイブが収集・製本しています。 これらは結合され、可能な限り小さなグループを作成するため、最小のナチュラルグループを形成し、フォルダの定義のベースとして適しています。 |