Standard e linee guida per i metadata dei gruppi naturali

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Intento
Scopo
Obiettivo
Gruppo naturale
Titolo del documento
Designazione del volume
Date
Numero di riferimento dell'archivio
Località
Lingua
Tipo di documento
Creatore
Equivalenti di campo tra programmi di processo

null

Intento

L'intento di questo documento è informare gli operatori delle telecamere, gli specialisti dei metadata e il personale dell'area FamilySearch sugli standard e le linee guida per i metadata dei Gruppi naturali di FamilySearch.

Scopo

Questi standard e linee guida per metadata devono essere seguiti quando si inseriscono i metadata nel software DCam o quando si controllano i metadata in RMS per un determinato gruppo naturale. Per motivi legali, gli unici dati esaminati dopo l'acquisizione sono quelli nei campi Località, Data e Tipo di documento. Eccezioni a una linea guida possono essere richieste prima o dopo l'acquisizione. Un'eccezione deve essere approvata prima che diventi operativa. Se il Paese di origine richiede l'eccezione, quel Pese deve fornire le risorse per attuare e far rispettare tale eccezione.

Obiettivo

La nostra visione è quella di utilizzare i metadata per rendere i contenuti facilmente ricercabili, gestire l'inventario e soddisfare le esigenze di collaborazione. Si tratta di standard generali per consentire la flessibilità nel modo in cui i paesi d'origine descrivono i documenti e per mantenere la coerenza per la gestione dell'inventario e la rendicontazione.

Gruppo naturale

Un gruppo di documenti che hanno in comune gli stessi metadata di base, come per esempio il periodo, una località o un tipo di documento. Spesso i documenti sono raggruppati dall'archivio, o da un'agenzia governativa, in volumi rilegati di libri o in fascicoli processuali. Pensa ai gruppi naturali come a qualcosa che potresti raccogliere con una mano come un libro, una singola cartella di certificati di morte, o un singolo pacchetto di documenti di successione. Per saperne di più sui Gruppi naturali, clicca qui.

Titolo del documento

Il titolo del documento è il titolo descrittivo preferito assegnato al gruppo naturale dal creatore o dal depositario dei documenti. Questo titolo può essere scritto, timbrato, impresso, dattiloscritto o incollato sul gruppo naturale o sull'elenco dell'inventario del custode.

Inserisci il titolo del documento

Prima di iniziare la ripresa, l'operatore della telecamera deve consultare il rappresentante dell'archivista/custode in merito al valore da inserire nel campo Titolo documento (DCam) /Campo Titolo (RMS).

Se il rappresentante dell'archivista/custode non ha una preferenza, l'operatore controllerà la copertina, quindi il dorso e il frontespizio del gruppo naturale in quest'ordine. L'operatore della telecamera inserirà il titolo del documento esattamente così com'è nel campo Titolo del documento anche se il titolo del documento include un tipo di documento, una località e/o un intervallo di date.

• Se sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio del gruppo naturale sono presenti più titoli, scegline uno e inseriscilo così com'è nel campo Titolo del documento.
• Nei casi in cui il titolo del documento includa un tipo di documento, una località e/o un intervallo di date, questi dati devono essere inseriti anche nei rispettivi campi (vedere le sezioni per Date, Località e Tipo di documento).
  
  • In alcuni casi, il tipo di documento, la località e/o gli estremi cronologici nel titolo del registro potrebbero essere imprecisi. Indipendentemente dall'accuratezza, questi dati devono essere inseriti così come sono nel campo Titolo del Documento. La località accurata, il tipo di documento accurato e l'intervallo di date accurato devono essere inseriti nei rispettivi campi seguendo le linee guida contenute in questo documento per ciascuno di questi campi (vedere le sezioni per Date, Località e Tipo di documento).
  • Il sottotitolo deve essere incluso nel campo Titolo del Documento, seguendo le linee guida per il gruppo naturale descritte in precedenza.

Se sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio non è presente alcun titolo del documento, utilizza la descrizione dell'elenco dell'inventario del custode.
Se tutte le seguenti condizioni sono soddisfatte, conserva il titolo dell'elenco DCam:

• Il rappresentante dell'archivista o custode non ha preferenze.
• Nessun titolo del documento è nel gruppo naturale (copertina, dorso o frontespizio).
• Non esiste un elenco di inventario.

Nota sui codici di riferimento

I codici di designazione del volume e i Numeri di riferimento dell'archivio non devono essere inclusi come parte del titolo del documento. Questi codici devono essere inseriti nei rispettivi campi, ovvero nel campo Designazione del volume (DCam) /campo Volume (RMS) e nel campo Codice riferimento dell'archivio.

Designazione del volume

La designazione del volume è una combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali utilizzati per identificare un gruppo naturale. Inoltre, facilita le procedure di archiviazione e recupero in un archivio (volume, scatola, libro, cassetto e così via).

Inserisci il codice di designazione del volume

Immetti il codice di designazione del volume nel campo Designazione volume. Controlla la copertina del gruppo naturale, poi il dorso, quindi le pagine interne, incluso il frontespizio, per il codice di designazione del volume.

• Non includere l'intervallo di date del gruppo naturale o il tipo di registro nel campo Designazione volume.
• Per i gruppi naturali legati e non legati, non includere "v" o "vol" o "libro" nel campo Designazione del volume.
  
  • Esempio: 12.2.5
• A seconda del tipo di documento, il codice di designazione del volume può includere un numero di faldone, un numero di raccoglitore, un numero di cartella o simili. Inseriscili come segue:
  
  • Esempi
    
    • Numero Faldone = 145879
    • Numero raccoglitore = 12
    • Cartella = 8
  • Includi solo "numero del faldone", "numero del fascicolo" o "numero della scatola" se richiesto dall'archivista o quando questo tipo di numero è successivo al numero del volume.
    
    • Esempi
      
      • 18, fascicolo n. 12
      • 1-Aux, faldone n. 13853
  • Se il codice di designazione del volume include un intervallo di cognomi o lettere che rappresentano un intervallo di cognomi, inseriscilo come segue.
    
    • Esempio: 1 A–TR

Se il codice di designazione del volume non viene trovato

Se non si trova nel gruppo naturale o nell'archivio, è necessario inserire un solo trattino (-) nel campo Designazione del volume.

Codici di designazione di più volumi

Se il gruppo naturale è un libro di indici per più volumi, immetti il codice assegnato al libro degli indici. Non includere i numeri di volume dei libri coperti dall'indice.

• Esempio: Indici dei registri di nascita dei volumi 1-5, volume 1, immettere 1 nel campo Designazione del Volume.

Se il gruppo naturale non è un libro di indici, utilizzare il codice attualmente utilizzato dall'archivio. Se necessario, consulta l'archivista per sapere quale codice inserire in questo campo.

Date

La data è di quando il documento è stato registrato o creato. Non è la data in cui si è verificato l'evento registrato (cioè la data dell'evento). In alcuni casi, la data di registrazione e la data dell'evento potrebbero essere le stesse. FamilySearch Date Service regola tutti i formati dei campi data in base a questi standard. I seguenti standard sono elencati in ordine sequenziale.

Usa la data sulla copertina

Se il gruppo naturale ha una data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio, inserisci la data così come appare su quella pagina.

Combina più date consecutive sulla copertina

Se il gruppo naturale ha più intervalli di date sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio e gli intervalli di date sono consecutivi, combinali in un unico intervallo di date.

Esempio
La copertina del libro indica gennaio 1879—marzo 1880, marzo 1880—gennaio 1883, inserisci gennaio 1879-gennaio 1883

Evita di combinare più date non consecutive sulla copertina. Se il gruppo naturale ha più intervalli di date sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio e gli intervalli di date non sono consecutivi, aggiungili tutti.

Esempio
Il titolo della pagina indica gennaio 1879—marzo 1880, settembre 1882-gennaio 1883, inserire gennaio 1879—marzo 1880, settembre 1882-gennaio 1883

Usa la data sulla copertina e la data di creazione del documento (data incompleta sulla copertina)

Se il gruppo naturale ha solo una data dell'intervallo di date sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio e c'è uno spazio vuoto dove dovrebbe essere l'altra data, controlla il primo o l'ultimo documento e inserisci le date rispettivamente nello stesso formato della data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio.

Esempio
La copertina del libro riporta "12 gennaio 1854/_____". Guarda l'ultimo documento nel gruppo naturale e trova la data di creazione del documento. Se la data di creazione del documento è il 16 ottobre 1865, immettere la data come segue: 12 gennaio 1854-16 ottobre 1865.

Se non c'è una data sulla copertina, usa la data di creazione del documento (anno o anni completi)

Se non c'è alcuna data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio, controlla i primi tre documenti e gli ultimi tre documenti del gruppo naturale. Se il gruppo naturale include i documenti dal primo all'ultimo mese, inserisci solo gli anni.

Esempi

• Il primo documento è stato registrato il 6 gennaio 1879 e l'ultimo documento è stato registrato il 20 dicembre 1879, inserisci1879.
• Il primo documento è stato registrato il 10 gennaio 1879 e l'ultimo è stato registrato il 15 dicembre 1880, inserisci 1879-1880.

Se sulla copertina non è indicata alcuna data, utilizzare la data di creazione del documento (anno o anni parziali o completi)

Se non c'è alcuna data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio, controlla i primi tre documenti e gli ultimi tre documenti del gruppo naturale. Se il gruppo naturale include registrazioni relative a parti di anni o una combinazione di anni completi e anni parziali, includere i mesi.

Esempi

• Gennaio 1879–Marzo 1879 (parte di un solo anno)
• Marzo 1879–Gennaio 1880 (parti di più anni)
• Gennaio 1879–Marzo 1880 (combinazione di anni completi e parziali)
• Marzo 1879–Dicembre 1880 (combinazione di anni parziali e completi)

Se sulla copertina non è indicata alcuna data, utilizza la data di creazione del documento (mese singolo parziale)

Se non c'è alcuna data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio, controlla i primi tre documenti e gli ultimi tre documenti del gruppo naturale. Se il gruppo naturale include i documenti di una parte di un singolo mese in un solo anno, includi i giorni.

Esempio
2 gennaio 1879-15 gennaio 1879

Usa la listing date (data del gruppo) quando non è presente alcuna data sulla copertina e i documenti sono alfabetici o non cronologici

Se non c'è alcuna data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio, controlla i primi tre documenti e gli ultimi tre documenti del gruppo naturale.

Se non è presente alcuna data sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio e il gruppo naturale è organizzato alfabeticamente o non cronologicamente, inserire la data di inserimento in DCam. I revisori dei metadata possono confermare che la data corrisponde alle date di gruppo se hanno accesso a tali informazioni, altrimenti ritengono che sia corretta.

Numero di riferimento dell’archivio

Il numero di riferimento dell'archivio è il codice di riferimento univoco utilizzato dai custodi per identificare e tenere traccia del proprio inventario di documenti.

Inserisci il numero di riferimento dell'archivio

Inserisci il codice esatto utilizzato dall'archivio, inclusa la punteggiatura.

Esempio: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Se non trovi il numero di riferimento dell'archivio

Se non è presente nel gruppo naturale o nell'archivio, clicca sulla casella di controllo Nessun numero di riferimento dell'archivio situata sotto il campo di testo.

Località

La località è il luogo in cui è stato creato il documento Luoghi di FamilySearch è una banca dati con località standardizzate che regola gli elenchi con le selezioni (in genere visualizzati in un formato a tendina su FamilySearch.org). Gli operatori di ripresa, i revisori e i revisori utilizzano la banca dati per selezionare la località appropriata.

Nota sul formato della giurisdizione: le località sono formattate dal livello più piccolo, come un distretto amministrativo o una parrocchia, al più grande, che spesso è un Paese.

Esempio: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galizia, Spagna

Seleziona la località più specifica quando la copertina corrisponde ai documenti

La località selezionata deve corrispondere alla località di livello più basso più specifica in cui sono stati creati i documenti e non dove si è verificato l'evento anagrafico.

Seleziona la località più accurata quando la copertina non corrisponde ai documenti

Cerca una località sulla copertina, poi sul dorso, quindi sul frontespizio e infine controlla i primi tre e gli ultimi tre documenti. Se la località sulla copertina, sul dorso o sul frontespizio è diversa dalla località nei registri, inserire la località riportata nei documenti.

Seleziona la località più specifica quando i documenti sono stati creati in più località

Se un gruppo naturale include documenti creati in più località, seleziona la località comune più bassa per descrivere il gruppo naturale, in altre parole, inserisci la giurisdizione madre condivisa da tutte le località.

Esempio
: Il gruppo naturale contiene i documenti di Pisa e Santa Luce, che sono comuni nella provincia di Pisa nella regione Toscana. In questo esempio, usa la provincia di Pisa per descrivere il gruppo naturale. Nell'elenco di selezione, sarebbe così: Pisa, Toscana, Italia".

Crea la località quando la località non è disponibile nell'elenco di selezione

Se la località non è visualizzata nell'elenco di selezione, cerca con un nome alternativo. Se la località non è ancora stata trovata, crea un luogo provvisorio con il tipo di luogo appropriato e le giurisdizioni principali.

Esempio
Il gruppo naturale contiene i documenti per la città di Pisa, ma nell'elenco di selezione è disponibile solo la provincia di Pisa, ovvero "Pisa, Toscana, Italia". In questo esempio, dovrebbe essere creato il luogo provvisorio per la città "Pisa, Pisa, Toscana, Italia".

Lingua

Questa sezione riguarda la lingua in cui sono scritti i documenti e non la lingua dell'interfaccia utente dell'applicazione, né la lingua del Paese.

Seleziona la lingua

Elenca solo le lingue che costituiscono la scrittura dei documenti nel gruppo naturale.

Esempio: i documenti sono stati creati in tedesco durante il regime nazista, ma i documenti sono stati successivamente spostati in un archivio polacco, in cui l'archivista ha annotato in polacco la copertina del gruppo naturale. In questo esempio, descrivi il gruppo naturale utilizzando la lingua dei documenti, ovvero il tedesco.

Più lingue

Quando un gruppo naturale contiene documenti scritti in più lingue, seleziona tutte le lingue applicabili.

Esempio: spagnolo, catalano

Tipo di documento

Il tipo di registro è un termine ufficiale governato dal Controlled Vocabulary database e viene utilizzato per descrivere la registrazione di un evento. Ogni tipo di documento è definito in base al suo uso e/o alla sua funzione.

Usa il tipo di registro che corrisponde ai documenti (tipo di documento singolo)

Il tipo di registro deve corrispondere al contenuto del gruppo naturale. Seleziona il tipo di registro più specifico che descrive i documenti del gruppo naturale. Evita di utilizzare tipi di documenti ombrello troppo generici o vaghi, come registri di stato civile o documenti religiosi.

Esempi

• La copertina del libro riporta la dicitura "Sepolture", inserisci "Registri di sepoltura"
• Sulla copertina del libro c'è scritto "Nascite", ma i registri sono registrazioni ritardate di nascite, quindi inserisci "Nascite ritardate".

Usa i tipi di registri che corrispondono ai documenti (più tipi di documenti)

Se necessario, aggiungi altri tipi di registri specifici che rappresentino accuratamente i documenti nel gruppo naturale. Evita di utilizzare tipi di documenti ombrello troppo generici o vaghi, come registri anagrafici o documenti religiosi.

Esempi

• La copertina di un libro riporta "Nascite, matrimoni e decessi", inserisci "Nati", "Matrimoni" e "Morti".
• La copertina di un libro riporta "Registro parrocchiale", inserisci: "Battesimi", "Matrimoni ecclesiastici", "Sepolture" e Registri parrocchiali".

Evita di utilizzare tipi di registri non necessari e fuorvianti

Evita di aggiungere tipi di documenti supplementari, non necessari o estranei per descrivere un gruppo naturale destinato a un tipo di documento specifico.

Esempi

• Un libro di atti di morte contenente un indice all'inizio o alla fine dovrebbe essere descritto come "Morti". In questo esempio, non includeresti "Indice Morti" come tipo di documento per descrivere il gruppo naturale. Usa "Indici morti" solo per descrivere un gruppo naturale che contiene solo indici relativi ai registri dei decessi. Questo stesso concetto si applica a tutti i volumi di documenti che includono un indice.
• Un libro di atti di nascita contenente note marginali e/o riferimenti ad altri eventi anagrafici insieme all'atto di nascita dovrebbe essere descritto come "Nati". Non aggiungere "Note a margine".

Creatore

Il creatore è l'entità che ha creato o prodotto i registri/documenti originali.

Formattare il creatore

Il nome del creatore deve essere digitato nella stessa lingua dei documenti inclusi i segni diacritici. Quando digiti il nome del creatore, usa il formato del nome corretto della lingua. Non utilizzare caratteri alternativi a meno che tali caratteri non siano utilizzati nel nome di un'entità (ad esempio, "&" rispetto a "e").

Inserisci il Creatore

Se il creatore non è noto, lascia il campo vuoto.

Quando il creatore è noto, includilo nel campo designato:

• In GRMS, questo campo è chiamato "Record Creator/Author" (Creatore/Autore).
• In DCam, questo campo è chiamato "Record Creator or Author" (Creatore o Autore).
• In Esplora immagini, questo campo è chiamato "Creatore".

Per i gruppi naturali di documenti storici, il creatore è l'entità che ha prodotto il gruppo naturale e non il sacerdote o l'impiegato dell'entità che ha scritto fisicamente i documenti.
Nel sistema Infinity, il campo Creatore è considerato nel contesto della località cercata (poiché la località inserita è la località in cui sono stati creati i documenti), quindi, il luogo in cui sono stati creati è il più delle volte dove ha sede il creatore/autore.

Esempi

• Documenti religiosi
  
  • Parrocchie dell'arcidiocesi di Chicago
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
• Documenti legali/giudiziari
  
  • Jackson County Probate Court
  • Notaria Pública 210
• Documenti governativi (inclusi documenti stato civile/anagrafici, registri elettorali e censimenti)
  
  • Stato civile
  • Census Bureau
  • Statistiche sanitarie e registri anagrafici
• Documenti militari
  
  • Armada de España
  • British Air Force
• Documenti aziendali (comprese le pompe funebri e i giornali)
  
  • Phoenix Tribune
  • Krematoriosäätiö s.r
• Documenti cimiteriali (privati, religiosi o civili)
  
  • Cementerio de la Recoleta
  • Misiņkalna kapsēta
  • North Cemetery
• Documenti genealogici
  
  • Compilato da una società
    
    • Daughters of the American Revolution
  • Compilatore singolo
    
    • Dr. Francis C. Xavier
  • Compilatori multipli: elenca prima tutti i nomi di pubblicazione con uno o più nomi, separando ogni compilatore con una virgola
    
    • Steven Q. Urkel, Dr. Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Periodici (il titolo del periodico deve essere inserito nel campo "Titolo").
  
  • New England Historic Genealogical Society
  • 東洋堂書店
• Cartelle cliniche
  
  • Landeskrankenhaus Universitätskliniken
  • Prince of Wales Hospital
• Istruzione/Documenti scolastici
  
  • Université Paris Saclay
  • Gadjah Mada University
  • University of Edinburgh
• Migrazione
  
  • A seconda che i registri siano stati creati da un ente governativo (elenchi doganali) o da una società (elenchi passeggeri), vedi il formato per i registri governativi o i documenti aziendali sopra.
• Materiali di riferimento
  
  • A seconda che l'archivio/depositario sia di proprietà pubblica o aziendale, vedi il formato per i documenti governativi o i documenti aziendali sopra.
• Fotografie
  
  • Vedi il formato per i documenti genealogici di cui sopra.
• Manoscritti e libri protetti da copyright e/o pubblicati
  
  • Autore singolo
    
    • Bilbo Baggins
  • Autori multipli: elenca prima tutti i nomi delle pubblicazioni con uno o più nomi, separando ogni autore con una virgola
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell

Equivalenti di campo tra programmi di processo

Quando si immettono dati in questi campi dell'Elenco GRMS, tali dati vengono compilati automaticamente nei campi DCam corrispondenti.