Le cartelle gestiscono il livello base di tutti i documenti di archivio con cui lavori. Si creano cartelle per acquisire i metadati, che sono informazioni descrittive associate a ciascun documento. Tali informazioni includono il Titolo del Documento, Etichetta della Copertina, Volume, Date, Località e Tipo di Documento. Il primo passo importante nella creazione di una cartella digitale in DCam consiste nell'organizzare i documenti in un gruppo di dimensioni appropriate per una cartella digitale.
La tabella seguente mostra alcuni dei modi in cui i custodi dei documenti possono organizzare i propri documenti.
| Tipi di documenti | Categorie possibili | Esempi |
| Registri del censimento | Tipo di registro per località in ordine cronologico | California, Orange County 1910-1920 , Censimento dello stato dell'Ohio |
| Testamenti e registrazioni di successioni | Ordine alfabetico Ordine cronologico | Cadd, James-Combs, John Wills dal 1880 al 1940 |
| Registri catastali | Località Ordine cronologico | Contea di Sauk, Wisconsin maggio 1888—luglio 1977 |
| Giornali | Località Ordine cronologico Titolo | Contea di Rock o Contea di Pipestone gennaio 1894—dicembre 1935 Luverne Daily Herald |
Quando si ottengono i documenti dall'archivio, si ricevono "unità archivistiche". Questi sono i gruppi di base in cui l'archivio ha preservato, inscatolato, archiviato o altrimenti raccolto i documenti. Questi gruppi, tuttavia, potrebbero essere troppo numerosi. La dimensione del gruppo con cui devi lavorare è il "gruppo naturale" più piccolo che puoi trovare all'interno dell'unità di archiviazione
. Un gruppo naturale è un insieme di documenti che condividono metadata di base. Spesso i documenti sono raggruppati in questo modo da un'agenzia governativa, come quando sono rilegati in volumi di libri o pacchetti di successione. Sebbene le unità archivistiche possano essere il gruppo naturale più piccolo, come nel caso dei libri (indipendentemente dalle dimensioni del libro) quando non lo sono, è necessario selezionare il gruppo naturale più piccolo all'interno delle unità archivistiche.
Pensa al gruppo naturale più piccolo come a qualcosa che potresti raccogliere con una mano, come un libro, una singola cartella di certificati di morte o un singolo fascicolo. Ad esempio, se l'unità archivistica con cui stai lavorando è una scatola contenente pacchetti di successione, non creerai una cartella digitale per l'intera scatola dei pacchetti di successione creerai una cartella digitale per ogni singolo pacchetto di successione all'interno della scatola. In questo caso, i pacchetti di successione rappresentano il gruppo naturale più piccolo.
La tabella seguente mostra esempi specifici di contenitori di documenti comuni insieme a note sull'opportunità o meno di identificarli come gruppi naturali.
| Contenitore | Gruppo naturale o unità archivistica |
| Documenti singoli | Se non appartengono a un gruppo più ampio, come definito dai metadati, possono costituire unità archivistiche. Verifica la presenza di altri documenti con cui potrebbero essere raggruppati i singoli documenti in termini di metadati, come periodo di tempo, località, tipo di documento o altri criteri. Ad esempio, una scatola di lettere indirizzate a un governatore può essere un gruppo naturale di singoli documenti. |
| Pacchetti di successione | Poiché i documenti sono raggruppati naturalmente in un'unica custodia, condividono molte caratteristiche dei metadati. Poiché sono legati tra loro e creano un gruppo il più piccolo possibile, formano il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |
| Fascicoli | Poiché i documenti sono raggruppati naturalmente in un singolo fascicolo, è probabile che condividano molte caratteristiche dei metadati. Come i pacchetti di successione, i fascicoli costituiscono probabilmente il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |
Buste Cartelle | I contenuti costituiscono un gruppo valido e naturale in termini di metadati come periodo di tempo, località o tipo di documento? Devono essere combinati con altre cartelle per consolidare più documenti? Possono essere suddivisi in gruppi naturali più piccoli? |
| Scatole portadocumenti | Le scatole di fascicoli raggruppano i documenti che appartengono naturalmente insieme, in base a metadati come periodo di tempo, località e tipo di documento? Oppure vengono usate come contenitori per raccogliere singoli gruppi come pacchetti di successioni o fascicoli? Le scatole formano il gruppo naturale più piccolo? |
Cassettiere Schedari | I cassetti raggruppano i documenti che naturalmente appartengono insieme in base a metadati come periodo di tempo, località e tipo di documento? Oppure i cassetti vengono utilizzati come contenitori per raccogliere cartelle che sarebbe meglio considerare il gruppo naturale più piccolo? |
Album Libri Catalogh i Volumi | Ogni unità è stata raccolta e vincolata dall'archivio in base a somiglianze di metadati come periodo di tempo, località o tipo di documento. Poiché sono legati tra loro e creano un gruppo il più piccolo possibile, formano il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |