Le programme d’indexation dispose d’une fonction de saisie automatique qui peut vous aider à indexer plus rapidement et plus précisément. Lorsque vous commencez à écrire, une liste déroulante apparait pour afficher le contenu précédent qui a été soit autorisé dans le champ ou soit saisi dans ce même champ dans d’autres documents.Cette fonction de saisie automatique fonctionne de la même manière, d’un lot à l’autre et d’un projet à l’autre. Cette fonction de saisie automatique est aussi appelée " saisie universelle des données"
Par exemple, si vous avez saisi un nom de famille sur une entrée précédente, le système s’en souvient et le suggère la prochaine fois que vous recommencez à saisir ce nom de famille. Le logiciel de saisie automatique vous aide aussi à indiquer les mois, noms de lieux et types de renseignements similaires qui peuvent être répétés d’un document à l’autre.
Vous pouvez activer et désactiver la fonction de saisie automatique dans vos paramètres d’indexation.
Étapes
- Saisissez la première lettre ou quelques lettres des renseignements qui doivent être inscrits dans un champ. Un menu déroulant peut s’afficher. Il affiche les mots qui correspondent à ce que vous saisissez, par exemple le mois. Certains champs afficheront aussi des entrées en plusieurs mots de l’historique correspondant.Par exemple, si vous avez déjà tapé "Amérindien" dans un champ, en inscrivant" am in " vous verrez "Amérindien".
- Acceptez ou rejetez la valeur suggérée automatiquement. Nous vous recommandons de prendre l’habitude d’appuyer sur la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre et d’appuyer sur Entrée pour sélectionner un élément suggéré dans la liste déroulante.
- Appuyez sur la touche Tabulation pour ignorer la valeur suggérée automatiquement. Les logiciels d’indexation conservent ce que vous avez saisi et avancent dans le champ suivant. Le fait d’appuyer sur la touche Tabulation n’ouvre pas un nouveau document ni ne soumet pas le lot.
- Appuyez sur Entrée (ou Retour)pour accepter la valeur surlignée et suggérée dans le menu déroulant. Le programme d’indexation insère la valeur suggérée automatiquement dans le champ et passe au champ suivant. Si les options Image suivante ou Soumettre un lot sont surlignées, appuyez sur Entrée pour faire ces actions.
- Appuyez sur la flèche à droite pour accepter la valeur suggérée automatiquement et rester dans le même champ afin de continuer à taper. Les suggestions automatiques continuent de faire des suggestions lorsque vous commencer à taper une saisie de plusieurs mots.
Articles connexes
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