Normes et directives relatives aux métadonnées des groupes naturels

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Sections :

Objectif
Portée
But
Groupe naturel
Titre de document
Désignation du volume
Dates
Numéro de référence d'archive
Localité
Langue
Type de document
Créateur
Champs d'équivalences entre les programmes de processus

null

Objectif

Le but de ce document est d'informer les opérateurs photo, les spécialistes des métadonnées et le personnel local de FamilySearch des normes et directives relatives aux métadonnées des groupes naturels de FamilySearch.

Portée

Ces normes et directives relatives aux métadonnées doivent être suivies lors de la saisie des métadonnées dans le logiciel DCam ou lors de l'audit des métadonnées dans RMS pour un groupe naturel donné. Pour des raisons juridiques, les seules données examinées après la capture sont les valeurs des champs Localité, Date et Type de document. Les exceptions à une directive peuvent être faites avant ou après la capture. Une exception doit être approuvée avant d'être mise en œuvre. Si le pays demande l'exception, il doit fournir les ressources nécessaires pour mettre en œuvre et faire appliquer cette exception.

But

Notre vision est d'utiliser les métadonnées pour faciliter les recherches dans le contenu, gérer l'inventaire et répondre aux besoins de collaboration. Il s'agit de normes générales destinées à permettre une flexibilité dans la façon dont les pays d'origine décrivent les registres et à maintenir la cohérence à des fins de gestion des inventaires et de production de rapports.

Groupe naturel

Un groupe de documents qui partagent des métadonnées de base telles qu'une période de temps, une localité ou un type de document. Souvent, les documents sont regroupés de cette manière par les archives ou par une agence gouvernementale sous forme de volumes reliés ou de paquets d'homologation. Considérez les groupes naturels comme des objets que vous pouvez prendre d'une seule main, comme un livre, une seule chemise de certificats de décès, un seul paquet d'homologation ou un seul dossier. Pour en savoir plus sur Groupes naturels, cliquez ici.

Titre du document

Le titre du document est le titre descriptif favori attribué au groupe naturel par le créateur ou le dépositaire. Ce titre peut être écrit, estampé, estampé, dactylographié ou autocollant sur le groupe naturel ou sur la liste d'inventaire du gardien.

Entrez le Titre du document

Avant le début de la capture, l'opérateur photo doit consulter le représentant de l'archiviste/gardien pour savoir quelle valeur doit être saisie dans le champ Titre du document (DCam) /champ Titre (RMS).

Si le représentant de l'archiviste/gardien n'a pas de préférence, l'opérateur photo vérifiera la couverture du groupe naturel, puis le dos, puis la page de titre dans cet ordre. L'opérateur photo saisira le titre de document exactement tel quel dans le champ Titre de document, même si le titre de document inclut un type de document, une localité et/ou une plage de dates.

• Si plusieurs titres figurent sur la couverture, le dos ou la page de titre du groupe naturel, choisissez-en un et saisissez-le dans le champ en tant que Titre de document.
• Dans les cas où le titre de document inclut un type de document, une localité et/ou une plage de dates, ces données doivent également être saisies dans leurs champs respectifs (voir les sections Dates, Localité et Type de document).
  
  • Dans certains cas, le type de document, le lieu et/ou la plage de dates du titre du document peuvent être inexacts. Quelle que soit leur exactitude, ces données doivent être saisies telles quelles dans le champ Titre du document (Record Title). La localité exacte, le type de document exact et la plage de dates précises doivent être saisis dans leurs champs respectifs en suivant les directives de ce document pour chacun de ces champs (voir les sections Dates, Localité et Type de document).
  • Le sous-titre doit être inclus dans le champ Titre du document, en suivant les directives applicables ci-dessus pour le groupe naturel.

Si aucun titre de document ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre, utilisez la description figurant dans la liste d'inventaire du gardie

n.

Si toutes les conditions suivantes sont remplies, conservez le titre de l'annonce DCam :

• L'archiviste ou le représentant du dépositaire n'a pas de préférence.
• Aucun titre de document ne figure dans le groupe naturel (couverture, dos ou page de titre).
• Il n'existe aucune liste d'inventaire.

Note sur les codes de référence

Les codes de désignation des volumes et les numéros de référence des archives ne doivent pas être inclus dans le titre du document. Ces codes doivent être saisis dans leurs champs respectifs, c'est-à-dire dans le champ Désignation du volume (DCam) /champ Volume (RMS) et dans le champ Numéro de référence de l'archive.

Désignation du volume

La désignation du volume est une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux utilisés pour identifier un groupe naturel. Il facilite également les procédures de stockage et de récupération dans un référentiel (volume, boîte, livre, tiroir, etc.).

Entrez le code de désignation du volume

Saisissez le code de désignation du volume dans le champ Désignation du volume. Vérifiez la couverture en groupe naturel, puis le dos, puis les pages intérieures, y compris la page de titre, pour le code de désignation du volume.

• N'incluez pas la plage de dates du groupe naturel ou le type de document dans le champ Désignation du volume.
• Pour les groupes naturels liés et non liés, n'incluez pas « v » ou « vol », « bk » ou « book » dans le champ Désignation du volume.
  
  • Exemple : 12.2.5
• Selon le type de document, le code de désignation du volume peut comporter un numéro de boîte, un numéro de fichier, un numéro de cas ou autre. Entrez-les comme suit :
  
  • Exemples
    
    • Numéro de cas = 145879
    • Numéro de dossier = 12
    • Boîte = 8
  • N'incluez « numéro de dossier », « numéro de dossier » ou « numéro de boîte » que si l'archiviste le demande ou lorsque ce type de numéro vient après le numéro de volume.
    
    • Exemples
      
      • 18, dossier n° 12
      • 1-Aux, cas n° 13853
  • Si le code de désignation du volume comprend une plage de noms de famille ou des lettres représentant une plage de noms de famille, saisissez-le comme suit.
    
    • Exemple : 1 A-TR

Si le code de désignation du volume est introuvable

S'il ne figure pas dans le groupe naturel ou dans les archives, un seul tiret (-) doit être saisi dans le champ Désignation du volume.

Codes de désignation de volume multiples

Si le groupe naturel est un livre d’index pour plusieurs volumes, saisissez le code attribué au livre d’index. N'incluez pas les numéros de volume des livres couverts par l'index.

• Exemple : Indexes des actes de naissance des volumes 1 à 5, volume 1, entrez 1 dans le champ Désignation du volume.

Si le groupe naturel n'est pas un livre d'index, utilisez le code actuellement utilisé par l'archive. Si nécessaire, consultez l'archiviste pour savoir quel code saisir dans ce champ.

Dates

La date correspond à la date à laquelle le registre a été créé ou enregistré. Il ne s'agit pas de la date à laquelle l'événement enregistré s'est produit (c'est-à-dire la date de l'événement). Dans certains cas, la date d'enregistrement et la date de l'événement peuvent être identiques. Le service de date de FamilySearch régit tous les formats de champs de date conformément à ces normes. Les normes suivantes sont répertoriées par ordre séquentiel.

Utilisez la date sur la couverture

Si le groupe naturel possède une date sur la couverture, le dos ou la page de titre, entrez la date telle qu'elle apparaît sur cette page.

Combinez plusieurs dates consécutives sur la couverture

Si le groupe naturel comporte plusieurs plages de dates sur la couverture, le dos ou la page de titre et que les plages de dates sont consécutives, combinez-les en une seule plage de dates.

Exemple
La couverture du livre indique janvier 1879—mars 1880, mars 1880—janvier 1883, entrez janvier 1879-janvier 1883

Évitez de combiner plusieurs dates non consécutives sur la couverture. Si le groupe naturel comporte plusieurs plages de dates sur la couverture, le dos ou la page de titre et que les plages de dates ne sont pas consécutives, ajoutez chacune séparément.

Exemple
La page de titre indique janvier 1879 à mars 1880, septembre 1882 à janvier 1883, puis janvier 1879 à mars 1880, septembre 1882 à janvier 1883

Utilisez la date sur la couverture et la date de création du document (date incomplète sur la couverture)

Si le groupe naturel ne comporte qu'une seule date de la plage de dates sur la couverture, le dos ou la page de titre et qu'il y a un espace vide à la place de l'autre date, vérifiez le premier ou le dernier document et entrez les dates respectivement dans le même format que la date sur la couverture, le dos ou la page de titre.

Exemple
La couverture du livre indique « 12 janvier 1854/_____ ». Examinez le dernier document du groupe naturel et trouvez la date de création de ce document. Si la date de création du document est le 16 octobre 1865, entrez la date comme suit : 12 janvier 1854-16 octobre 1865.

Si aucune date ne figure sur la couverture, utilisez la date de création du document (Année complète ou Années)

Si aucune date ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre, vérifiez les trois premiers actes et les trois derniers actes du groupe naturel. Si le groupe naturel comprend des documents du premier au dernier mois, entrez uniquement l'année ou les années
.
Exemples

• Le premier document a été inscrit le 6 janvier 1879 et le dernier document a été inscrit le 20 décembre 1879, entrez 1879.
• Le premier document a été enregistré le 10 janvier 1879 et le dernier enregistrement a été enregistré le 15 décembre 1880, entrez 1879--1880.

Si aucune date ne figure sur la couverture, utilisez la date de création du document (Année partielle ou complète ou Années)

Si aucune date ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre, vérifiez les trois premiers actes et les trois derniers actes du groupe naturel. Si le groupe naturel comprend des données portant sur des parties d'années ou une combinaison d'années complètes et d'années partielles, incluez les mois.

Exemples

• Jan 1879—Mars 1879 (partie d'une seule année)
• Mars 1879—Jan 1880 (plusieurs années)
• Jan 1879—Mars 1880 (combinaison d’années complètes et partielles)
• Mars 1879—Déc 1880 (combinaison d’années partielles et complètes)

Si aucune date ne figure sur la couverture, utilisez la date de création du document (mois unique partiel)

Si aucune date ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre, vérifiez les trois premiers actes et les trois derniers actes du groupe naturel. Si le groupe naturel comprend des documents d'une partie d'un mois d'une seule année, incluez les jours.

Exemple
2 janvier 1879—15 janvier 1879

Utilisez la date de la liste lorsque aucune date ne figure sur la couverture et que les documents sont dans l'ordre alphabétique ou non chronologiques.

Si aucune date ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre, vérifiez les trois premiers actes et les trois derniers actes du groupe naturel.

Si aucune date ne figure sur la couverture, le dos ou la page de titre et que le groupe naturel est organisé par ordre alphabétique ou non chronologique, entrez la date d'inscription DCaM. Les auditeurs de métadonnées peuvent confirmer que la date correspond aux dates d'inscription s'ils ont accès à ces informations, sinon ils supposent qu'elles sont correctes.

Numéro de référence des archives

Le numéro de référence de l'archive est le code de référence unique que les dépositaires utilisent pour identifier et suivre leur inventaire de document.

Entrez le numéro de Référence de l'Archive.

Entrez le code exact utilisé par l'archive, y compris la ponctuation

. Exemple : PT-ABM-GCFUN-1619-001

Si vous ne trouvez pas le numéro de Référence de l'Archive

Si vous ne le trouvez pas dans le groupe naturel ou dans les archives, cochez la case Aucun numéro de référence d'archive située sous le champ de texte.

Localité

La localité est l’endroit où le document a été créé. FamilySearch Places est une base de données avec des lieux normalisés qui régissent les listes de sélection (généralement affichées dans un format déroulant sur FamilySearch.org). Les opérateurs photo, les auditeurs et les vérificateurs utilisent la base de données pour sélectionner la localité
appropriée.
Remarque sur le format des juridictions : les localités sont formatées du plus petit niveau, tel qu'un district administratif ou une paroisse, au plus grand, qui est souvent un pays.

Exemple : Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galice, Espagne

Sélectionnez la localité la plus précise lorsque la couverture correspond aux documents

La localité sélectionnée doit correspondre à la localité de niveau le plus bas la plus spécifique où les documents ont été créés et non à celle où l'événement de vie s'est produit.

Sélectionnez la localité la plus précise lorsque la couverture ne correspond pas aux documents

Cherchez un lieu sur la couverture, ensuite sur le dos, puis sur la page de titre, ensuite vérifiez les trois premiers et les trois derniers documents. Si la localité sur la couverture, le dos ou la page de titre diffère de la localité indiquée dans les documents, entrez la localité figurant dans les documents.

Sélectionnez la localité la plus spécifique lorsque des documents ont été créés dans plusieurs localités

Si un groupe naturel comprend des documents créés dans plusieurs localités, sélectionnez la localité la plus basse pour décrire le groupe naturel, en d'autres termes, entrez la juridiction parente partagée par toutes les localités.

Exemple
Le groupe naturel contient des documents pour Pise et Santa Luce, qui sont des communes de la province de Pise, dans la région de Toscane. Dans cet exemple, utilisez la province de Pise pour décrire le groupe naturel. Dans la liste de sélection, cela ressemblerait à ceci : « Pise, Toscane, Italie ».

Créez la localité lorsque la localité n'est pas disponible dans la liste de sélection

Si le lieu ne figure pas dans la liste de sélection, effectuez une recherche sous un autre nom. Si la localité n'est toujours pas trouvée, créez un lieu provisoire avec le type de lieu approprié et les juridictions parentes.

Exemple
Le groupe naturel contient des documents de la ville de Pise mais seule la province de Pise est disponible dans la liste de sélection, c'est-à-dire « Pise, Toscane, Italie ». Dans cet exemple, la place provisoire pour la ville « Pise, Pise, Toscane, Italie » doit être créée.

Langue

Cette section traite de la langue dans laquelle les documents sont écrits et non de la langue de l'interface utilisateur de l'application, ni de la langue du pays.

Sélectionnez la Langue

Indiquez uniquement les langues qui constituent l'écriture des documents du groupe naturel.

Exemple : les documents ont été créés en allemand pendant le régime nazi, mais ils ont ensuite été déplacés vers une archive polonaise, où l'archiviste a annoté en polonais la couverture du groupe naturel. Dans cet exemple, décrivez le groupe naturel en utilisant la langue des documents, c'est-à-dire l'allemand.

Plusieurs langues

Lorsqu'un groupe naturel contient des documents écrits en plusieurs langues, sélectionnez toutes les langues qui s'appliquent.

Exemple : espagnol, catalan

Type de document

Le type de document est un terme officiel régi par la base de données du vocabulaire contrôlé et sert à décrire l’inscription d’un événement de la vie. Chaque type de document est défini en fonction de son utilisation et/ou de sa fonction.

Utiliser le type de document qui correspond aux documents (type unique de document).

Le type de document doit correspondre au contenu du groupe naturel. Sélectionnez le type de document le plus spécifique qui décrit les documents du groupe naturel. Évitez d'utiliser des types de documents généraux trop généraux ou trop vagues, tels que les registres de l'état civil ou les registres religieux.

Exemples

• La couverture du livre indique "Inhumations", saisissez "Burial Records ". (Registres funéraires)
• La couverture du livre indique "Naissances", mais les documents sont des enregistrements différés de naissances. Entrez donc "Delayed Birth Records" (Documents de naissance différés).

Utiliser les types de documents qui correspondent aux documents (plusieurs types de documents)

Si nécessaire, ajoutez des types de documents spécifiques supplémentaires qui représentent avec précision les documents du groupe naturel. Évitez d'utiliser des types de documents généraux trop généraux ou trop vagues, tels que les registres de l'état civil ou les registres religieux.

Exemples

• Une couverture de livre indique « Naissances, mariages et décès », saisissez : « Birth Records » (Actes de naissance), « Marriage Records » (Actes de mariage) et « Death Records » (Actes de décès).
• Une couverture de livre indique « Parish Register » (Registre paroissial), saisissez : « Baptism Records » (Actes de baptêmes), « Religious Marriage Records » (Actes de mariage religieux), « Burial Records » (Actes d'inhumation) et « Parish Registers » (Registres paroissiaux).

Évitez d'utiliser des types inutiles et trompeurs

Évitez d'ajouter des types de document supplémentaires, inutiles ou superflus pour décrire un groupe naturel destiné à un type de document spécifique.

Exemples

• Un registre des actes de décès contenant un index au début ou à la fin doit être décrit comme « actes de décès ». Dans cet exemple, vous n'ajouteriez pas "index des décès" comme type de document pour décrire le groupe naturel. Utilisez uniquement les « Death Record Indexes » (Index d'actes de décès) pour décrire un groupe naturel qui ne contient que des index d'actes de décès. Ce même concept s'applique à tous les livres de documents qui comportent un index.
• Un livre d'actes de naissance contenant des notes marginales et/ou des références à d'autres événements de la vie à même le document doit être décrit comme « Birth Records » (Actes de naissance). N'ajoutez pas « Notes marginales ».

Créateur

Le créateur est l'entité qui a créé ou produit les registres/documents originaux.

Formater le Créateur

Le nom du créateur doit être saisi dans la même langue que la langue des documents, y compris les signes diacritiques. Lorsque vous saisissez le nom du créateur, utilisez le format du nom propre à la langue. N'utilisez pas de caractères alternatifs à moins que ces caractères ne soient utilisés dans le nom d'une entité (par exemple, « & » contre « et »).

Saisissez le Créateur

Lorsque le créateur n'est pas connu, laissez le champ vide.

Lorsque le créateur est connu, incluez-le dans le champ désigné :

• Dans GRMS, ce champ s'appelle « Créateur/Auteur du document.
• Dans DCam, ce champ s'appelle « Créateur ou auteur du document ».
• Dans Explorer les Images, ce champ s'appelle « Créateur ».

Pour les groupes naturels de documents d'archives, le créateur est l'entité qui a produit le groupe naturel et non le pasteur ou le greffier employé par l'entité qui a écrit physiquement les documents.
Dans le système Infinity, le champ Créateur est considéré dans le contexte de la localité recherchée (étant donné que la localité saisie est la localité où les documents ont été créés). Par conséquent, le lieu où les documents ont été créés est le plus souvent celui où le créateur/auteur a son siège.

Exemples

• Registres religieux
  
  • Parishes of the Archdiocese of Chicago
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
• Archives légales/judiciaires
  
  • Jackson County Probate Court
  • Notaria Pública 210
• Documents gouvernementaux (y compris les registres civils/d'état civil, les registres de vote et les recensements)
  
  • Stato civile
  • Census Bureau
  • Health Statistics and Vital Records
• Registres militaires
  
  • Armada de España
  • British Air Force
• Documents commerciaux (y compris les salons funéraires et les journaux)
  
  • Phoenix Tribune
  • Krematoriosäätiö s.r.
• Registres de cimetières (privés, religieux ou civils)
  
  • Cementerio de la Recoleta
  • Misiņkalna kapsēta
  • North Cemetery
• Registres généalogiques
  
  • Compilé par une société
    
    • Daughters of the American Revolution
  • Compilateur unique
    
    • Dr. Francis C. Xavier
  • Compilateurs multiples : listez tous les noms de publication avec un ou plusieurs prénoms en premier, en séparant chaque compilateur par une virgule
    
    • Steven Q. Urkel, Dr Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Périodiques (Le titre du périodique doit être saisi dans le champ « Titre ».)
  
  • New England Historic Genealogical Society
  • 東洋堂書店
• Registres médicaux
  
  • Landeskrankenhaus Universitätskliniken
  • Prince of Wales Hospital
• Éducation/Registres scolaires
  
  • Université Paris Saclay
  • Gadjah Mada University
  • University of Edinburgh
• Registres de migration
  
  • Selon que les registres ont été créés par une entité gouvernementale (listes douanières) ou une entreprise (listes de passagers), consultez le format des registres gouvernementaux ou des registres commerciaux ci-dessus.
• Matériaux de référence
  
  • Selon que l'archive/le dépositaire appartient au gouvernement ou à une entreprise, consultez le format des registres gouvernementaux ou des registres commerciaux ci-dessus.
• Photographies
  
  • Voir le format des Registres généalogiques ci-dessus.
• Manuscrits et livres protégés par le droit d'auteur et/ou publiés
  
  • Auteur unique
    
    • Bilbo Baggins
  • Auteurs multiples : listez tous les noms de publication en commençant par un ou plusieurs prénoms, en séparant chaque auteur par une virgule
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L.S. Meanswell

Similitudes de champs entre les programmes du processus.

Lorsque vous saisissez des données dans ces champs de liste GRMS, ces données sont automatiquement renseignées dans les champs DCam correspondants.

Liste GRMS	DCam	RMS/Explorer les images
Titre de la collection ou du Document.	Titre du document	Titre
ID du volume	Désignation du volume	Volume
Dates	Dates	Dates
Numéro de référence des archives	Numéro de référence des archives	Numéro de référence des archives
Localités	Localité	Localité
Types de documents	Type de document	Type de document
Langues (principale/supplémentaires)	Langue (principale/autre)	Langue
Créateur/Auteur du document	Créateur ou auteur du document	Créateur