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Les dossiers gèrent le niveau de base de tous les documents d'archives que vous utilisez. Vous créez des registres pour capturer les métadonnées, qui sont des informations descriptives associées à chaque document. Ces informations comprennent le titre du document, l'étiquette de couverture, le volume, les dates, la localité et le type de document. La première étape importante de la création d'un dossier numérique dans DCam consiste à organiser les documents que vous avez en main selon une taille de groupe adaptée à un dossier numérique.
Le tableau ci-dessous montre certaines des manières dont les dépositaires de documents peuvent organiser leurs registres.
| Types de registres | Catégories possibles | Exemples |
| Registres de recensement | Localité Ordre chronologique Type de recensement | Californie, comté d'Orange, 1910-1920 Recensement de l'État de l'Ohio |
| Registres testamentaires et successoraux | Ordre alphabétique Ordre chronologique | Cadd, James-Combs, John Wills de 1880 à 1940 |
| Registres fonciers | Localité Ordre chronologique | Wisconsin, Comté de Sauk mai 1888-juillet 1977 |
| Journaux | Localité Ordre chronologique Titre | Comté de Rock ou comté de Pipestone, janvier 1894 - décembre 1935 Luverne Daily Herald |
Lorsque vous obtenez des documents provenant des archives, vous recevez des « unités d'archives ». Il s'agit des groupes de base dans lesquels les archives ont rangé, mis en boîte, classé ou autrement classé les documents. Ces groupes peuvent toutefois être trop importants. La taille du groupe avec lequel vous devez travailler est le plus petit « groupe naturel » que vous puissiez trouver au sein de l'unité d'archivage.
Un groupe naturel est un ensemble de documents qui partagent des métadonnées de base. Les registres sont souvent regroupés de cette façon par une agence gouvernementale, comme lorsqu'ils sont reliés en volumes de livres ou de paquets d'homologation. Bien que les unités d'archives puissent constituer le plus petit groupe naturel, comme pour les livres (quelle que soit leur taille) lorsqu'ils ne le sont pas, vous devez sélectionner le plus petit groupe naturel au sein des unités d'archivage.
Pensez au plus petit groupe naturel comme quelque chose que vous pourriez saisir d'une seule main, comme un livre, un seul registre contenant des certificats de décès ou un dossier unique. Par exemple, si l'unité d'archivage avec laquelle vous travaillez est une boîte de fichiers contenant des paquets d'homologation, vous ne devrez pas créer un seul registre numérique pour l'ensemble de la boîte de paquets d'homologation ; vous créerez un registre numérique pour chaque paquet d'homologation individuel contenu dans la boîte de fichiers. Dans ce cas, les paquets d'homologation représentent le plus petit groupe naturel.
Le tableau ci-dessous présente des exemples spécifiques de conteneurs de documents courants ainsi que des notes indiquant s'ils doivent être identifiés comme des groupes naturels.
| Conteneur | Groupe naturel ou unité d'archivage |
| Articles individuels | S'ils n'appartiennent pas à un groupe plus large, tel que défini par les métadonnées, ils peuvent constituer des unités d'archivage. Recherchez d'autres articles avec lesquels des documents individuels peuvent être regroupés en termes de métadonnées, telles que la période, la localité, le type de document ou d'autres critères. Par exemple, une boîte de lettres à un gouverneur peut être un groupe naturel de documents individuels. |
| Paquets d'homologation | Les documents étant naturellement regroupés en un seul cas, ils partagent de nombreuses caractéristiques de métadonnées. Parce qu'ils sont liés les uns aux autres et forment un groupe aussi petit que possible, ils forment le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un dossier. |
| Dossiers | Comme les documents sont naturellement regroupés dans un seul registre, ils partagent probablement de nombreuses caractéristiques de métadonnées. À l'instar des paquets d'homologation, les dossiers constituent probablement le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un dossier. |
Dossiers Manille Dossiers de fichiers | Le contenu constitue-t-il un bon groupe naturel en termes de métadonnées telles que la période, la localité ou le type de documents ? Devraient-ils être combinés avec d'autres registres pour consolider davantage de documents ? Peuvent-ils être divisés en groupes naturels plus petits ? |
| Boîtes de fichier | Les boîtes de fichiers regroupent-elles des documents qui vont naturellement ensemble, selon les métadonnées de période, de localité et de type de document ? Ou bien sont-elles utilisées comme contenants pour rassembler des groupes individuels, tels que des paquets d'homologation ou des fichiers de cas ? Les boîtes forment-elles le plus petit groupe naturel ? |
Tiroirs à dossiers Classeurs | Les tiroirs à classeurs regroupent-ils des documents qui vont naturellement ensemble en fonction de métadonnées telles que la période, la localité et le type de documents ? Ou les tiroirs servent-ils de réceptacles pour rassembler des dossiers qu'il serait préférable de considérer comme le plus petit groupe naturel ? |
Albums Livres Catalogues Volumes | Chaque unité a été collectée et liée par les archives en fonction des similitudes de métadonnées telles que la période, la localité ou le type de document. Parce qu'ils sont liés les uns aux autres et forment un groupe aussi petit que possible, ils forment le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un dossier. |