À RootsTech 2024, des responsables d'archives et des gardiens de documents du monde entier se sont réunis pour le symposium des dépositaires d'archives et de documents (lien disponible dans certaines langues) afin de partager leurs idées sur comment rassembler et sauvegarder les documents historiques. Les documents préservent « la mémoire collective de l'humanité et, grâce à la transformation numérique, nous pouvons réellement devenir la mémoire accessible à toute la société », a déclaré le Dr Thomas Aigner.
Un panel de quatre dirigeants du secteur, animé par Michael Colemere, directeur régional de FamilySearch pour la région Asie-Pacifique, a partagé leur expertise en matière de conservation de tels documents. Parmi les panélistes figuraient :
- Dr. Yolanda Camacho-Zapata, directrice des archives historiques de l'État de San Luis Potosí au Mexique
- Dr. Emmanuel Calairo, Président de la Commission Historique Nationale des Philippines
- Carlos Serrano-Vásquez, directeur exécutif du Conseil International des Archives
- Dr. Thomas Aigner, PDG de Heritage Consulting GmbH
Ce panel d'experts du monde entier a discuté de l'importance de sauvegarder les renseignements inscrits dans des registres avant qu'ils ne disparaissent. Parce que les documents écrits se détériorent dans le monde entier, la meilleure chose que l'on puisse faire est de sensibiliser les gens concernant l'importance des documents historiques afin qu'ils puissent en sauvegarder davantage pour les générations futures.
Pourquoi les documents sont importants
Les documents écrits sont d'une importance vitale pour sauvegarder les souvenirs. Sinon, lorsqu'une personne meurt, ses souvenirs disparaissent avec elle. Et ces souvenirs relient les familles. « Les registres parlent de vraies personnes... Tout ce qui a été fait pour préserver ces documents dans leur forme originale est fait à cause de ces personnes », a déclaré le Dr Calairo.
Nous sommes tous cousins et nous sommes en train de créer un arbre qui connecte tellement de personnes. Cela nous aide à découvrir comment nous sommes reliés les uns avec les autres. Les documents relient les points entre les personnes, ce qui permet de retrouver les liens de parenté.
Une course contre-la-montre
Les ravages du temps, les forces de la nature, les catastrophes naturelles et celles causées par l'homme peuvent détruire des documents importants et, par conséquent, des faits historiques importants. Des archives bien gérées sont essentielles pour conserver les anciens documents et les conserver en bon état.
Le Dr Camacho-Zapata a mentionné une collection de documents entreposée dans des sacs en plastique dans un environnement chaud et humide. « Quelqu'un leur a dit que c'était la meilleure façon de les garder. J'ai pu constater que les documents mouraient lentement à l'intérieur des sacs. »
Trop souvent, à mesure que les collections s'agrandissent et deviennent encombrantes, les registres sont entreposés dans les greniers et les sous-sols dans lesquels ils se détériorent. Ils peuvent être endommagés par les insectes, les rongeurs, l'humidité et la chaleur, et ils peuvent être complètement détruits lors d'incendies, d'inondations, de guerres et autres catastrophes »
Il est évident que « le papier finit par mourir », a fait remarquer le Dr Aigner. Il est essentiel d'utiliser des méthodes améliorées pour préserver les anciens documents et leur contenu tels qu'ils ont été constitués à l'origine.
De nouvelles et meilleures façons de sauvegarder l'histoire
Les archives du monde entier s'efforcent de rassembler et de préserver les documents historiques, en les conservant en toute sécurité. Dans la mesure du possible, ces organisations utilisent la technologie pour créer des copies accessibles des documents originaux. « La numérisation des documents est l'une des meilleures solutions », explique le Dr Camacho-Zapata.
« Il y a quarante ans, nous n'avions même pas imaginé la numérisation, mais les progrès technologiques des trente-quatre dernières années ont tout changé », a déclaré le Dr Aigner. « Nous avons maintenant un nouveau rôle concernant l'identification des personnes [du passé]. »
Il en va de même pour les documents personnels. Numériser des photos et les envoyer aux membres de la famille permet non seulement de partager le patrimoine avec la famille, mais constitue également un filet de sécurité contre les pertes. La sauvegarde de copies de souvenirs de famille protège des renseignements et des souvenirs précieux.
De nouvelles avancées continuent de changer le paysage de la conservation des documents avec l'arrivée de l'intelligence artificielle (IA). « L'intelligence artificielle ouvre une énorme priorité d'opportunités et nous fournit de nombreux outils avec lesquels travailler pour l'indexation... le traitement de langue... la reconnaissance d'images... [et] le lien entre les documents », a remarqué Serrano-Vesquez. Il a ensuite décrit comment l'IA permettra d'établir des liens entre les bases de données et de faciliter le travail de nouvelles manières.
« L'IA et les avancées similaires peuvent désormais permettre d'accéder à des renseignements à partir de documents comme jamais auparavant », a ajouté le Dr Aigner.
Le rôle de l'IA dans la tenue des registres.
Parce qu'elle n'en est qu'à ses tout débuts, l'IA peut aussi être « un peu effrayante ». Alors que les gens essaient de comprendre ce que c'est et ce qu'elle peut et ne peut pas encore faire, il est important de vérifier avec nos yeux humains. « L'intelligence artificielle... facilite la recherche, mais elle nous pose en fait d'autres défis. Comment allons-nous savoir si ce qui est assemblé est réellement correct ? » a déclaré le Dr Comacho-Zapata. Les dépositaires doivent être vigilants et vérifier l'exactitude des bases de données produites par l'IA, étant entendu que les résultats de l'IA ne sont pas parfaits.
Le panel a indiqué que, utilisée de manière appropriée, l'IA a révolutionné et continuera de révolutionner leurs efforts en indexant, en traduisant, en vérifiant et en créant des arbres généalogiques. Le travail des archivistes qui consiste à garder les documents accessibles et disponibles devient de plus en plus facile à mesure que l'IA devient davantage fiable.
À FamilySearch, l'IA a été mise en œuvre pour identifier les mots dans d'anciens documents manuscrits. FamilySearch a utilisé cette technologie pour la première fois sur des documents manuscrits en espagnol. Les humains examinent ensuite les documents pour améliorer l'exactitude.
L'IA est également devenue inestimable pour fournir aux utilisateurs de FamilySearch des astuces en ligne en faisant correspondre les documents avec les personnes auxquelles ils peuvent s'appliquer dans le système. L'IA est « formée » à donner des réponses correctes au moins 90 % du temps avant de pouvoir être utilisée avec succès pour aider les usagers à trouver les bons documents.
Malgré ces avancées considérables, un futur plus vaste et meilleur nous attend. En matière d'IA, nous sommes aujourd'hui au même endroit que l'Internet commuté par rapport à l'Internet direct d'aujourd'hui. Les perspectives sont immenses. L'IA générative permet déjà de numériser, d'indexer et de créer des anecdotes, mais il y aura davantage.
Les avancées de FamilySearch en matière d'accessibilité des documents.
FamilySearch offre l'une des plus grandes collections de documents numérisés au monde, s'efforçant constamment de rassembler et de conserver des documents d'importance généalogique où qu'ils puissent se trouver. Les documents numérisés sont disponibles en ligne gratuitement pour les utilisateurs de FamilySearch.
Pour créer sa vaste compilation de documents, FamilySearch développe des partenariats avec des archives du monde entier. Les documents originaux restent dans leurs archives et FamilySearch conserve une copie numérique, elle met à disposition des copies en ligne à la discrétion des archives partenaires et renvoie une copie numérisée aux archives partenaires.
Cinq cents équipes d'opérateurs d'appareils photo scannent actuellement des documents dans des archives du monde entier. Ces équipes numérisent quotidiennement des milliers de documents contenant des millions de noms. Ces documents numérisés sont disponibles gratuitement en ligne sur FamilySearch.org ou dans de plus de 5.000 centres FamilySearch dans le monde. La Bibliothèque FamilySearch héberge également 537 000 livres et périodiques, dont beaucoup sont disponibles en ligne.
Afin de préserver également les histoires orales, qui sont particulièrement susceptibles d'être perdues, FamilySearch enregistre des généalogies orales en Afrique, en Océanie, aux Philippines, dans le Pacifique Sud et dans les Amériques. Grâce à cet effort, 253 millions de noms ont été recueillis grâce à 1 million d'entretiens, contribuant ainsi à préserver l'histoire et la culture de ces peuples.
Regardez le forum technologique FamilySearch à RootsTech 2024 pour en savoir plus sur la nouvelle technologie que FamilySearch utilise pour aider les chercheurs à retrouver leur famille.
Faire passer le message
Les experts archivistes de Rootstech ont fait part de leurs préoccupations quant au risque de perte de documents lorsque le public ne reconnaît pas leur importance. Ils ont convenu qu'il était essentiel de sensibiliser les responsables de la création des documents (le gouvernement, les registres locaux, les municipalités et le public) sur la manière de les préserver.
Trop souvent, les documents restent oubliés dans les sous-sols, où ils peuvent être endommagés, volés ou détruits. Trop souvent, les documents ne sont pas organisés, ce qui rend presque impossible leur recherche et leur identification. Parfois, de vieux documents importants sont même jetés à la poubelle.
L'éducation de la population et des gouvernements permet d'éviter des pertes inutiles. En travaillant ensemble, les documents pourront être sauvegardés et l'histoire préservée. L'établissement de partenariats peut également s'avérer précieux pour partager les ressources et les efforts.
Pour de petits projets, tels que les souvenirs de famille, les particuliers et les familles peuvent recourir à un « partenaire » doté de l'équipement nécessaire pour numériser des copies de leurs documents Certaines entités, telles que la Bibliothèque FamilySearch et les universités, sont bien préparées et disposent de l'équipement et des compétences nécessaires pour apporter leur aide.
Sur le site de FamilySearch, nous avons le désir de vous relier à votre famille et nous proposons gratuitement des activités amusantes de découverte et des services généalogiques. Pourquoi ? Parce que nous chérissons la famille et croyons que le fait de relier les générations peut améliorer notre vie maintenant et à jamais. Nous sommes une organisation à but non lucratif financée par l’Église de Jésus-Christ des Saints des Derniers Jours. Cliquez ici pour en savoir plus sur nos croyances.
