Des archivistes du monde entier se sont réunis le mercredi 5 mars 2025 au Salt Palace de Salt Lake City (Utah, États-Unis) pour échanger leurs idées et leurs techniques de collecte et de conservation des documents d’archives. Ce symposium des archivistes (ARC) a été organisé par FamilySearch International, la veille du salon RootsTech de 2025.
Les documents conservés par les archivistes représentent les souvenirs collectifs de l’humanité, fournissant un aperçu et un contexte pour différentes cultures. Ces documents permettent aux historiens et aux chercheurs en généalogie de créer des récits personnels et des arbres généalogiques exacts.
Confidentialité et accès aux documents d’archives
Lors d’une table ronde animée par Michael Colemere de FamilySearch, nous avons abordé le thème : « Gérer la confidentialité des archives : les meilleures pratiques pour protéger les données personnelles ». Ce groupe d’experts s’est penché sur la façon dont les archivistes peuvent trouver un équilibre entre les objectifs parfois contradictoires de l’accès public pour les documents d’archives et des droits des personnes en matière de protection de la vie privée, tout en conservant les documents fragiles.
Des archivistes experts ont discuté des dilemmes éthiques et des solutions technologiques pour gérer les données privées qui se trouvent dans les collections d’archives et les préparer pour la publication. Parmi les panélistes figuraient le Dr Regalado Trota Jose, président de la Commission historique nationale des Philippines ; Thiago Lima Nicodemo, directeur des Archives d’État de Sao Paulo, au Brésil ; Leslie Weir, archiviste à la Bibliothèque et Archives du Canada ; Brenda Mamvura, directrice des Archives nationales du Zimbabwe ; et Steve Nickle, représentant principal pour les relations institutionnelles en Asie, en Océanie et aux Philippines pour FamilySearch International.
Conscients de la frontière ténue entre la mise à disposition de documents à des fins de recherche et la protection du droit à la vie privée des personnes en vie, les panélistes ont discuté de la grande variété de lois sur la protection de la vie privée à l’échelle internationale, y compris les lois et réglementations qui régissent leurs différents pays. Le Dr Jose a déclaré : « Les Philippines ont certaines des lois sur la protection de la vie privée les plus strictes au monde . Et pourtant, les gens souhaitent effectuer des recherches sur leur histoire familiale et leurs données personnelles. Dans la plupart des cas, la loi philippine exige que les gens se rendent en personne aux archives pour accéder aux documents. »
Les lois de nombreux pays sont compliquées. Il s’agit notamment de lois fédérales, de lois de subdivision territoriale à l’intérieur d’un pays, telles que les États et les provinces, et de traités avec les tribus autochtones.
Les archivistes sont d’avis que la nécessité d’avoir un accès public aux documents d'archives, d’état-civil et généalogiques et la nécessité de protéger la vie privée des personnes et des familles sont deux objectifs importants.
Steve Nickle a raconté son expérience dans l’acquisition de documents pour FamilySearch, en travaillant avec des archives et des fonctionnaires du monde entier. Il a dit : « L’objectif de FamilySearch est de transmettre des documents généalogiques importants du passé afin que les gens puissent établir des liens avec leur famille. FamilySearch s’est engagé à honorer, respecter et soutenir les lois des pays où il recueille des documents. » Cette tâche devient extrêmement compliquée.
FamilySearch a signé des accords avec 170 pays, se soumettant au respect des différentes réglementations de chaque pays. En conséquence, FamilySearch a acquis des documents qu’on ne peut rendre publics avant un certain délai. D’autres ne se transmettent que dans la bibliothèque de FamilySearch. Des révisions périodiques des lois sur la protection de la vie privée sont absolument essentielles. Steve Nickle a expliqué : « Une équipe d’avocats examine les lois des différents pays tous les deux ans. »
Utilisation de l’IA dans la conservation des documents
Les progrès rapides de l’intelligence artificielle (IA) ces dernières années ont révolutionné la collecte et la vérification des documents. Les applications de l’IA aident les archivistes à lire et à transcrire des documents manuscrits, à interpréter des documents complexes, à trouver des informations historiques pour clarifier des documents, à créer des arbres généalogiques, à vérifier et à organiser des documents, notamment en faisant la distinction entre une utilisation privée et publique.
Conscients de ces avantages, les experts ont admis connaître également les problèmes potentiels de l’IA et la nécessité d’une supervision humaine des modèles d’apprentissage de l’IA et de ses résultats. Néanmoins, ils en ont conclu que l’IA est utile à diverses fins, lorsqu’elle est accompagnée d’une bonne vigilance humaine. L’IA peut accomplir en quelques minutes ou quelques secondes, ce qui prendrait des heures, des semaines, voire des années à une personne. L’IA continuera de transformer le travail des archivistes.
Autres sessions du symposium
Le symposium de mercredi comprenait cinq séances d’apprentissage supplémentaires tout au long de la journée.
Documents en danger
Thomas Mark Nelson, responsable chez FamilySearch de l’acquisition de documents pour l’Afrique, a parlé des difficultés liées à la conservation de documents importants dans « Documents en danger ! » Les catastrophes naturelles et celles causées par l’homme peuvent endommager ou détruire d’anciens documents écrits. Numériser des documents pour les conserver dans plusieurs bâtiments est un moyen de conserver des renseignements originaux.
La richesse de l’histoire ancestrale en Afrique et dans d’autres régions du monde repose sur la mémoire humaine. Quand les détenteurs de la connaissance des histoires familiales meurent, celles-ci meurent avec elles. Lorsque les jeunes quittent les villages, ils n’apprennent pas l’histoire de leur famille. FamilySearch et d’autres organisations généalogiques s’empressent d’enregistrer ces souvenirs tant que les personnes qui s’en souviennent peuvent encore les raconter.
L’IA peut améliorer la découverte à partir de documents
Jill Reilly, de la National Archives and Records Administration (NARA), et Ian James, chef de produit chez FamilySearch ont animé conjointement le sujet « Tirer parti des partenariats, de l’intelligence artificielle (IA) et de l’engagement de la collectivité pour améliorer la découverte à partir de documents ».
La NARA possède la collection la plus importante de documents précieux et d’archives du pays, dont beaucoup ont une valeur généalogique. La NARA collabore avec FamilySearch et des organismes semblables, en utilisant leur technologie commune pour rendre les documents plus faciles à trouver.
Ils ont déclaré que l’IA était déjà en train de révolutionner le travail d’archivage en élargissant considérablement la capacité des archivistes à interpréter les documents d’archives et à y accéder. La NARA et FamilySearch invitent des bénévoles à participer au projet. Ces deux organismes parrainent ensemble une expérience de bénévolat dans le cadre du programme « Participer » de FamilySearch.
La prochaine vague des percées de l’IA
Andrew Gold, ingénieur de recherche chez FamilySearch, et Jon Morrey, directeur du portefeuille de l’intelligence artificielle chez FamilySearch, ont présenté « Les percées de l’IA et ce qu’elles signifient pour les archives ». Ils ont discuté de la capacité de l’IA à effectuer des tâches beaucoup plus rapidement que les humains et, dans certains cas, à effectuer des tâches qu’ils ne peuvent pas réaliser. Ils ont expliqué comment les archivistes et les chercheurs peuvent utiliser l’IA pour trouver des documents, en rappelant que les résultats de l’IA doivent tout de même être vérifiés.
Répondre aux besoins des archivistes
Jim Ericson, Orvill S. Paller et Dave Wilkes ont présenté « Répondre aux besoins des archivistes : l’orientation future de FamilySearch ». Ils ont expliqué comment FamilySearch essaie de répondre aux besoins des archivistes et de permettre l’accès aux documents où qu’ils se trouvent. Ils ont souligné la nécessité de faire des copies des documents pour les conserver et les rendre accessibles au public.
L’effet des documents
Ryan Parker, chef de produit de la rubrique « Arbre Familial » sur le site de FamilySearch, et Valerie Villalobos, conceptrice de site Internet, ont présenté ensemble « Le patrimoine familial dévoilé : Le rôle des documents d’archives pour permettre à des personnes d’établir des liens avec leurs ancêtres et leur identité ». Ils ont parlé des retombées des découvertes familiales dans le monde entier au cours des cent trente années qui se sont écoulées depuis la fondation de la Société généalogique d’Utah (qui s’appelle maintenant FamilySearch). La facilité d’accès aux documents d’archives du monde entier permet de transformer des vies partout dans le monde. Cette session en présentiel n’a pas été diffusée ni enregistrée.
Qu’est-ce que le salon RootsTech ?
Le salon RootsTech est une occasion d’apprendre, d’être inspiré et de nouer des liens grâce à l’œuvre de l’histoire familiale. Organisé par FamilySearch et parrainé par d’autres grands organismes généalogiques, le salon RootsTech propose des centaines de cours d’experts, des vidéos de conseils et d’astuces, et des récits inspirants qui vous permettront de découvrir l’œuvre de l’histoire familiale comme jamais auparavant. Rendez-vous sur la page de notre médiathèque à la demande ou préparez-vous à nous rejoindre pour notre prochain salon en ligne ou sur place.
