Normas y pautas sobre metadatos de los grupos naturales

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Secciones:

Propósito
Alcance
Meta
Grupo natural
Título del registro
Designación de volumen
Fechas
Número de referencia del archivo
Localidad
Idioma
Tipo de registro
Creador
Equivalentes de campo entre programas de proceso

null

Propósito

El propósito de este documento es informar a los operadores de cámara, a los especialistas en metadatos y al personal del área de FamilySearch sobre las Normas y Pautas de Metadatos del grupo natural de FamilySearch.

Alcance

Estos estándares y pautas de metadatos deben seguirse al ingresar metadatos en el software de la Consola de administración de datos o al auditar los metadatos en RMS de cualquier grupo natural determinado. Para fines legales, los únicos datos que se revisan tras la captura son los valores de los campos Localidad, Fecha y Tipo de registro. Se pueden hacer excepciones de una pauta antes o después de la captura. La excepción debe aprobarse antes de su aplicación. Si el país de origen solicita la excepción, el país de origen debe proporcionar los recursos para implementar y hacer cumplir esa excepción.

Objetivo

Nuestra visión es utilizar metadatos para que el contenido sea fácil de buscar, administrar el inventario y satisfacer las necesidades de relación de colaboración. Se trata de normas generales que permiten flexibilidad en la forma en que los países de origen describen los registros y para mantener la coherencia con fines de gestión de inventario e informes.

Grupo Natural

Un grupo de registros que comparten metadatos básicos, como un periodo de tiempo, localidad o tipo de registro. Los registros suelen agruparse de esta manera como tomos de libros encuadernados o paquetes de sucesiones por el archivo o por una agencia gubernamental. Piense en los grupos naturales como algo que se podría recoger con una mano, como un libro, una sola carpeta de certificados de defunción, un solo paquete de sucesiones, o un solo archivo de casos. Para obtener más información sobre los Grupos Naturales, haga clic aquí.

Título del registro

El título del registro es el título descriptivo preferido asignado al grupo natural por el creador o conservador. Este título puede ser escrito, estampado, en relieve, mecanografiado o pegado en el grupo natural o en la lista de inventario del custodio.

Introduzca el título del registro

Antes de iniciar la captura, el operador de cámara debe consultar al archivero/representante del custodio sobre qué valor se debe introducir en el campo Título del registro de la Consola de administración de datos/campo Título (RMS).

Si el representante del archivista/custodio no tiene una preferencia, entonces el operador de cámara revisará la portada del grupo natural, luego el lomo y luego la página del título en ese orden. El operador de cámara introducirá el título del registro exactamente como está en el campo Título del registro, incluso si el título del registro incluye un tipo de registro, localidad y/o intervalo de fechas.

• Si hay varios títulos en la portada, el lomo o la portada del grupo natural, elija uno e introdúzcalo tal cual en el campo Título del registro.
• En los casos en que el título del registro incluya un tipo de registro, localidad y/o rango de fechas, estos datos también deben ingresarse en sus respectivos campos (consulte las secciones de Fechas, Localidad y Tipo de registro).
  
  • En algunos casos, el tipo de registro, la localidad y/o el intervalo de fechas del título del registro quizá sean inexactos. Sin importar la precisión, estos datos deben ingresarse tal como están en el campo Título del registro. La localidad precisa, el tipo de registro preciso y el rango de fechas preciso deben ingresarse en sus respectivos campos siguiendo las pautas de este documento para cada uno de esos campos (consulte las secciones de Fechas, Localidad y Tipo de registro).
  • El subtítulo debe incluirse en el campo Título del registro, seguido de la pauta aplicable anterior para el grupo natural.

Si no hay ningún título de registro en la portada, el lomo o la portada, utilice la descripción de la lista de inventario del custodio.
Si se cumplen todas las condiciones siguientes, conserve el título de la lista de DCam:

• El archivero o representante del custodio no tiene preferencia.
• No hay ningún título de registro en el grupo natural (portada, lomo o título).
• No existe una lista de inventario.

Nota sobre los Códigos de referencia

Los códigos de designación de Tomo y los Números de referencia del archivo no deben incluirse como parte del título del registro. Estos códigos deben introducirse en sus respectivos campos, es decir, en el campo Designación de volumen de la Consola de administración de datos/Campo de volumen (RMS) y en el campo Número de referencia de archivo.

Designación del tomo

La designación de tomo es una combinación de letras, número y caracteres especiales empleados para identificar un grupo natural. También facilita los procedimientos de almacenamiento y recuperación en un repositorio (volumen, caja, libro, gaveta, etc.).

Introduzca el código de designación de volumen

Ingrese el código de designación del tomo en el campo Designación del tomo. Revise la cubierta del grupo natural, luego el lomo, luego las páginas interiores, incluida la página del título, para ver el código de designación del volumen.

• No incluya en el campo Designación del tomo el intervalo de fechas o el tipo de registro del grupo natural.
• En el caso de los grupos naturales enlazados y no enlazados, no incluya "v" o "vol", "bk" o "book" en el campo Designación de volumen.
  
  • Ejemplo: 12.2.5
• Según el tipo de registro, el código de designación del tomo quizá incluya un número de caja, número de archivo, número de caso o algo semejante. Introdúzcalos de la siguiente manera:
  
  • Ejemplos
    
    • Número de caso = 145879
    • Número de archivo = 12
    • Caja = 8
  • Solo incluya "n.º de caso", "n.º de expediente" o "n.º de caja" si el archivero lo solicita o cuando este tipo de número viene después del número de volumen.
    
    • Ejemplos
      
      • 18, archivo nº 12
      • 1-Aux, número del caso. 13853
  • Si el código de designación de volumen incluye un rango de apellidos o letras que representan un rango de apellidos, ingréselo de la siguiente manera.
    
    • Ejemplo: 1 A-TR

Si no se encuentra el Código de designación del tomo

Si no se encuentra en el grupo natural o en el archivo, se debe introducir un solo guion (-) en el campo Designación de volumen.

Códigos de designación de múltiples tomos

Si el grupo natural es un libro de índices de varios tomos, ingrese el código asignado al libro de índices. No incluya los números de volúmenes de los libros que cubre el libro de índices.

• Ejemplo: Índices de registros de nacimiento de los tomos 1-5, del tomo 1, ingrese 1 en el campo Designación del tomo.

Si el grupo natural no es un libro de índices, utilice el código empleado actualmente por el archivo. Si es necesario, consulte al archivero sobre qué código ingresar en este campo.

Fechas

La fecha es cuando se creó o registró el documento. No es la fecha en que ocurrió el evento registrado (es decir, la fecha del evento). En algunos casos, la fecha de registro y la fecha del evento quizá sean iguales. El Servicio de fechas de FamilySearch rige todos los formatos de los campos de fecha de acuerdo con estas normas. Los siguientes estándares se enumeran en orden secuencial.

Utilice la fecha en la cubierta

Si el grupo natural tiene una fecha en la portada, el lomo o la portada, introduzca la fecha tal como aparece en esa página.

Combine varias fechas consecutivas en la cubierta

Si el grupo natural tiene varios intervalos de fechas en la portada, el lomo o la portada y los intervalos de fechas son consecutivos, combínelos en un solo intervalo de fechas.

Ejemplo
La portada del libro dice enero de 1879-marzo de 1880, marzo de 1880-enero de 1883, enero de 1879-enero de 1883

Evite combinar varias fechas no consecutivas en la portada. Si el grupo natural tiene varios intervalos de fechas en la portada, el lomo o la portada y los intervalos de fechas no son consecutivos, agregue cada uno de ellos.

Ejemplo
La portada indica enero de 1879-marzo de 1880, septiembre de 1882-enero de 1883, enero de 1879-marzo de 1880, septiembre de 1882-enero de 1883

Utilice la fecha de la cubierta y la fecha de creación del registro (Fecha incompleta en la cubierta)

Si el grupo natural solo tiene una fecha del intervalo de fechas en la portada, el lomo o la portada, y hay un espacio vacío donde debería estar la otra fecha, compruebe el primer o el último registro e introduzca las fechas respectivamente en el mismo formato que la fecha en la portada, el lomo o la portada.

Ejemplo
La portada del libro dice: "12 de enero de 1854/_____". Vea el último registro del grupo natural y busque la fecha de creación del registro. Si la fecha de creación del registro es 16 de octubre de 1865, introduzca la fecha de la siguiente manera: 12 de enero de 1854-16 de octubre de 1865.

Cuando no haya fecha en la portada, utilice la fecha de creación del registro (Año o años completos)

Si no hay ninguna fecha en la portada, el lomo o la portada, revise los primeros tres registros y los últimos tres registros del grupo natural. Si el grupo natural incluye registros del primer al último mes, solo ingrese los años.

Ejemplos

• El primer registro se registró el 6 de enero de 1879 y el último registro se registró el 20 de diciembre de 1879, ingrese 1879.
• El primer registro se registró el 10 de enero de 1879 y el último registro se registró el 15 de diciembre de 1880, ingrese 1879--1880.

Cuando no haya ninguna fecha en la portada, utilice la fecha de creación del registro (Año o años parciales o completos)

Si no hay ninguna fecha en la portada, el lomo o la portada, revise los tres primeros registros y los últimos tres registros del grupo natural. Si el grupo natural incluye registros de partes de años o una combinación de años completos y años parciales, incluya los meses.

Ejemplos

• Enero de 1879–marzo de 1879 (parte de un solo año)
• Marzo de 1879–enero de 1880 (partes de varios años)
• Enero de 1879-marzo de 1880 (combinación de años completos y parciales)
• Mar 1879-Dic 1880 (combinación de años parciales y completos)

Cuando no haya ninguna fecha en la portada, utilice la fecha de creación del registro (Mes único parcial)

Si no hay ninguna fecha en la portada, el lomo o la portada, revise los primeros tres registros y los últimos tres registros del grupo natural. Si el grupo natural incluye registros de parte de un solo mes en un año, entonces incluya los días.

Ejemplo
2 de enero de 1879–15 de enero de 1879

Utilice la fecha de la lista cuando no haya fecha en la cubierta y los registros son alfabéticos o no cronológicos

Si no hay ninguna fecha en la portada, el lomo o la portada, compruebe los tres primeros registros y los tres últimos registros del grupo natural.

Si no hay ninguna fecha en la portada, el lomo o la portada y el grupo natural está organizado alfabéticamente o no cronológicamente, introduzca la fecha de publicación de la Consola de administración de datos. Los auditores de metadatos pueden confirmar que la fecha coincide con las fechas de listado si tienen acceso a esa información, de lo contrario, asumen que es correcta.

Número de referencia del archivo

El número de referencia del archivo es el código de referencia único que los custodios utilizan para identificar y realizar un seguimiento de su inventario de registros.

Ingrese el número de referencia del archivo

Introduzca el código exacto utilizado por el archivo, incluida la puntuación.

Ejemplo: PT-ABM-GCFUN-1619-001

Si no encuentra el número de referencia del archivo

Si no se encuentra en el grupo natural o en el archivo, haga clic en la casilla de verificación Sin número de referencia de archivo ubicada debajo del campo de texto.

Localidad

La localidad es el lugar donde se creó el registro. Lugares de FamilySearch es una base de datos con localidades estándar que rigen las listas de selección (se suelen ver en un formato desplegable en FamilySearch.org). Los operadores de cámara, auditores y revisores utilizan la base de datos para seleccionar la localidad adecuada.

Nota sobre el formato de jurisdicción: Las localidades se formatean desde el nivel más pequeño, como un distrito administrativo o una parroquia, hasta el más grande, que suele ser un país.

Ejemplo: Panjón, Nigrán, Pontevedra, Galicia, España

Seleccione la localidad más específica cuando la cubierta concuerde con los registros

La localidad seleccionada debe corresponder a la localidad específica de nivel más baja donde se crearon los registros y no donde ocurrió el evento de vida.

Seleccione la localidad más exacta cuando la cubierta no concuerde con los registros

Busque una localidad en la portada, en el lomo y en la página del título, después verifique los tres primeros y los tres últimos registros. Si la localidad de la portada, el lomo o la portada difiere de la localidad de los registros, introduzca la localidad de los registros.

Seleccione la localidad más específica cuando se crearon registros en varias localidades

Si un grupo natural incluye registros creados en varias localidades, seleccione la localidad común más baja para describir el grupo natural, en otras palabras, introduzca la jurisdicción principal compartida por todas las localidades.

Ejemplo
El grupo natural contiene registros para Pisa y Santa Luce, que son comunas en la provincia de Pisa de la región de Toscana. En este ejemplo, utilice la provincia de Pisa para describir el grupo natural. En la lista de selección, se vería así: "Pisa, Toscana, Italia".

Cree la localidad cuando la localidad no esté disponible en la lista de selección

Si la localidad no aparece en la lista de selección, busque bajo un nombre alternativo. Si aún no se encuentra la localidad, cree un lugar provisional con su tipo de lugar adecuado y las jurisdicciones principales.

Ejemplo
El grupo natural contiene registros para la ciudad de Pisa, pero solo la provincia de Pisa está disponible en la lista de selección, es decir, "Pisa, Toscana, Italia". En este ejemplo, se debe crear el lugar provisional para la ciudad "Pisa, Pisa, Toscana, Italia".

Idioma

Esta sección aborda el idioma en el que se escriben los registros y no el idioma de la interfaz de usuario de la aplicación, ni el idioma del país.

Seleccione el idioma

Enumere solo los idiomas que constituyen la escritura de los registros en el grupo natural.

Ejemplo: Los registros fueron creados en alemán durante el régimen nazi, pero los registros se trasladaron más tarde a un archivo polaco, donde el archivero anotó en polaco la portada del grupo natural. En este ejemplo, describa el grupo natural utilizando el idioma de los registros, es decir, el alemán.

Varios Idiomas

Cuando un grupo natural contiene registros escritos en varios idiomas, seleccione todos los idiomas que correspondan.

Ejemplo: castellano, catalán

Tipo de registro

El tipo de registro es un término oficial regido por la base de datos de Vocabulario controlado y se emplea para describir la inscripción de un evento de vida. Cada tipo de registro se define en función de su uso y/o función.

Utilice el tipo de registro que concuerde con los registros (tipo de registro único)

El tipo de registro debe coincidir con el contenido del grupo natural. Seleccione el tipo de registro más específico que describa los registros en el grupo natural. Evite usar tipos de registros generales que sean demasiado amplios o vagos, como los registros vitales o los registros religiosos.

Ejemplos

• La portada del libro dice "Entierros", ingrese "Registros de entierros"
• La portada del libro dice "Nacimientos", pero los registros son registros retrasados de nacimientos, así que ingrese "Registros de nacimientos retrasados".

Utilice los tipos de registros que concuerden con los registros (varios tipos de registros)

Si es necesario, agregue tipos de registros específicos adicionales que representen con precisión los registros del grupo natural. Evite usar tipos de registros generales que sean demasiado amplios o vagos, como los registros vitales o los registros religiosos.

Ejemplos

• La portada de un libro dice "Nacimientos, matrimonios y defunciones", ingrese: "Registros de nacimiento", "Registros de matrimonio" y "Registros de defunción".
• La portada de un libro dice "Registro parroquial", ingrese: "Registros de bautismo", "Registros de matrimonio religioso", "Registros de entierro" y "Registros parroquiales".

Evite utilizar tipos de registros innecesarios y engañosos

Evite agregar tipos de registro complementarios, innecesarios o superfluos para describir un grupo natural destinado a un tipo de registro específico.

Ejemplos

• Un libro de registros de defunción que contiene un índice al principio o al final debe describirse como "Registros de defunción". En este ejemplo, no incluiría "Índices de registro de defunción" como un tipo de registro para describir el grupo natural. Solamente, utilice "Índices de registros de defunción" para describir un grupo natural que solo contiene índices de registros de defunción. Este mismo concepto se aplica a todos los libros de registros que incluyan un índice.
• Un libro de registros de nacimiento que contenga notas marginales y/o referencias a otros acontecimientos de vida junto con el registro debe describirse como "Registros de nacimiento". No agregue "Libro de notas marginales".

Autor

El creador es la entidad que creó o produjo los registros/documentos originales.

Formatear al creador

El nombre del creador debe escribirse en el mismo idioma que el idioma de los registros, incluidos los signos diacríticos. Al escribir el nombre del creador, utilice el formato de sustantivo propio del idioma. No utilice caracteres alternativos a menos que dichos caracteres se utilicen en el nombre de una entidad (por ejemplo, "&" frente a "y").

Ingrese el creador

Cuando no se conozca el creador, deje el campo en blanco.

Cuando se conozca al creador, inclúyalo en el campo designado:

• En GRMS, este campo se denomina "Creador/Autor de registros".
• En DCam, este campo se llama "Creador de registros o Autor".
• En Explorar imágenes, este campo se llama "Creador".

Para los grupos naturales de registros históricos, el creador es la entidad que produjo el grupo natural y no el clérigo o empleado de la entidad que escribió físicamente los documentos.
En el sistema Infinity, el campo Creador se considera en el contexto de la localidad buscada (siendo que la localidad introducida es la localidad donde se crearon los registros), por lo tanto, donde se crearon los registros es con mayor frecuencia donde tiene su sede el creador/autor.

 Ejemplos

• Registros Religiosos
  
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Chicago
  • Parroquias de la Arquidiócesis de Medellín
• Registros Legales/Judiciales
  
  • Tribunal de validación de testamento del Condado de Jackson
  • Notaria Pública 210
• Registros gubernamentales (incluidos registros civiles/vitales, registros de votación y censos)
  
  • Estado civil
  • Oficina del Censo
  • Estadísticas de salud y Registros vitales
• Registros Militares
  
  • Armada de España
  • Fuerza Aérea Británica
• Registros comerciales (incluidas funerarias y periódicos)
  
  • Tribune de Phoenix
  • Fundación Crematorio
• Registros del cementerio (privados, religiosos o civiles)
  
  • Cementerio de La Recoleta
  • Cementerio judío Misinkalna
  • Cementerio Norte
• Registros Genealógicos
  
  • Compilado por una sociedad
    
    • Hijas de la Revolución Americana
  • Compilador único
    
    • Dr. Francis C. Xavier
  • Compiladores múltiples: enumere todos los nombres de publicación con nombres de pila primero, separando cada compilador con una coma
    
    • Steven Q. Urkel, Dr. Francis C. Xavier, Bilba Labingi
• Publicaciones periódicas (El título de la publicación periódica debe ingresarse en el campo "Título").
  
  • Sociedad Genealógica Histórica de Nueva Inglaterra
  • Librería Toyodo
• Registros médicos
  
  • Hospital Estatal Hospitales Universitarios
  • Hospital Príncipe de Gales
• Educación/Registros Escolares
  
  • Universidad de París Saclay
  • Universidad de Gadjah Mada
  • Universidad de Edimburgo
• Registros de migración
  
  • Dependiendo de si los registros fueron creados por una entidad gubernamental (listas de aduanas) o por una corporación (listas de pasajeros), consulte el formato de Registros Gubernamentales o de Negocios arriba.
• Materiales de referencia
  
  • Dependiendo de si el archivo/depósito es de propiedad gubernamental o corporativa, consulte el formato de Registros Gubernamentales o de Negocios que se encuentra arriba.
• Fotografías
  
  • Vea el formato para Registros Genealógicos que se encuentra arriba.
• Manuscritos y libros con derechos de autor y/o publicados
  
  • Autor único
    
    • Bilbo Bolsón
  • Varios autores: enumere primero todos los nombres de publicación con nombre(s) de pila, separando cada autor con una coma
    
    • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell

Equivalentes de campo entre programas de proceso

Al introducir datos en estos campos de listado de GRMS, esos datos se rellenan automáticamente en los campos correspondientes de la Consola de administración de datos.