Las carpetas administran el nivel básico de todos los registros de archivo con los que trabaja. Crea carpetas para capturar los metadatos, que son la información descriptiva asociada a cada registro. Esa información incluye el título del registro, la etiqueta de la portada, el tomo, las fechas, la localidad y el tipo de registro. El primer paso importante para crear una carpeta digital en DCam es organizar los registros que tiene a mano en un tamaño de grupo que sea apropiado para una carpeta digital.
La siguiente tabla muestra algunas de las formas en que los custodios de registros pueden organizar sus registros.
| Tipos de registros | Categorías posibles | Ejemplos |
| Registros del censo | Localidad Orden cronológico Tipo de censo | California, Condado de Orange 1910-1920 Censo del Estado de Ohio |
| Testamentos y Registros de Sucesiones | Orden alfabético Orden cronológico | Cadd, James-Combs, John Wills de 1880 a 1940 |
| Registros de propiedades | Localidad Orden cronológico | Wisconsin, Sauk Co. mayo de 1888–julio de 1977 |
| Periódicos | Localidad Orden cronológico Título | Condado de Rock o Condado de Pipestone enero de 1894–diciembre de 1935 Luverne Daily Herald |
Cuando se obtienen registros del archivo, se reciben "unidades de archivo". Estos son los grupos básicos en los que el archivo ha guardado, empaquetado, archivado o almacenado los registros. Sin embargo, estos grupos pueden ser demasiado grandes. El tamaño del grupo con el que debe trabajar es el "grupo natural" más pequeño que puede encontrar dentro de la unidad de archivo.
Un grupo natural es un conjunto de registros que comparten metadatos básicos. A menudo, los registros son agrupados de esta manera por un organismo gubernamental, como cuando están encuadernados en tomos de libros o paquetes de validaciones de testamento. Si bien las unidades de archivo pueden ser el grupo natural más pequeño, al igual que con los libros (sin importar cuán grande sea el libro) cuando no lo son, debe seleccionar el grupo natural más pequeño dentro de las unidades de archivo.
Piense en el grupo natural más pequeño como algo que podría recoger con una mano, como un libro, una sola carpeta de certificados de defunción o un solo archivo de caso. Por ejemplo, si la unidad de archivo con la que está trabajando es una caja de archivo que contiene paquetes de validaciones de testamentos, no creará una carpeta digital para toda la caja de archivo de paquetes de validaciones de testamentos; creará una carpeta digital para cada paquete de validaciones de testamento individual dentro de la caja de archivo. En este caso, los paquetes testamentarios representan el grupo natural más pequeño.
En la tabla siguiente se muestran ejemplos específicos de contenedores de registros comunes, junto con notas sobre si deben identificarse como grupos naturales.
| Recipiente | Grupo Natural o Unidad de Archivo |
| Documentos individuales | Si no pertenecen a un grupo mayor, tal y como lo definen los metadatos, pueden constituir unidades de archivo. Compruebe si hay otros documentos con los que se puedan agrupar los documentos individuales en términos de metadatos, como el período de tiempo, la localidad, el tipo de registro u otros criterios. Por ejemplo, una caja de cartas a un gobernador puede ser un grupo natural de papeles individuales. |
| Paquetes de sucesiones | Dado que los documentos se agrupan de forma natural como un solo caso, comparten muchas características de los metadatos. Debido a que están unidos y forman un grupo lo más pequeño posible, forman el grupo natural más pequeño y son una buena opción en la que basar la definición de una carpeta. |
| Expedientes de casos | Dado que los documentos se agrupan de forma natural como un solo caso, es probable que compartan muchas características de los metadatos. Al igual que los paquetes de sucesiones, es probable que los archivos de casos formen el grupo natural más pequeño y sean una buena opción en la que basar la definición de una carpeta. |
Carpetas Manila carpetas de archivos | ¿Constituyen los contenidos un grupo idóneo y natural en términos de metadatos como el periodo de tiempo, la localidad o el tipo de registro? ¿Deben combinarse con otras carpetas para consolidar más registros? ¿Se pueden dividir en grupos naturales más pequeños? |
| Cajas de archivos | ¿Agrupan las cajas de archivo registros que naturalmente pertenecen juntos, basándose en metadatos como el período de tiempo, la localidad y el tipo de registro? ¿O se utilizan como receptáculos para reunir grupos individuales, como paquetes de sucesiones testamentarias o expedientes de casos? ¿Las cajas forman el grupo natural más pequeño? |
Gavetas de archivos Archiveros | ¿Agrupan los cajones de archivos registros que naturalmente pertenecen al mismo grupo de acuerdo con los metadatos como el período de tiempo, la localidad y el tipo de registro? ¿O las gavetas se utilizan como receptáculos para recoger carpetas de archivos que sería mejor considerar el grupo natural más pequeño? |
Álbumes Libros Catálogos Volúmenes: | Cada unidad ha sido recopilada y enlazada por el archivo en función de las similitudes de los metadatos, como el período de tiempo, la localidad o el tipo de registro. Debido a que están unidos y forman un grupo lo más pequeño posible, forman el grupo natural más pequeño y son una buena opción en la que basar la definición de una carpeta. |