Infinity 計畫——機會的創造和歸信[GRMS]

2024年5月29日

訓練影片：

目錄

指示
學習目標
建立新機會
更新舊機會
建立準則轉移
建立目錄
驗證機會
機會檢閱階段
建立管線專案
更新管線專案
將目錄從機會轉移到準則轉移
摘要

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簡介

這是將 Rosetta 專案更新成 Infinity 程式的逐步程序，並包含使用 Salesforce 中的 FamilySearch GRMS（全球關係管理系統）來建立和更新 Infinity 專案機會的逐步指示。

學習目標

檢閱這份教學檔案後，你可以：

  • 找出新機會和舊機會之間的差別。
  • 巡覽至 GRMS 並切換到閃電體驗。
  • 使用 GRMS 來建立新的機會，並將舊的機會更新至 Infinity。  

創造新的機會

Salesforce 是用來在 FAMILYSEARCH GRMS 中建立新的機會。 下列步驟詳細說明如何建立新機會：

步驟 1：登入 Salesforce 中的 FamilySearch GRMS。

步驟 2： 如果你還沒有使用閃電經驗，在右上角按一下你的圖像，然後選取切換到閃電經驗。

步驟 3：在機會下拉頁簽下，按一下新增。

步驟 4： 在機會名稱下，使用正確的名稱，並附上下列資料：

  • 英語國家（範例：瑞士）
  • 地點或檔案庫名稱（範例：弗裡堡）
  • 紀錄類型（範例：土地紀錄）
  • 開始的年末年份（範例：1481-1650）

注意： 最後標題應讀出類似下列範例：

瑞士，Fribourg， Land Records， 1481-1650

Step 5： 在 詳細資料下，按一下一般資料下拉式方塊，輸入此部分的所有必填資料。

步驟 6：在必要的協定草稿截止日期欄位中，選取適當的日期。

步驟 7：在相關聯絡人下拉式下拉式的右側面板中，確認下列必要的聯絡人：

  • 相機拍攝地點聯絡人
  • 紀錄保管人
  • 主要聯絡人

注意：如果需要捐獻者副本，也要建立捐獻者聯絡人。 捐獻者聯絡人所加入的地址，就是將捐獻者副本送出的地址。 如果捐贈人聯絡人建立旅行者後有所變更，你應該立刻將變更的資料傳達給合約和遵守及團隊。

更新舊的機會

下列步驟詳細說明如何轉換舊機會：

步驟 1： 登入 Salesforce 中的 FamilySearch GRMS。

步驟 2：如果你還沒有使用閃電經驗，請在右上角選取切換到閃電經驗。

步驟 3：選取機會頁簽。

步驟 4：點選機會名稱下的適當連結，選取你想要歸信的機會。

注意：你也可以使用搜尋方塊選項來找到這個機會。

步驟 5：在機會名稱下，使用正確的名稱，並附上下列資料：

  • 國家（範例：瑞士）
  • 地點（範例：弗裡堡）
  • 紀錄類型（範例：土地紀錄）
  • 初始年份–結束年份（範例：1481-1650）

步驟 6：確保協定的期限草稿包含適當的日期。

步驟 7：在相關聯絡人下拉式下拉式的右側面板中，確認下列必要的聯絡人：

  • 相機拍攝地點聯絡人
  • 紀錄保管人
  • 主要聯絡人

注意：如果需要捐獻者副本，也要建立捐獻者聯絡人。 捐獻者聯絡人所加入的地址，就是將捐獻者副本送出的地址。 如果捐贈人聯絡人建立旅行者後有所變更，你應該立刻將變更的資料傳達給合約和遵守及 ROM 團隊。

建立一個 Value 轉移

步驟 1：按一下右側面板中的準則轉移 。 目錄會在此部分建立。

步驟 2：使用下拉式箭號來選取新增。

步驟 3：在新值轉移快顯視窗中，選取此機會需要哪種類型的價值轉移，然後按一下下一步。 選項包括：

  • 建立影像——使用相機或掃描器建立新的或匯入現有的影像
  • 建立紀錄／索引——借著抄寫家譜文物來建立紀錄／索引
  • 接收影像——從協力廠商接收影像
  • 接收紀錄／索引——從協力廠商接收紀錄／索引

步驟 4：使用下拉式選單，從下列選擇適當的影像取得方法 ：

  • 我們會使用 DCAM 拍攝或掃描歷史文物——使用 DCam 來拍攝。 此數值傳輸會產生影像拍攝無限專案。
  • 我們會將現有的影像匯入 DCAM——使用 DCam 來匯入保管員給我們的影像。 此數值傳輸會產生影像拍攝無限專案。
  • 我們已經有微卷，而且會掃描
  • 他們會寄給我們掃描後可以保存的微卷
  • 他們會將微卷寄給我們掃描後歸還

步驟 5：在分數部分下，選取適當的估計許可權。

步驟 6：填寫相機操作（MAF）計畫。

注意：請務必按一下儲存來保留變更。

建立目錄

步驟 1：在機會的詳細資料頁面上，在右側面板的 準則轉移部分下方，按一下準則轉移號碼連結，建立內部的目錄。

步驟 2： 在準則轉移的詳細資料頁簽中，前往右側面板的可寄送資料部分。 按一下下拉式選單，然後選取新增。

注意： 如果需要捐獻者副本，請在價值轉移內建立可寄送的捐獻者，並在離開前儲存變更。

步驟 3：按一下機會頁簽，然後選取機會。

步驟 4：按一下右側面板中的數值轉移號碼連結，開啟數值轉移。

步驟 5：在右側面板中，按一下目錄旁的下拉式箭號 ，然後選取 新增。
注意：你可能會注意到目錄中的紀錄類型部分不一樣。

步驟 6：填寫一般資料、檔案參考資料、日期及語言的資料。

地方

使用五個不同的地點層級來選取地點。 地點也會從連結到資料庫的清單中選取。 如果清單中沒有顯示需要的地點層級，請在找不到地點方塊中輸入。

注意：務必輸入涵蓋目錄中所有紀錄的最低層級。

內容傳道部會申請或建立所需的地點。 這個過程可能需要幾天的時間才能完成。

如果目錄涵蓋一個以上的層級 1 地點（州／省／部門），請將此欄位留白，並在找不到地點方塊中加入備註。 例如，如果目錄涵蓋整個教區，而教區包含兩州的教區，你可以在地區找不到方塊中輸入教區名稱，或兩州的名稱。

注意： 如果沒有輸入地點 1，這個方塊就無法保持空白，因為驗證會失敗。

內容傳道部會申請或建立所需的地點。 這個過程可能需要幾天的時間才能完成。

如果目錄涵蓋一個以上的層級 1 地點（州／省／部門），請將此欄位留白，並在找不到地點方塊中加入備註。 例如，如果目錄涵蓋整個教區，而教區包含兩州的教區，你可以在地區找不到方塊中輸入教區名稱，或兩州的名稱。

注意： 如果沒有輸入地點 1，這個方塊就無法保持空白，因為驗證會失敗。

紀錄類型

使用五個不同的紀錄類型層級，從受控的字彙中選取紀錄類型。 一定要輸入最細膩的紀錄類型。

注意：如果你找不到所需的紀錄類型，請將之輸入到找不到的紀錄類型 方塊中。

紀錄類型名稱

紀錄類型名稱和找到名字的地方可能不一樣。 請見下列範例，找出紀錄類型已變更的方式。

範例 1

上一頁：

  • 紀錄類別：歸化入籍和公民身分
  • 紀錄類型：歸化入籍

目前：

  • 紀錄類型 1：移轉紀錄
  • 紀錄類型 2：歸化入籍紀錄

範例 2

上一頁：

  • 紀錄類別：墓園紀錄
  • 紀錄類型：埋葬登記簿

目前：

  • 紀錄類型 1：重要紀錄
  • 紀錄類型 2：死亡紀錄
  • 紀錄類型 3：墓園紀錄
  • 紀錄類型 4：埋葬登記簿

建立新的紀錄類型

如果你找不到所需的紀錄類型，可能需要建立一個新的紀錄類型。 你區域內的內容控制人員會將申請提交至受控的字彙議會。 這項程式可能需要數星期的時間才能完成。

建立新的紀錄類型後，就會出現在目錄內的紀錄類型下拉式清單中。 內容提示或設施管理器（Field Relations Manager）必須選取目錄中正確的紀錄類型。

驗證機會

一旦目錄就緒，所有必要的規格都已就緒，設施管理中心就必須驗證此機會，以確保它已準備好接受內容策略和法律的核准。 若要驗證這個機會，按一下機會頁面上的驗證鈕。

注意：如果機會尚未就緒，錯誤訊料會指出需要修正的部分。 例如，申請機會檢閱中可能會出現一則信息，說明「此目錄必須有紀錄類型 1 值」。

機會檢閱階段

驗證通過後，設施管理中心會在機會檢閱階段下，將機會狀態設定為CS 第一次審閱。 然後，在合約與遵守（法律）小組核准前，才有機會遵循核准的途徑。

如果內容策略發現找不到紀錄類型或地點，他們會提交新的紀錄類型或新的地點的申請，並將機會檢閱階段狀態變更為標準。

申請完成後，內容策略會將機會檢閱階段狀態變更為MS 檢閱，而機會則會繼續進行核准程式。

在建立新機會時，法律團隊一旦核准，就會將機會檢閱階段設定為運作管理。

更新機會時，一旦內容策略和法律核准新遷出的目錄，Legal 就會將機會檢閱階段狀態設定為運作管理。

OXM 會按一下管道專案下拉箭號，然後在機會中選取新增來建立新的管道專案。

建立管道專案

若要建立管道專案，OXM 會執行下列步驟：

步驟 1：在資料部分下，選取正確的準則轉移號碼。

步驟 2：在Rosetta部分，確認 Rosetta Stone 的狀態設定為無。

步驟 3： 在RMS部分下，將 RMS 狀態設定為佇列。

步驟 4：按一下儲存鈕。

步驟 5：無限管線專案現已建立，可在相機主管控制面版中取得。

注意：操作員可以多快取得這項專案，取決於操作相機指派操作員並完成其他相關工作的速度。

更新管道專案

如果 Rosetta Stone 專案已經存在，OXM 會編輯現有的 Rosetta 專案，並使用下列步驟：

步驟 1：在管道 專案部分，按一下下拉箭號，然後選取編輯。

步驟 2：在RMS部分，將 RMS 狀態變更為佇列。

步驟 3：按一下儲存鈕。

注意：這會確保專案是為 Infinity 無盡使用而建立的，並且已填入 MEis 資料。

步驟 4：此專案現在可在相機主管控制面版中取得。

注意： 操作員可以多快取得這項專案，取決於操作相機指派操作員並完成其他相關工作的速度。

將目錄從機會移到準則轉移

若要將目錄從機會移到價值轉移，請執行下列步驟：

步驟1：在變更所有人的下一步，按一下下拉箭號，然後選取遷移紀錄目錄。

注意： 你可能需要按一下機會頁面上方按鈕旁的下拉箭號。

步驟 2： 選取你想要將目錄移轉至的數值轉移號碼。

步驟 3： 勾選適當的方塊，選取你想要遷移的目錄。

注意： 若要選取所有目錄，請勾選名字旁的方塊。 若要只選取核准的目錄，按一下只選取已核准的連結。

步驟 4：按一下轉移鈕。

注意： 目錄核准和目錄中的紀錄類型不會在遷徙期間轉移。 Bib 檢查結果會遷移。

步驟 5：一旦你將目錄移轉到價值轉移中，請點選每個目錄並選取紀錄類型。

步驟 6：目錄中的紀錄類型部分現在不一樣了。 先前曾使用紀錄類別和紀錄類型。

步驟 7：使用五個不同的紀錄類型層級，從受控的字彙中選取紀錄類型。 一定要輸入最細膩的紀錄類型。

注意： 如果你找不到所需的紀錄類型，請將之輸入到找不到的紀錄類型方塊中。

摘要

這說明了在 Salesforce 中加入新機會和轉換舊機會的程式，使用 FamilySearch GRMS。 你現在應該能夠巡覽到閃電般的體驗，創造新的機會，並將舊的機會轉換成一個 Infinity 計畫。 我們希望你已享有這項學習經驗，並且能夠成功地完成你的機會指派工作。