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簡介
本課將涵蓋下列主題：
- 專案、目錄和資料夾
- 選擇清單
- 建立新的資料夾
在拍攝數位影像之前，您需要建立一個資料夾，來整理和追蹤影像。 此資料夾也會追蹤描述它們的中繼資料。 中繼資料包含日期、地點和紀錄類型等資訊。
在DCam軟體的首頁上，按一下 管理專案、目錄和資料夾。 專案、目錄和資料夾畫面會顯示出來，並分成三個部分。 每個區段旁邊有一個功能表，其中包含不同的選項。
專案
左上角是專案區。 專案是指紀錄保管人和 FamilySearch 在合約內所議定的所有紀錄。 專案由總部製作。 這份詳細的合約決定要拍攝哪些檔。
根據你所使用的DCam軟體版本，你可以在專案部分找到兩種類型的專案。 軟體版本的轉換會在未來幾年進行。
大部分的檔案庫地點都以標準模式運作。 隨著時間的推移，所有的網站都會遷移到線上模式，通常稱為無限模式。 如果你的網站尚未遷移到線上模式，你會在DCam畫面頂端看到藍色列。 在你的網站遷移到線上模式後，你會在畫面上方找到綠色列。 在移徙的時候，你的地區主管或區域經理會通知你。
為標準模式所建立的專案看起來與建立線上模式的專案不一樣。 標準專案使用命名規範，例如18-1548_OH-美國。 名字中的數位和字母代表如下：
- 18號代表合約的年份。
- 號碼1548是一個獨特的識別碼。
- 喔這兩封信代表俄亥俄的狀態。
- 美國的字母代表美國。
專案轉換到線上模式時，其外觀會有所不同。 線上模式使用數字系統，例如MMMM 3M9。
你的檔案庫可以以標準模式開始，以標準方式列出的專案開始。 當你被要求轉換時，關閉所有標準專案後，你所指派的唯一專案將是線上專案。 雖然你可能會看到專案資料夾中列出了你先前的標準模式專案，但你將無法反白或存取其中任何一項。
清單
右上角包含目錄。 在反白顯示專案後，其清單即會顯示在這裡。 目錄也由總部建立，基本上是原始專案的較小部分。 比方說，這項專案可能是所有重要紀錄，然後會根據紀錄保管員如何編排紀錄，依日期、數量和其他因素，將這些紀錄分成出生、結婚和死亡紀錄的目錄。
若要決定要選擇哪一專案錄，請將你要擷取的檔群組在手裡。 找出它們適合哪些目錄，然後針對紀錄類型、資料量、日期及其他定義因素來檢閱這些檔。 在你反白正確的目錄後，請移到資料夾部分。
資料夾
底部是資料夾。 你將負責建立資料夾，並拍攝其記憶體的影像。 你在資料夾欄位中
輸入的詳細資訊會建立稱為中繼資料的描述資訊。 當影像發佈到FamilySearch 網站時，中繼資料就會顯示出來。
可具體想像專案、目錄和資料夾的方法之一，是想想辦公室檔案櫃。
- 可以將該專案比作整個檔案櫃。
- 可以將清單比作檔案櫃中的檔案抽屜。 他們協助將檔案櫃 中的所有專案整理成較小、可搜尋的群組。
- 當然，數位資料夾可比作檔案夾。 其表示要在較大檔案 抽屜裡歸檔的特定紀錄組。
有時候你可能會發現目錄並未涵蓋所有實體紀錄。 您可能需要讓紀錄保管人來拍攝紀錄，或者您甚至可以找出您認為對 FamilySearch 有用的紀錄，而這些紀錄並不適合在其中一份清單。 在有紀錄的目錄以外拍攝紀錄，可能會造成與我們與紀錄保管人簽訂合約有關的法律問題。
以下是可能造成法律議題的目錄範例：
- 你可能有3卷的出生紀錄，但目錄只涵蓋第二冊和第三冊。
- 你會找到一個郡監護權紀錄，其日期在1900年到1910年之間，但目錄只涵蓋1900年到1905年間的年份。 1906至1910以上的年份並未列入目錄中。
你不應變更目錄，以涵蓋較大的日期範圍、數量或任何其他資訊。 在這兩種情況中，你都需要申請新的目錄。
新目錄的申請需要與你的地區主管或區域經理討論並核准。 這項申請會經過法律和實務小組的審閱程式後，才能獲得核准或拒絕。
下列是建立新目錄申請的2個選項，視你所使用的DCam軟體版本而定：
- 選項1： 標準版本最容易用畫面上方的藍色列標明。 向你的地區主管或區域經理提出這些目錄的提案，請你申請一份涵蓋你想要拍攝的資訊的目錄。 督導員會向總部提出您的請求，並在作出決定後再返回給您。 如果申請獲得核准，你的主管會給你建立目錄所需的密碼。
- 選項2： 線上版本最容易由畫面上方的綠色列標示出來。 建立新目錄的過程與標準模式稍有不同。 在專案、目錄和資料夾畫面的目錄方塊旁的選單中，按一下 建立。 完成必要欄位，然後按一下 儲存 ，將申請提交到總部。 在線上模式獲得核准之前，你可以拍攝你所申請的新目錄的影像。
注意： 然而，如果你的申請遭到拒絕，你在新目錄中所拍攝的資料夾和影像就無法被接受到運作程式中。 你的電腦系統不會關閉並運送資料夾及其影像。
使用先前可能引發法律議題的目錄範例，第一冊的第一冊可能已被一開始輸入目錄資料的FamilySearch代表遺忘。 拍攝這些影像是必要的。 在這種情況下，新的目錄會獲得核准，而你在資料夾中所拍攝的影像也會被接受。
在第二個例子中，可能已經拍攝到1906年到1910年間的日期。 你建議的目錄並非必填。 在這種情況下，目錄將被拒絕。 你在該目錄下所做的任何工作都不會被接受。
最好的做法是開始在不需要核准程式的現有目錄內建立資料夾和拍攝影像。 這麼做能讓你有自信地建立資料夾和拍攝影像，同時等待你所建議的目錄的核准。
你最基本的數位紀錄群組是數位資料夾。 每一個數位資料夾的定義都是根據一個檔案庫單位來定義，那是你所處理的一小群自然檔。
檔案庫單位可能是單一物品（書籍），或是你可以用一隻手（資料夾）拿起的東西。 例如，包含一個郡的死亡證明一年的資料夾是一個檔案庫，用來定義一個數位資料夾。
雖然一個檔案方塊會將資料分組，但包含多個遺囑認證資料袋的檔箱不會是一個檔案庫單位。 方塊內的每一個遺囑認證資料袋都會建立最小的自然群組。 個人遺囑認證資料包會是一個檔案庫單位，並定義自己的數位資料夾。
每次你建立數位資料夾時，目錄中的資訊都會自動填入資料夾畫面。 目錄只是專案中較小的分段。 此專案範圍非常廣泛，包含了與你所拍攝的檔不明確的體積範圍、日期範圍和紀錄類型。 資料需要在資料夾中變更，才能明確地顯示在檔案庫的單位。 這能確保數位資料夾是獨一無二的。
一旦你從資料夾部分左側的選單中選取正確的專案和目錄，請完成下列步驟來輸入或修改每個欄位：
步驟1： 按一下 建立。 資料夾畫面會顯示出來。
步驟2： 在資料夾欄位的使用資料畫面上方，除非你需要重新輸入該目錄的資訊，否則請將欄位留白。
注意： 你可能會在一些情況下修改此欄位中的資訊。
步驟3： 在紀錄標題欄位中，輸入指定給檔案庫單位的描述標題，例如書脊上的名字。 這不包括日期、冊次或地點。
步驟4： 在冊次指定欄位中，輸入信函、編號或特殊字元來辨識檔案庫單位。 例如數位3或羅馬數字III。
注意： 請勿輸入標籤或方塊、日期或地點等標示符。 如果沒有音量類型，請在此欄位中輸入3個連字號（--）。
步驟5：在日期欄位中，使用你所拍攝的收藏專用單位的特定資料。 這包括記錄這些事件的日期或檔建立的日期。 若要變更日期以反映檔案庫單位的日期範圍，按一下適當年份欄位旁的 箭號 。
注意： 一般來說，日期會是完整的年份範圍。 如果這些紀錄是1837年的一整年，請在第一個日期方塊輸入 1837 年，並在第二個日期方塊輸入 1837 年。 如果日期包含許多年份，例如1837到1840年，請在第一個日期方塊輸入 1837 年，在第二個日期方塊輸入 1840 年。
注意： 只有在檔案庫單位有部分年份時，才應使用月份。 例如，日期範圍為1837年2月至1838年6月。 如果月份欄位沒有顯示出來，若要顯示月份欄位，按一下 月份核取方塊。
步驟 6： 若要選取，請按一下 下拉式選單。
注意： 只有在檔案庫單位有部分月份時，才會加入天數。 日期範圍為1837年6月1日至1837年6月15日，是何時指定日期的例子。 如果日期欄位沒有顯示出來，若要顯示日期欄位，請勾選 當天核取方塊。
注意： 約一字的意思是大約（或大約）。 切勿使用此資料來估算時間。
步驟7： 如果資訊沒有寫在檔容器上，請找出檔上的個人日期或日期範圍。 你一輸入日期，這些日期就會自動勾選確認為正確的核取方塊。
注意：如果從目錄自動填入的日期欄位是正確的，你就不需要變更它們。 你可能需要手動勾選方塊。
步驟8： 如果紀錄保管員提供你的資料，請輸入檔案庫參考編號。 這是紀錄保管員用於辨識及追蹤紀錄的唯一編號。 這個欄位的預設值是根據你已完成的欄位（稱為收藏）的程式，產生一個檔案庫參考編號。
例子： 對於1837年第22冊的延遲出生，軟體會將紀錄標題、冊次名稱和日期欄位分類，以建立延遲Births_22_1837。
步驟9： 準備在地點欄位輸入資訊。 地點欄位是從目錄中填入的，但可能過於籠統。 你需要確保欄位內的地點非常明確地代表手中的紀錄。
例子： 如果目錄是針對猶他州的狀態，你需要檢閱紀錄，找出涵蓋哪個城市和郡，然後加入那些詳細資料。
步驟10： 若要在地點欄位輸入資訊，請開始在欄位中輸入。 畫面上會顯示一個下拉式選單，讓你可以選取。 你所選擇的地點需要盡可能細膩。 以下這段話進一步說明了這一點：
- 教區的名稱比城鎮更細膩。
- 一個城鎮的名稱比郡更細膩。
- 郡名比州名更細膩。
注意： 雖然地點應盡可能細膩，但要小心，不要做出使資料夾不再與目錄相符的變更。
範例1： 開始在地點欄位輸入鹽湖。 系統會在下拉式選單中產生選項，讓你在鹽湖城、鹽湖郡、猶他州、美國（1896-現在）等選項中作選擇。
範例2： 如果紀錄上的日期在1896年以前，請選擇 鹽湖，猶他州領地，美國（1850-1896）。
注意： 從選單中選擇時，要留意紀錄中所有決定因素，例如地點建立時間。
如果變更資料夾表示它不再與目錄相關，那麼你所使用的目錄可能不正確。 如果是這樣的話，請刪除資料夾，找出正確的目錄，然後重新開始建立資料夾的程式。
如果你找不到所需的特定地點，你可以點選 加入更多特定地點來新增臨時地點。 使用此選項時，對話方塊會顯示並讓你輸入資訊。 在總部確認之前，該地點仍是臨時的。 如果該位置未經驗證，系統會要求你變更地點並重新傳送影像。
步驟11： 語言欄位通常由FamilySearch填入。 主要語言應該是檔中最常用的語言。 如果你在檔中找到其他語言，你可以從下拉式選單中選取這些語言，將它們加入其他語言的欄位中。
注意： 不同語言的人名不被視為另一種語言。
步驟12： 當你開始輸入紀錄類型欄位時，會出現一個下拉式選單。 針對紀錄類型，選擇最明確的描述。
例子： 如果自動填入的描述是遺囑認證，但紀錄監護權紀錄，你需要選取一個更好的輸入。 在你所選擇的紀錄類型上，要盡可能細細。 開始輸入 遺囑認證 ，並顯示一份挑選清單。 在這種情況下，遺囑認證下的最佳選擇是：法律紀錄、法院紀錄、遺囑認證紀錄、遺囑監護。
步驟 13： 標題為其他資訊的區域，可以與影像品質團隊、運作團隊和來賓溝通。 選取能辨識檔狀況的描述標籤，以及該狀況與拍攝影像的品質有何關聯。
步驟 14： 在左側可用的標籤方塊中，將一個描述反白，像是裝訂緊密或原稿不復印。
步驟 15： 按一下兩個方塊之間的 雙箭號鈕 。 描述標籤會顯示在畫面右側所選取的標籤方塊中。
注意： 使用可用的標籤表示資料夾大部分的檔都有標籤所描述的品質問題。 如果只有少數檔有問題，請勿使用此功能，但要在你拍攝這些影像時個別加上標籤。
步驟 16： 資料夾意見欄位讓你可以針對該實體檔群組的狀況提供額外的資訊，因為該檔與訪客的搜尋能力有關。
例子： 如果有些頁面是空白的，請輸入類似影 像50-74的注釋是空白的，因此沒有被拍攝下來。 如果證書沒有數位順序，請將之輸入為意見。 針對任何會影響來賓尋找祖先的經驗的事物發表意見。
請勿對下列條件提出意見：
- 影像中明顯出現的檔問題。
- 檔案大小。
- 這些檔都寫在一本書裡。
- 其他類似的資訊。
步驟 17： 當所有資訊都正確地記錄在資料夾畫面上時，按一下 儲存和拍攝。
步驟 18： 如果你尚未校正相機，你已準備好校正，或者你可以開始拍攝影像。
學習經驗
活動 1： 檢查你的瞭解程度
- 專案部分可以找到多少類型的專案？
- 用你自己的話來定義下列專案：
- 專案
- 清單
- 資料夾