若要查看檔案庫中的紀錄以進行影像拍攝，請依下列指示操作
：步驟1： 在管理專案、目錄和資料夾畫面上，確認正確的專案和目錄會被醒目標示出來。
步驟2： 在目錄部分，按一下 列印。
注意： 如果你沒有工作印表機，可以寫下目錄名稱、日期和地點，或是用手機拍下畫面的照片。
步驟3： 將列印出來的資料帶給檔案管理器查看，找出紀錄的位置。 請紀錄檔管理者瞭解擷取這些紀錄的程式，並詢問他們是否對處理這些檔有任何特別的指示。
步驟4： 如果有單獨的索引，請詢問使用索引的特別指示。 你可以將索引的指示加入目錄資訊。
步驟5： 請紀錄保管員向你顯示將以數位方式拍攝的紀錄。 找出並檢視目錄中的檔。 特別注意下列每一點：
- 確定紀錄上的詳細資料符合列印出來的目錄範圍。 如果檔案庫中的紀錄標題與列印出來的標題不同，請寫下實際的標題。 記下紀錄的類型和日期，並請你的主管或經理澄清。
- 將實際紀錄中的日期和地點與列印出來的日期和地點作比對。 如果日期或地點不同，請寫下實際紀錄中的資料，以便能更正目錄資料。
備註： 有些目錄資料來自專案資料。 目錄中的紀錄可能只涵蓋顯示在列印資料上的部分日期或地點。 例如，該專案可能包含了所有新墨西哥州的紀錄，但目錄只包含第10冊，第10冊只有瓜達路普郡的紀錄。 如果是這樣的話，你需要更正目錄資訊的地點。
- 作備註，說明該目錄需要建立哪些資料夾。 思考用哪些合乎邏輯的方式將紀錄劃分成資料夾。 舉例來說，如果這些紀錄是書籍，針對各個資料夾拍攝一本書。 如果這些紀錄是按字母順序排列的，請決定為字母 A–L 和 M–Z 建立資料夾。 如果有好幾筆小筆紀錄，請將它們拍攝在一個資料夾中。
- 請注意紀錄保管員如何組織你要拍攝的紀錄。 這會影響你建立與目錄相關的資料夾的方式。 例如，書籍可以是一個數位資料夾。 含有證書27892-27992的瑪尼拉資料夾可以是另一個數位資料夾，而遺囑認證個案檔案的方塊也可以是另一個。 這些群組稱為檔案庫單位，是數位資料夾的組合。