可以在工作站和文件處理方面多做一些事情，來讓拍攝影像的過程更有效率。這些提醒和提示會彙編在1個地方，方便檢閱。
相機工作站設定的提醒和訣竅
使用這些訣竅來使實體工作站更有效率：
- 將相機設置於靠近文件並遠離人群的地點。
- 設置在有空調的房間內。
- 避免相機移動而使影像模糊。
- 固定好工作站的架設。
- 將相機支架上所有調節點都鎖緊。
- 將相機支架放在平坦的桌面上，以避免搖晃。
- 不要設定在電梯旁或其他會出現地板振動的區域。
文件處理的提醒和訣竅
使用這些訣竅，讓文件處理更有效率：
- 在書本上使用書夾。在左下方用一個書夾可能就夠了。
- 注意背面字跡透過紙張的情況，特別是薄頁面的文件。如果注意到此問題，請使用襯頁。
- 拍攝每一頁時，要留意影像是否模糊。如果影像模糊，請刪除該頁面，然後重新拍攝。
- 建立有效的工作流程，方法是：
- 設定工作站的螢幕
- 使用X按鍵
- 整理文件
- 將文件整理好，以便能一個接一個地拍攝，減少拍攝專案紀錄所需的時間總長。
- 兩個人一起工作，比一個人獨自工作更有成效。例如，當1個人移動文件時，另一人可以進行拍攝和影像評估。
- 在拍攝影像時要留意頁碼，確定有拍攝到每一頁，小心不要一次翻超過1頁。
- 在拍攝厚重書籍的影像時，每拍攝0.5吋（1.27公分）的厚度後要重新檢查焦距。
- 建立一套移動及歸還文件的系統，你要為從書架和檔案中取出的文件負責。
常用提醒和訣竅
使用這些常用訣竅來幫助使整體流程更有效率：
- 良好的校正是獲得良好影像品質的關鍵。
- 拍攝書籍時，使用自動拆分範本。
- 使用自動裁切來拍攝單頁。
- 要先拍攝資料夾或書本的封面。
- 若文件鬆散，請將黑色膠帶貼於載板的兩側，標註文件擺放位置的參考點。
- 確保文件擺放方向正確，文件傾斜度不能超過百分之三。
- 使用旋轉功能，使拍攝下來的影像內容讀取方向為上到下、左至右。
- 使用Z格式來拍攝地圖和其他大型文件。（見拍攝大型文件）
- 雙頁裁切模式讓你只需按1個鍵就可以拍攝2張影像。
- 拍攝書本的第一個影像時，如果檔案庫不允許拆開書脊，請在3x5吋的卡上寫下書脊上的文字，將卡放在書本封面上，作為此書的第一張拍攝影像。如果書脊上沒有任何東西，在3x5吋的卡片上寫「書脊上沒有任何東西」，將卡放在書本封面上，作為此書的第一張拍攝影像。
- 在拍攝畫面上使用或調整任何縮放設定後，若要繼續使用X按鍵棒拍攝影像，請執行下列1項：
- 在拍攝畫面底部，按一下拍攝按鈕，來拍攝至少1張影像。
- 按一下拍攝畫面。
- 按一下任何縮圖影像。
- 選取表示已拍攝影像的視覺和音訊提示。（見喜好設定中的拍攝回饋。）
- 指定自動裁切設定來進行壓縮和非同步影像拍攝。（見喜好設定中的影像處理。）