DCam 用户指南-附录A-自然群组元数据规范和准则

目的

本文件的目的是向拍摄人员、元数据专家以及FamilySearch区域人员通报更新后的 FamilySearch 自然群组元数据规范和准则。

范围

在将元数据输入DCam软件或为任何一个自然群组审核RMS中的元数据时，应遵循这些元数据规范和准则。出于法律的目的，拍摄后，被审核的数据只有地点栏位、日期栏位和记录类型栏位中的值。准则的例外情况可以在拍摄前或拍摄后进行实施。例外情况必须在得到批准后才可以实施。如果来源地要求例外，来源地必须提供资源来实施和执行这项例外。

目标

我们的愿景是使用元数据使内容易于搜索、管理库存和满足合作关系的需求。这些通用标准允许来源地灵活地描述记录，并为了库存的管理和报告的目的保持了一致性。

自然群组

共享基本元数据（例如时间段、地点或记录类型）的一组记录。通常，档案馆或政府机构将记录分组为装订成册的书籍或遗嘱认证包。将自然群组想象为可以用一只手拿起的东西，比如一本书、一个死亡证明文件夹、一个单一遗嘱认证的小包或一个单一案例的文件。

若要进一步了解自然群组，请点击这里。

记录标题

记录标题是由创建者或保管人给自然群组选定的首选描述性标题。这个标题可以写、盖章、压印、打字或用贴纸贴在自然群组上或保管员的库存清单上。

输入记录标题

拍摄开始前，拍摄人员应向档案管理员/保管员代表咨询，在记录标题栏位（DCam）/标题栏位（RMS）输入什么数值。

如果档案管理员/保管员代表没有偏好，拍摄人员将按序检查自然群组的封面、书脊、标题页。即使记录标题包含记录类型、地点 和/或 日期范围，拍摄人员也要在记录标题栏位中输入完全一样的记录标题。

如果自然群组的封面、书脊或标题页上有多个标题，请选择一个标题，并按原样输入记录标题栏位。
如果记录标题包含记录类型、地点和/或日期范围，则还应将这些数据输入到各自相关的栏位中（请参阅日期、地点和记录类型章节）。
- 在某些情况下，记录标题中的记录类型、地点和/或日期范围可能不准确。无论准确性如何，该数据都应按原样输入记录标题栏位中。应按照本文档中各个栏位的准则，将准确的地点、准确的记录类型和准确的日期范围输入到各自相关的栏位中（请参阅“日期”、“地点”和“记录类型”章节）。
- 副标题应该根据上述准则中适用于该自然群组的部分被包含在记录标题栏位中。

如果封面、书脊或标题页面上找不到记录标题，请使用保管员库存清单中的说明。

如果符合下列条件，请保留DCam列表标题：

档案保管员/保管员代表没有偏好，而且
在自然群组中找不到记录标题（封面、书脊或标题页），而且
没有库存清单

参考代码的注释

卷册定名代码和存档参考编号不应作为记录标题的一部分被包括在记录标题中。这些代码应被输入到各自相关的栏位中，也就是卷册定名栏位（DCam）/卷册栏位（RMS）和存档参考编号栏位。

卷册定名

卷册定名是一个字母、数字和特殊字符的组合，用来确定一个自然群组。它也使在储藏处（册、箱、书、抽屉等等）的储藏和检索过程更加容易。

输入卷册定名代码

在卷册定名栏位中输入卷册定名代码。检查自然群组的封面，再检查书脊，最后检查内页，包括标题页，以查看卷册定名代码。

请勿将自然群组的日期范围或记录类型输入卷册定名栏位中。
对于绑定和未绑定的自然群組，请勿在卷册定名栏位中包含 “v” 或 “vol”、“bk”或“book”。
- 例：12.2.5
根据记录类型，卷册定名代码可以包括一个箱号、文件夹号、个案号或其它类似内容。请按如下输入：
- 例
  - 案例号=145879
  - 文件号=12
  - 箱号=8
- 如果档案管理员要求，或者在卷册号之后出现案例号、文件夹号或者箱号，则只要包含案例号、文件夹号或箱号。
  - 例
    - 18，文件号12
    - 1-Aux，案例号13853
- 如果卷册定名代码包含一个姓氏范围或代表姓氏范围的字母，请按下列方式输入。
  - 例：1 A-TR

如果找不到卷册定名代码

如果在自然群组或档案库中找不到，则应该在卷册定名栏位中输入一个连字符（-）。

多个卷册定名代码

如果某自然群组是一本针对多卷册的索引书，请输入分派给该索引书的代码。不要包括索引书所涵盖的那些书的卷册号。

例：第1-5卷的出生记录索引，第一卷，在卷册定名栏位输入1。

如果自然群组不是索引书，请使用档案库目前使用的代码。如必要，请咨询档案管理员在此栏位输入哪一个代码。

日期

日期是该记录被建立或记载的日期。不是被记载的事件发生的日期（例如，事件日期）。在某些情况下，记载日期和事件日期可能相同。 FamilySearch日期服务根据这些规范来管理所有日期栏位格式。下列标准依顺序排列。

使用封面上的日期

如果自然群组在封面、书脊或标题页上有日期，请输入该页上显示的日期。

合并封面上的多个连续日期

如果自然群组在封面、书脊或标题页上有多个日期范围，且日期范围是连续的，请将它们合并成一个日期范围。

例

书籍封面注明1879年1月-1880年3月，1880年3月-1883年1月，输入1879年1月-1883年1月

避免合并封面上的多个非连续日期

如果自然群组在封面、书脊或标题页上有多个日期范围，且日期范围不是连续的，请添加每一个日期范围。

例

标题页注明1879年1月-1880年3月，1882年9月-1883年1月，输入1879年1月-1880年3月，1882年9月-1883年1月

使用封面上的日期和记录创建日期（封面上的日期不完整）

如果自然群组在封面、书脊或标题页上的日期范围只有一个日期，而应有的另一个日期处为空白，则请查看第一条或最后一条记录，然后按照与封面、书脊或标题页上的日期的相同格式输入相关日期。

例

书的封面上注明：“1854年1月12日/____”。查看自然群组中的最后一条记录，并找到记录创建的日期。如果记录创建的日期是1865年10月16日，请按如下输入日期：1854年1月12日-1865年10月16日。

封面上没有日期时，请使用记录创建日期（完整的年份）

如果封面、书脊或标题页上都没有日期，请查看自然群组中前三条和最后三条记录。

如果自然群组中包含从第一个月到最后一个月的记录，则仅输入年份。

例

第一条记录记载于1879年1月6日，最后一条记录记载于1879年12月20日，则输入1879年。

〕第一条记录记载于1879年1月10日，最后一条记录记载于1880年12月15日，则输入1879-1880。

封面上没有日期时，请使用记录创建日期（部分完整的年份）

如果封面、书脊或标题页上都没有日期，请查看自然群组中的前三条和最后三条记录。

如果自然群组中包含了部分年份的记录或者是完整年份和部分年份的记录的组合，则要输入月份。

例

1879年1月-1879年3月（单独一年的部分年份）
1879年3月-1880年1月（多年的部分年份）
1879年1月-1880年3月（整年和部分年份的组合）
1879年3月~1880年12月（部分年份和整年的组合）

封面上没有日期时，请使用记录创建日期（单一月份的部分）

如果封面、书脊或标题页上没有日期，请检查前三条和最后三条记录。

如果自然群组包括一年中某个月的部分记录，则也要输入日期。

例

1879年1月2日-1879年1月15日

当封面上没有日期，而记录是按字母顺序或非时间顺序排列时，请使用列表日期

如果封面、书脊或标题页上没有日期，请查看自然群组中的前三条和最后三条记录。

如果封面、书脊或标题页上没有日期，且自然群组以字母顺序或非时间顺序排列，则拍摄人员会输入DCam的列表日期。如果元数据审计员能读取该信息，他可以确认该日期与列表日期相符，否则他们应假设该日期是正确的。

存档参考编号

存档参考编号是保管员用来识别和追踪其记录库存的唯一参考代码。

输入存档参考编号

输入档案库所使用的确切代码，包括标点符号。

例： PT-AGB-GCFUN-1619-001

如果找不到存档参考编号

如果在自然群组中或存档处找不到，请点选文本栏位下方的 没有存档参考编号 复选框。

地点

这个地点是指记录被创建的地方。 FamilySearch 地点是一个数据库，这个数据库由包含在其中的标准地点来管控选项清单（在 FamilySearch.org 通常以下拉格式显示）。拍摄人员、审计员和审查员使用这个数据库来选取适当的地点。

管辖权格式注意事项：地点的格式是从最小层级，例如行政区或堂区，到最大的，通常是国家。

例：潘洪，尼根，彭特维德拉，加利西亚，西班牙

封面与记录相符时，选取最具体的地点

所选地点应对应于记录创建的最具体的最低层级地点，而不是生平事件发生的地点。

封面与记录不符时，选取最精确的地点

在封面上查找地点，然后在书脊上，再后在标题页，最后查看前三条和最后三条记录。如果封面、书脊或标题页上的地点与记录中的地点不同，请输入记录中的地点。

当记录是在多个地点创建时，选取最具体的地点

如果自然群组包括有在多个地点创建的记录，请选取最低层级的共同地点来描述自然群组，就是说，输入所有地区所共享的上一级司法管辖区。

例

自然群组包括有比萨和圣路斯的记录，这两者是托斯卡尼地区比萨省内的行政区。在本范例中，使用比萨省来描述自然群组。在选择清单中，看起来会是这样：比萨，托斯卡尼，意大利。

当选择清单中没有可用地点时，创建该地点

如果选择清单中没有显示该地点，请使用别名进行搜寻。如果仍找不到该地点，请创建一个具有适当地点类型和上级司法管辖区的临时地点。

例

自然群组包含比萨市的记录，但选择清单中只有比萨省，也就是比萨，托斯卡尼，意大利。在这个范例中，应为"比萨，比萨，托斯卡尼，意大利"这个城市创建临时地点。

语言

本节讨论的是记录编写所用的语言，而不是应用程序用户界面的语言，也不是那个国家/地区的语言。

选择语言

仅列出被认作为在自然群组中编写记录的语言。

例：这些记录是在纳粹统治期间用德语创建的，但这些记录后来被转移到了一家波兰档案馆，在那里档案管理员用波兰语在自然群组封面做了注释。在此示例中，使用记录的语言（即德语）描述自然群组。

多种语言

当自然群组中包括用多种语言编写的记录时，请选择所有适用的语言。

例：西班牙文、加泰罗尼亚语

记录类型

记录类型是由受控词汇数据库管理的官方术语，用于描述生平要事的登记注册。每个记录类型都是根据其用途和/或功能来定义的。

使用与记录相匹配的记录类型（单一记录类型）

记录类型应与自然群组的内容相匹配。选择对自然群组中的记录描述的最明确具体的记录类型。避免使用过于宽泛或模糊的包罗万象的记录类型，例如重要记录或宗教记录。

例

一本书的封面注明“安葬”，则输入“安葬记录”

。一本书的封面注明“出生”，但这些记录是被延迟的出生登记，则输入“被延迟的出生登记”。

使用与记录匹配的记录类型（多种记录类型）

如有必要，请添加准确代表该自然群组中的记录的其他特定记录类型。避免使用过于宽泛或模糊的包罗万象的记录类型，例如重要记录或宗教记录。

例

一本书的封面注明“出生，婚姻和死亡”，输入：

o“出生记录”，

o“婚姻记录”，和

o“死亡记录”。

一本书的封面注明“教区登记簿”，输入：

o“洗礼记录”，

o“宗教婚姻记录”，

o“安葬记录”，和

o“堂区登记簿”。

避免使用不必要的和有误导性的记录类型

避免添加补充性的、不必要的或无关的记录类型来描述用于特定记录类型的自然群组。

例

在开头或结尾包含索引的死亡记录册应被描述为“死亡记录”。在此示例中，将不会把“死亡记录索引”包括在描述自然群组的记录类型中。仅使用“死亡记录索引”来描述只包括死亡记录索引的自然群组。同样的概念适用于所有包含索引的记录册。

■ 包含边注和/或与该记录一起提及其他生平要事的出生记录簿应被描述为“出生记录”。请勿添加“边注册”。

创建者

创建者是创作或制作原始记录/文档的实体。

格式化创建者

创建者的姓名必须以与记录所使用的语言相同的语言（包括变音符号）输入。输入创建者的姓名时，请使用该语言的专有名词格式。除非替代字符（例如 “&“ 代表 ”and”）被用在了实体名称中，否则请勿使用替代字符。

输入创建者

如创建者未知，将该栏位留空。

如创建者已知，将之纳入指定栏位：

在 GRMS 中，该栏位被称为“记录创建者/作者”。
在 DCam 中，该栏位被称为“记录创建者或作者”。
在探索影像中，这个栏位被称为“创建者”。

对于历史记录自然群组，创建者是制作自然群组的实体，而不是由实体雇用的实际编写文档的神职人员或职员。
在 Infinity 系统中，创建者栏位应结合所搜索的地点加以考虑（即所输入的地点是创建记录的地点），因此，创建记录的地点通常是创建者/作者的总部所在地。。

例：

宗教记录
- 芝加哥总教区的堂区
- 麦德林总教区的堂区
司法/法庭记录
- 杰克逊县遗嘱认证法庭
- 公证人 210
政府记录 （包括民事/要事记录、投票记录和人口普查）
- 婚姻状况
- 人口普查局
- 健康统计数据和要事记录
兵役记录
- 西班牙海军
- 英国空军
商业记录 （包括殡仪馆和报纸）
- 凤凰城论坛报
- 火葬场基金会
墓地记录 （私人、宗教或民事）
- 雷科莱塔公墓
- 米辛卡尔纳公墓
- 诺斯公墓
家谱记录
- 由一个协会编纂
  - 美国独立革命女儿会
- 单一编纂者
  - 弗朗西斯·泽维尔博士
- 多位编纂者：列出所有公布的姓名，名在先，以逗号将每一位编纂者分开
  - 史帝文·Q.·乌克尔，法兰西·泽维尔博士，比尔巴·拉宾吉
期刊（期刊标题应被输入"标题"栏位。）
- 新英格兰历史家谱协会
- 東洋堂書店
医疗记录
- 州立医院大学诊所
- 威尔士亲王医院
教育/学校记录
- 巴黎萨克雷大学
- 加札马达大学
- 爱丁堡大学
移民记录
- 根据记录是由政府实体（海关名单）或企业（乘客名单）所创建，请参见上述的政府记录或商业记录的格式。
参考资料
- 根据档案馆/存放处是政府所有或企业所有，请参见上述政府记录或商业记录的格式。
照片
- 请参见上述家谱记录格式。
手稿和有版权并/或已出版书籍
- 单一作者
  - 比尔博·巴金斯
- 多位作者：列出所有公布的姓名，名在先，以逗号将每一位作者分开
  - 贝尔纳多·阿鲁加拉，宝琳·K·贝拉甘巴，L. S.·民斯韦尔

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