附录 C：从试算表汇入资料夹 • FamilySearch Support Operations

DCam 汇入资料夹的功能让你能使用试算表中的资料，在单一步骤中建多个资料夹：此汇入过程如下：

中继资料取自档案库，其功能为说明要拍成影像的文件。
资料在试算表中整理成行列表格的格式。
表格储存至.csv 档。
将.csv 档汇入至 DCam 以建立资料夹。

着手开始

试算表软体

建议的试算表软体是 OpenOffice Calc。这项工具可以将试算表资料储存在.csv 表格中，以保存 Unicode（UTF-8）扩充字元。

注意：Microsoft Excel 不会保存扩充字元。如果资料中没有扩充字元，那么 Excel 可能就适合。也可以使用其他能保存扩充字元的试算表软体。

资料组织

资料整理成行列表格的格式。每一列代表一个资料夹。每一行代表资料夹的资料栏位。

表格的第一列包含每一行的栏位识别码。栏位识别码特别指出该栏位中的资料，也称为「栏位标题」。表格中的栏位顺序是随机的。

以下是范例表格：

DCam 目录与资料夹

DCam 资料夹隶属目录。例如，使用 DCam 建立选项来建立资料夹时，资料夹一开始会带入与之对应的目录资料。你可以修改这些资料，使每个资料夹都是独一无二的。（见「建立 DCam 目录」，其中包含 DCam 萤幕截图。）

使用汇入资料夹功能，新的资料夹会汇入目录，并归属该目录。

建立汇入资料夹范本档案

若要建立范本.csv 档，请从更多目录选项中选取新的汇入资料夹范本选项。

「储存为」对话方块让.csv 档可以储存在偏好位置，以及使用你偏好的名称。
预设档名是：汇入资料夹_专案识别码_目录识别码.csv
专案识别码——是一个缩短的专案识别码。
目录识别码──是目录识别码（数字）。
可以变更档案名称。然而专案识别码_目录识别码和.csv的副档应被保存下来。以下是可接受的名称：
Xyz-档案库_专案识别码_目录识别码_part1.csv
当你建立.csv 范本时，会产生一个空白的.csv 档，第一列包含栏位识别码。

填写表格

此表格可以填入辨识每个资料夹的资料。不是每个栏位识别码都是必填的。以下是简单的范例：

如需填写表格的更多详细资料，请见「栏位识别码」（栏位标题）。使用 OpenOffice Calc 开启和储存.csv 档案的步骤，可在「用 OpenOffice 开启和储存.csv 档」中找到。

汇入资料夹

若要开始汇入资料夹的流程，请选取汇入资料夹选项——这是「更多」目录选项之一。
「选取含有汇入资料夹的档案」对话方块会出现，允许选取.csv 档。
当你点选开启时，汇入资料夹的流程就会开始。
汇入流程如下：

检查.csv 档是否正确。
确认资料：
- 确定有填写必要栏位。
- 确定栏位是有效的。
确保要汇入的资料夹不会与其他资料夹相冲突。

注意：见「独特栏位验证」中的独特限制。

如果没有错误，请建立资料夹。

汇入时会显示进度对话方块。如果没有错误，「汇入资料夹结果」对话方块就会显示出来，资料夹就会显示在「管理专案、目录和资料夹」画面的资料夹部分。

栏位识别码

注意：栏位识别码清单（栏位标题）及其使用说明可以在「栏位识别码」（栏位标题）中找到。

表格的第一个部分列出了每个资料夹的「基本栏位」。其中有些栏位是必填的，有些则是选填的。

第二部分列出了目录中常出现的选填栏位。选填栏位在每个不同目录中可能不一样。

注意：选填栏位会显示在 DCam 纪录说明部分中（参照「建立 DCam 目录」中的图4）。

关于栏位识别码

每个栏位识别码都是独一无二的。
只有目录的 FEX 范本所定义的栏位识别码才是汇入的。
栏位识别码只能在表格中出现一次。
并非所有栏位识别码皆为必填。

不详的栏位会被忽略。未命名的栏位被标示为错误。不支援使用者定义的栏位识别码。

错误处理记录档

发生错误时，会显示在对话方块中。例如，下表有几个遗漏的必填栏位：

尝试汇入此档案会导致下列错误。

此错误资讯也会储存在.log 档中。此.log 档的名称与.csv 汇入档的名称相同，名字附有「_nn」，并以「.log」为副档名。

注意：nn 是一个数字，随着每次汇入的尝试而持续增加。

栏位识别码（栏位标题）

注意：为了方便起见，栏位识别码的字段间可能会出现空格或没有空格。例如，开始日期之间可能没有空格：这有助于读取和栏位标题的换行，使试算表中的栏位变窄。

日期栏位

日期栏位为：开始日期、结束日期、大约开始日期和大约结束日期

只有开始日期为必填。
有指明的结束日期时，就会形成日期范围。
开始日期和结束日期必须是文字栏位，而非试算表的日期栏位。

注意：有些试算表应用程式将日期栏位限制在1900年以后。

开始日期和结束日期的精确度和格式遵照 ISO 8601 的标准：
- YYYY——年
- YYYY-MM——年和月
- YYYY-MM-DD——年、月、日。

注意：YYYY、MM和DD必须为数字。（请勿使用文字填写月份名称。）

大约开始日期和大约结束日期显示日期是精确或大约（大概）。「是」或「Y」表示大约。「否」、「N」或空白表示精确。如果日期完全准确，这些栏位可以留白或完全省略。

地点

若是地点，请输入 DCam 中地点方块右上角所列之地名的 RepID（识别码）。若要判定是否为正确的 RepID（识别码），请使用现有的 DCam 搜寻地点，并使用所搜寻到位置的识别码。例如：

RepID = 392685是美国印第安纳州蒙哥马利

试算表会支援一个临时地点，这意味着此地点尚未有 RepID（识别码）。如果你需要使用临时地点，请在 csv 档案中使用下列标题：

临时地点
临时地点语言
临时地点类型

纪录类型

若是纪录类型，请输入「管制的字汇纪录类型概念识别码」——CV 代表管制的字汇。此识别码会列在 DCam 纪录类型方块的右上角。

若要判定「管制的字汇纪录类型概念识别码」是否正确，请使用 DCam 搜寻纪录类型，并使用识别码。

在上述范例中，纪录类型下拉式清单会显示一份选项清单：

如有需要，可以加入其他纪录类型，也可以透过「管制的字汇纪录类型概念9」指定「管制的字汇纪录类型概念2」。

主要语言或其他语言

这些栏位指明与资料夹内容相关的语言。只能指定1种语言为主要语言，例如：西班牙文。次要语言可以为零，如有不只一项，可以用顿号分隔，例如：英文、义大利文、葡萄牙文。

经正式认可的语言可在 DCam 资料夹建立画面的「主要语言」下拉式选单中找到。

表格验证

必须出现必填栏位。
- 纪录标题
- 册次识别码
- 开始日期
- 结束日期
- 档案库参考号码
- 管制的字汇纪录类型概念识别码1
- RepID（识别码）
- 主要语言
没有重复的栏位识别码

栏位验证

必填栏位不可留白（或空白）。
- 纪录标题
- 册次识别码
- 开始日期
- 结束日期
- 档案库参考号码
- 管制的字汇纪录类型概念识别码1
- 主要语言
日期栏位必须有效。
- 开始日期和结束日期必须能够符合 ISO-8601 的日期。
- 必须为有效的日期。例如，1950-14和1950-02-31都是无效的日期。
- 结束日期必须晚于或与开始日期相同，且不能在未来。
- 大约开始日期和大约结束日期必须是空白的，或是按定义所填写。
主要语言或其他语言必须是经正式认可的。

独特栏位验证

纪录标题、册次识别码和日期栏位的组合必须是独一无二的。会使用 DCam 资料库的所有专案资料夹验证其独特性。

注意：针对独特性的测试会使用（a）所有即将汇入的资料夹，和（b）资料库中已存在的所有资料夹。

档案库参考号码
- 如果有提供，则必须是独一无二的。
- 如果没有提供，或参考号码不存在，请输入三个连字号（---）。
- 会使用 DCam 资料库的所有专案资料夹验证其独特性。

建立 DCam 目录

纪录标题、册次和日期为必要栏位。档案库参考号码、地点、语言和纪录类型栏位（如下所示）亦为必填。

纪录类型和纪录限定下拉式选单是与纪录类别相关的项目。

选填的栏位如上所示。

开启及储存。OpenOffice 的 Csv 档案

将 OpenOffice Calc 工作表储存为 csv 档（以 UTF8 编码）

建立工作表。
在档案选单中，按一下储存为。
请在储存档案对话方块中，确认已设定下列选项：
a. 储存类型=Text CSV (.csv) (*.csv)
b. 编辑筛选设定=已勾选

4. 如果出现下列对话方块，请选取保留目前的格式，将档案储存为 csv 档。

5. 在汇出文字档对话方块中，确认已设定下列选项：
a. 字元组=Unicode（UTF-8）
b. 栏位分隔符号=,（英文逗号）
c.文字分隔符号="（英文双引号）
d. 储存单元格内容，如图所示=已勾选

使用 OpenOffice Calc 开启或编辑现有的 csv 档（以 UTF8 编码）

在档案选单中，按一下开启。
选取 csv 档
请在文字汇入对话方块中，确认已设定下列选项：
- 字元组=Unicode（UTF-8）
- 从第几列=1
- 分隔符=已选取
  - 逗号=已勾选
  - 文字分隔符号="（英文双引号）
  - 引述的栏位作为文字=已勾选
4. 按确定。
5. 进行编辑。
6. 在档案选单中，按一下储存。