Dcam用户指南-文件夹数据

文件夹管理所有你处理之收藏纪录的基本层级。你要建立文件夹来撷取元数据，此元数据是每笔纪录的描述資訊。该資訊包括纪录标题、封面卷标、卷标、日期、地点和纪录类型。

使用文件夹数据画面来输入或修正与文件夹相关的描述資訊（元数据）。当你建立新的文件夹时，文件夹数据画面会自动开启。若要存取现有文件夹的元数据，请选取一个文件夹，然后在PLF画面的文件夹部分，单击数据。

如果文件夹的日期、地点或纪录类型超出父母目录的范围，则数据字段四周会出现错误方块。若要检视问题的描述，请将鼠标诅咒者置于字段上。 DCam会阻止你储存文件夹，直到非符合规定的数据更正为止。

注意： 如果你修改文件夹元数据，务必要删除文件夹中任何鴻更符合目录的影像。

文件夹信息屏幕字段

以下是文件夹数据画面中字段的描述。若幫助输入資訊，你可以将鼠标置于資訊字段名称的文件夹上，来显示工具提示。其中包括幫助你在每个字段中输入正确資訊的指导方针。

使用文件夹中的信息

文件夹中的字段使用数据可以减少吾珥需要重新输入相同資訊到与同一目录中的文件夹相似的文件夹中。如果你继续在同一个目录中拍摄相同的纪录类型，你可以从文件夹下拉式选单中选取使用数据的文件夹，从先前的文件夹中复制資訊。选取你要重复資訊的文件夹后，你可以变更纪录标题，例如，加入不同的卷标和不同的日期，而其余的資訊仍然完整。

封面卷标

封面卷标能让你描述自己是否能够拍摄一组文件的封面。单击下拉式选单来选取下列其中一项：

如果封面会如预期的那样拍摄，请选取封套会被拍摄。
如果档案库或纪录保管员已明确要求不拍摄封面或容器，请选取 封套将不会被掳取。
如果封面没有实际出现，也无法拍摄，请选取 无法取得或遗漏封面。
如果你已将影像汇入文件夹，请选取 汇入文件。在这种情况下，DCam会将封面卷标设定为汇入文件。用户无法变更此封套卷标。

注意：如果你没有汇入文件，汇入的文件选项就不会显示出来。

记录标题

纪录标题是你所处理之纪录的实际标题。

此字段不应包含特定的地点。然而，它应包含你正在拍摄的文件群组中的实际标题。标题通常位于下列其中一项：

文件夹页签
文件方格外
在书的书脊或标题页
文件夹
在纪录保管员所提供的文件容器列表上

标题不应包含地点、日期或卷册。例如，如果拿着文件的马尼拉实体文件夹上有遗嘱文件包4，1818-1830，只要在纪录标题字段输入遗嘱认证数据袋，因为该卷和日期都有自己的字段要填入。

卷册标志

在册次指定字段中，输入字母、数字和特殊字符的组合，来辨识你在文件夹中所建立的纪录群组。

在输入一册标注时，请遵照这些指示：

如果卷标中包含你建立文件夹之纪录群组内的日期范围，请勿在卷标字段中再次输入日期。例如，在卷标字段中输入第2卷1890-1891卷。此字段绝不应包含日期，即使储存库在其册次名称中使用日期。
如果有索引，请使用指定给该索引的音量指定代码。如果没有索引，请使用储藏库目前使用的音量指定代码。
若找不到音量指定代码，请输入连字符。例如，如果文件描述中提到出生纪录1890-1891，请勿在册次指定字段中输入日期;而是输入（-）。
当卷标代码包含一个范围时，请勿输入你在纪录群组卷标中找到的范围。例如，在卷标字段中的卷标为卷2 1890-1891，请输入编号2。
卷标为第4卷，其字母范围从A到TR，请在册次指定字段输入 4（A-TR） 。
若是一卷标明为“Box 5”，其内含遗嘱认证范围，其定义为“Case file 12456–12525，” enter 5 （Case file 12456–12525）在册次指定字段中。
如果各范围有任何间隙，请在文件夹意见字段中输入该資訊。

日期字段包含纪录建立或记录的日期，而不是记录事项的日期。在某些情况下，这可能是同一个日期。尽可能使用最细腻的日期。

日期

尽可能输入完整年份范围的日期。例如，如果这些纪录是1837年一整年的纪录，请在第一个日期方块输入1837年，然后在第二个日期方块中输入 1837 年。如果日期包含数年，例如1837-1840，在第一个方块输入 1837 年，在第二个方块输入 1840 年。

若要变更年份，单击年度字段中的 向下箭号 或 向上箭号 。
若要将年份增加或减少100年，单击年份字段，然后按键盘上的 页面向上 或 下一页 键。
若要删除年份，单击年份字段，然后按键盘上的删除或 返回空间 。
年份可从1岁输入至9999年（西元1至西元9999年）。
可输入 9999 到 1 的年份（公元前 9999 年至公元前 1 年）。

输入描述部分年份的月份，例如1850年2月至1890年6月。

若要加入月份，单击日期字段后的 月份复选框 。系统会加入月份字段。
若要选取一个月，单击月份字段中的 向下箭号 。
单击月份字段，然后输入你需要的月份的第一个字母。月份会显示在月份字段中。如果信函开始超过1个月，请重复输入该信函，直到显示想要的月份为止。
若要删除一个月，单击月份字段，然后单击列表上方的空白项目。

日

只有在你根据该文件夹所建立的纪录群组中，只应加入部分月份之天数。例如，1837年6月1日至1837年6月15日。

若要加入一天，单击日期字段后的 日复选框 。系统会添加日字段。

若要选取某一天，在日字段中，单击 向下箭号 或 向上箭号。
若要删除某一天，单击 日字段，然后单击列表上方的空白项目。

多重时间范围

纪录日期可能涵盖多重时间范围。例如，有些纪录可能是1850年至1857年，有些则是1866年至1867年。你可以在目录和文件夹資訊中使用多重时间范围。

若要在输入1个时间范围后加入额外的时间范围，请点选加入。尽可能地加入你需要的时间范围。

加入时间范围时，会显示移除链接。若要删除时间范围，单击该时间范围之后显示的移除链接。

描述日期

在描述日期时，请使用下列准则：

日期应在你根据DD月份YYYY顺序来建立的纪录群组中，描述从最早的日期到最新的日期。例如，1822年5月2日。
如果某一组纪录的内容没有按时间顺序排列，但其范围依字母顺序排列，请使用目录日期范围。查看收藏数据、文件夹或书籍，以取得日期范围。
如果一组纪录的内容没有按时间顺序排列，也没有按字母顺序排列的范围，请找出最好的范围。
如果这群纪录涵盖了从第一个月到最后一年的一整年，就列出年份。例如，1879年。
如果纪录群组涵盖了年份的一部分或部分，请列出月份和年份范围（年月YYYY-月YYY年）。例如，1879年1月~1879年3月。
如果纪录群组涵盖一个月的部分或部分，请列出日、月、年（日月年份）。例如，1879年1月2日-1879年1月15日。
如果纪录群组涵盖了多年份的一部分，请列出月份和年份范围。例如，1879年3月至1880年1月。
如果纪录群组涵盖了所有数年的月份，请列出年份范围。例如，1879-1880年。
如果范围内有任何缺口，请在文件夹注释字段中注明。加入不同时间范围部分所描述的时间范围字段，藉此将纪录日期范围纳入自然群组中
开始日期和结束日期为必填。你无法输入未来的日期。

标题 为这些日期已确认正确的 字段会默认勾选。只有在日期变更后，才取消勾选。

档案库参考编号

如果有的话，应一直使用档案库参考编号，因为这是纪录保管员用来辨识和追踪纪录的独特号码。这是用来地图标示保管人所持有的资产，以及方便来源和库存的数值。

如果储存库没有档案库参考编号，请输入连字符（-）。

地点

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videoCompanion

activeLabel

inactiveLabel

Locality Overview

选择最明确的地方，正确地描述自然群组中整组文件。有时候，这个地点可以在封面或文件容器中找到，但有时必须从纪录中摘录出来。永远都是建立这些纪录的地点。

地点数据库管理地点参数。数据库位于工作站计算机上，但也可以透过此处的因特网远程存取。从最小的司法管辖区（城镇、小区或教区）到最大的（国家）都说明了该地的地点。

定义

标准化地点是一个地点，存在于地点数据库中，并由标准与持有权柄人员小组审阅。如果你在地方字段下方的显示画面上看到非标准化地点，表示地点字段中的数据不是标准化地点，且不会被DCam接受。确认拼字，或考虑建立新地点。
临时地点是最近加入地点数据库的地点，但尚未经过标准与持有权柄人员小组的审核。
新地点是你第一次建立的地方。一旦加入地点数据库，新地点就会变成临时地点。只要地点数据库中有该地点的家长管辖权，你就可以透过DCam建立新的地点。

选取正确的地点

当你建立文件夹时，DCam会自动从目录中填入地点。你所输入/选取的地点必须符合下列条件：

你所选取的地点必须是一个存在于地点数据库中的地点。
地点必须是一个在目录地区下，以较小的管辖权存在的地方。
地点必须符合与纪录日期相对应的历史版本。
所选取的地点需要与自然群组中所有纪录建立的地点相对应。这可能和储藏库的位置不同。

有些目录地区范围较广，例如地区、州或国家。若要加入与自然群组中的纪录相对应的最小地点，请将光标置于地名字段的第一个地点之前。开始输入以逗号分开的较小地点名称。从下拉式列表中选取正确的标准化地点。
注：你也可以输入/搜寻地点的别名，在地点数据库中找到标准化相符的纪录。

你从下拉式选单中选取的地点会显示绿色边框和背景。也会显示标题标准化地点，以及指定的ID号码。

如果你所输入的地点不在数据库中，系统会显示红色边框和非标准化地点标题。也会显示不详的地点ID。这表示输入的地点是地点数据库中不存在，且应该建立的地方。

注：你可以单击对话框右上角的 不详地点 ，以取得找到标准化地点的提示。

如果在进一步检阅文件和数据库后，你无法找到适当的地点，请遵照下方临时地点下的指示，建立一个临时的地点。

临时地点

在数据库中鴻相符的地方，可以建立一个临时的地点。在地点字段中，搜寻并选取地点数据库中，需要建立临时地点的最小的司法管辖区。单击 加入更多特定地点 ，在建立临时地点窗口中纳入更多地点详细数据。

例如，如果你要数字化的纪录应该用新城镇、Vigo、印第安那、美國来描述，但最佳的数据库选项是Vigo，印第安那，美國，从下拉式列表中选取Vigo，印第安那，美國，然后点选加入更多特定地点来建立新城镇作为临时地点。在更明确的层级类型下，选取管辖权类型。在临时地名字段输入新城镇。最后，从下拉式选取 名字的语言 。当你按储存时，会出现一个确认画面。单击确认。在地点字段下，它显示为新地点：临时地点。

注：DCam每次开启时都会询问目前的当地或偏远地点数据库，好让地点列表能更新。即使先前提交的新地点尚待标准与持有权柄人员小组审核，该地点仍可在地点数据库中以临时地点的身分取得。

区别在于，新地点是你第一次提交的地方。临时地点是已提交但尚未核准或认证的地点。这些会以浅棕色的边框出现，并显示标题为临时地点。

若要在地点字段中加入地点，请开始从最小的地方输入地点名称，例如城镇名称，到最大的地名，例如州，以逗号分开。从下拉式列表中选取正确的地点，务必要考虑日期。

多个地区

如果你要建立文件夹的纪录群组涵盖多个地区，请选取最基本的常见地点。例如，如果一个团体涵盖了普柔浮和鹽湖城等地区，请选择 猶他州、美國。

如果你在文件夹里建立的纪录群组涵盖了变更名字的地点的纪录，请使用纪录中的第一个地点名称。例如，如果纪录群组包含了像是夏威夷国和夏威夷领地，美國，在第一笔纪录的封面或标题页上有夏威夷国度的地方，请选取 夏威夷国度。

语言

该字段显示记录所使用的语言。如果每个文件夹有1种以上的语言，请从其他语言的下拉式选单中选择其他语言。例如，如果你是在迦纳拍摄影像，你可以在其他语言字段输入法文作为纪录的主要语言和英语。

注意： 选 取DCam语言检视 ，以目前DCam语言检视文字字段。选 取目录语言中的检视 ，以所选取的主要语言检视文字字段。

记录类型

记录类型可用来识别和分类待拍摄的文档。纪录类型会成为文件夹元数据的一部分，FamilySearch用来幫助访客浏览，尤其是在纪录尚未编制成索引时。

标准和持有权柄人员团队管理标准纪录类型的数据库，该数据库涵盖所有你可能要拍摄的预期纪录类别。从数据库中选择现存的纪录类型，而非自行输入免费文本纪录类型吾珥。

注意： 在选取标准化纪录类型之前，无法储存文件夹。

你所选取的纪录类型应该与你要建立文件夹之纪录群组的内容相符。适用于文件夹的所有记录类型均应添加。如果所提供的纪录类型不是最佳选项，请选取适用于纪录群组的适当纪录类型。

避免使用伞式纪录类型。例如，如果你要在文件夹中建立的纪录群组包含出生证明和死亡证明，请个别包括每个人，而不是选取重要纪录或民政登记等纪录类型。

尽可能使用最细腻的纪录类型。例如，出生或死亡等事项类型优先于重要数据或公民登记。结婚预告优先于只注记婚姻。

注：结婚预告是夫妻打算结婚的事项。

记录类型（管控词汇）数据库

DCam使用受控的字汇（CV）数据库。系统会将纪录类型储存在层级结构中。数据库包含重要纪录、政府纪录、法律、教會紀錄和兵役纪录等类别。当你在寻找最适用的纪录类型时，DCam会搜寻不同的层级。然后，您可以使用自动完成功能来缩小列表范围。例如，当你在拍摄死亡纪录时，在纪录类型方块中输入死亡。

选取其中一个项目时，纪录类型字段会显示已选取标准纪录类型。每个标准记录类型都有一个关联的唯一 ID。

多种纪录类型

虽然文件夹通常包含一种单一纪录类型的文件，但有时文件夹中却包含了不同类型的文件。在这种情况下，您可以添加其他记录类型，最多为 8 种。单击 加入纪录类型。加入了另一个纪录类型文本框。

在某些情况下，你可以用任何支持的语言申请纪录类型。选单会在平日更新后更新。然而，若要立即从首页画面上方的检视选单中重新整理纪录类型，请选取 重新整理纪录类型。你要求的纪录类型会立刻显示出来。

如果纪录类型需要从文件夹中移除，请点选该纪录。

记录类型显示和文件夹语言

语言部分指定主要语言。它指定显示纪录类型文字的语言，但不会变更纪录类型ID。那就是，如果主要语言是西班牙文，则纪录类型的文字会以西班牙语显示，但不会变更数字ID，而数字ID是传送到总部的关键資訊。

注：整套控制字汇纪录类型值尚未翻译成所有语言。如果DCam遇到一个尚未翻译成标靶语言的数值，它会在之前和之后以英文显示星号（*）的文字。

选择标签

图像标签可提供关于文档状况的其他信息。文档状况或记录材料类型可能会影响图像质量。这些卷标是用来告知影像质量团队为何影像可能不符合FamilySearch质量的影像标准

若要在可用的卷标方格中选取一组卷标，请点选每个卷标，直到全部标示出来为止。然后单击 右双箭号。你所选取的卷标会移到所选取的卷标方块

你也可以在可用的卷标方块中移动个人卷标，然后按两下。然后卷标会移到所选取的卷标方块。

若要从所选取的卷标方格中移动所选取的卷标，单击卷标，然后单击 左双箭号。卷标会移回可用的卷标方块。

注：如果大部分的文件都显示此质量问题，则仅以这种方式在文件夹层级为影像加上卷标。然而，如果只有“分散”的文件呈现问题，更好的策略是在拍摄或影像评估时个别加上卷标。

文件夹注释

文件夹的意见会针对访客在文件夹中检视影像时可能会体验到的事，提供额外的資訊。例如：

如果从纪录群组中拍摄纪录，而其中少了几页，请将資訊记录在这个字段中。例如，输入遗漏第35-42页。
如果有无数段落的空白页，请将它们记录下来。例如，输入 空白页105-200;220-230空白，但未拍摄。

文件夹資訊完成后，单击 储存和拍摄 ，继续进行校正和拍摄。或单击储存来储存文件夹資訊。

注意： 如果这些问题在建立文件夹时并不明显，请在拍摄影像时，在遇到时加上意见。

检阅和更正文件夹数据

步骤1： 在首页画面上，单击管理项目、目录和文件夹。

步驟2： 在管理项目、目录和文件夹（PLF）画面上，选取项目和目录。

步骤3： 在文件夹部分，单击数据。画面会显示文件夹資訊。

步骤4： 检查每个字段。视需要更正或加入資訊。在大部分的字段中，单击字段来编辑或加入資訊。

如果字段不适用或你没有資訊，请输入无。
若要编辑或加入日期，请使用日期范围下方的日期下拉式选单。
若要编辑或加入地点，请开始输入地点，而DCam会显示可能相符的纪录列表。单击所需的地点。

删除文件夹

步骤1： 在首页画面上，单击管理项目、目录和文件夹。

步驟2： 在 PLF 画面上，选取正确的项目和目录。

步骤3： 在文件夹部分，将要删除的文件夹反白。

步骤4： 按一下刪除。

移动文件夹

如果影像不小心被拍摄到错误的项目或目录，可以将影像从目录拖曳至另一个目录，或完成下列步骤来移动。

注意： 如果移转到硬碟进行中，你就无法移动文件夹。此外，来源文件夹和目的地列表必须处于空白、开启或已评估的状态。文件夹只能移至核准或仅存盘目录。

步骤1： 在 PLF 画面的文件夹部分，选取需要移动的文件夹。

步驟2： 在更多菜单中，单击 移动文件夹。

步骤3： 点选你要将文件夹移到的目录。

步骤4： 单击选取。

除了使用选单选项来移动文件夹之外，你也可以使用右键选单选项，在目录之间移动文件夹。你可以将单一文件夹从一个目录拖放到另一个文件夹。目前选单选项的相同限制仍然存在;因此，只有列在开启文件夹下的文件夹才能移动;无法关闭、寄送或已完成的文件夹。

目录：