查看档案库中的纪录

若要查看档案库中的纪录以进行影像拍摄，请依下列指示操作：

步骤1：在「管理专案、目录和资料夹」画面上，确认正确的专案和目录已被反白。

步骤2：在目录部分，按一下列印。

注意：如果你没有可用的印表机，可以写下目录名称、日期和地点，或是用手机拍下画面的照片。

步骤3：将列印出来的资料给档案管理员查看，以找出纪录的位置。询问纪录档案管理员撷取这些纪录的程序，以及他们对处理这些文件是否有任何特别的指示。

步骤4：如果存在单独分开的索引，请询问使用该索引的特别指示。你可以将索引的指示加入目录资讯。

步骤5：请纪录保管人向你展示将以数位方式拍摄的纪录。找出并检查目录中的文件。特别注意下列每一点：

• 确定纪录上的详细资料符合列印出来的目录范围。如果档案库中的纪录标题与列印出来的标题不同，请写下实际的标题。记下纪录的类型和日期，并请你的主管或经理澄清。 
• 将实际纪录中的日期和地点与列印出来的日期和地点作比较。如果日期或地点不同，请写下实际纪录中的资料，以便更正目录资料。 

注意：有些目录资料出自专案资料。目录的纪录可能只涵盖列印出来的日期或地点的一部分。例如，该专案可能包含了所有新墨西哥州的纪录，但目录只包含第10册，而第10册只有瓜达路普郡的纪录。如果是这样的话，你需要更正目录资料的地点。

• 作备注，说明该目录需要建立哪些资料夹。考虑用合乎逻辑的方式将纪录划分到不同资料夹。例如，如果这些纪录是书籍，请为每一个资料夹拍摄一本书。如果这些纪录按字母顺序排列，请决定为字母 A-L 和 M-Z 建立资料夹。如果有几个小批次的纪录，请将它们拍摄在同一个资料夹中。 
• 要留意纪录保管人如何组织你要拍摄的纪录。这会影响你建立与目录相关的资料夹的方式。例如，一本书可以是一个数位资料夹。含有证书27892-27992的马尼拉资料夹可以是另一个数位资料夹，而遗嘱认证个案档案也可以是另一个。这些群组称为「档案库单位」，是数位资料夹的组成部分。