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介绍
本课将涵盖下列主题：
- 项目、目录和文件夹
- 选择一个目录
- 建立新的文件夹
您需要先创建一个文件夹来整理和跟踪图像，然后才能拍摄数字图像。 此文件夹也会追踪描述它们的元数据。 元数据包含日期、地点和纪录类型等資訊。
在DCam软件的首页上，单击 管理项目、目录和文件夹。 项目、目录和文件夹画面会显示出来，并分成三个部分。 每个部分的旁边都有一个菜单，包含不同的选项。
项目
左上角是项目区。 项目是指记录保管人和 FamilySearch 之间签订的合同中商定的所有记录。 项目由总部创建。 这份详细的合约决定要拍摄哪些文件。
根据你所使用的DCam软件版本，你可以在项目部分找到两种类型的项目。 软件版本的转换会在未来几年进行。
大部分的档案库地点都以标准模式运作。 随着时间的推移，所有的网站都会迁移到在线模式，通常称为无限模式。 如果你的网站尚未迁移到在线模式，你会在DCam画面顶端看到蓝色列。 在你的网站迁移到在线模式后，你会在画面上方找到绿色列。 在移徙的时候，你的地区主管或区域经理会通知你。
为标准模式所建立的项目看起来与建立在线模式的项目不一样。 标准项目使用命名规范，例如18-1548_OH-美国。 名字中的数字和字母代表如下：
- 18号代表合约的年份。
- 号码1548是一个独特的标识符。
- 喔这两封信代表俄亥俄的状态。
- 美国的字母代表美國。
项目转换到在线模式时，其外观会有所不同。 在线模式使用数字系统，例如MMMM 3M9。
你的档案库可以以标准模式开始，以标准方式列出的项目开始。 当你被要求转换时，关闭所有标准项目后，你所指派的唯一项目将是在线项目。 虽然你可能会看到项目文件夹中列出了你先前的标准模式项目，但你将无法反白或存取其中任何一项。
清单
右上角包含目录。 突出显示一个项目之后，项目的目录会显示在此。 目录也由总部建立，基本上是原始项目的较小部分。 比方说，这项项目可能是所有重要纪录，然后会根据纪录保管员如何编排纪录，依日期、数量和其他因素，将这些纪录分成出生、结婚和死亡纪录的目录。
若要决定要选择哪一项目录，请将你要撷取的文件群组在手里。 找出它们适合哪些目录，然后针对纪录类型、数据量、日期及其他定义因素来检阅这些文件。 在你反白正确的目录后，请移到文件夹部分。
文件夹
底部是文件夹。 你将负责建立文件夹，并拍摄其内存的影像。 你在文件夹字段中
输入的详细資訊会建立称为元数据的描述資訊。 当影像发布到FamilySearch 網站时，元数据就会显示出来。
可具体想象项目、目录和文件夹的方法之一，是想想办公室档案柜。
- 您可以将项目整体比作文件柜。
- 将目录比作文件柜中的文件抽屉。 它们有助于将文件柜中的所有条目整理成更小、更易于搜索的群组。
- 当然，您可以将数字文件夹比作实际的文件夹。 它们代表大型文件抽屉中保存的特定记录组。
有时候你可能会发现目录并未涵盖所有实体纪录。 记录保管人可能会要求您拍摄记录，或者，您甚至会在某个目录中发现您认为对 FamilySearch 有益但不合适的记录。 在有纪录的目录以外拍摄纪录，可能会造成与我们与纪录保管人签订合约有关的法律问题。
以下是可能造成法律议题的目录范例：
- 你可能有3卷的出生纪录，但目录只涵盖第二册和第三册。
- 你会找到一个郡監護權纪录，其日期在1900年到1910年之间，但目录只涵盖1900年到1905年间的年份。 目录中并未涵盖 1906 到 1910 的年份。
你不应变更目录，以涵盖较大的日期范围、数量或任何其他資訊。 在这两种情况中，你都需要申请新的目录。
新目录的申请需要与你的地区主管或区域经理讨论并核准。 这项申请会经过法律和实务小组的审阅程序后，才能获得核准或拒绝。
下列是建立新目录申请的2个选项，视你所使用的DCam软件版本而定：
- 選項1： 标准版本最容易用画面上方的蓝色列标明。 向你的地区主管或区域经理提出这些目录的提案，请你申请一份涵盖你想要拍摄的資訊的目录。 主管会将您的请求传达至总部，并在作出决定后回复您。 如果申请获得核准，你的主管会给你建立目录所需的密码。
- 選項2： 在线版本最容易由画面上方的绿色列标示出来。 建立新目录的过程与标准模式稍有不同。 在项目、目录和文件夹画面的目录方块旁的选单中，单击 建立。 完成必填字段，然后单击 储存 ，将申请提交到总部。 在在线模式获得核准之前，你可以拍摄你所申请的新目录的影像。
注意： 然而，如果你的申请遭到拒绝，你在新目录中所拍摄的文件夹和影像就无法被接受到运作程序中。 你的计算机系统不会关闭并运送文件夹及其影像。
使用先前可能引发法律议题的目录范例，第一册的第一册可能已被一开始输入目录数据的FamilySearch代表遗忘。 拍摄这些影像是必要的。 在这种情况下，新的目录会获得核准，而你在文件夹中所拍摄的影像也会被接受。
在第二个例子中，可能已经拍摄到1906年到1910年间的日期。 你建议的目录并非必填。 在这种情况下，目录将被拒绝。 你在该目录下所做的任何工作都不会被接受。
最好的做法是开始在不需要核准程序的现有目录内建立文件夹和拍摄影像。 这么做能让你有自信地建立文件夹和拍摄影像，同时等待你所建议的目录的核准。
你最基本的数字纪录群组是数字文件夹。 每一个数字文件夹的定义都是根据一个档案库单位来定义，那是你所处理的一小群自然文件。
档案库单位可能是单一物品（书籍），或是你可以用一只手（文件夹）拿起的东西。 例如，包含一个郡的死亡证明一年的文件夹是一个档案库，用来定义一个数字文件夹。
虽然一个档案方块会将数据分组，但包含多个遗嘱认证数据袋的文件箱不会是一个档案库单位。 方块内的每一个遗嘱认证数据袋都会建立最小的自然群组。 个人遗嘱认证数据报会是一个档案库单位，并定义自己的数字文件夹。
每次你建立数字文件夹时，目录中的資訊都会自动填入文件夹画面。 目录只是项目中较小的分段。 此项目范围非常广泛，包含了与你所拍摄的文件不明确的体积范围、日期范围和纪录类型。 数据需要在文件夹中变更，才能明确地显示在档案库的单位。 这能确保数字文件夹是独一无二的。
一旦你从文件夹部分左侧的选单中选取正确的项目和目录，请完成下列步骤来输入或修改每个字段：
步骤1： 单击 建立。 文件夹画面会显示出来。
步驟2： 在文件夹字段的使用数据画面上方，除非你需要重新输入该目录的資訊，否则请将字段留白。
注意： 你可能会在一些情况下修改此字段中的資訊。
步骤3： 在纪录标题字段中，输入指定给档案库单位的描述标题，例如书脊上的名字。 这不包括日期、册次或地点。
步骤4： 在册次指定字段中，输入信函、编号或特殊字符来辨识档案库单位。 例如数字3或罗马数字III。
注意： 请勿输入卷标或方块、日期或地点等标示符。 如果没有音量类型，请在此字段中输入3个连字符（--）。
步驟5： 在日期字段中，使用你所拍摄的收藏专用单位的特定数据。 这包括记录这些事件的日期或文件建立的日期。 若要变更日期以反映档案库单位的日期范围，单击适当年份字段旁的 箭号 。
注意： 一般来说，日期会是完整的年份范围。 如果这些纪录是1837年的一整年，请在第一个日期方块输入 1837 年，并在第二个日期方块输入 1837 年。 如果日期包含许多年份，例如1837到1840年，请在第一个日期方块输入 1837 年，在第二个日期方块输入 1840 年。
注意： 只有在档案库单位有部分年份时，才应使用月份。 例如，日期范围为1837年2月至1838年6月。 如果月份字段没有显示出来，若要显示月份字段，单击 月份复选框。
步骤 6： 若要选取，请单击 下拉式选单。
注意： 只有在档案库单位有部分月份时，才会加入天数。 日期范围为1837年6月1日至1837年6月15日，是何时指定日期的例子。 如果日期字段没有显示出来，若要显示日期字段，请勾选 当天复选框。
注意： 约一字的意思是大约（或大约）。 切勿使用此数据来估算时间。
步骤7： 如果資訊没有写在文件容器上，请找出文件上的个人日期或日期范围。 你一输入日期，这些日期就会自动勾选确认为正确的复选框。
注意： 如果从目录自动填入的日期字段是正确的，你就不需要变更它们。 你可能需要手动勾选方块。
步骤8： 如果纪录保管员提供你的数据，请输入档案库参考编号。 这是记录保管人用来识别和跟踪记录的唯一编号。 这个字段的默认值是根据你已完成的字段（称为收藏）的程序，产生一个档案库参考编号。
例子： 对于1837年第22册的延迟出生，软件会将纪录标题、册次名称和日期字段分类，以建立延迟Births_22_1837。
步骤9： 准备在地点字段输入資訊。 地点字段是从目录中填入的，但可能过于笼统。 你需要确保字段内的地点非常明确地代表手中的纪录。
例子： 如果目录是针对猶他州的状态，你需要检阅纪录，找出涵盖哪个城市和郡，然后加入那些详细数据。
步骤10： 若要在地点字段输入資訊，请开始在字段中输入。 画面上会显示一个下拉式选单，让你可以选取。 你所选择的地点需要尽可能细腻。 以下这段话进一步说明了这一点：
- 教区的名称比城镇更细腻。
- 一个城镇的名称比郡更细腻。
- 郡名比州名更细腻。
注意： 虽然地点应尽可能细腻，但要小心，不要做出使文件夹不再与目录相符的变更。
范例1： 开始在地点字段输入鹽湖。 系统会在下拉式选单中产生选项，让你在鹽湖城、鹽湖郡、猶他州、美國（1896-现在）等选项中作选择。
范例2： 如果纪录上的日期在1896年以前，请选择 鹽湖，猶他州领地，美國（1850-1896）。
注意： 从选单中选择时，要留意纪录中所有决定因素，例如地点建立时间。
如果变更文件夹表示它不再与目录相关，那么你所使用的目录可能不正确。 如果是这样的话，请删除文件夹，找出正确的目录，然后重新开始建立文件夹的程序。
如果你找不到所需的特定地点，你可以点选 加入更多特定地点来新增临时地点。 使用此选项时，对话框会显示并让你输入資訊。 在总部确认之前，该地点仍是临时的。 如果该位置未经验证，系统会要求你变更地点并重新传送影像。
步骤11： 语言字段通常由FamilySearch填入。 主要语言应该是文件中最常用的语言。 如果你在文件中找到其他语言，你可以从下拉式选单中选取这些语言，将它们加入其他语言的字段中。
注意： 不同语言的人名不被视为另一种语言。
步骤12： 当你开始输入纪录类型字段时，会出现一个下拉式选单。 针对纪录类型，选择最明确的描述。
例子： 如果自动填入的描述是遗嘱认证，但纪录監護權纪录，你需要选取一个更好的输入。 在你所选择的纪录类型上，要尽可能细细。 开始输入 遗嘱认证 ，并显示一份选择列表。 在这种情况下，遗嘱认证下的最佳选择是：法律纪录、法院纪录、遗嘱认证纪录、遗嘱监护。
步骤 13： 标题为其他信息的区域，可以与影像质量团队、运作团队和来宾沟通。 选取能辨识文件状况的描述卷标，以及该状况与拍摄影像的质量有何关联。
步骤 14： 在左侧可用的卷标方块中，将一个描述反白，像是装订紧密或原稿不复印。
步骤 15： 单击两个方块之间的 双箭号钮 。 描述卷标会显示在画面右侧所选取的卷标方块中。
注意： 使用可用的卷标表示文件夹大部分的文件都有卷标所描述的质量问题。 如果只有少数文件有问题，请勿使用此功能，但要在你拍摄这些影像时个别加上卷标。
步骤 16： 文件夹意见字段让你可以针对该实体文件群组的状况提供额外的資訊，因为该文件与访客的搜寻能力有关。
例子： 如果有些页面是空白的，请输入类似影 像50-74的注释是空白的，因此没有被拍摄下来。 如果证书没有数字顺序，请将之输入为意见。 针对任何会影响来宾寻找祖先的经验的事物发表意见。
请勿对下列条件提出意见：
- 影像中明显出现的文件问题。
- 文件大小。
- 这些文件都写在一本书里。
- 其他类似的資訊。
步骤 17： 当所有資訊都正确地记录在文件夹画面上时，单击 储存和拍摄。
步骤 18： 如果你尚未校正相机，你已准备好校正，或者你可以开始拍摄影像。
学习经验
活动1：检查你的了解程度
- 项目部分可以找到多少类型的项目？
- 用你自己的话来定义下列项目：
- 项目
- 清单
- 文件夹