To request editing rights on the Wiki, click here.

German Letter Writing Guide

From FamilySearch Wiki
Jump to navigation Jump to search
Germany Research Topics
Muehlhausen Thueringen .jpg
Beginning Research
Record Types
Germany Background
Ethnicity
Local Research Resources
Moderator
The FamilySearch moderator for Germany is Baerbel

Basic Outline of a Letter[edit | edit source]

Your letter should include:

Be brief and simple. Do not ask for too much at one time.

Payment[edit | edit source]

Waiting for Instructions[edit | edit source]

For government offices and church or government archives, do not send money until you are advised as to the amount they expect and their preferred payment instructions. In some cases, they might have PayPal available, in some you might need to send an international bank order. Some will provide an account number where you are to transfer funds.

Donation to a Church[edit | edit source]

When first contacting the minister of a church, it is correct and polite to send a cash donation of 20 Euros. At the same time, you will ask for advice on the cost of further research and the best method of future payment. Send bills only, no coins. Use a security envelope or thoroughly mask the cash enclosed by wrapping it in newspaper. Occasionally, your donation might get lost before arriving, but sending a personal check or bank draft, or even American cash, to the minister creates an inconvenience for him. You will wish to secure his good will for a positive correspondence experience.

Using the Translations in the Guide[edit | edit source]

The following English-to-German translations will help you compose your letter. Read the sentences in English and choose those that best express what you want to say. Be sure that your sentences are arranged logically. You may want to write your letter first in English using the following sentences, then replace the sentences with their German translations. However you proceed, make sure you type or neatly print your letter and, when necessary, add any diacritical marks and special characters (such as ä, ö, ü, ß) using your computer's wordprocessing program or a pen.

Do not use this guide as the letter itself! That might insult the recipient and lessen the chance of a reply.

E-Mail: A Quick Check[edit | edit source]

  • Because many churches now have known e-mail addresses, you can quickly check whether the parish records are stored at the parish church or have been moved to archives . If possible, do this before sending a more detailed inquiry or any money. Links for church addresses are found on the wiki pages for the individual states and counties of Germany.
  • Likewise, you can e-mail archives and ask whether they have records for a parish. Also, you should inquire whether they provide research services and what their fees are. However, you can communicate with the archives in English.

I. Are the parish records for _________to ___________ (time period range) at your church still?  

1. Sind die Kirchenbücher für den Zeitraum von _____ bis _____ noch in Ihrer Kirchengemeinde?

2. If they have been moved to an archive, can you tell me where they are now?

2. Falls sie nun in einem Archiv sind, können Sie mir bitte sagen, wo sie sich jetzt befinden?

How to Address the Envelope[edit | edit source]


For a Catholic Parish:

An das katholische Pfarramt
(Insert street address, if known.)
(Postal Code) (Name of Locality)
GERMANY, AUSTRIA, or SWITZERLAND


For a Protestant Parish:

An das evangelische Pfarramt
(Insert street address, if known.)
(Postal Code) (Name of Locality)
GERMANY, AUSTRIA, or SWITZERLAND


For a Civil Registration Office:

An das Standesamt
(Insert street address, if known.)
(Postal Code) (Name of Locality)
GERMANY or AUSTRIA
An das Zivilstandsamt
(Insert street address, if known.)
(Postal Code) (Name of Locality)
SWITZERLAND

Writing Dates[edit | edit source]

Write dates in the European style: day-month-year. Write the name of the month out and write the year in full. For example, write 10. Dezember 1889, not 12-10-89 or even 10-12-1889.

  • January - Januar
  • February - Februar
  • March - März
  • April - April
  • May - Mai
  • June - Juni
  • July- Juli
  • August- August
  • September- September
  • October-Oktober
  • November- November
  • December-Dezember

Greetings[edit | edit source]

English German
1. Dear Sir or Madam: 1. Sehr geehrter Herr oder geehrte Dame,
2. Dear Pastor: 2. Sehr geehrter Herr Pfarrer,

Introductions[edit | edit source]

English German
3. I am researching
my ancestors and need information from your records.
3. Ich erforsche meine Vorfahren und benötige dazu Angaben aus Ihren Kirchenbüchern.
4. My ancestors come from (fill in locality). I would like to know more about them. 4. Meine Vorfahren stammen aus (fill in locality). Ich möchte gerne mehr über sie erfahren.
5. The following individual is my ancestor. Below is all the information I have about this person: 5. Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Vorfahr. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:

Biographical Information[edit | edit source]

6. (Give information about your ancestor using the terms from the following list.)

English German
a. Given name and surname: a. Vor- und Familienname:
b. Date of birth: b. Geburtsdatum:
c. Place of birth: c. Geburtsort:
d. Father's given name and surname: d. Vor- und Familienname des Vaters:
e. Mother's given name and surname: e. Vor- und Mädchenname der Mutter:
f. Husband's given name and surname: f. Vor- und Familienname des Ehemannes:
g. Wife's given name and maiden surname: g. Vor- und Mädchenname der Ehefrau:
h. Date of marriage: h. Heiratsdatum:
i. Place of marriage: i. Heiratsort:
j. Date of death: j. Todestag:
k. Place of death: k. Sterbeort:
l. Date of emigration: l. Auswanderungsdatum:
m. Religion:
Roman Catholic römisch-katholisch
Protestant (Lutheran) evangelisch-lutherisch
Reformed evangelisch-reformiert
Jewish : jüdisch

  

Genealogical Requests[edit | edit source]

7. Could you please check your birth registers from (fill in year) to (fill in year) for the birth or christening record of this person?
7. Bitte suchen Sie in Ihren Geburtsregistern von (fill in year) bis (fill in year) nach dem Geburtseintrag dieser Person.

8. a. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons.

    b. Please send me a copy of the birth or christening record of this person.

8. a. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister (1) für diese Person. (2) für diese Personen.

     b. Könnten Sie bitte eine Kopie der Geburtsurkunde oder des Taufeintrags dieser Person machen und mir zuschicken?

9. a. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of this person. (2) of this person's parents.

  b. Please send me a copy of the marriage record of this person.


9. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug des Heiratsregisters (1) für diese Person. (2) für die Eltern dieser Person.

b.  Könnten Sie bitte eine Kopie der Heiratsurkunde dieser Person machen und mir zuschicken?

10. a.  I believe that (fill in name) died in your locality about (fill in year). I would like a complete extract of the death record.

  b. Please send me a copy of the death record of this person.

10. a. Ich glaube, daß (fill in name) ungefähr (fill in year) in Ihrem Ort starb. Ich möchte gerne einen vollständigen Auszug aus dem Todesregister für diese Person haben.

b.  Könnten Sie  bitte eine Kopie der Todesurkunde dieser Person machen und mir zuschicken?

11. If possible, I would like to know more about the family of this person. I would be grateful if you would provide the names and birth dates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents.

11. Falls möglich, möchte Ich gerne mehr über die Familie dieser Person erfahren und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir die Namen und Geburtsdaten der Geschwister und einen Auszug aus dem Heiratsregister für die Eltern beschaffen könnten.

12. I would like to locate any relatives who may live in (fill in town). My ancestor was (fill in name). If you know any relatives of the family, I would be grateful if you would give this letter to them so that they can contact me.

12. Ich möchte meine Verwandten finden, die in (fill in town) wohnen. Der Name meines Vorfahren ist (fill in name). Wenn Sie Verwandte dieser Familie kennen, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie ihnen diesen Brief geben könnten, damit sie mit mir Kontakt aufnehmen können.

13. Please send me a copy of the family information on (fill in husband's name) and (fill in wife's name). They were married (1) (fill in date). (2) approximately (fill in date).

13. Senden Sie mir bitte eine Abschrift über die Familie von (fill in husband's name) und (fill in wife's name). Sie heirateten (1) (fill in date). (2) ungefähr (fill in date).

14. For my family research I need information from the Jewish records of births, marriages, and deaths from your community. Do you know where such records were kept and where they are presently located?

14. Für meine Ahnenforschung brauche ich Angaben aus den jüdischen Geburts-, Heirats-, und Todesregistern Ihres Ortes. Wissen Sie, wo diese Unterlagen aufbewahrt wurden und wo sie sich gegenwärtig befinden?

15. Would you please inform me if it is possible to obtain photocopies from your records and tell me the cost of such copies?

15. Würden Sie mir bitte mitteilen, ob es möglich wäre, Fotokopien von Ihren Urkunden zu erhalten und was sie kosten?


Referral Requests[edit | edit source]

16. If you do not have the necessary records, could you provide the address of the place where the records can be found? 16. Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?
17. If you are unable to do this research for me, could you please recommend a local researcher that I could hire for this purpose, someone who speaks some English if possible? 17. Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte, wenn möglich jemanden, der Englisch kann?

Payment[edit | edit source]

18. To cover your expenses, I am enclosing a donation to your parish as well as payment for the return postage.
18. Zur Deckung Ihrer Gebühren lege ich eine Spende zu Ihrem Pfarramt bei.
19. Please let me know the cost of your help and how I can pay. 19. Bitte lassen Sie mich wissen, was ich Ihnen für Ihre Hilfe schuldig bin, und wie ich bezahlen kann.


Closing Remarks and Return Address[edit | edit source]

20. I thank you in advance for your help.
20. Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe.
21. Sincerely, 21. Mit freundlichen Grüßen
22. My address: 22. Meine Anschrift:


Follow-up[edit | edit source]

(Use these sentences in follow-up letters as needed.)

23. Thank you for the information you sent on (fill in date). It has helped me very much. 23. Vielen Dank für die Angaben, die Sie mir am (fill in date) geschickt haben. Sie sind mir eine große Hilfe!
24. I need further information about one of the individuals you mentioned in your letter: (fill in name). 24. Ich brauche zusätzliche Angaben über eine Person, die Sie in Ihrem Brief erwähnt haben. Es handelt sich um (fill in name).
25. I have already received from you the following information about this person: 25. Ich habe von Ihnen über diese Person schon die folgenden Angaben erhalten:
26. I am enclosing a copy of a letter I sent you on (fill in date). Please write and tell me if you can do this research. 26. Ich lege eine Kopie von einem Brief bei, den ich Ihnen am (fill in date) geschickt habe. Bitte, schreiben Sie mir, ob Sie diesen Auftrag annehmen können!

EXAMPLE LETTER[edit | edit source]

Date

22 Februar 2018

Addressee

An das Standesamt Bad-Sobernheim
marc.lamek@bad-sobernheim.de
Deutschland

Greeting

Sehr geehrter Herr Lammes

Introduction

Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Großvater. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:

Biographical Information

Vor- und Familienname: Johann Gilbert
Geburtsdatum: 26 April 1885
Geburtsort: Sobernheim, Rheinland, Preussen, Deutschland
Religion: evangelisch-lutherisch

Genealogical Request

Könnten Sie bitte eine Kopie der Geburtsurkunde dieser Person machen und mir zuschicken?

Referral Requests

Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?

Payment

Bitte lassen Sie mich wissen, was ich Ihnen für Ihre Hilfe schuldig bin, und wie ich bezahlen kann.

Closing

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen

Signature Joy Gilbert Fitton - Australia
Return
Address