природних групових папцей відповідає основному рівню всіх архівних записів, з якими ви працюєте. Ви створюєте папку для захоплення мети, яка є описом інформації, пов'язаної з кожним записом. Ця інформація включає в себе Назву запису, Титульну табличку, Том, Дати, Місцевість і Тип запису. Перший важливий крок у створенні цифрової папки в DCam---це організація записів, які ви маєте в руках, у розмір групи, прийнятний для цифрової папки.
У таблиці нижче показано кілька способів того, як зберігачі записів можуть організувати свої записи.
| Типи записів | Можливі категорії | Приклади |
| Записи про перепис населення | Тип перепису населення хронологічного порядку місцевості | Каліфорнія, округа Оріндж 1910–1920 Перепис штату Огайо |
| Заповіти і записи заповіту | Хронологічний порядок в алфавітному порядку | Кадд, Джеймс-Комбс, Джон Уіллс з 1880--1940 |
| Записи про земельну ділянку | Хронологічний порядок місцевості | Вісконсін, Саук Ко, травень 1888--липень 1977 |
| Газети | Назва хронологічного порядку місцевості | Округа Рокк або Пайпстоун, січ . 1894–груд. 1935 р. Luverne Daily Herald |
Коли ви отримуєте записи з архіву, ви отримуєте "архівні підрозділи". Це основні групи, в яких архів постелив, поставив коробку, подав або іншим чином містив записи. Однак ці групи можуть бути надто великими. Розмір групи, з якою вам потрібно працювати, є найменшою "природною групою", яку ви можете знайти в архівному підрозділі.
Природна група---це набір записів, які розділяють основні метатури. Часто записи об'єднуються таким чином державною установою, наприклад, коли вони зв'язані книгами або пакетами заповіту. Хоча архівні підрозділи можуть бути найменшою природною групою, як і книги (незалежно від того, наскільки велика книга), коли їх немає, вам потрібно вибрати найменшу природну групу в архівних підрозділах.
Подумайте про найменшу природну групу як про те, що ви можете взяти однією рукою, наприклад, книгу, єдину папку свідоцтв про смерть або один файл справи. Наприклад, якщо архівний підрозділ, з яким ви працюєте, є картотекою з пакетами заповіту, ви не створите електронну папку для всієї підшивної коробки з пакетами заповіту; ви створите електронну папку для кожного окремого пакету заповіту в архівній скрині. У цьому випадку пакети заповіту представляють найменшу природну групу.
У таблиці нижче наведені конкретні приклади звичайних контейнерів для записів разом з примітками про те, чи слід їх називати природними групами.
| Контейнер | Природна група або архівний підрозділ |
| Індивідуальні папери | Якщо вони не належать до великої групи, як визначено метамації, вони можуть складати архівні підрозділи. Перевірте наявність інших аркушів, з якими можна згрупувати окремі аркуші, наприклад: період часу, місцевість, тип запису або інші критерії. Наприклад, коробка листів до губернатора може бути природною групою окремих паперів. |
| Пакети заповіту | Оскільки документи природно згруповані як один футляр, вони мають багато характеристик мети. Оскільки вони поєднані і створюють якомога менше групи, вони утворюють найменшу природну групу і є хорошим вибором, на якому можна знайти визначення теки. |
| Файли чохолів | Оскільки документи згруповані природно як один футляр, вони, вірогідно, мають багато характеристик мети. Подібно до пакетів заповіту, у файлах чохолів, ймовірно, утворюється найменша природна група, і це правильний вибір, на якому буде основуватися визначення теки. |
Манільський папка Папка | Чи зміст є хорошою, природною групою з точки зору таких вимірів, як період часу, місцевість або тип запису? Чи слід їх об'єднати з іншими папками, щоб об'єднати більше записів? Чи можна їх розділити на менші природні групи? |
| Клітинки для файлів | Чи є клітинки для файлів, які згруповують записи, які природно належать одне до одного, відповідно до мети, наприклад, періоду часу, місцевості та типу запису? Або ж вони використовуються як сприйнятливі до збирання окремих груп, наприклад, пакетів з заповітами або файлів у футлярах? Чи утворюють клітинки найменшу природну групу? |
Шухляду для карток | Чи є в групі носії файлів записи, які природно належать одне до одного, відповідно до мети, наприклад, періоду часу, місцевості та типу запису? Або чи використовуються шухляди як рецептори для збирання папк, які краще вважатимуться найменшою природною групою? |
Томи каталогів альбомів книги | Кожний підрозділ було зібрано і зв'язано архівом на основі подібностей метуми, наприклад, періоду часу, місцевості або типу запису. Оскільки вони поєднані і створюють якомога менше групи, вони утворюють найменшу природну групу і є хорошим вибором, на якому можна знайти визначення теки. |