Ang mga polder ang namamahala sa saligang antas ng lahat ng mga talang archive na ginagawa mo. Lumilikha ka ng mga polder upang mabihag ang metadata, na naglalarawan ng kabatirang nauugnay sa bawat tala. Ang kabatirang iyan ay saklaw ang Pamagat ng Tala, Marka ng Takip, Dami, Mga Petsa, Pook, at Uri ng Tala. Ang unang mahalagang hakbang sa paglikha ng isang digital polder sa DCam ay ang pag-ayos ng mga talaang nasa kamay mo sa laki ng isang pangkat na angkop para sa isang digital polder.
Ipinapakita ng talahanayan sa ibaba ang ilan sa mga paraang inaayos ng mga taga-alaga ang kani-kanilang mga tala.
| Mga Uri ng Tala | Maaaring Mga Kategorya | Mga halimbawa |
| Mga Talaang Senso | Uri ng senso sa Sunod-sunod na kaayusan ng Pook | California, Orange County 1910—1920Sens o ng Estado ng Ohio |
| Mga Talaan ng Mga Kalooban at Probate | Kaayusang Baybayin sa Sunod-sunod na Ayos | Cadd, James-Combs, John Wills mula 1880—1940 |
| Mga Talaan ng Lupa | Sunod-sunod na kaayusan ng Pook | Wisconsin, Sauk Co. Mayo 1888—Hulyo 1977 |
| Mga pahayagan | Sunod-sunod na kaayusan ng Titulo ng Pook | Rock County o Pipestone CountyJan 1894—Disyembre 19 35Luverne Daily Herald |
Kapag kumukuha ka ng mga talaan sa archive, tatanggap ka ng “mga yunit na archival.” Ang mga ito ay mga batayang pangkat na ang archive ay inilagay sa salansan, inilagay sa kahon, salansan, o kung hindi ay naglalaman ng mga talaan. Ang mga pangkat na ito, gayunpaman, ay maaaring napakalaki. Ang sukat ng pangkat na kailangan mong gawin ay ang pinakamaliit na “pangkat na likas” na mahahanap mo sa loob ng archive unit.
Ang isang pangkat na likas ay isang hanay ng mga talaan na ibinabahagi ang saligang metadata. Kadalasan ang mga talaan ay pinagsama sa ganitong paraan sa pamamagitan ng ahensiya ng pamahalaan, tulad ng kapag sila ay pinagsama-sama sa dami ng mga aklat o mga paketeng probate. Bagaman ang mga archive unit ay maaaring ang pinakamaliit na pangkat ng kalikasan, tulad sa mga aklat (gaano mang kalaki ang aklat) kapag hindi man, kailangan mong piliin ang pinakamaliit na pangkat na likas sa loob ng mga archive yunit.
Isipin na ang pinakamaliit na pangkat na likas bilang isang bagay na maaari mong kunin sa isang kamay, tulad ng isang aklat, isang solong polder ng katibayan ng kamatayan, o isang solong salansan ng kaso. Halimbawa, kung ang yunit na archival na ginagawa mo ay isang kahon ng salansan na naglalaman ng mga paketeng probate, hindi ka lilikha ng isang digital na polder para sa buong kahon ng salansan ng mga paketeng probate; lilikha ka ng isang digital na folder para sa bawat paketeng pansarili na probate sa loob ng kahon ng salansan. Sa kasong ito, ang mga paketeng probate ay kumakatawan sa pinakamaliit na pangkat na likas.
Ang talahanayan sa ibaba ay nagpapakita ng mga tiyak na halimbawa ng mga karaniwang lalagyan ng tala kasama ang mga paalaala kung ang mga ito ay dapat kilalanin bilang mga pangkat na likas.
| Lalagyan | Pangkat ng Kalikasan o Archival Yunit |
| Sariling mga kasulatan | Kung ang mga ito ay hindi kabilang sa isang mas malaking pangkat, gaya sa pagkakilala ng metadata, ang mga ito ay maaaring bumubuo ng mga yunit na archival. Magsuri ng iba pang mga kasulatan na maaaring gawing pansariling pangkat ayon sa kasunduan ng metadata, gaya sa tagal ng panahon, lugar, uri ng tala, o iba pang mga pamantayan. Halimbawa, ang isang kahon ng mga liham para sa tagapamahala ay maaaring isang pangkat na likas ng mga pansariling mga kasulatan. |
| Mga paketeng Probate | Dahil ang mga kasulatan ay likas na pangkat bilang isang solong kaso, ang mga ito ay parehong mayroong maraming mga katangian ng metadata. Dahil ang mga ito ay magkakasama at lumilikha ng mas maliit na pangkat hanggat maaari, bumubuo ang mga ito ng pinakamaliit na pangkat na likas at magandang pagpipilian kung saan ibabatay ang kahulugan ng isang polder. |
| Mga salansan ng kaso | Dahil ang mga kasulatan ay binuo ayon sa likas na pag-pangkat bilang isang solong kaso, ang mga ito ay malamang na parehong mayroong maraming mga katangian ng metadata. Tulad ng mga paketeng probate, ang mga salansan ng kaso ay malamang na bumuo ng pinakamaliit na pangkat ng kalikasan at magandang pagpipilian kung saan ibabatay ang kahulugan ng isang polder. |
Manila Polders Mga polder ng salansan | Ang mga nilalaman ba ay bumubuo ng isang mahusay, pangkat na likas ayon sa mga kasunduan ng metadata tulad sa tagal ng panahon, lugar, o uri ng tala? Ang mga ito ba ay dapat na isama sa iba pang mga polder upang pagsamahin ang marami pang mga tala? Ang mga ito ba ay nahahati sa mas maliit na pangkat na likas? |
| Mga kahon ng salansan | Ang mga kahon ng salansan ba ay ginawang pangkat-pangkat ang mga talaan na likas na magkasama, batay sa metadata tulad sa tagal ng panahon, lugar, at uri ng tala? O ginagamit ang mga ito bilang mga sisidlan upang mangalap ng mga pansariling pangkat tulad ng mga paketeng probate o mga salansan ng kaso? Ang mga kahon ba ay bumubuo ng pinakamaliit na likas na pangkat? |
Mga kahon ng salansan Mga kahon ng salansan | Ang mga kahon ng salansan ba ay ginagawang pangkat-pangkat ang mga talang likas na magkakasama batay sa metadata tulad ng tagal ng panahon, lugar, at uri ng tala? O ginagamit ba ang mga kahon bilang mga taga-laman upang magtipon ng mga polder ng salansan na mas mahusay na ituring na pinakamaliit na likas na pangkat? |
Mga Album Mga Aklat Mga Katalogo Laki | Ang bawat yunit ay natipon at binuo ng archive batay sa pagkakatulad ng metadata tulad sa tagal ng panahon, lugar, o uri ng tala. Dahil ang mga ito ay pinagsama-sama at lumilikha bilang mas maliit na isang pangkat hanggat maaari, ang mga ito ay bumubuo ng pinakamaliit na likas na pangkat at magandang pagpipilian kung saan ibabatay ang kahulugan ng isang polder. |