เพื่อออกจากระบบบันทึกออกจากคลังสําหรับการจับภาพ ให้ทําตามคําแนะนําต่อไปนี้:
ขั้นตอนที่ 1: บนหน้าจอ Manage Projects, Listings, and Folders ให้ยืนยันโครงการที่ถูกต้องและรายการที่ไฮไลท์ไว้
ขั้นตอนที่ 2: ในหมวดรายการ คลิก พิมพ์
หมาย เหตุ: ถ้าท่านไม่มีเครื่องพิมพ์ ท่านสามารถจดชื่อ วันเดือนปี และท้องที่หรือถ่ายภาพหน้าจอด้วยโทรศัพท์ของท่าน
ขั้นตอนที่ 3: นําเอกสารที่พิมพ์ออกมาและตรวจสอบกับผู้เก็บบันทึกเพื่อหาว่าบันทึกอยู่ที่ไหน ขอให้ผู้เก็บบันทึกเก็บบันทึกค้นคืนบันทึกและถามว่าพวกเขามีคําแนะนําพิเศษในการจัดการเอกสารหรือไม่
ขั้นตอนที่ 4: หากมีดัชนีแยกกัน อยู่ ให้ขอคําแนะนําพิเศษสําหรับการใช้ดัชนีนั้น คุณสามารถเพิ่มคําแนะนําเกี่ยวกับดัชนีลงในข้อมูลรายการ
ขั้นตอนที่ 5: ขอให้ผู้คุมบันทึกแสดงบันทึกที่จะบันทึกแบบดิจิทัลให้ท่านดู หาและสํารวจเอกสารในรายการ เอาใจใส่ประเด็นต่อไปนี้เป็นพิเศษ:
- ให้แน่ใจว่ารายละเอียดในบันทึกตรงกับช่วงรายการที่พิมพ์ออกมา ถ้าชื่อของบันทึกในหอจดหมายเหตุต่างจากชื่อเรื่องในงานพิมพ์ ให้จดชื่อจริง จดประเภทบันทึกและวันเดือนปี และขอความกระจ่างจากหัวหน้างานหรือผู้จัดการของท่าน
- เปรียบเทียบวันเดือนปีและท้องที่ในบันทึกจริงกับวันเดือนปีและท้องที่ในงานพิมพ์ หากวันเดือนปีหรือท้องที่ต่างกัน ให้จดข้อมูลจากบันทึกจริงเพื่อแก้ไขข้อมูลรายการได้
หมาย เหตุ: ข้อมูลรายการบางรายการมาจากข้อมูลโครงการ บันทึกสําหรับรายการจะครอบคลุมเฉพาะส่วนหนึ่งของวันเดือนปีหรือสถานที่ซึ่งปรากฏในงานพิมพ์ ตัวอย่างเช่น โครงการอาจรวมบันทึกสําหรับรัฐนิวเม็กซิโกทั้งหมด แต่รายการมีเพียงเล่ม 10 และเล่ม 10 มีบันทึกสําหรับเทศมณฑลกวาดาลูปเท่านั้น ถ้าเป็นเช่นนี้ ท่านต้องแก้ไขสถานที่ในข้อมูลรายการ
- จดบันทึกว่าต้องสร้างโฟลเดอร์ใดสําหรับรายการ พิจารณาวิธีตามหลักเหตุผลในการแบ่งบันทึกออกเป็นโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น ถ้าบันทึกเป็นหนังสือ ให้เก็บบันทึกหนึ่งเล่มต่อหนึ่งโฟลเดอร์ ถ้าบันทึกเรียงตามลําดับตัวอักษร ให้ตัดสินใจสร้างโฟลเดอร์สําหรับจดหมาย A–L และ M–Z หากมีชุดบันทึกเล็กๆ หลายชุด ให้เก็บบันทึกไว้ในหนึ่งโฟลเดอร์
- ให้ตระหนักว่าผู้ดูแลบันทึกจัดระเบียบบันทึกที่ท่านจะเก็บบันทึกอย่างไร การทําเช่นนี้จะมีอิทธิพลต่อวิธีที่ท่านสร้างโฟลเดอร์ที่จะเกี่ยวข้องกับรายการ ตัวอย่างเช่น หนังสืออาจจะเป็นโฟลเดอร์ดิจิทัลหนึ่งโฟลเดอร์ โฟลเดอร์มานิลลาที่มีเกียรติบัตร 27892–27992 อาจเป็นโฟลเดอร์ดิจิทัลอีกโฟลเดอร์หนึ่ง และกล่องของไฟล์คดีภาคทัณฑ์อาจเป็นอีกโฟลเดอร์หนึ่ง กลุ่มเหล่านี้เรียกว่า "หน่วยเก็บบันทึก" และประกอบด้วยโฟลเดอร์ดิจิทัล