โฟลเดอร์จะจัดการระดับพื้นฐานของบันทึกที่เก็บถาวรทั้งหมดที่คุณทํางานด้วย คุณสร้างโฟลเดอร์เพื่อเก็บบันทึกข้อมูลเมตา ซึ่งเป็นข้อมูลเชิงพรรณนาที่เชื่อมโยงกับแต่ละรายการ ข้อมูลดังกล่าวรวมถึงชื่อบันทึก แท็กหน้าปก เล่ม วันที่ ท้องถิ่น และประเภทบันทึก ขั้นตอนแรกที่สําคัญในการสร้างโฟลเดอร์ดิจิทัลใน DCam คือการจัดระเบียบบันทึกที่คุณมีอยู่ในมือเป็นขนาดกลุ่มที่เหมาะสมกับโฟลเดอร์ดิจิทัล
ตารางด้านล่างแสดงวิธีการบางอย่างที่ผู้ดูแลบันทึกสามารถจัดระเบียบบันทึกของตนได้
| ชนิดของบันทึก | หมวดหมู่ที่เป็นไปได้ | ตัวอย่างเช่น |
| บันทึกสํามะโนประชากร | ประเภทสํามะโนประชากร ลำดับเวลาท้องถิ่น | แคลิฟอร์เนีย ออเรนจ์เคาน์ตี้ 1910–1920 สํามะโนประชากรของรัฐโอไฮโอ |
| พินัยกรรมและบันทึกภาคทัณฑ์ | ลำดับตัวอักษรตามลำดับเวลา | แคดด์, เจมส์-คอมบ์ส, จอห์น วิลส์ ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2423–2483 |
| บันทึกที่ดิน | ลำดับสถานที่ตามลำดับเวลา | วิสคอนซิน, Sauk Co. พฤษภาคม 1888–กรกฎาคม 1977 |
| หนังสือพิมพ์ | ลำดับชื่อสถานที่ตามลำดับเวลา | Rock County หรือ Pipestone County ม.ค. 1894–ธันวาคม 1935 Luverne Daily Herald |
เมื่อคุณได้รับบันทึกจากที่เก็บถาวร คุณจะได้รับ "หน่วยเก็บถาวร" นี่คือกลุ่มพื้นฐานที่เก็บถาวรได้เก็บกล่องยื่นหรือมีบันทึก อย่างไรก็ตาม กลุ่มเหล่านี้อาจใหญ่เกินไป ขนาดกลุ่มที่คุณต้องทํางานด้วยคือ "กลุ่มธรรมชาติ" ที่เล็กที่สุดที่คุณสามารถพบได้ภายในหน่วย
เก็บถาวรกลุ่มธรรมชาติคือชุดของบันทึกที่ใช้ข้อมูลเมตาพื้นฐานร่วมกัน บ่อยครั้งที่บันทึกถูกจัดกลุ่มด้วยวิธีนี้โดยหน่วยงานของรัฐ เช่นเดียวกับเมื่อถูกผูกเป็นหนังสือหรือแพ็คเกจภาคทัณฑ์ แม้ว่าหน่วยเก็บถาวรอาจเป็นกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุด เช่นเดียวกับหนังสือ (ไม่ว่าหนังสือจะใหญ่แค่ไหน)
ลองนึกถึงกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุดเป็นสิ่งที่คุณอาจหยิบขึ้นมาด้วยมือเดียว เช่น หนังสือ ใบมรณบัตรโฟลเดอร์เดียว หรือแฟ้มคดีเดียว ตัวอย่างเช่น หากหน่วยเก็บถาวรที่คุณกําลังทํางานด้วยเป็นกล่องไฟล์ที่มีแพ็กเก็ตภาคทัณฑ์ คุณจะ ไม่ สร้างโฟลเดอร์ดิจิทัลสําหรับกล่องไฟล์ทั้งหมดของแพ็กเก็ตภาคทัณฑ์ คุณจะสร้าง โฟลเดอร์ดิจิทัลสําหรับแพ็กเก็ตภาคทัณฑ์แต่ละแพ็กเก็ตภายในกล่องไฟล์ ในกรณีนี้ แพ็กเก็ตภาคทัณฑ์แสดงถึงกลุ่มธรรมชาติ
ที่เล็กที่สุดตารางด้านล่างแสดงตัวอย่างเฉพาะของคอนเทนเนอร์บันทึกทั่วไปพร้อมกับหมายเหตุว่าควรระบุเป็นกลุ่มธรรมชาติหรือไม่
| ที่ใส่กล่อง | กลุ่มธรรมชาติหรือหน่วยเก็บถาวร |
| เอกสารส่วนบุคคล | หากไม่ได้อยู่ในกลุ่มที่ใหญ่กว่าตามที่กําหนดโดยข้อมูลเมตา อาจถือเป็นหน่วยเก็บถาวร ตรวจสอบเอกสารอื่นๆ ที่เอกสารแต่ละฉบับอาจถูกจัดกลุ่มในแง่ของข้อมูลเมตา เช่น ช่วงเวลา ท้องถิ่น ชนิดบันทึก หรือเกณฑ์อื่นๆ ตัวอย่างเช่น กล่องจดหมายถึงผู้ว่าราชการจังหวัดอาจเป็นกลุ่มเอกสารแต่ละฉบับตามธรรมชาติ |
| แพ็กเก็ตภาคทัณฑ์ | เนื่องจากเอกสารถูกจัดกลุ่มอย่างเป็นกรณีเดียวอย่างเป็นธรรมชาติ จึงมีลักษณะข้อมูลเมตาร่วมกัน เนื่องจากพวกเขาถูกผูกไว้ด้วยกันและสร้างกลุ่มให้เล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้พวกเขาจึงสร้างกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุดและเป็นตัวเลือกที่ดีในการกําหนดคําจํากัดความของโฟลเดอร์ |
| แฟ้มคดี | เนื่องจากเอกสารถูกจัดกลุ่มตามธรรมชาติเป็นกรณีเดียว จึงมีแนวโน้มที่จะใช้ลักษณะข้อมูลเมตาร่วมกันหลายประการ เช่นเดียวกับแพ็กเก็ตภาคทัณฑ์ไฟล์กรณีมีแนวโน้มที่จะเป็นกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุดและเป็นทางเลือกที่ดีในการกําหนดคําจํากัดความของโฟลเดอร์ |
โฟลเดอร์ มะนิลาโฟลเดอร์ไฟล์ | เนื้อหาเป็นกลุ่มที่ดีและเป็นธรรมชาติในแง่ของข้อมูลเมตา เช่น ช่วงเวลา ท้องถิ่น หรือประเภทบันทึกหรือไม่? ควรรวมกับโฟลเดอร์อื่นเพื่อรวมบันทึกเพิ่มเติมหรือไม่? พวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มธรรมชาติที่เล็กกว่าได้หรือไม่? |
| กล่องแฟ้ม | กล่องไฟล์จัดกลุ่มบันทึกที่อยู่ในกลุ่มโดยธรรมชาติตามข้อมูลเมตา เช่น ช่วงเวลา ท้องถิ่น และชนิดของบันทึกหรือไม่? หรือถูกใช้เป็นที่รวบรวมกลุ่มแต่ละกลุ่ม เช่น แพ็กเก็ตภาคทัณฑ์หรือไฟล์เคส? กล่องเป็นกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุดหรือไม่? |
ลิ้นชักเก็บเอกสาร ตู้ เก็บเอกสาร | ลิ้นชักแฟ้มจัดกลุ่มบันทึกที่อยู่ในกลุ่มโดยธรรมชาติตามข้อมูลเมตา เช่น ช่วงเวลา ท้องถิ่น และชนิดของบันทึกหรือไม่? หรือลิ้นชักใช้เป็นภาชนะสําหรับรวบรวมโฟลเดอร์ไฟล์ที่ถือว่าเป็นกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุด? |
อัลบั้ม หนังสือ แคตตาล็อก เล่ม | แต่ละหน่วยได้รับการรวบรวมและผูกมัดโดยที่เก็บถาวรตามความคล้ายคลึงกันของข้อมูลเมตา เช่น ช่วงเวลา ท้องถิ่น หรือประเภทบันทึก เนื่องจากพวกเขาถูกผูกไว้ด้วยกันและสร้างกลุ่มให้เล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้พวกเขาจึงสร้างกลุ่มธรรมชาติที่เล็กที่สุดและเป็นตัวเลือกที่ดีในการกําหนดคําจํากัดความของโฟลเดอร์ |