โฟลเดอร์ DCam User Guide-Appendix C-Importing จากสเปรดชีต

ฟีเจอร์ DCam Import Folders ช่วยให้สามารถสร้างโฟลเดอร์ได้หลายโฟลเดอร์ในขั้นตอนเดียวโดยใช้ข้อมูลในสเปรดชีต ขั้นตอนนําเข้านี้เกิดขึ้นดังนี้:

1. เมตาดาตาที่บรรยายถึงเอกสารที่จะภาพจะได้รับมาจากคลังข้อมูล
   
2. ข้อมูลจัดเรียงในสเปรดชีตเป็นตารางของแถวและคอลัมน์
   
3. ตารางจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์.csv
   
4. ไฟล์.csv ถูกนําเข้ามาใน DCam เพื่อสร้างโฟลเดอร์

ส่วน:

การเริ่มทํา
รายการ Dcam กับโฟลเดอร์
การสร้างไฟล์แผ่นแบบโฟลเดอร์นําเข้าไฟล์
นําเข้าโฟลเดอร์
ผิดพลาดในการจัดการหมายเลขช่องบันทึกบันทึกผิดพลาด
(หัวคอลัมน์)
สร้างรายการ Dcam Listing
Opening and Saving ไฟล์ Csv ที่มี OpenOffice
Importing Images หลังจากนําเข้าโฟลเดอร์

null

เริ่มต้น

ซอฟต์แวร์สเปรดชีต

ซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่แนะนําคือ OpenOffice Calc เครื่องมือนี้สามารถเก็บข้อมูลสเปรดชีตไว้ในแบบฟอร์ม.csv ซึ่งเก็บอักขระแบบ Unicode (UTF-8) ไว้

หมาย เหตุ: Microsoft Excel ไม่ได้เก็บอักขระที่ขยายไว้ หากข้อมูลไม่มีตัวอักษรขยาย เมื่อนั้น Excel อาจเหมาะสม ซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่นๆ ที่เก็บอักขระขยายไว้อาจทํางานได้เช่นกัน

องค์การข้อมูล

ข้อมูลจัดเรียงเป็นตารางของแถวและคอลัมน์ แต่ละแถวแสดงถึงโฟลเดอร์ แต่ละคอลัมน์แสดงถึงช่องข้อมูลสําหรับโฟลเดอร์

แถวแรกของตารางมีหมายเลขช่องสําหรับแต่ละคอลัมน์ หมายเลขประจําตัวช่องจะระบุข้อมูลในคอลัมน์นั้นอย่างไม่ซ้ํากันและเป็นที่รู้จักในชื่อหัวคอลัมน์ด้วย ลําดับของคอลัมน์ในตารางโดย

พลการต่อไปนี้เป็นตัวอย่างตาราง:

รายการ Dcam กับโฟลเดอร์

โฟลเดอร์ DCam เป็นรายการ ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างโฟลเดอร์โดยใช้ตัวเลือก DCam Create โฟลเดอร์สืบทอดค่าจากรายการที่เกี่ยวข้องในตอนแรก ท่านสามารถปรับเปลี่ยนค่าเหล่านี้เพื่อให้แต่ละโฟลเดอร์ไม่เหมือนกัน (ดู "การสร้างรายการ DCam" ที่มีภาพหน้าจอ DCam)

โดยใช้ฟีเจอร์ นําเข้าโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ใหม่จะถูกนําเข้ามายังรายการและอยู่ในรายการนั้น

การสร้างไฟล์แผ่นแบบโฟลเดอร์นําเข้า

เพื่อสร้างไฟล์แบบ.csv จากการเลือกรายการเพิ่มเติม ให้เลือกตัวเลือก แผ่นแบบโฟลเดอร์นําเข้าแบบใหม่

ข้อความ บันทึกในฐานะ ยอมให้บันทึกไฟล์.csv ไว้ในตําแหน่งที่ต้องการโดยใช้ชื่อ

ที่ต้องการใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นคือ : FoldersForImport_ProjectID_ListingID.csv

ProjectID—คือรหัสประจําตัวโครงการที่สั้น

ลง—คือ ID รายการ (ตัวเลข)

อาจเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม ควรเก็บนามสกุล ProjectID_ListingID และ the.csv ไฟล์ไว้ ต่อไปนี้เป็นชื่อที่ยอมรับได้:

Xyz-Archive_ProjectID_ListingID_part1.csv

เมื่อท่านสร้างแผ่นแบบ.csv ไฟล์.csv ว่างเปล่าจะสร้างขึ้นโดยมีบรรทัดแรกที่มี Field-IDs

การเติมข้อมูลในตาราง

ตารางสามารถมีข้อมูลอยู่ในนั้นเพื่อระบุโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ ไม่จําเป็นต้องมีหมายเลขประจําตัวช่องทุกหมายเลข ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่เรียบง่าย:

ดู "Field ID (หัวคอลัมน์)" สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเติมข้อมูลในตาราง ขั้นตอนในการเปิดและบันทึกไฟล์.csv โดยใช้ OpenOffice Calc มีอยู่ใน "การเปิดและการบันทึกไฟล์.csv ด้วย OpenOffice"

นําเข้าโฟลเดอร์

เพื่อเริ่มขั้นตอนนําเข้าโฟลเดอร์ เลือกตัวเลือกนําเข้าโฟลเดอร์—นี่เป็นหนึ่งในตัวเลือก

รายการ "เพิ่มเติม"กล่องข้อความ เลือกไฟล์ที่มีโฟลเดอร์ที่จะนําเข้าจะปรากฏขึ้นเพื่ออนุญาตให้เลือกไฟล์.csv ได้

ขั้นตอนนําเข้าโฟลเดอร์เริ่มขึ้นเมื่อท่านคลิก เปิด

ขั้นตอนนําเข้ามีดังนี้:

• ตรวจดูความถูกต้องของไฟล์.csv
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล:
  
  • พึงแน่ใจว่ามีช่องที่ต้องกรอก
  • พึงแน่ใจว่าช่องข้อมูลถูกต้อง
• พึงแน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่จะนําเข้าไม่ขัดแย้งกับโฟลเดอร์อื่น ดู ข้อจํากัดความพิเศษใน "Unique Field Validations"
  
• หากไม่มีข้อผิดพลาด ให้สร้างโฟลเดอร์

ข้อความแสดงความก้าวหน้าระหว่างนําเข้า ถ้าไม่มีข้อผิดพลาด แสดงข้อความนําเข้าผลของโฟลเดอร์ และโฟลเดอร์จะปรากฏในหมวดโฟลเดอร์ของหน้าจอ จัดการโครงการ รายการ และโฟลเดอร์

หมายเลขภาคสนาม

หมายเหตุ: รายการหมายเลขประจําตัว (หัวคอลัมน์) และคําอธิบายเกี่ยวกับการใช้หมายเลขช่อง (หัวคอลัมน์)"

หมวดแรกของตารางแสดงเขตข้อมูลพื้นฐานที่มีอยู่สําหรับทุกโฟลเดอร์ ต้องกรอกช่องเหล่านี้บางช่อง และบางช่องเป็นช่องที่ต้องกรอก

หมวดที่สองระบุช่องที่เลือกได้ซึ่งมักพบในรายการ ช่องตัวเลือกไม่รับประกันว่าจะไม่เหมือนกันจากรายการที่เขียนเป็นรายการ

หมายเหตุ: ช่องทางเลือกจะแสดงใน DCam ในหมวดคําอธิบายบันทึก (ดู รูปที่ 4 ใน "การสร้างรายการ DCam")

เกี่ยวกับหมายเลขภาคสนาม

• หมายเลขประจําตัวช่องทุกหมายเลขมีลักษณะเฉพาะ
• นําเข้าเฉพาะหมายเลขช่อง-รหัส (Field-IDs) ที่กําหนดโดยแผ่นแบบ FEX ของรายการ
• หมายเลขประจําตัวช่องต้องปรากฏเพียงครั้งเดียวในตาราง
• ไม่จําเป็นต้องมีหมายเลขภาคสนามทั้งหมด

ไม่ทราบคอลัมน์จะถูกเพิกเฉย คอลัมน์ที่ไม่ได้ตั้งชื่อถูกติดธงว่าเป็นข้อผิดพลาด ไม่รองรับ Field-IDs ที่ผู้ใช้กําหนด

ข้อผิดพลาดในการจัดการบันทึกผิดพลาด

เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ข้อผิดพลาดจะแสดงไว้ในข้อความ ตัวอย่างเช่น ตารางต่อไปนี้มีช่องที่ต้องกรอกหายไปหลายช่อง:

การพยายามนําเข้าไฟล์นี้ส่งผลให้เกิดความผิดพลาดต่อไปนี้:

ข้อมูลข้อผิดพลาดนี้บันทึกไว้ในไฟล์.log ด้วย ไฟล์บันทึกมีชื่อเดียวกับไฟล์.csv นําเข้าที่มี "_nn" ต่อกับชื่อและ ".log" เป็นนามสกุล

หมายเหตุ: nn เป็นตัวเลขที่จะเพิ่มความพยายามนําเข้าแต่ละครั้ง

หมายเลขช่อง (หัวคอลัมน์)

หมาย เหตุ: เพื่อความสะดวก หมายเลขประจําตัวช่องอาจปรากฏโดยมีหรือไม่มีช่องว่างระหว่างคําในช่องรหัสประจําตัว ตัวอย่างเช่น "วันเดือนปีที่เริ่ม" อาจปรากฏเป็น "BeginDate:" ด้วย สิ่งนี้อํานวยความสะดวกเรื่องการอ่านได้และการพันหัวคอลัมน์เพื่อทําให้คอลัมน์แคบลงในสเปรดชีต

ช่องวันที่

ช่องวันที่คือ: วันเริ่มต้น วันเดือนปีสิ้นสุด วันที่เริ่มเรียนและ EndCirca

• ต้องระบุเฉพาะวันเริ่มต้นเท่านั้น
• เมื่อระบุวันสิ้นสุด แล้วจึงสร้างช่วงวันที่

• ช่องวันเดือนปีที่เริ่มและวันเดือนปีสิ้นสุดต้องเป็นช่อง ข้อความ ไม่ใช่ช่องวันที่สเป ร ดชีต

  หมายเหตุ: แอพพลิเคชั่นสเปรดชีตบางช่องจํากัดวันที่จนถึงปี 1900 ขึ้นไป
  

• ความ เที่ยงตรง และ รูปแบบ ของ BeginDate และ EndDate เป็นไปตามมาตรฐานการบีโอเอส 8601:
  
  • ปปปป—หนึ่งปี
  • ป—หนึ่งปีและหนึ่งเดือน
  • ปปป-ดด-วว—หนึ่งปี เดือน และวัน

  หมาย เหตุ: ปปปปด, ดด และ วว. ต้องเป็นตัวเลข (อย่าใช้ชื่อเดือนที่ขึ้นอยู่กับภาษา)
  

• BeginCirca และ EndCirca ระบุว่าวัน เดือนปีเป็นวันเดือนปีที่แน่ชัด หรือ ประมาณ (โดยประมาณ) "ใช่" หรือ "ปปป" หมายถึงวงเล็บ "ไม่" "ไม่" "เอ็น" หรือว่างเปล่า จะระบุชัดเจน สามารถปล่อยคอลัมน์เหล่านี้ให้ว่างไว้หรือข้ามไปโดยสิ้นเชิงหากวันเดือนปีถูกต้อง

ถิ่นที่อยู่

สําหรับท้องที่ ให้ป้อนหมายเลข RepID ของท้องที่ที่ระบุไว้ในส่วนขวาบนของกล่องท้องที่ใน DCam เพื่อระบุ RepID ที่ถูกต้อง ให้ใช้ DCam ที่มีอยู่ ค้นหาท้องที่ และใช้หมายเลขประจําตัวที่พบสําหรับตําแหน่งที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น

: RepID = 392685 คือ มอนท์โกเมอรี อินดีแอนา สหรัฐ

สเปรดชีตจะสนับสนุนสถานที่สํารอง ซึ่งหมายถึงสถานที่ภายใต้ RepID ที่ระบุไว้ซึ่งยังไม่ได้สร้าง ถ้าท่านต้องใช้สถานที่สํารอง ให้ใช้หัวเรื่องต่อไปนี้ในไฟล์ csv:

• สถานที่เตรียมการ
• เสบียงกรัง
• เสบียงอาหาร

ประเภทบันทึก

สําหรับประเภทบันทึก ให้ป้อนหมายเลข CVRecordTypeConceptID—CV มีอยู่ในคําศัพท์ควบคุม หมายเลขประจําตัวนี้อยู่ในมุมบนขวาของกล่อง ประเภทบันทึก ใน DCam

เพื่อดู CVRecordTypeConceptID ที่ถูกต้อง ให้ใช้ DCam ค้นหาประเภทบันทึก และใช้หมายเลขประจําตัว

ในตัวอย่างข้างต้น รายการแบบเลื่อนลง ประเภทบันทึก จะแสดงรายการการเลือก:

สามารถเพิ่มประเภทบันทึกเพิ่มเติมได้หากจําเป็นและสามารถระบุได้ใน CVRecordTypeConcept2 through CVRecordTypeConcept9

ภาษาปฐมวัยหรือภาษาเพิ่มเติม

ช่องเหล่านี้ระบุภาษาที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของโฟลเดอร์ ภาษาปฐมวัยอนุญาตให้ระบุได้เพียง 1 ภาษา ตัวอย่างเช่น ภาษาสเปน ภาษารองสามารถเป็นศูนย์หรือมากกว่าภาษาที่แยกจากกันด้วยเครื่องหมายจุลภาค เช่นภาษาอังกฤษ อิตาลี โปรตุเกส

ภาษาที่ใช้ได้อยู่ในเมนูเลือกภาษาปฐมวัยแบบเลื่อนลงมาของหน้าจอการสร้างโฟลเดอร์ DCam 

การยืนยันตาราง

• ต้องแสดงคอลัมน์สําหรับช่องที่ต้องกรอก
  
  • ชื่อบันทึก
  • VolumeID
  • เริ่ม
  • ลงวันที่
  • ArchiveReferenceNumber
  • CVRecordTypeConceptID1
  • RepID (RepID)
  • ภาษาปฐมวัย
• ไม่มีหมายเลขช่องซ้ําซ้อน

การตรวจสอบของช่อง

• ช่องที่ต้องกรอกต้องไม่ว่างเปล่า (หรือช่องว่าง)
  
  • ชื่อบันทึก
  • VolumeID
  • เริ่ม
  • ลงวันที่
  • ArchiveReferenceNumber
  • CVRecordTypeConceptID1
  • ภาษาปฐมวัย
• ช่องวันที่ต้องถูกต้อง
  
  • วันเดือนปีที่เริ่มและวันเดือนปีสิ้นสุดต้องสามารถแยกเป็นวันเดือนปีที่บีโอเอส-8601 ได้
  • ต้องเป็นวันเดือนปีที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น 1950-14 และ 1950-02-31 ไม่ถูกต้อง
  • วันเดือนปีต้องเป็นวันหลังหรือวันเดือนปีเหมือนวันเริ่มต้นและไม่สามารถเป็นวันเดือนปีในอนาคตได้
  • BeginCirca และ EndCirca ต้องว่างเปล่าหรือค่าใดค่าหนึ่งที่กําหนดไว้
• ภาษาปฐมวัยหรือ AdditionalLanguages ต้องมีผล
  

การตรวจสอบภาคสนามที่ไม่ซ้ําใคร

• การรวมกันของช่องข้อมูลบันทึก VolumeID และวันเดือนปีต้องไม่ซ้ํากัน ความไม่เหมือนใครได้รับการทดสอบกับทุกโฟลเดอร์ที่เป็นของโครงการในฐานข้อมูล DCam

  หมายเหตุ: การทดสอบความพิเศษเกิดขึ้นกับ (ก) ทุกโฟลเดอร์ที่จะนําเข้า (ข) ทุกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล
  

• ArchiveReferenceNumber
  
  • หากให้ไว้ ต้องไม่ซ้ํากัน
  • ถ้าไม่มีหมายเลขอ้างอิง ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่มีหมายเลขอ้างอิงในคลัง ที่อยู่ใต้ช่องข้อความ
  • ความไม่เหมือนใครได้รับการทดสอบกับทุกโฟลเดอร์ที่เป็นของโครงการในฐานข้อมูล DCam
    

การสร้างรายการ Dcam

ต้องใส่ช่องชื่อบันทึก การกําหนดจํานวนและวันเดือนปี ต้องระบุช่องหมายเลขอ้างอิงคลัง ข้อมูลท้องที่ ภาษาและประเภทบันทึก (ที่แสดงด้านล่าง) ด้วย

รายการแบบเลื่อนลงของประเภทบันทึกและผู้มีคุณสมบัติรอบบันทึกคือรายการที่เกี่ยวข้องกับประเภทบันทึก

ช่องทางเลือกแสดงไว้ด้านบน

เปิดและออมเงิน ไฟล์ Csv กับ OpenOffice

การบันทึกใบบันทึก Calc OpenOffice เป็นไฟล์ csv (Encoded in UTF8)

1. ทําใบบันทึก
2. จากเมนูไฟล์ คลิก บันทึกเป็น
3. ในข้อความบันทึกไฟล์ ให้แน่ใจว่าตั้งค่าตัวเลือกต่อไปนี้
   
   1. บันทึกเป็นประเภท = Text CSV (.csv) (*.csv)
   2. แก้ไขการตั้งค่าตัวกรอง = ทําเครื่องหมายแล้ว
4. ถ้าข้อความต่อไปนี้ปรากฏขึ้น ให้เลือก Keep Current Format เพื่อบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ csv
   

   

5. ในกล่องข้อความส่งออกของไฟล์ข้อความ ให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าตัวเลือกต่อไปนี้:
   
   1. ชุดอักขระ = Unicode (UTF-8)
   2. ตัวคั่นช่อง = , (จุลภาค)
   3. ตัวแยกข้อความ = " (ข้อความที่ยกมาสองคํา)
   4. บันทึกเนื้อหาเซลล์ดังที่แสดง = ถูกกา

การใช้ OpenOffice Calc เพื่อเปิดหรือแก้ไขไฟล์ csv ที่มีอยู่ (Encoded in UTF8)

1. จากเมนูไฟล์ คลิก เปิด
2. เลือกไฟล์ csv
3. ในข้อความนําเข้า ให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าตัวเลือกต่อไปนี้
   
   • ชุดอักขระ = Unicode (UTF-8)
   • จากแถว = 1
   • แยกจากกันโดย = เลือก
     
     • Comma = ถูกกา
     • ตัวแยกข้อความ = " (ข้อความที่ยกมาสองคํา)
     • ช่องที่อ้างถึงเป็นข้อความ = กากบาท
4. กด ตกลง
5. แก้ไข
6. จากเมนูไฟล์ คลิก บันทึก
7. ถ้าข้อความต่อไปนี้ปรากฏขึ้น ให้เลือก Keep Current Format เพื่อบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ csv
   

   

นําเข้าภาพหลังจากนําเข้าโฟลเดอร์

เพื่อนําเข้าภาพหลังจากนําเข้าโฟลเดอร์ ให้สร้างโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์จากสเปรดชีต แล้วนําเข้าภาพเข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น

ภาพรวม

ฟีเจอร์นําเข้าโฟลเดอร์อนุญาตให้สร้างหลายโฟลเดอร์ในขั้นตอนเดียวโดยใช้ข้อมูลในสเปรดชีต เพิ่มความสามารถการใช้งานนี้เพื่ออนุญาตให้ระบุสารบบที่มีภาพสําหรับแต่ละโฟลเดอร์ หลังจากสร้างโฟลเดอร์ แล้ว DCam เริ่มนําเข้าภาพเข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่

ระบุแหล่งข้อมูลภาพ

ต่อไปนี้เป็นตารางตัวอย่างที่แสดงเนื้อหาของโฟลเดอร์นําเข้า.csv ไฟล์ คอลัมน์ ImageImportSource แสดงถึงสารบบที่มีภาพที่จะเชื่อมโยงกับโฟลเดอร์ สารบบนี้ต้องมีและต้องมีภาพ

เมื่อนําเข้าตารางนี้ จะสร้างโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ ด้วยเหตุนี้ สําหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่มีสารบบ ImageImportSource จะสร้างและวางการดําเนินการนําเข้าไว้ในคิว

นําเข้าของ DCamหลังจากสร้างโฟลเดอร์และการดําเนินการนําเข้า แล้ว ข้อความนําเข้าผลของโฟลเดอร์จะปรากฏขึ้น

นําเข้าภาพ

ผู้นําเข้า DCam เริ่มนําเข้าภาพเข้าแฟ้มทันทีหลังจากใส่การดําเนินการนําเข้าครั้งแรกในคิวนําเข้า การดําเนินการนําเข้าแต่ละอย่างจะดําเนินการทีละขั้นตอนจนกระทั่งดําเนินการทุกอย่างแล้ว

หัวข้อและตัวเลือกคอลัมน์

ตารางต่อไปนี้อธิบายตัวเลือกหัวคอลัมน์และตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับนําเข้าภาพ:

ตัว อย่าง เช่น: