Introduktion
Syftet med det här projektet är att organisera stora samlingar av digitala bilder i meningsfulla grupper, så kallade objekt. Dessutom är bilderna lättare sökbara genom att redigera metadata (information om bilderna) för att matcha de nya grupperna tills de kan indexeras. När bilderna har indexerats är de sökbara efter namn på FamilySearch.org och ger uppteckningstips i Släktträdet. Det här arbetet hjälper människor världen över att upptäcka, samla och sammanlänka sina familjer mer effektivt och på kortare tid än tidigare.
Vägledande principer och tillvägagångssätt
Använd följande principer och praxis när du granskar digitaliserade mikrofilm DGS (Digital Genealogical Society) mappar och delar in dem i naturliga grupper, så kallade objekt.
1. För närvarande skiljer sig funktionen Organisera bilder från ett vägpekningsverktyg.
Ange datum, platser, uppteckningstyper, språk och volymangivelser enligt varje naturlig grupp. Använd den medföljande tabellen Exempel på naturliga grupper för att dela upp bilder och skapa nya grupper, så kallade objekt.
OBS: Det är viktigt att inkludera administrations-, kalibrerings- och titeltavlorna i den naturliga gruppen.
2. Naturliga grupper definieras som bilder som utgör en arkivenhet, ett fysiskt föremål eller en artefakt. En del naturliga grupper identifieras med svarta eller vita titeltavlor.
Använd tabellen Exempel på naturliga grupper för att identifiera hur du bäst ordnar bilderna.
| Exempel på naturliga grupper | |
| Vilken naturlig grupp är: | Vad en naturlig grupp inte är: |
· Arkivenhet · En bok · En mapp · Ett paket · En inbunden volym · Ett kuvert · En låda med mappar eller lösa papper · En bunt · En kortlåda · Folkräkningar för ett visst geografiskt distrikt, till exempel ett län | · Kapitel eller delar i en bok eller volym · Dela upp en arkivenhet enligt specifika kriterier (som datum, ort eller uppteckningstyp) |
| · Bilder mellan titeltavlor, inklusive fram- och baksida | |
| · Inkluderar sin egen identifiering, oavsett om det är arkivreferensnummer, volymnummer, mappnummer, katalogpost eller anropsnummer | |
| · Gruppering enligt definitionen av arkivförvaltaren eller arkivet | |
3. Gå alltid igenom de första och sista bilderna.
De första och sista bilderna kan troligen innehålla naturlig gruppinformation, till exempel svarta eller vita titeltavlor. bok-, mapp- eller paketomslag; eller annan användbar information. Du kan också behöva att slumpmässigt granska flera bilder i mappen.
4. Gå igenom tillräckligt många bilder för att få en bra uppfattning om hur mappen är organiserad.
Digital Genealogical Society (DGS) mappar innehåller globala register, och olika registervårdare organiserar information på olika sätt. Vissa DGS-mappar är stora (flera tusen bilder), medan andra är små (bara några dussin bilder). Det är inte nödvändigt att läsa varje uppteckning. Gå igenom tillräckligt många bilder för att få en bra uppfattning om uppteckningens innehåll och hur man bäst delar upp bilderna.
5. Dela upp bilderna noggrant.
Dela bara upp bilder efter naturliga grupper enligt definitionen i tabellen Exempel på naturlig grupp eller hur uppteckningsförvaltaren organiserade uppteckningarna. Metadatafält ger dig möjlighet att ange exakta datum och geografiska platser, som byar, men det kanske inte är så den naturliga gruppen ska organiseras.
Observera: En del uppteckningar tas inte upp i tabellen Exempel på naturlig grupp. Se nummer 8–9 för gråzoner och eventuella undantag. För frågor och ytterligare vägledning, kontakta en specialist. se nummer 10 för kontaktinformation.
6. Naturliga grupper kan vara stora eller små.
Antalet bilder i varje naturlig grupp avgörs av arkivenheten, det fysiska föremålet, artefakten eller hur uppteckningsförvaltaren organiserade uppteckningarna.
Observera: För närvarande får en naturlig grupp inte överstiga 10 000 bilder.
7. Ytterligare förbättringar av metadata görs i uppteckningarna i framtiden.
Förbättringen av noggrannheten och sökbarheten för uppteckningar kommer att fortsätta genom ytterligare insatser av frivilliga, till exempel indexering.
8. Vissa uppteckningar kan kräva ytterligare vägledning för att avgöra hur de bäst kan organiseras i naturliga grupper.
För någon av följande uppteckningssamlingar använder du beskrivningen av metadata från förvaltare av uppteckningar eller FamilySearch Katalog. (Alla digitaliserade mikrofilmer finns i FamilySearch-katalogen.)
- Samling av registerkort
- Tidningar
- Lösa papper, som inte tidigare organiserats i en logisk gruppering av registerhållaren
- Familjeblad (FGR)
- Transkriberade muntliga släktregister
Kort i en kortlåda
Obs: Beroende på hur uppteckningsförvaltaren organiserade korten kan det vara bättre att gruppera korten i alfabetisk ordning eller indexera nummer i stället för i fysisk låda.
Om du har frågor om hur man bäst delar upp bilderna, se nummer 10.
9. Vissa dokument kan kräva ett undantag, baserat på hur arkivbildaren eller arkivförvaltaren organiserade dem.
| Möjliga undantag | Åtgärder |
| Bok med fler sidor än den får plats på en mikrofilm. | Behåll hela mikrofilmen med bilder från samma bok i samma naturliga grupp. Skapa ytterligare en naturlig grupp för resten av bokens bilder på en annan mikrofilm. |
| Band volym med olika delar där varje del startar om på sidan 1. | Håll alla bilder från samma bok i en enda naturlig grupp. Naturliga grupper påverkas inte av sidnummer. |
| Flera böcker eller inbundna volymer på samma mikrofilm som kombinerats av registerförvaltaren. | Håll bokbilderna tillsammans i samma naturliga grupp, om uppteckningens förvaltare kombinerade bilderna. |
| Flera volymer av samma uppteckningstyp i samma bok, ordnade i alfabetisk ordning. | Behåll bilderna för samma uppteckningstyp i samma naturliga grupp. |
| Titeltavlan finns i mitten av en bok. | Skapa den naturliga gruppen med hjälp av omslagets fram- och baksida i stället för titeltavlorna. |
| Arkivenhet, till exempel en bok, inbunden volym eller mapp med löst papper med mer än 10 000 sidor i samma naturliga grupp. | Skapa en naturlig grupp med 10 000 bilder. Skapa sedan en annan naturlig grupp med de återstående bilderna. Observera: För närvarande får en naturlig grupp inte överstiga mer än 10 000 bilder. |
10. Använd följande eskaleringskedja för frågor.
Gå igenom tillgängliga instruktioner och utbildningsresurser här.
Kontakta din gruppledare eller handledare.
Klicka på feedback-knappen längst ner på bildsidan. Fyll i och skicka in blanketten.
Ta med det niosiffriga DGS-numret till höger på sidan under metadatainformationen.
Exempel: 005786142
- Skriv in din fråga om hur man delar upp grupperna i feedbackdelen.
De inskickade blanketterna granskas av feedbackgruppen. Du får svar på din fråga. Det kan ta några dagar, så arbeta på en annan DGS-mapp medan du väntar på svaret på din fråga.
Feedback-gruppen svarar på din begäran via e-postmeddelandet som finns på blanketten.