Innan man kan ta namnet på en förfäder till templet måste man hitta det. Indexeringen och granskningen gör det mycket lättare och snabbare att hitta namn än tidigare, men mycket hängivet arbete krävs innan en samling historiska uppteckningar ens kan indexeras av volontärer. Här sammanfattar vi vad som händer med historiska uppteckningar innan de indexeras och publiceras och till slut tas till templet.
1. Uppteckningar hittas och prioriteras
Det finns många historiska uppteckningar i världen. Många av dem är välkända för släktforskare, men inte alla. Innan en samling kan indexeras av FamilySearch volontärer måste vi känna till att den finns. Medarbetare hos FamilySearch hittar ofta värdefulla samlingar genom att samtala med arkivarier, bibliotekarier, notarier och släktforskare som är väl bevandrade i sina lokala uppteckningar. Uppteckningar som beskriver släktskap, innehåller befolkningsstatistik (födslar, vigslar, dödsfall) och täcker en stor del av befolkningen prioriteras.
2. Förhandlingar
När vi har hittat värdefulla släkthistoriska uppteckningar kontaktar medarbetare hos FamilySearch uppteckningarnas förvaltare för att komma överens om publiceringsrättigheter. Oftast är det ett slags byteshandel. FamilySearch erbjuder sig att bekosta digitaliseringen och publiceringen mot rättigheten att publicera innehållet på internet. Förvaltaren får också en uppsättning av de digitala filerna för eget bruk.
3. Fotografering
När ett avtal om publicering finns mobiliserar FamilySearch sin ”armé” av fotografer. Det innebar tidigare att uppteckningarna mikrofilmades, men numera skapas nästan alltid digitala kopior av alla bilder. I dagsläget finns det över 275 grupper på olika platser i världen som fotograferar gamla dokument. De digitala filerna skickas till Salt Lake City på hårddiskar eller via internet, där de granskas ur kvalitetssynpunkt. Om de går igenom kvalitetskontrollen går de vidare till nästa steg i processen.
4. Intern utvärdering och schemaläggning
När uppteckningarna har anlänt granskas de i detalj för att fastställa bästa sättet att göra dem tillgängliga för användarna. Det kan röra sig om att katalogisera (efter typ, tidsintervall, plats och så vidare), göra bilderna synliga på nätet och indexering (så länge det finns tillräckligt många volontärindexerare). Projekt läggs sedan in i huvudschemat så att arbetet kan utföras så snart det finns tillgängliga resurser.
5. Förberedelser inför indexering (inklusive översättning)
Varje samling som ska indexeras måste först läggas in i indexeringssystemet och ges projektinstruktioner, exempelbilder, fälthjälp och andra specifika instruktioner så att arbetet kan utföras utan problem. Många samlingar är på andra språk än engelska, så språkspecialister engageras. En del projekt är så stora eller komplexa att specialutbildning måste tas fram och levereras via e-post, webinarium och så vidare (som det pågående arbetet med dödsannonser).
6. Projektet släpps!
När allt är klart aktiveras projektet i FamilySearch Indexering. Volontärer kan börja checka ut arbete och skicka sina transkriberade uppteckningar tillbaka till FamilySearch.– Artikel av Jake Gehring
