Dosjet menaxhojnë nivelin bazë të të gjitha regjistrimeve arkivore me të cilat punoni. Ju krijoni dosje për të kapur meta të dhënat, të cilat janë informacione përshkruese të lidhura me çdo regjistrim. Ky informacion përfshin titullin e regjistrimit, etiketën e kopertinës, vëllimin, datat, lokalitetin dhe llojin e regjistrimit. Hapi i parë i rëndësishëm në krijimin e një dosjeje dixhitale në DCam është organizimi i regjistrimeve që keni në dorë në një madhësi grupi që është e përshtatshme për një dosje dixhitale.
Tabela më poshtë tregon disa nga mënyrat se si kujdestarët e regjistrave mund të organizojnë të dhënat e tyre.
| Llojet e regjistrimit | Kategoritë e mundshme | Shembuj |
| Regjistrimet e Regjistrimit | Lokaliteti Rendi kronologjik Lloji i Regjistrimit | Kaliforni, Orange County 1910–1920 Regjistrimi i Shtetit të Ohajos |
| Testamentet dhe të dhënat e verifikimit | Rendi alfabetik Rendi kronologjik | Cadd, James-Combs, John Wills nga 1880–1940 |
| Të dhënat e tokës | Lokaliteti Rendi kronologjik | Wisconsin, Sauk Co. maj 1888–korrik 1977 |
| gazetat | Lokaliteti Rendi kronologjik Titulli | Rock County ose Pipestone County janar 1894–dhjetor 1935 Luverne Daily Herald |
Kur merrni regjistrime nga arkivi, ju merrni "njësi arkivore". Këto janë grupet bazë në të cilat arkivi ka vendosur në sirtar, në kuti, ka depozituar ose në ndonjë mënyrë tjetër përmban të dhënat. Këto grupe, megjithatë, mund të jenë shumë të mëdha. Madhësia e grupit me të cilën duhet të punoni është "grupi natyror" më i vogël që mund të gjeni brenda njësisë arkivore.
Një grup natyror është një grup regjistrimesh që ndajnë meta të dhënat bazë. Shpesh të dhënat grupohen në këtë mënyrë nga një agjenci qeveritare, si kur ato janë të lidhura në vëllime librash ose pako verifikimi. Ndërsa njësitë arkivore mund të jenë grupi më i vogël natyror, si me librat (pa marrë parasysh sa i madh është libri) kur nuk janë, ju duhet të zgjidhni grupin më të vogël natyror brenda njësive arkivore.
Mendoni për grupin më të vogël natyror si diçka që mund ta kapni me një dorë, si p.sh. një libër, një dosje të vetme të certifikatave të vdekjes ose një dosje të vetme rasti. Për shembull, nëse njësia arkivore me të cilën po punoni është një kuti skedari që përmban paketa verifikimi, ju nuk do të krijoni një dosje dixhitale për të gjithë kutinë e skedarëve të paketave të verifikimit; ju do të krijoni një dosje dixhitale për çdo paketë verifikimi individual brenda kutisë së skedarit. Në këtë rast, paketat e verifikimit përfaqësojnë grupin më të vogël natyror.
Tabela më poshtë tregon shembuj specifik të kontejnerëve të zakonshëm të regjistrimeve së bashku me shënime nëse ato duhet të identifikohen si grupe natyrore.
| Kontejnerë | Grupi Natyror ose Njësia e Arkivës |
| Letra individuale | Nëse ato nuk i përkasin një grupi më të madh, siç përcaktohet nga metadatat, ato mund të përbëjnë njësi arkivi. Kontrolloni për dokumente të tjera me të cilat mund të grupohen letrat individuale në lidhje me metadata, të tilla si periudha kohore, lokaliteti, lloji i regjistrimit, ose kritere të tjera. Për shembull, një kuti letrash drejtuar një guvernatori mund të jetë një grup natyror letrash individuale. |
| Paketat me feçkë | Për shkak se dokumentet janë grupuar natyrshëm si një rast i vetëm, ata ndajnë shumë karakteristika të metadatave. Për shkak se ata janë të lidhur së bashku dhe krijojnë sa më të vogël të një grupi të jetë e mundur, ata formojnë grupin më të vogël natyror dhe janë një zgjedhje e mirë në të cilën të bazojnë përkufizimin e një folderi. |
| Dosjet e rastit | Për shkak se dokumentet janë grupuar natyrshëm si një rast i vetëm, ata ka të ngjarë të ndajnë shumë karakteristika të metanseduara. Ashtu si paketat probate, dosjet e rasteve ka të ngjarë të formojnë grupin më të vogël natyror dhe janë një zgjedhje e mirë në të cilën të bazohet përkufizimi i një folderi. |
Kartelat e Manilës Kartelat e skedarëve | A përbëjnë përmbajtjet një grup të mirë, natyror në aspektin e metadatave të tilla si periudha kohore, lokaliteti, apo lloji rekord? A duhet të kombinohen ato me kartela të tjera për të konsoliduar më shumë regjistrime? A mund të ndahen në grupe më të vogla natyrore? |
| Kuti file | A janë kutitë e skedarëve rregjistrimet e grupimit që natyrisht i përkasin së bashku, bazuar në metadata si periudha kohore, lokaliteti dhe lloji i regjistrimit? Apo janë përdorur si receptacles për të mbledhur grupe individuale si paketat probate ose dosjet e rasteve? A formojnë kutitë grupin më të vogël natyror? |
Sirtarët e file Dollapë file | A janë sirtarët e skedarëve duke grupuar regjistrimet që natyrisht i përkasin së bashku bazuar në metadata si periudha kohore, lokaliteti dhe lloji i regjistrimit? Apo janë përdorur sirtarët si receptacles për të mbledhur file folders që do të ishte më mirë të konsiderohej si grupi më i vogël natyror? |
Albume Libra Katalogët Vëllimet | Çdo njësi është mbledhur dhe lidhur nga arkivi në bazë të ngjashmërive të metadatave të tilla si periudha kohore, lokaliteti, ose lloji rekord. Për shkak se ata janë të lidhur së bashku dhe krijojnë sa më të vogël të një grupi të jetë e mundur, ata formojnë grupin më të vogël natyror dhe janë një zgjedhje e mirë në të cilën të bazojnë përkufizimin e një folderi. |