Руководство пользователя программы DCam –Приложение А - Стандарты и указания по метаданным в изучаемой естественной группе

18 августа 2023 г.

Разделы:

ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЭТОТ ДОКУМЕНТ
ПРИМЕНЕНИЕ
ЦЕЛИ
ИЗУЧАЕМАЯ ЕСТЕСТВЕННАЯ ГРУППА
ЗАГОЛОВОК
ОБОЗНАЧЕНИЕ ТОМОВ
ДАТЫ
АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНЫЙ НОМЕР
ЛОКАЦИЯ
ЯЗЫК
ТИП ЗАПИСИ
АВТОР

null

ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЭТОТ ДОКУМЕНТ?

Смысл этого документа состоит в том, чтобы проинформировать операторов, специалистов по метаданным и персоналу региона FamilySearch об обновленных стандартах и указаниях по метаданным касаемо изучаемой естественной группы FamilySearch.

ПРИМЕНЕНИЕ

Этим указаниям и стандартам по работе с метаданными нужно следовать при вводе метаданных в программу DCam или при аудите метаданных в RMS для любой изучаемой естественной группы. В юридических целях единственное, что будет проверено после съемки -это данные в разделах "Локация", "Дата" и "Тип записи". Исключения из правил могут быть сделаны до или после съемки. Исключение должно быть одобрено до внедрения самого исключения. Если какая-либо страна запрашивает такое исключение, то она должна предоставить источник для оправдания и применения этого исключения.

ЦЕЛИ

Наше ви́дение работы состоит в том, чтобы с помощью метаданных сделать поиск информации максимально простым, инвентаризационную опись управляемой, а потребности в сотрудничестве - удовлетворенными. Это общие стандарты, позволяющие находить подход к верному описанию документов, как они предоставлены странами происхождения и поддерживать единообразие в целях удобного управления инвентаризацией и отчетности.

ИЗУЧАЕМАЯ ЕСТЕСТВЕННАЯ ГРУППА

Группа записей, объединенных основными метаданными, такими как временной период, локация или тип записи. Часто документы сгруппированы архивом или государственной инстанцией в тома книг или документацией о наследии. Думайте об изучаемой естественной группе, как о чем-то, что в переносном смысле можно взять одной рукой: книгу, единую папку свидетельств о смерти, один комплект документов, связанных с завещаниями, или одно досье.

Чтобы узнать больше об изучаемых естественных группах, щелкните здесь.

ЗАГОЛОВОК

Заголовок – предпочтительное описание, присваемое той или иной записи автором или другим ответственным лицом в изучаемой естественной группе. Этот заголовок может быть написан, промаркирован, тиснен, напечатан или может присваиваться изучаемой естественной группе, а так же быть занесен в инвентаризационный список ответственного лица.

Ввод заголовка документа

Перед началом съемки оператор должен проконсультироваться с архивариусом/ответственным лицом, чтобы уточнить, что необходимо вписать в поле "Заголовок документа" (DCam)/Title (RMS).

Если у архивариуса/ответственного лица нет комментариев, то оператор должен проверить обложку для изучаемой естественной группы, затем проверить корешок, а затем титульный лист. Оператор вводит такой же заголовок, как и в поле "Название документа", даже если заголовок документа включает в себя тип записи, локацию и /или диапазон дат.

  • Если на обложке, корешке или названии группы имеется несколько заглавий, выберите один из них и введите его в поле "Название документа".
  • В случаях, когда заголовок документа включает в себя тип записи, локацию и/или диапазон дат, эти данные также должны быть введены в соответствующие поля (См. разделы для ДАТ, ЛОКАЦИЙ и ТИПА ЗАПИСИ).
    • В некоторых случаях тип записи, локация и/или диапазон дат в заголовке документа могут быть неточными. Независимо от точности, эти данные должны быть введены так же, как и в поле "Название документа". Точная локация, точный тип записи и точный диапазон дат должны быть введены в соответствующие поля, согласно указаниям, приведенным в этом документе для каждого из этих полей (см. разделы для ДАТ, ЛОКАЦИЙ и ТИПА ЗАПИСИ).
    • Подзаголовок должен быть включен в поле "Название документа", согласно приведенному выше правилу для изучаемой естественной группы.

Если заголовок документа не найден на обложке, корешке или титульной странице, используйте описание из инвентаризационного списка ответственного лица.

Если выполнены нижеприведенные условия, то просто сохраните название списка DCam:

  1. у архивариуса/ответственного лица нет комментариев, и
  2. заголовок записи не найден в изучаемой естественной группе (на обложке, корешке или титульном листе), и
  3. нет списка инвентаризационной описи

Примечание по справочным кодам

Коды томов и архивные справочные номера не должны быть в заголовках документов. Эти коды должны быть введены в соответствующие поля, то есть в поле Обозначения тома (DCam)/Volume field (RMS) и Архивный номер.

ОБОЗНАЧЕНИЕ ТОМОВ

Обозначение тома представляет из себя комбинацию букв, цифр и специальных символов, используемых для определения изучаемой естественной группы. Это также облегчает процесс хранения и поиска в архиве (том, коробка, книга, ящик и так далее).

Ввод кода тома

Введите код обозначения тома в поле "Обозначение тома". Проверьте на предмет номера тома обложку изучаемой естественной группы, затем корешок, а затем внутренние страницы, включая титульный лист.

  • Не вписывайте диапазон дат группы или тип записи в поле "Обозначение тома".
  • Для изучаемых естественных групп, связанных или несвязанных, не пишите "v" или "vol", "bk" или "book" в поле "Обозначение тома".
    • Пример: 12.2.5
  • В зависимости от типа записи, код обозначения тома может включать в себя номер коробки, номер файла, номер дела и т.п. Введите данные следующим образом:
    • Примеры
      • Номер дела = 145879
      • Номер файла = 12
      • Коробка = 8
    • Впишите только "номер дела", "номер файла" или "номер коробки", если того требует архивариус или когда этот тип номера появляется после номера тома.
      • Примеры
        • 18, файл номер 12
        • 1-Aux, дело номер 13853
    • Если код обозначения тома включает в себя диапазон фамилии или буквы, представляющие диапазон фамилии, введите его следующим образом.
      • Пример: 1 A–TR

Если код обозначения тома не найден

Если код обозначения тома не найден в изучаемой естественной группе или в архиве, то в поле обозначения тома должен быть введен дефис (-).

Коды обозначения нескольких томов

Если изучаемая естественная группа – это книга алфавитных указателей для нескольких томов, то введите код, присвоенный алфавитному указателю. Не включайте номера томов тех книг, которые охватывает алфавитный указатель.

  • Пример: Алфавитный указатель записей о рождении томов 1-5, том 1, введите 1 в поле Обозначения тома.

Если изучаемая естественная группа не является алфавитным указателем, то вводите код, используемый на данный момент архивом. При необходимости проконсультируйтесь с архивариусом о том, какой код необходимо ввести в это поле.

ДАТЫ

Это дата, когда запись была создана или записана. Это не дата, когда произошло само событие (например, дата события). В некоторых случаях дата записи и дата события могут быть одинаковыми. Служба дат FamilySearch управляет всеми форматами полей дат в соответствии с этими стандартами. Нижеприведенные стандарты перечислены поэтапно.

Используйте дату, указанную на обложке

Если у изучаемой естественной группы указана дата на обложке, корешке или титульной странице, то введите дату так, как на них указано.

Объединение нескольких последовательных дат на обложке

Если изучаемая естественная группа имеет несколько диапазонов дат на обложке, корешке или титульных страницах, а диапазоны дат идут подряд, то объедините их в один диапазон дат.

Пример

· На обложке книги указано: январь 1879 – март 1880, март 1880 – январь 1883, то введите январь 1879-январь 1883

Избегайте объединения нескольких дат на обложке, если они не идут подряд.

Если изучаемая естественная группа имеет несколько диапазонов дат на обложке, корешке или титульных страницах, а диапазоны дат не идут подряд, то добавьте каждый из них.

Пример

· На титульном листе написано, январь 1879 – март 1880 г., сентябрь 1882 – январь 1883 г., то введите январь 1879–март 1880 г., сентябрь 1882 г. – январь 1883 г.

Используйте и дату, указанную на обложке, и дату создания самих записей (Открытая дата на обложке)

Если в изучаемой естественной группе указана только одна дата диапазона дат на обложке, корешке или титульном листе, и есть пустое место, где должна быть другая дата, то сначала проверьте первую или последнюю запись и введите даты соответственно в том же формате, что и дата на обложке, корешке или титульном листе.

Пример

· На обложке книги сказано: "12 января 1854 г./_____". Просмотрите последнюю запись в изучаемой естественной группе и найдите дату создания записи. Если дата создания записи 16 окт 1865, введите дату следующим образом: 12 янв 1854-16 окт 1865.

Если на обложке нет даты, то используйте дату создания записи (Полный год/годы)

Если на обложке, корешке или титульной странице нет даты, проверьте три первые записи и три последние записи в изучаемой естественной группе.

Если изучаемая естественная группа включает в себя записи с первого по последний месяц, то введите только год(ы).

Примеры

· Первая запись была записана 6 января 1879 года, а последняя запись была записана 20 декабря 1879 года, то введите 1879.

· Первая запись была записана 10 января 1879 года, а последняя – 15 декабря 1880 года, то введите 1879–1880 гг.

Если на обложке нет даты, то используйте дату создания записи (Частично заполненный год/годы)

Если на обложке, корешке или титульной странице нет даты, то проверьте три первые записи и три последние записи в изучаемой естественной группе.

Если изучаемая естественная группа включает в себя записи из частей года(и) или комбинации полного года(ов) и неполного года(ов), то включите в дату месяцы.

Примеры

  • Январь 1879 – март 1879 гг. (часть одного года)
  • Март 1879 – январь 1880 гг. (части нескольких годов)
  • Январь 1879 – март 1880 гг. (сочетание полных и неполных лет)
  • Март 1879 г. – декабрь 1880 г. (сочетание неполных и полных лет)

Если на обложке нет даты, то используйте дату создания записи (Один неполный месяц)

Если на обложке, корешке или титульной странице нет даты, то проверьте три первые записи и три последние записи в изучаемой естественной группе.

Если изучаемая естественная группа включает в себя записи из одного месяца за один год, то включите дни.

Пример

· 2 января 1879 – 15 января 1879 г.

Используйте дату занесения в опись, если на обложке нет даты, а записи находятся в алфавитном или нехронологическом порядке

Если на обложке, корешке или титульной странице нет даты, то проверьте три первые записи и три последние записи в изучаемой естественной группе.

Если на обложке, корешке или титульном листе нет даты, а изучаемая естественная группа расположена в алфавитном или нехронологическом порядке, то операторы вводят дату занесения в опись DCam. Аудиторы метаданных могут подтвердить, что дата соответствует датам занесения в опись, если у них есть доступ к этой информации, в противном случае они должны считать ее правильной.

АРХИВНЫЙ НОМЕР

Архивный номер – это уникальный справочный код, который используется ответственными лицами для определения и отслеживания инвентаризационной описи документов.

Ввод архивного номера

Введите точный код, используемый архивом, соблюдая пунктуацию.

  • Пример: PT-AВM-GCFUN-1619-001

Если архивный номер не найден

Если архивный номер не найден в изучаемой естественной группе или в архиве, то нажмите кнопку-флажок Нет архивного номера, расположенную под текстовым полем.

ЛОКАЦИЯ

Локация – это место, где была создана запись. Места FamilySearch – это база данных со стандартными местоположениями, которые регламентируют списки местности (обычно они представлены в выпадающем вниз списке на FamilySearch.org). Операторы, аудиторы и проверяющие используют базу данных для выбора соответствующего местоположения.

Примечание о форматах административно-территориального деления: Названия местностей отформатированы в порядке от наименьшей административно-территориальной единицы (например, административного или церковного округа) до наибольшей, (как правило, страны).

Пример: Паньон, Нигран, Понтеведра, Галисия, Испания

Выберите наиболее точную локацию в том случае, когда обложка соответствует записи

Выбранное местоположение должно соответствовать самой точной наименьшей локации, где были созданы записи, а не к месту самого события.

Выберите наиболее подходящее место, если обложка не соответствует записям

Ищите локацию на обложке, затем на корешке, затем на титульном листе, а затем проверьте три первые и три последние записи. Если локация на обложке, корешке или титульном листе отличается от локации в записях, то введите название локации из записей.

Выберите наиболее точную локацию, если записи были созданы в нескольких местностях

Если изучаемая естественная группа включает в себя записи, созданные в нескольких локациях, то выберите общую наименьшую административно-территориальную единицу, подходящую для изучаемой естественной группы, другими словами, введите административно-территориальную единицу, которая подходит всем локациям.

Пример

  • В изучаемой естественной группе содержатся записи из Пизы и Санта-Луче, обе они являются общинами в провинции Пиза в регионе Тоскана. В этом примере укажите провинцию Пиза, чтобы описать изучаемую естественную группу. В списке локаций это будет выглядеть так: "Пиза, Тоскана, Италия".

 

Создайте локацию, если ее нет в списке.

Если местоположение не отображается в списке, то осуществите поиск под альтернативным названием. Если местоположение все еще не найдено, то создайте временную локацию с правильным типом места и подведомственной юрисдикцией.

Пример

· Изучаемая естественная группа содержит записи о городе Пиза, но в списке имеется только провинция Пиза, то есть "Пиза, Тоскана, Италия". В этом примере должна быть создана временная локация для города: "Пиза, Пиза, Тоскана, Италия".

ЯЗЫК

Этот раздел относится к языку записей, а не к языку интерфейса приложения или языку страны.

Выбор языка

Перечислите только те языки, которые есть в записях в изучаемой естественной группе.

  • Пример: Записи были созданы на немецком языке во время нацистского режима, но позднее их перенесли в польский архив, где архивариус внес специальное примечание на польском языке на обложке изучаемой естественной группы. В этом примере опишите изучаемую естественную группу, используя язык самих записей, то есть немецкий.

Несколько языков

Если изучаемая естественная группа содержит записи, написанные на разных языках, то выберите все подходящие языки.

  • Пример: испанский, каталанский

ТИП ЗАПИСИ

Тип записи – это официальный термин, используемый в базе данных "Controlled Vocabulary" и используемый для описания регистрации события из жизни. Каждый тип записи определяется в зависимости от ее использования и/или функции.

Используйте тот тип записи, который соответствует самой записи (один тип записи)

Тип записи должен соответствовать содержанию изучаемой естественной группы. Выберите наиболее подходящий тип записи, описывая записи в изучаемой естественной группе. Избегайте использования слишком широких или нечетких по смыслу типов документов, например, "Метрические записи" или "Конфессиональные записи".

Примеры

· На обложке написано: "Погребения", то введите "Записи о погребении"

· На обложке книги написано "Рождение", но сами записи о рождении являются отложенными, поэтому введите "Отложенные записи о рождении".

Используйте тот тип записи, который соответствует самой записи (несколько типов записей)

При необходимости добавьте дополнительные типы записей, которые наиболее точно дают представление о записи в изучаемой естественной группе. Избегайте использования слишком широких или нечетких по смыслу типов документов, например, "Метрические записи" или "Конфессиональные записи".

Примеры

· На обложке написано: "Рождения, браки и смерти", то введите:

o "Записи о рождении",

о "Записи о браке"

и о "Записи о смерти".

· На обложке написано: "Церковные записи", то введите:

o "Записи о крещении",

o "Записи о венчании",

o "Записи о погребении" и

o "Метрические книги".

Избегайте ненужных и вводящих в заблуждение типов записей

Избегайте добавления дополнительных, ненужных или ненужных типов записей, при описании изучаемой естественной группы, которая предназначена для определенного типа записи.

Пример

· Книга с записями о смерти, содержащая алфавитный указатель в начале или конце, должна быть описана как "Записи о смерти". В этом примере не следует называть ее "Алфавитный указатель записей о смерти" как тип записи для описания изучаемой естественной группы. Используйте только "Алфавитный указатель записей о смерти", чтобы описать изучаемую естественную группу, которая содержит только алфавитный указатель к записям о смерти. То же самое понятие применимо ко всем книгам записей, включающих в себя алфавитный указатель.

· Книга записей о рождении, содержащая незначительные дополнения и/или ссылки на другие события, связанные с этой записью, должна быть описана как "Записи о рождении". Не добавляйте "Блокнот с незначительными дополнениями".

Автор

Автор – это владелец или создатель оригиналов записей/документов.

Внесение информации об авторе

Имя автора должно быть введено на том же языке, что и язык записей, включая диакритические знаки. При вводе имени автора используйте имя собственное. Не используйте альтернативные символы, если только такие символы не используются в имени юридического лица (например, "&" или "и").

Ввод имени автора

Если автор неизвестен, то оставьте поле пустым.

Когда создатель известен, то впишите его имя в назначенное поле:

  1. В GRMS это поле называется "Создатель записи/Автор".
  2. В DCam это поле называется "Создатель записи или Автор".
  3. В разделе Explore images это поле называется "Автор".

В случае изучаемых естественных групп, где есть исторические записи, автором нужно указать организацию, которая создала изучаемую естественную группу, а не священнослужитель/секретарь, просто работающий в организации и физически заполнивший документы.
В системе Infinity поле "Автор" рассматривается в контексте локации (имеется ввиду, что обычно введенная локация является той локацией, где запись была создана), поэтому автор чаще всего и находится там, где была создана запись.

Примеры:

  • Конфессиональные записи
    • Церковные приходы Чикагской епархии
    • Паррокиас де ла Аркидиос де Меделин
  • Юридические/судебные протоколы
    • Суд по делам о наследстве в округе Джексон
    • Нотариа- Публика 210
  • Правительственные записи (включая записи актов гражданского состояния, записи о выборах/голосующих и переписи населения)
    • Stato civile
    • Бюро переписи населения
    • Статистика здравоохранения и ЗАГС
  • Военные записи
    • Armada de España
    • Британские военно-воздушные силы
  • Деловая документация (включая похоронные службы и газеты)
    • Финикс-Трибюн
    • Krematoriosäätiö s.r
  • Погребальные записи (частные, конфессиональные или гражданские)
    • Cementerio de la Recoleta
    • Misikalna kapsēta
    • North Cemetery
  • Генеалогические записи
    • Составлено обществом
      • "Дочери Американской революции"
    • Один составитель
      • Dr. Francis C. Xavier
    • Несколько составителей: обозначьте всех по имени и фамилии, разделив каждого составителя запятой
      • Steven Q. Urkel, Dr. Francis C. Xavier, Bilba Labingi
  • Периодически публикуемые издания (Название таких изданий должно быть введено в поле "Название".)
    • New England Historic Genealogical Society
    • 東洋堂書店
  • Медицинские записи
    • Landeskrankenhaus Universitätskliniken
    • Prince of Wales Hospital
  • Образовательные/школьные записи
    • Universite Paris Saclay
    • Gadjah Mada University
    • University of Edinburgh
  • Записи об эмиграции
    • В зависимости от того, были ли документы созданы государством (таможенные списки) или частным (списки пассажиров), см. выше формат правительственной или деловой документации.
  • Справочные материалы
    • В зависимости от того, является ли архив/хранилище государственным или частным, см. выше формат правительственной или деловой документации.
  • Фотографии
    • См. выше формат Генеалогических записей.
  • Рукописи и книги, защищенные авторским правом и/или опубликованные книги
    • Один автор
      • Bilbo Baggins
    • Несколько авторов: обозначьте всех по имени и фамилии, разделив каждого запятой
      • Bernardo Arugalla, Pauline K. Bellagamba, L. S. Meanswell