Обычно комплект исторических документов проходит через множество предварительных этапов, прежде чем попадает к индексаторам. Вот краткое описание того, какой путь проходят проекты перед индексированием и публикацией:
1. Нахождение записей и расстановка приоритетов
В мире есть много исторических документов. Некоторые из них хорошо известны в кругу генеалогов, другие нет. Чтобы коллекция прошла индексирование волонтёрами FamilySearch, ее нужно сначала найти. Представители FamilySearch часто обнаруживают ценные коллекции, поговорив с архивистами, библиотекарями, районными секретарями и специалистами по генеалогии, хорошо разбирающимися в местных документах. Предпочтительными являются записи, описывающие семейные отношения, содержащие ключевую информацию (о рождениях, браках и смертях) и охватывающие широкие слои населения.
2. Переговоры
После того, как генеалогические записи, имеющие определенную ценность, найдены, представители FamilySearch начинают работать с хранителем записей с целью получения лицензии на публикацию. Наиболее распространенным соглашением является своего рода сделка: FamilySearch соглашается покрыть расходы на оцифровку и публикацию в обмен на право опубликовать содержимое коллекции в Интернете. Хранитель также получает копию файлов для собственного использования.
3. Создание снимков
После того, как соглашение о публикации достигнуто, FamilySearch подключает свою команду по съемке записей. В прошлом съемка записей подразумевала микрофильмирование, но теперь практически все снимки документов делаются с помощью цифровых камер. В этот самый момент более 275 команд фотографов в различных уголках мира делают снимки старых документов. Эти цифровые файлы отправляются на жестких дисках или через Интернет в Солт-Лейк-Сити, где они проходят проверку качества. Если проверка качества пройдена успешно, эти снимки передаются на следующий этап процесса.
4. Внутрифирменная оценка и планирование
Полученные записи рассматриваются более подробно, чтобы определить, как наилучшим образом сделать их доступными для пользователей. Варианты включают каталогизацию (в зависимости от типа, диапазона дат, места и так далее), предоставление снимков для просмотра онлайн, и индексирование (при помощи волонтеров-индексаторов). Затем проекты помещаются в производственный календарный план и ждут завершения по мере поступления ресурсов.
5. Подготовка к индексированию (включая перевод)
Для обеспечения бесперебойной работы каждая коллекция, которую нужно проиндексировать, должна быть размещена в системе вместе с относящимися к ней инструкциями к проекту, образцами снимков, справочными полями и различными дополнительными инструкциями. Для многих коллекций эта подготовительная работа включает в себя перевод с английского на другие языки при помощи лингвистов. Некоторые проекты настолько велики или настолько сложны, что требуют проведения специального обучения, которое может быть выслано через электронную почту, просмотрено в виде веб-семинаров и т.д. (например, текущий проект по индексированию некрологов).
6. Проект готов к работе!
После всех подготовительных мероприятий проект появляется в программе индексирования FamilySearch. Волонтеры могут начать загружать партии и отправлять расшифрованные записи обратно в FamilySearch.– Статья Джейка Геринга
