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Introdução
Nesta lição, os seguintes assuntos serão abordados:
- Projetos, listas e pastas
- Como escolher uma listagem
- Criar uma nova pasta
Antes de capturar imagens digitais, você precisa criar uma pasta que organizará e rastreará as imagens. Esta pasta também acompanha os metadados que os descrevem. Os metadados incluem informações como datas, locais e tipos de registros.
Na página inicial do software DCam, clique em Administrar Projetos, Listas e Pastas. O projeto, as listas e a tela da pasta serão exibidos e serão separados em três seções. Cada seção tem um menu ao lado que inclui escolhas diferentes.
Projetos
A parte superior esquerda é a área do projeto. Projetos refere-se a todos os registros acordados dentro do contrato entre o Guardião dos Registros e a FamilySearch. Os projetos são criados pela sede. Este contrato detalhado determina quais documentos devem ser capturados.
Há dois tipos de projetos que você pode encontrar listados na seção do projeto, dependendo da versão do software DCam que você está usando. Haverá uma transição de versões de software que ocorrerão nos próximos anos.
A maioria dos sites de arquivos funciona no modo padrão. Com o passar do tempo, todos os sites migrarão para o modo online, geralmente chamado de modo Infinity. Se seu site não migrou para o modo online, você verá uma barra azul no alto da tela do DCam. Depois que seu site migra para o modo online, você encontrará uma barra verde no alto de sua tela. Quando for hora de migrar, seu supervisor de campo ou gerente de área vai informá-lo.
Os projetos criados para o modo padrão parecem diferentes dos criados para o modo online. Os projetos-padrão usam uma convenção de nomes como 18-1548_OH-EUA. Os números e as letras no nome são representados da seguinte seguinte:
- O número 18 significa o ano do contrato.
- O número 1548 é um identificador exclusivo.
- As letras OH são para o estado de Ohio.
- As cartas norte-americanos são para os Estados Unidos.
Os projetos têm uma aparência diferente quando são transidos para o modo online. O modo online usa um sistema de numeração como MMMM 3M9.
Seu arquivo pode começar no modo padrão com os projetos listados no método padrão. Quando lhe for pedido que transições, depois de encerrar quaisquer projetos-padrão, os únicos projetos que você receberá serão projetos online. Embora você possa ver seus projetos de modo padrão anteriores listados na pasta de projetos, você não poderá realçar ou acessar nenhum deles.
Listas
A seção superior direita contém listas. Depois de destacar um projeto, suas listagens são exibidas aqui. As listas também são criadas pela sede da Igreja e são basicamente partes menores do projeto original. Por exemplo, o projeto pode ser todos os registros vitais que são então divididos em listas de registros de nascimento, casamento e óbito por datas, por volumes e por outros fatores, dependendo de como o guardião dos registros organizou os registros.
Para determinar qual lista escolher, tenha em mãos o grupo de documentos que você vai capturar. Encontre qual das listas elas se encaixam e examine esses documentos para o tipo de registro, o volume, a data e outros fatores que os definem. Depois de destacar a lista correta, vá para a seção pastas.
Pastas
A seção inferior é para pastas. Você será responsável por criar pastas e capturar as imagens que residirão dentro delas. As informações detalhadas que você digitar no
campo pasta criam as informações descritivas que são chamadas de metadados. Os metadados são exibidos quando as imagens são publicadas no site do FamilySearch.
Uma maneira de visualizar projetos, listas e pastas é pensar em um armário de arquivos do escritório.
- O projeto pode ser comparado ao arquivo como um todo.
- As listagens podem ser comparadas às gavetas dentro do arquivo. Elas ajudam a organizar todos os itens no arquivo em grupos menores e pesquisáveis.
- É claro que as pastas digitais podem ser comparadas às pastas do arquivo. Eles representam conjuntos específicos de registros a serem arquivados dentro da gaveta de arquivos maior.
Pode haver ocasiões em que você descubra que as listas não cobrem todos os registros físicos. O guardião dos registros pode solicitar que você capture registros ou pode até mesmo identificar registros que acha que podem ser benéficos para a FamilySearch e que não se encaixam em nenhuma das listagens. Capturar registros fora das listas documentadas pode criar um problema legal relacionado ao nosso acordo contratual com o guardião dos registros.
Seguem-se exemplos de listas que podem criar um problema legal:
- Você pode ter 3 volumes de registros de nascimento, mas somente o volume 2 e o volume 3 estão cobertos por listas.
- Você encontra registros de guarda de um condado cujas datas são entre 1900 e 1910, mas a lista abrange apenas os anos entre 1900 e 1905. Os anos de 1906 a 1910 não estão cobertos por uma listagem.
Você não deve alterar uma lista para cobrir um intervalo maior de datas, número de volumes ou quaisquer outras informações. Em ambos os casos, você precisa solicitar uma nova lista.
Uma solicitação para uma nova lista precisa ser discutida e aprovada por seu supervisor de campo ou gerente de área. A solicitação vai passar por um processo de análise por equipes legais e operacionais antes que possa ser aprovada ou negada.
Seguem-se duas opções para criar uma solicitação para uma nova lista, dependendo de qual versão do software DCam você está usando:
- Opção 1: A versão padrão é mais facilmente identificada por uma barra azul na parte superior da tela. Propor essas listas por meio de seu supervisor de campo ou gerente de área, fazendo uma solicitação de uma lista que cubra as informações que deseja capturar. O supervisor fará seu pedido à sede e lhe dará um retorno assim que uma decisão for tomada. Se a solicitação for aprovada, seu supervisor lhe dará a senha necessária para criar a lista.
- Opção 2: A versão online é mais facilmente identificada por uma barra verde na parte superior da tela. O processo para criar uma nova lista é um pouco diferente do modo padrão. No menu ao lado da caixa de listagem na tela de projetos, listas e pastas, clique em Criar. Preencha os campos obrigatórios e clique em Salvar para enviar a solicitação à sede da Igreja. Antes de receber aprovação no modo online, você pode capturar imagens para uma nova lista que solicitou.
Nota: Se a solicitação for negada, no entanto, as pastas e imagens que você capturou na nova lista não podem ser aceitas no processo operacional. Seu sistema de computador não fechará nem transportará as pastas e as imagens deles.
Usando os exemplos anteriores de listas que poderiam criar um problema legal, o volume 1 no primeiro exemplo pode ter sido esquecido pelo representante inicial do FamilySearch que digitou os dados da lista. É necessário capturar essas imagens. Nesse caso, a nova lista seria aprovada e as imagens que você capturara em pastas dentro dela seriam aceitas.
No segundo exemplo, as datas entre 1906 e 1910 podem já ter sido capturadas. A lista que você sugeriu não é obrigatória. Nesse caso, a lista seria negada. Qualquer trabalho que você fez sob essa lista não seria aceito.
A melhor prática é começar a criar pastas e capturar imagens dentro de uma lista atual que não exija o processo de aprovação. Isso permite que você crie pastas e capture imagens com confiança enquanto espera a aprovação das listas sugeridas.
O grupo digital mais básico com o qual você vai trabalhar é uma pasta digital. Cada pasta digital é definida com base em uma unidade de arquivo, que é o menor grupo natural de documentos com o qual você está trabalhando.
Uma unidade de arquivo pode ser um único objeto (um livro) ou algo que você pode pegar com uma mão (uma pasta). Por exemplo, uma pasta que contém um ano de certidões de óbito para um único condado é uma unidade de arquivo e definiria uma pasta digital.
Embora uma caixa de arquivo apareça para agrupar as coisas, uma caixa de arquivo contendo vários pacotes de inventário não seria uma unidade de arquivo. Cada pacote de inventário individual dentro da caixa criaria o menor grupo natural. Os pacotes de inventários individuais seriam uma unidade de arquivamento e definiriam sua própria pasta digital.
Toda vez que você cria uma pasta digital, as informações da lista são automaticamente preenchidas na tela da pasta. Uma lista é apenas uma divisão menor do projeto. O projeto é muito amplo e contém intervalos de volume, intervalos de datas e tipos de registros que não são específicos para os documentos que você está capturando. As informações precisam ser alteradas na pasta para serem específicas para a unidade de arquivamento. Isso garante que a pasta digital seja única.
Depois de escolher o projeto correto e a lista no menu do lado esquerdo da seção de pastas, complete os passos a seguir para digitar ou modificar cada campo:Passo
1: Clique em Criar. A tela pastas é exibida.
Passo 2: No alto da tela no campo Usar Informações da Pasta, deixe o campo em branco, a menos que precise digitar novamente as informações para essa lista.
Nota: Pode haver circunstâncias em que você modificaria as informações neste campo.
Passo 3: No campo título do registro, digite o título descritivo designado para a unidade de arquivo, como o nome na lombada do livro. Isso não incluiria a data, o volume ou a localidade.
Passo 4: No campo de designação do volume, digite a letra, o número ou o caractere especial para identificar a unidade de arquivo. Exemplos são o número 3 ou o numeral romano III.
Nota: Não digite significadores como Vol ou Box, datas ou localidades. Se não houver um tipo de volume, digite 3 hífens (- - -) neste campo.
Passo 5: No campo datas, use entradas específicas para a unidade de arquivo que você está capturando. Isso inclui quando os eventos foram registrados ou quando os documentos foram criados. Para alterar as datas para refletir o intervalo de datas da unidade de arquivamento, clique na seta ao lado do campo do ano apropriado.
Nota: Geralmente, as datas serão períodos de anos inteiros. Se os registros forem do ano inteiro de 1837, digite 1837 na caixa da primeira data e digite 1837 na caixa da segunda data. Se a data incluir vários anos como 1837 a 1840, digite 1837 na primeira caixa de datas e 1840 na segunda data.
Nota: Os meses devem ser usados somente se a unidade de arquivo abranger anos parciais. Um exemplo é o período de fevereiro de 1837 a junho de 1838. Se o campo mês não for exibido, para exibir o campo mês, clique na caixa de seleção do mês.
Passo 6: Para fazer uma seleção, clique no menu suspenso.
Nota: Os dias são acrescentados somente se a unidade de arquivo abranger meses parciais. Um exemplo de quando especificar dias é o período de 1º de junho de 1837 a 15 de junho de 1837. Se o campo dias não for exibido, para exibir o campo dias, marque a caixa de seleção do dia.
Nota: A abreviatura Ca. significa circa (ou aproximadamente). Nunca use isso para períodos de tempo aproximados.
Passo 7: Se as informações não estão escritas nos recipientes do documento, encontre as datas individuais ou os intervalos de datas nos próprios documentos. Assim que você digitar uma data, a caixa de seleção Estas Datas São Confirmadas como Corretas é automaticamente marcada.
Nota: Se os campos de data estiverem corretos à medida que foram preenchidos automaticamente na lista, você não precisa alterá-los. Talvez seja necessário marcar manualmente a caixa.
Passo 8: Digite o número de referência do arquivo se o guardião dos registros lhe for fornecido um. Este é um número único que os guardiões gravam para identificar e rastrear seus registros. O padrão para este campo é que um número de referência de arquivo seja gerado com base nos campos que você já concluiu (um processo chamado concatenação).
Exemplo: Para nascimentos atrasados, volume 22, no ano de 1837, o programa vai concatenar o título do registro, a designação do volume e os campos de datas para criar o lançamento Adiado Births_22_1837.
Passo 9: Prepare-se para digitar as informações no campo localidade. O campo localidade é preenchido da lista, mas pode ser muito geral. Você precisa certificar-se de que a localidade no campo represente os registros em mãos especificamente.
Exemplo: Se a lista for para o estado de Utah, você precisa examinar os registros e identificar qual cidade e condado está coberto e depois acrescentar esses detalhes.
Passo 10: Para digitar as informações no campo localidade, comece a digitar no campo. Um menu suspenso é exibido, permitindo que você faça uma seleção. A localidade que você escolher precisa ser a mais detalhada possível. As seguintes declarações explicam o seguinte:
- O nome de uma paróquia é mais forte do que uma cidade.
- O nome de uma cidade é mais forte do que um condado.
- O nome de um condado é mais forte do que um estado.
Nota: Embora a localidade deva ser o mais abrangente possível, tenha cuidado para não fazer alterações que façam com que a pasta não se relacione mais com a lista.
Exemplo 1: Comece a digitar Salt Lake no campo localidade. O sistema gera opções no menu suspenso que permite que você escolha entre opções como Salt Lake City, Condado de Salt Lake, Utah, Estados Unidos (1896–Presente).
Exemplo 2: Se as datas nos registros forem anteriores a 1896, escolha Salt Lake, Território de Utah, Estados Unidos (1850–1896).
Nota: Esteja atento a todos os fatores determinantes nos registros ao escolher no menu, como quando as localidades foram estabelecidas.
Se mudar a pasta significa que ela não está mais correlacionada com a lista, então a lista que você está usando provavelmente não está correta. Se esse for o caso, exclua a pasta, encontre a lista correta e inicie o processo de criação da pasta novamente.
Se você não encontrar a localidade específica de que precisa, pode acrescentar um local provisório clicando em Acrescentar Local Mais Específico. Ao usar essa opção, uma caixa de diálogo é exibida e permite que você digite as informações. O local permanece provisório até que a sede da Igreja o valide. Se o local não for validado, será pedido que você faça alterações na localidade e reenvie as imagens.
Passo 11: Os campos de idioma normalmente são preenchidos pelo FamilySearch. O idioma principal deve ser o idioma mais usado nos documentos. Se você encontrar outros idiomas nos documentos, pode adicioná-los no campo outros idiomas selecionando-os nos menus suspensos.
Nota: O nome de pessoas em um idioma diferente não é considerado outro idioma.
Passo 12: Quando você começa a digitar no campo tipo de registro, um menu suspenso é exibido. Escolha a descrição mais específica que puder para o tipo de registros.
Exemplo: Se a descrição preenchida automaticamente for inventário, mas os registros são registros de guarda, você precisa selecionar um registro melhor. Seja o mais específico possível no tipo de registro que escolher. Comece a digitar inventários e aparecerá uma lista de escolhas. Nesse caso, a melhor escolha em inventários é: Registro Legal, Registro de Tribunal, Registro de Inventário, Guarda de Inventários.
Passo 13: A área intitulada Outras Informações permite a comunicação com nossas equipes de Qualidade de Imagem, equipes operacionais e nossos convidados. Selecione os marcadores descritivos que identificam a condição dos documentos e como essa condição se relaciona com a qualidade das imagens capturadas.
Passo 14: Na caixa de etiquetas disponíveis à esquerda, destaque uma descrição como encadernação apertada ou cópia ruim do original.
Passo 15: Clique no botão seta dupla entre as duas caixas. O marcador descritivo aparece na caixa de etiquetas selecionada no lado direito da tela.
Nota: Usar as etiquetas disponíveis indica que a maioria dos documentos da pasta tem a qualidade que os marcadores descrevem. Se apenas alguns documentos tiverem um problema, não use esse recurso, mas marque essas imagens individualmente ao registrá-las.
Passo 16: O campo comentários da pasta permite que você forneça informações adicionais sobre a condição do grupo físico de documentos no que diz respeito à capacidade de pesquisa do convidado.
Exemplo: Se algumas das páginas estão em branco, digite um comentário semelhante às Imagens 50–74 que estavam em branco e, portanto, não foram capturadas. Se os certificados não estão em ordem numérica, digite-o como comentário. Faça um comentário sobre qualquer coisa que possa afetar a experiência dos convidados ao tentar encontrar seus antepassados.
Não comente sobre as seguintes condições:
- Problemas com documentos que são óbvios nas imagens.
- O tamanho dos documentos.
- Que os documentos estão em um livro.
- Outras informações semelhantes.
Passo 17: Quando todas as informações tiverem sido registradas com precisão na tela da pasta, clique em Gravar e Capturar.
Passo 18: Você está pronto para calibrar sua câmera se ainda não o fez, ou pode começar a capturar imagens.
Atividades de aprendizado
Atividade 1: Verifique Sua Compreensão
- Quantos tipos de projetos podem ser encontrados na seção projetos?
- Com suas próprias palavras, defina os seguintes itens:
- Projetos
- Listas
- Pastas