Introdução
O objetivo deste projeto é organizar grandes coleções de imagens digitais em grupos significativos, chamados artigos. Além disso, ao editar metadados (informação sobre as imagens) para corresponder aos novos agrupamentos, as imagens são mais facilmente pesquisáveis até que possam ser indexadas. Uma vez indexadas, as imagens poderão ser pesquisadas pelo nome no FamilySearch.org e dar sugestões de registro na Árvore Familiar. Este esforço ajudará as pessoas em todo o mundo a descobrir, reunir, e conectar suas famílias mais eficazmente e em menos tempo do que antes.
Princípios e Práticas Orientadoras
Use os seguintes princípios e práticas ao examinar as pastas digitalizadas de microfilmes DGS (Sociedade Genealógica Digital) e divida-as em grupos naturais, chamados itens.
1. Atualmente, as funções de organização da imagem são diferentes de uma ferramenta de orientação.
Introduzir datas, lugares, tipos de registros, idioma e designações de volume de acordo com cada grupo natural. Utilize a tabela de Exemplos de Grupos Naturais incluída para dividir imagens e criar novos grupos, chamados itens.
Nota: É importante incluir os quadros administrativos, de calibração e de títulos no grupo natural.
2. Os grupos naturais são definidos como imagens que compõem uma unidade de arquivo, item físico, ou artefato. Alguns grupos naturais são identificados por quadros de título em preto ou branco.
Utilize a tabela de Exemplos de Grupos Naturais para identificar a melhor forma de organizar as imagens.
| Exemplos de Grupos Naturais | |
| O que é um grupo natural: | O que não é um grupo natural: |
- Unidade de arquivo - Um livro - Uma pasta - Um pacote - Um volume encadernado - Um envelope - Uma caixa de pastas ou papéis soltos - Um pacote - Uma gaveta de cartões - Censos para um determinado distrito geográfico, tal como um condado | - Capítulos ou seções dentro de um livro ou volume - Divisão de uma unidade de arquivo por pontos de passagem específicos (tais como data, local ou tipo de registro) |
| - Imagens entre os quadros de título, incluindo os quadros de título da frente e de trás | |
| - Inclui a sua própria identificação, seja número de referência do arquivo, número do volume, número da pasta, entrada do catálogo, ou número de chamada | |
| - Agrupamento tal como definido pelo depositário de registros ou arquivo | |
3. Revisar sempre a primeira e a última imagem.
A primeira e últimas imagens podem provavelmente incluir informações sobre grupos naturais, tais como quadros de título em preto ou branco; capa de livro, pasta, ou pacote; ou outras informações úteis. Poderá também ser necessário revisar imagens aleatórias adicionais em toda a pasta.
4. Revise imagens suficientes para ter uma boa noção de como a pasta está organizada.
As pastas da Sociedade Genealógica Digital (DGS) incluem registros globais, e diferentes guardiões de registros organizam a informação de forma diferente. Algumas pastas DGS são grandes (vários milhares de imagens), enquanto outras são pequenas (apenas algumas dezenas de imagens). Não é necessário ler todos os registros. Reveja imagens suficientes para ter uma boa ideia do conteúdo dos registros e da melhor forma de dividir as imagens.
5. Dividir cuidadosamente as imagens.
Apenas dividir as imagens por grupos naturais, tal como definido na tabela de Exemplos de Grupos Naturais ou como o guardião de registos organizou os registos. Os campos de metadados permitem-lhe introduzir datas e lugares geográficos precisos, como aldeias, mas pode não ser assim que o grupo natural deve ser organizado.
Nota: Alguns registros não são abordados na tabela de Exemplos de Grupos Naturais. Ver números 8-9 para áreas cinzas e possíveis exceções. Para perguntas e orientações adicionais, contatar um especialista; ver número 10 para informações de contato.
6. Os grupos naturais podem ser grandes ou pequenos.
O número de imagens em cada grupo natural é determinado pela unidade de arquivo, item físico, artefato, ou como o guardião do registro organizou os registros.
Nota: Atualmente um grupo natural não pode exceder 10.000 imagens.
7. Futuramente serão introduzidas melhorias adicionais de metadados nos registros.
A melhoria para uma maior precisão e dos registros pesquisáveis continuará através de esforços adicionais de voluntários, tais como a indexação.
8. Alguns registros podem requerer orientação adicional para determinar a melhor forma de os organizar em grupos naturais.
Para qualquer uma das seguintes coleções de registos, utilizar a descrição dos metadados do responsável pelo registro ou do Catálogo do FamilySearch. (Todos os microfilmes digitalizados são encontrados no Catálogo do FamilySearch)
- Coleção de cartões de índice
- Jornais
- Papéis soltos, não previamente organizados num agrupamento lógico pelo depositário de registros
- Folhas de grupos familiares (FGR)
- Genealogias orais transcritas
Cartões numa gaveta de cartões
: Dependendo de como o guarda de registros organizou os cartões, pode ser melhor agrupar os cartões por ordem alfabética ou número de índice do que por gaveta física.
Se tiver dúvidas sobre a melhor forma de dividir as imagens, ver o número 10.
9. Alguns registos podem exigir uma excepção, com base na forma como o criador ou depositário do registro os organizou.
| Possíveis Exceções | Ação |
| Livro com mais páginas do que pode caber num microfilme. | Manter todo o microfilme com imagens do mesmo livro no mesmo grupo natural. Criar um grupo natural adicional para as restantes imagens do livro sobre um microfilme diferente. |
| Volume encadernado com diferentes seções onde cada uma recomeça na página 1. | Manter todas as imagens de um mesmo livro num único grupo natural. Os grupos naturais não são afetados pelo número de páginas. |
| Múltiplos livros ou volumes encadernados no mesmo microfilme como combinado pelo guardião dos registros. | Manter as imagens do livro juntas no mesmo grupo natural, se o guardião de registros combinar as imagens. |
| Vários volumes do mesmo tipo de registro no mesmo livro, organizados por ordem alfabética. | Manter as imagens para o mesmo tipo de registro no mesmo grupo natural. |
| Quadro de título encontrado no meio de um livro. | Criar o grupo natural utilizando as capas da frente e de trás do livro em vez dos quadros de título. |
| Unidade de arquivo, tal como um livro, volume encadernado, ou pasta de papéis soltos com mais de 10.000 páginas no mesmo grupo natural. | Criar um grupo natural com 10.000 imagens. Em seguida, criar outro grupo natural com as imagens restantes . Nota: Atualmente, um grupo natural não pode exceder mais de 10.000 imagens. |
10. Utilizar o seguinte caminho de encaminhamento para perguntas.
Reveja aqui as instruções e recursos de aprendizagem disponíveis.
Contate o líder ou supervisor do seu grupo.
Clique no botão Feedback na parte inferior da página de imagens. Preencha e envie o formulário.
Incluir o número DGS de 9 dígitos no lado direito da página abaixo da informação dos metadados.
Exemplo: 005786142
- Introduza a sua pergunta sobre como dividir os grupos na seção de feedback.
Os formulários submetidos são revistos pela equipe de feedback. Receberá uma resposta à sua pergunta. Pode demorar alguns dias, por isso trabalhe numa pasta DGS diferente enquanto espera pela resposta à sua pergunta.
A equipe de feedback responderá ao seu pedido através do e-mail fornecido no formulário.