Projetos Infinity - Criação e Conversão de Oportunidades - SOP

22 de abril de 2023

Visão Geral do Processo

Este documento delineia o processo de conversão de projetos rosetta ao processo Infinity. Para mais detalhes e instruções passo a passo para criar e converter oportunidades, consulte a ajuda para emprego intitulada Infinity Projects – Creation and Conversion of Opportunities [Projetos Infinity – Criação e Conversão de Oportunidades].

Público-Alvo

  • Supervisor de Operações da Câmera (ou Supervisor de Câmera)
  • Estratégia de Conteúdo
  • Gerente de Relações de Campo (FRM)

  • Gerente Regional de Operações (ROM): Certa vez foi chamado de Gerente de Execução Operacional (OXM)

Fluxograma do Processo

Fluxograma

Procedimento

  1. Criar Novas Oportunidades

    O Salesforce é usado para criar novas oportunidades no FamilySearch GRMS.

    1. Entre na experiência Salesforce Lightning.
    2. Na aba suspensa Oportunidades, clique em Novo para criar uma nova oportunidade.
    3. Digite as informações da oportunidade no Nome da Oportunidade.
    4. Em Detalhes, forneça as informações necessárias na caixa suspensa Informações Gerais.
    5. Selecione a data adequada no campo Rascunho do Contrato.

    6. Verifique as informações para contato dos contatos obrigatórios no menu Contatos Relacionados.

      • Crie um Contato com o Doador se for necessário uma cópia do doador.

  2. Converter Oportunidades Antigas Salesforce

    é usada para atualizar oportunidades antigas no FamilySearch GRMS.

    1. Entre na experiência Salesforce Lightning.
    2. Selecione a aba Oportunidades .
    3. Em Nome da Oportunidade, selecione a oportunidade que precisa ser convertida.
    4. Sob o Nome da Oportunidade, use o nome correto e forneça as informações necessárias.
    5. Certifique-se de que o Prazo do Rascunho do Contrato esteja correto e inclua uma data adequada.

    6. Verifique as informações para contato dos contatos obrigatórios no menu Contatos Relacionados.

      • Crie um Contato com o Doador se for necessário uma cópia do doador.

  3. Criar uma Transferência de Valor

    1. Clique em Transferências de Valor para ir para a página para criar uma lista.
    2. Use a seta suspensa para selecionar Novo.
    3. Na janela pop-up Transferência de Novo Valor, selecione o tipo de transferência de valor que está sendo criada.
    4. Use o menu suspenso para selecionar o método adequado de aquisição de imagens.
    5. Na seção Pontuação, selecione Direitos Estimados de Imagem e preencha o plano Operação da Câmera (para MAF).

    6. Na lista suspensa Entregar, selecione Novo.

      • Criar Doador Disponível se a cópia do doador for necessária,
    7. Na seção Transferências de Valor, clique no link número de transferência de valor para criar listas dentro dele.
    8. Clique na lista suspensa abaixo de Listas e selecione Novo.

    9. Selecione o tipo de registro mais digitado no Vocabulário Controlado.

      • Se o tipo de registro não for encontrado, digite essas informações na caixa Tipo de Registro Não Encontrado.

  4. Nomes de Tipo de Registro e Criação de Um Novo Tipo de Registro

    Nomes de tipo de registro e onde eles são encontrados podem ser diferentes. Um novo tipo de registro pode precisar ser criado se o tipo de registro não foi encontrado.

    1. Se o tipo de registro não foi encontrado, entre em contato com o Estrategista de Conteúdo específico de sua área. Esta pessoa enviará a solicitação.

      • Pode levar várias semanas para concluir essa solicitação.
    2. Depois que o novo tipo de registro for criado, ele aparecerá na lista suspensa Tipo de Registro na lista.
    3. O Estrategista de Conteúdo ou o FRM terá que selecionar o tipo de registro correto na lista.

  5. Localidades e Acrescentar localidades se não

    forem atuais também são selecionadas em uma lista vinculada a um banco de dados. Lembre-se de sempre digitar o nível mais baixo de localidade que cobre todos os registros da lista.

    1. Se o nível de localidade necessário não estiver presente, registre essas informações na caixa Localidade Não Encontrada.

    2. Em seguida, entre em contato com o Estrategista de Conteúdo específico de sua área. Esta pessoa enviará a solicitação para acrescentar a localidade necessária.

      • Esse processo pode levar vários dias para ser concluído.

    3. Se a lista abrange mais de uma localidade de Nível 1, deixe este campo em branco e acrescente um não na caixa Localidade Não Encontrada.

      • A caixa Localidade Não Encontrada não pode ser deixada em branco porque o processo de validação falhará.

  6. Validar a Oportunidade

    Assim que a lista estiver pronta e todas as especificações necessárias forem realizadas, o FRM validará a oportunidade

    1. Para validar a oportunidade, clique na aba Validar.

      • Se a oportunidade não estiver pronta, uma mensagem de erro será exibida e mostrará o que precisa ser corrigido para que a oportunidade possa ser validada.

  7. Etapa de Revisão da Oportunidade

    Após a aprovação da validação, a oportunidade é analisada e aprovada pela equipe de Contratos e Conformidade (Legal).

    1. O MSR define a situação da oportunidade para CS1ª Revisão no Estágio de Revisão da Oportunidade.

      • Se a Estratégia de Conteúdo encontrar tipos de registro ou localidades não encontrados, eles enviam solicitação para novo tipo de registro ou nova localidade e mudam a situação do Estágio de Revisão de Oportunidades para Padrões.
    2. A Situação da Análise da Oportunidade é alterada para Análise do MS depois que as solicitações são cumpridas

    3. O próximo passo depende de se uma nova oportunidade foi criada ou se uma oportunidade foi convertida:

      • Para uma nova oportunidade, o Departamento Jurídico define a situação estágio de revisão de oportunidades para a Gerência de Operações depois que a oportunidade for aprovada.
      • Para uma oportunidade convertida, o Departamento Jurídico define a situação estágio de revisão de oportunidades para o Gerenciamento de Operações após a Estratégia de Conteúdo e Legal, ambos aprovam as atualizações.
    4. Um novo Projeto Pipeline é criado na oportunidade depois que o OXM recebe uma notificação por email da nova ou atualizada lista de oportunidades.

  8. Criar um Projeto Pipeline

    O OXM criará o Projeto Pipeline.

    1. Selecione o número correto de Transferência de Valor.
    2. Confirme se a situação da Pedra Rosetta está definida como Nenhuma.
    3. Configure a Situação do RMS para Fazer Uma Pesquisa.
    4. Clique em Salvar.
    5. O Projeto Pipeline foi criado e estará disponível no Painel do Supervisor de Câmera.

  9. Converter um Projeto pipeline

    Se já existir um Projeto Pedra Rosetta, o OXM vai alterar o Projeto Rosetta existente e transformar o projeto em um Projeto Infinity

    1. Em Projetos de Pipeline, clique no menu suspenso para selecionar Alterar.
    2. Altere a Situação do RMS para Lista.
    3. Clique em Salvar. O projeto é criado para uso infinity e as informações do Metis no GRMS são preenchidas.
    4. O projeto estará disponível no Painel do Supervisor de Câmera.

  10. Mover Lista de Oportunidade para Transferência de Valor

    1. Ao lado de Alterar Proprietário, clique na seta suspensa e selecione Migrar Listas de Registros.
    2. Selecione o número de transferência de valor para onde as listas estão sendo migradas.
    3. Marque as caixas ao lado das listas que estão sendo migradas.
    4. Clique no botão Transferir .

    5. Depois de transferir listas, clique em cada lista e selecione os tipos de registro.

      • Observe que a seção Tipo de Registro agora é diferente.

    6. Selecione o tipo de registro mais digitado no Vocabulário Controlado.

      • Se o tipo de registro não for encontrado, digite essas informações na caixa Tipo de Registro Não Encontrado.

Definições

Supervisor de Operações da Câmera: Também chamado de Camera Ops ou Camera Supervisor. A pessoa que administra a captura e digitalização de registros genealógicos históricos.

Estratégia de Conteúdo: Uma equipe que se concentra nas lacunas de cobertura nos dados publicados no FamilySearch que melhor atenderiam aos usuários.

FRM: Gerente de Relações de Campo. A pessoa que negocia os termos da oportunidade com os guardiões de registros ou outros arquivos de registros.

GRMS: Sistema Global de Administração de Relacionamentos. Um aplicativo construído na plataforma Salesforce. É usado para administrar o trabalho de aquisição de registros com várias entidades e pessoas que adquirem ou fornecem ao FamilySearch registros genealógicos de todo o mundo.

OXM: Gerente de Execução Operacional. O título usado anteriormente para a pessoa responsável por colocar projetos no Pipeline e gerencia-los por meio de publicação. Agora chamado gerente regional de operações (ROM)

ROM: Gerente regional de operações. A pessoa responsável por colocar projetos no Pipeline e gerencia-los por meio da publicação. Essa função foi chamada de OXM.

Documentos

  • Auxílio ao Emprego: Projetos Infinity – Criação e Conversão de Oportunidades

Sistemas Envolvidos

  • GRMS
  • Rosetta

  • Relâmpago Salesforce

Resumo

Este documento delineou o processo de conversão de projetos rosetta ao processo Infinity. Ele forneceu informações sobre como criar novas oportunidades, atualizar oportunidades antigas, acrescentar novos tipos de registros e localidades, validar oportunidades, criar projetos pipeline e transferir oportunidades para a Transferência de Valor.