Projetos Infinity – Criação e Conversão de Oportunidades [GRMS]

Vídeo de Treinamento:

Índice

Introdução
Objetivos de Aprendizado
Criar Novas Oportunidades
Atualizar Oportunidades Antigas
Criar uma Transferência de Valor
Criar uma Lista
Validar a Oportunidade
Estágio de Revisão da Oportunidade
Criar um Pipeline do Projeto
Atualizar um Pipeline de Projeto
Mover Listas de Oportunidade para Transferência de Valor
Sumário


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Introdução

Este é um processo passo a passo para atualizar os projetos Rosetta para o processo Infinity e inclui instruções passo a passo para criar e atualizar oportunidades para projetos Infinity usando o FamilySearch GRMS (Global Relation Manager System) no Salesforce.

Objetivos de Aprendizagem

Depois de examinar este documento instrucional, você poderá:

  • Identificar a diferença entre uma nova oportunidade e uma oportunidade antiga.
  • Navegar até o GRMS e mudar para lightning experience.
  • Usar o GRMS para criar novas oportunidades e atualizar as antigas oportunidades para o Infinity.  

Criar Novas Oportunidades

O Salesforce é usado para criar novas oportunidades no FamilySearch GRMS. Os passos a seguir detalham como criar uma nova oportunidade:

Passo 1: Entre no sistema do FamilySearch GRMS no Salesforce.

Passo 2: Se você ainda não estiver usando o Lightning Experience, no canto superior direito clique em seu avatar e selecione Alternar para Lightning Experience.

Passo 3: Na aba suspensa Oportunidades, clique em Novo.

Passo 4: Sob o Nome da Oportunidade, use o nome correto e inclua as seguintes informações:

  • País em Inglês (Exemplo: Suíça)
  • Localidade ou Nome do Arquivo (Exemplo: Friburgo)
  • Tipo de Registro (Exemplo: Registros de Terras)
  • Ano Inicial-Ano Final (Exemplo: 1481-1650)

Observação: O cabeçalho final deve ler de modo semelhante ao seguinte exemplo:

Suíça, Friburgo, Registros de Terras, 1481-1650

Passo5: Em Detalhes, clique na caixa suspensa Informações Gerais e digite todas as informações necessárias para esta seção.

Passo 6: No campo obrigatório Prazo da Minuta do Contrato, selecione a data adequada.

Passo 7: No painel do lado direito, abaixo do menu suspenso Contatos Relacionados, verifique os seguintes contatos obrigatórios:

  • Contato do Local de Captura da Câmera
  • Guardião de Registro
  • Contato Principal

Observação: Se uma cópia do doador for necessária, crie também um Contato do Doador. O endereço inserido como contato do doador é o endereço onde as cópias do doador serão entregues. Se o contato do doador mudar depois da criação do viajante, você deve comunicar imediatamente a mudança a Contratos e Conformidades e às equipes.

Atualizar Oportunidades Antigas

Os passos a seguir detalham como converter oportunidades antigas:

Passo 1: Entre no sistema do FamilySearch GRMS Lightning Experience no Salesforce.

Passo 2: Se você ainda não estiver usando o Lightning Experience, no canto superior direito selecione Alternar para Lightning Experience.

Passo 3: Selecione a aba Oportunidades.

Passo 4: Selecione a oportunidade que deseja converter clicando no link apropriado em Nome da Oportunidade.

Observação: Você também pode encontrar a oportunidade usando a opção da caixa de pesquisa.

Passo 5: Sob o Nome da Oportunidade, use o nome correto e inclua as seguintes informações:

  • País (Exemplo: Suíça)
  • Localidade (Exemplo: Friburgo)
  • Tipo de Registro (Exemplo: Registros de Terras)
  • Ano Inicial – Ano Final (Exemplo: 1481-1650)

Passo 6: Certifique-se de que o Prazo Final do Contrato inclua uma data adequada.

Passo 7: No painel do lado direito, abaixo do menu suspenso Contatos Relacionados, verifique os seguintes contatos obrigatórios:

  • Contato do Local de Captura da Câmera
  • Guardião de Registro
  • Contato Principal

Observação: Se uma cópia do doador for necessária, crie também um Contato do Doador. O endereço inserido como contato do doador é o endereço onde as cópias do doador serão entregues. Se o contato do doador mudar depois da criação do viajante, você deve comunicar imediatamente a mudança para as equipes de Contratos e Conformidade e ROM.

Criar uma Transferência de Valor

Passo 1: Clique em Transferências de Valor no painel do lado direito. As listas serão criadas nesta seção.

Passo 2: Use a seta suspensa para selecionar Novo.

Passo 3: Na janela pop-up Nova Transferência de Valor, selecione qual tipo de transferência de valor é necessária para esta oportunidade e clique em Próximo. As opções incluem:

  • Criar Imagens – Criar imagens novas ou importar imagens existentes usando câmeras ou scanners
  • Criar Registros/Índices – Criar registros/índices por meio da transcrição de artefatos genealógicos
  • Receber Imagens – Receber imagens de terceiros
  • Receber Registros/Índices – Receber registros/índices de terceiros

Passo 4: Use o menu suspenso para selecionar o Método de Aquisição de Imagem adequado a partir do seguinte:

  • Fotografaremos ou escanearemos artefatos usando o DCAM – usar quando o DCam for usado para capturar. Essa transferência de valor irá gerar um projeto de Captura de Imagem Infinity.
  • Importaremos imagens existentes para o DCAM – usar quando o DCam for usado para importar imagens fornecidas a nós pelo guardião. Essa transferência de valor irá gerar um projeto de Captura de Imagem Infinity.
  • Já temos o microfilme e vamos escanear
  • Eles nos enviarão um microfilme que podemos manter depois de escanear
  • Eles nos enviarão um microfilme para devolver após a digitalização

Passo 5: Na seção Pontuação, selecione os Direitos Estimados apropriados.

Passo 6: Preencha o plano de Operações da Câmera (para MAF).

Observação: Certifique-se de clicar em Salvar para manter as alterações.

Criar uma Listagem

Passo 1: Na página de detalhes da oportunidade, na seção Transferências de Valor, no painel à direita, clique no link do número de transferência de valor para criar as listas internas.

Passo 2: Na aba detalhes da transferência de valor, vá para a seção Entregáveis no painel à direita. Clique no menu suspenso e selecione Novo.

Observação: Se forem necessárias cópias do doador, crie um Entregável do Doador dentro da transferência de valor e salve as alterações antes de sair.

Passo 3: Clique na aba Oportunidades e selecione a Oportunidade.

Passo 4: Clique no link número de transferência de valor no painel do lado direito para abrir a transferência de valor.

Passo 5: No painel do lado direito, clique na seta suspensa ao lado de Listagens e selecione Novo.
Observação: Você pode notar que a seção de tipo de registro na listagem é diferente.

Passo 6: Preencha as informações para Informações Gerais, Referência de Arquivo, Datas e Idiomas.

Localidades

Selecione as localidades usando os cinco diferentes níveis de localidade. As localidades também são selecionadas em uma lista vinculada a um banco de dados. Se o nível de localidade necessário não estiver presente na lista, digite-o na caixa Localidade Não Encontrada.

Observação Sempre digite o nível mais baixo de localidade que abranja todos os registros da listagem.

O Estrategista de Conteúdo solicitará ou criará a localidade necessária. Esse processo pode levar vários dias para ser concluído.

Se a listagem abrange mais de uma localidade de Nível 1 (estado/província/departamento), deixe este campo em branco e acrescente uma nota na caixa Localidade Não Encontrada. Por exemplo, se a lista abrange uma diocese inteira e a diocese inclui paróquias em dois estados, você pode digitar o nome da diocese ou o nome dos dois estados na caixa Localidade Não Encontrada.

Observação: Se nenhuma Localidade 1 for digitada, esta caixa não pode permanecer vazia porque a validação falhará.

O Estrategista de Conteúdo solicitará ou criará a localidade necessária. Esse processo pode levar vários dias para ser concluído.

Se a listagem abrange mais de uma localidade de Nível 1 (estado/província/departamento), deixe este campo em branco e acrescente uma nota na caixa Localidade Não Encontrada. Por exemplo, se a lista abrange uma diocese inteira e a diocese inclui paróquias em dois estados, você pode digitar o nome da diocese ou o nome dos dois estados na caixa Localidade Não Encontrada.

Observação: Se nenhuma Localidade 1 for digitada, esta caixa não pode permanecer vazia porque a validação falhará.

Tipos de Registro

Selecione os tipos de registro do Vocabulário Controlado usando cinco diferentes níveis de tipo de registro. Sempre digite o tipo de registro mais granular possível.

Observação: Se não conseguir encontrar o tipo de registro de que precisa, digite-o na caixa Tipo de Registro Não Encontrado .

Nomes de Tipo de Registro

Os nomes de tipos de registro e onde eles são encontrados podem ser diferentes. Veja os seguintes exemplos de formas em que os tipos de registro foram alterados.

Exemplo 1

Anterior:

  • Categoria de Registro: Naturalização e Cidadania
  • Tipo de Registro: Naturalizações

Atual:

  • Tipo de Registro 1: Registros de Migração
  • Tipo de Registro 2: Registros de Naturalização

Exemplo 2

Anterior:

  • Categoria de Registros: Registros de Cemitério
  • Tipo de Registro: Registro de Sepultamento

Atual:

  • Tipo de Registro 1: Registros Vitais
  • Tipo de Registro 2: Registros de Óbito
  • Tipo de Registro 3: Registros de Cemitério
  • Tipo de Registro 4: Registros de Sepultamento

Criar um Novo Tipo de Registro

Se você não encontrou o tipo de registro necessário, pode ser necessário criar um novo tipo de registro. O Estrategista de Conteúdo de sua área enviará a solicitação ao Conselho de Vocabulário Controlado. Esse processo pode levar várias semanas para ser concluído.

Assim que o novo tipo de registro for criado, ele aparecerá nas listas suspensas Tipo de Registro dentro na listagem. O Estrategista de Conteúdo ou o FRM (Field Relations Manager) terá que selecionar o tipo de registro correto na listagem.

Validar a Oportunidade

Uma vez que as listas estejam prontas e todas as especificações necessárias estejam em uso, o FRM deve validar a oportunidade para garantir que esteja pronta para a Estratégia de Conteúdo e as aprovações legais. Para validar a oportunidade, clique no botão Validar na página de oportunidades.

Observação: Se a oportunidade não estiver pronta, uma mensagem de erro indicará o que precisa ser corrigido. Por exemplo, uma mensagem informando: "Esta Listagem deve ter um valor para o Tipo de Registro 1" pode aparecer na Revisão da Solicitação de Oportunidade.

Etapa de Revisão da Oportunidade

Assim que a validação for aprovada, o FRM define o status da oportunidade para CS 1ª Revisão na Etapa de Revisão da Oportunidade. A oportunidade então segue o caminho de aprovação(ões) até que a Equipe de Contratos e Conformidade (Jurídico) a aprove.

Se a Estratégia de Conteúdo encontrar tipos de registro ou localidades Não Encontrados, eles enviam a solicitação para um novo tipo de registro ou uma nova localidade e mudam o status do Estágio de Revisão da Oportunidade para Padrão.

Assim que a(s) solicitação(ões) forem atendidas, a Estratégia de Conteúdo mudará o status do Estágio de Revisão de Oportunidade para Análise do MS e a oportunidade continua o processo de aprovação.

Ao criar uma nova oportunidade, uma vez que a Equipe Jurídica a aprove, eles definem o status de Estágio de Revisão da Oportunidade para Gerenciamento de Operações.

Ao atualizar uma oportunidade, uma vez que a Estratégia de Conteúdo e o Jurídico aprovem as listagens recém-migradas, o Departamento Jurídico definirá o status de Estágio de Revisão da Oportunidade para Gerenciamento de Operações.

O OXM vai clicar na seta suspensa Projetos Pipeline e selecionar Novo para criar um novo Projeto Pipeline na oportunidade.

Criar um Projeto Pipeline

Para criar o Projeto Pipeline, o OXM realiza os seguintes passos:

Passo 1: Na seção Informações, selecione o número correto de Transferência de Valor.

Passo 2: Na seção Rosetta, confirme se o status da Rosetta Stone está definida como Nenhuma.

Passo 3: Na seção RMS, configure o status do RMS para Fila.

Passo 4: Clique no botão Salvar.

Passo 5: O Projeto Infinity Pipeline foi criado e está disponível no Painel do Supervisor de Câmera.

Observação: A rapidez com que o projeto se torna disponível para o operador dependerá da rapidez com que as Operações da Câmera designam o operador e finalizam outras tarefas relacionadas.

Atualizar um Projeto Pipeline

Se já existir um Projeto Rosetta Stone, o OXM irá alterar o Projeto Rosetta existente e atualizará o projeto em um Projeto Infinity usando os passos a seguir:

Passo 1: Na seção Projetos Pipeline, clique na seta suspensa e selecione Alterar.

Passo 2: Na seção RMS, altere o status do RMS para Fila.

Passo 3: Clique no botão Salvar.

Observação: Isso irá garantir que o projeto seja criado para uso do infinity e que as informações do Metis no GRMS estejam preenchidas.

Passo 4: O projeto agora está disponível no Painel do Supervisor de Câmera.

Observação: A rapidez com que o projeto fica disponível para o operador dependerá da rapidez com que as Operações da Câmera designam o operador e terminam outras tarefas relacionadas.

Mover Listagens de Oportunidade para Transferência de Valor

Para mover as listagens da oportunidade para a transferência de valor, siga os passos a seguir:

Passo 1: Ao lado de Alterar Proprietário, clique na seta suspensa e selecione Migrar Listagens de Registros.

Observação: Talvez seja necessário clicar na seta suspensa ao lado dos botões no alto da página de oportunidades.

Passo 2: Selecione o número de transferência de valor para o qual deseja migrar as listas.

Passo 3: Selecione as listagens que deseja migrar, marcando as caixas apropriadas.

Observação: Para selecionar todas as listas, marque a caixa ao lado de Nome. Para selecionar apenas as listagens aprovadas, clique no link Selecionar Somente Aprovados.

Passo 4: Clique no botão Transferir.

Observação: As aprovações da listagem e os tipos de registro nas listagens não serão transferidos durante a migração. Os resultados da verificação Bib serão migrados.

Passo 5: Depois de ter migrado as listagens para a transferência de valor, clique em cada listagem e selecione os tipos de registro.

Passo 6: a seção Tipo de Registro na listagem agora é diferente. Anteriormente, eram utilizadas Categorias de Registro e Tipos de Registro.

Passo 7: Selecione os tipos de registro do Vocabulário Controlado usando cinco diferentes níveis de tipo de registro. Sempre digite o tipo de registro mais granular possível.

Observação: Se não conseguir encontrar o tipo de registro necessário, digite-o na caixa Tipo de Registro Não Encontrado.

Resumo

Isso descreve o processo pelo qual novas oportunidades são acrescentadas e oportunidades antigas são convertidas usando o FamilySearch GRMS no Salesforce. Agora você deve ser capaz de navegar para a Lightning Experience, criar uma nova oportunidade e converter uma oportunidade antiga para um projeto Infinity. Esperamos que tenham gostado dessa experiência de aprendizado e sejam capazes de completar com sucesso suas tarefas de oportunidade.