Para verificar registros do arquivo para captura de imagem, siga estas instruções:
Passo 1: Na tela Administrar projetos, listagens e pastas, confirme se o projeto e a listagem corretos estão destacados.
Passo 2: Na seção listagem, clique em Imprimir.
Observação: Se você não tiver uma impressora funcionando, você pode anotar o nome da listagem, as datas e a localidade, ou tirar fotos da tela com seu telefone.
Passo 3: Pegue a impressão e verifique com o arquivista para descobrir onde os registros estão localizados. Peça ao arquivista o processo para recuperar os documentos e pergunte se ele tem alguma instrução especial para manusear os documentos.
Passo 4: Se existir um índice separado, pergunte se há instruções especiais para usá-lo. Você pode colocar as instruções sobre o índice nas informações da listagem.
Passo 5: Peça ao guardião dos registros que lhe mostre os registros que serão capturados digitalmente. Encontre e examine os documentos na listagem. Preste atenção especial a cada um dos seguintes pontos:
- Certifique-se de que os detalhes nos registros se ajustem ao intervalo das listagens na impressão. Se os títulos dos registros no arquivo forem diferentes dos títulos contidos no documento impresso, escreva o título real. Anote os tipos e as datas de registro, e peça esclarecimentos ao seu supervisor ou gerente.
- Compare as datas e a localidade dos registros reais com as datas e a localidade mostradas no documento impresso. Se as datas ou a localidade forem diferentes, anote as informações dos registros reais para poder corrigir as informações da listagem.
Observação: Algumas das informações da listagem são obtidas das informações do projeto. Os registros da listagem podem cobrir apenas uma porção das datas ou da localidade que aparece no documento impresso. Por exemplo, o projeto pode conter registros de todo o Estado do Novo México, mas a listagem contém apenas o Volume 10, e o Volume 10 tem registros do Condado de Guadalupe apenas. Se for esse o caso, você precisa corrigir a localidade nas informações da listagem.
- Tome nota de quais pastas precisam ser criadas para a listagem. Use formas lógicas de dividir os registros pelas pastas. Por exemplo, se os registros forem livros, capture um livro por pasta. Se os registros estiverem em ordem alfabética, crie pastas para as letras de A a L e de M a Z. Se houver vários lotes pequenos de registros, capture-os em uma única pasta.
- Esteja ciente de como o guardião de registros organizou os registros que você capturará. Isso influenciará a forma como você cria as pastas que serão associadas às listagens. Por exemplo, um livro pode ser uma pasta digital. Uma pasta manilha contendo os certificados 27892–27992 pode ser outra pasta digital, e uma caixa de arquivos de dossiês de inventários pode ser outra. Esses agrupamentos são chamados de “unidades de arquivo” e são o que compõem uma pasta digital.